Comment configurer un calendrier de rendez-vous

Pour que les autres puissent réserver vos services ou vous rencontrer, créez des pages de réservation en ligne dans Agenda avec Google Workspace Individual.

 

Pour vous aider, vous et les personnes qui prennent rendez-vous avec vous, à être bien organisés, Google Agenda envoie automatiquement :

  • Des courriels de confirmation
  • Des courriels de rappel
  • Des courriels d'annulation
  • Des courriels de mise à jour de l'événement

Avant de commencer

  • Important : Les créneaux de rendez-vous et les calendriers de rendez-vous sont des fonctionnalités différentes. Les comptes Agenda professionnel et étudiant peuvent utiliser les deux fonctionnalités.
  • Les comptes Business Starter n'ont pas accès aux calendriers de rendez-vous. 
  • Pour configurer des calendriers de rendez-vous, vous devez utiliser un ordinateur.

Créer un calendrier de rendez-vous

  1. Sur un ordinateur, ouvrez Google Agenda.
  2. Dans le coin supérieur gauche de l'écran, cliquez sur Créer Add.
  3. Cliquez sur Calendrier des rendez-vous.
  4. Entrez un titre.
    • Le titre est visible pour tout utilisateur disposant du lien vers votre page de réservation.
    • Le titre apparaît dans votre agenda pour les calendriers et les réservations.
  5. Définissez la durée de votre rendez-vous.
    • Pour définir une durée personnalisée, à côté de « 30 minutes », cliquez sur la flèche vers le bas Dropdown.
    • Les rendez-vous doivent durer au moins 15 minutes.
  6. Réglez la date et l'heure de vos rendez-vous.
    • Vous pouvez définir un rendez-vous ponctuel ou un calendrier récurrent.
  7. Pour définir combien de temps à l'avance les rendez-vous peuvent être réservés, à côté de « Fenêtre de réservation », cliquez sur la flèche vers le bas Down arrow.
    • Par défaut, quelqu'un peut prendre rendez-vous avec vous de 12 heures à 60 jours à l'avance.
  8. Cliquez sur Suivant.
  9. Facultatif : vous pouvez modifier votre photo, définir le lieu de la réunion, etc. Découvrez comment modifier votre calendrier de rendez-vous.
  10. Après avoir modifié votre calendrier de rendez-vous, cliquez sur Enregistrer.

Astuces :

  • Pour créer un calendrier de rendez-vous, vous pouvez également cliquer sur n'importe quelle heure dans votre agenda qui n'a pas encore d'événement programmé. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Calendrier de rendez-vous puis Créer un nouveau calendrier de rendez-vous ou Ajouter une disponibilité à un calendrier existant.
  • Google Agenda évite les conflits d'horaire. Si vous répondez « Oui » ou « Peut-être » à un événement dans Google Agenda, ce bloc de temps n'apparaîtra pas comme libre dans votre page de réservation.
  • Les nouveaux rendez-vous apparaissent dans votre agenda principal.

Modifier votre calendrier de rendez-vous

Vous pouvez modifier certains champs de votre calendrier de rendez-vous.
Changer votre photo et votre nom
Vous pouvez modifier votre photo et votre nom qui apparaissent sur votre page de réservation. Découvrez comment personnaliser votre page de réservation de rendez-vous.
Définir le lieu du rendez-vous
Vous pouvez indiquer aux invités où un rendez-vous a lieu.
  1. Suivez les étapes 1 à 7 de la démarche de création d'un calendrier de rendez-vous ou ouvrez un calendrier de rendez-vous existant.
  2. En bas à droite, cliquez sur Suivant.
  3. Pour définir un lieu de réunion, sous « Emplacement et conférence », cliquez sur Choisir un emplacement Dropdown.
  4. Choisissez une option d'emplacement :
    • Vidéoconférence Google Meet
    • Réunion en personne
    • Appel téléphonique
    • Aucun/À préciser plus tard
  5. Pour enregistrer votre calendrier de rendez-vous, en bas à droite, cliquez sur Enregistrer.
Conseil : Pour utiliser un service d'appel vidéo tiers, cliquez sur Aucun/À préciser plus tard. Une fois que quelqu'un a pris rendez-vous, modifiez l'événement pour ajouter les renseignements de la réunion vidéo. L'installation d'un module complémentaire de Google Workspace Marketplace est recommandée.
Ajouter une description
Vous pouvez entrer plus de détails sur votre service ou événement dans la description de l'événement.
  1. Suivez les étapes 1 à 7 de la démarche de création d'un calendrier de rendez-vous ou ouvrez un calendrier de rendez-vous existant.
  2. En bas à droite, cliquez sur Suivant.
  3. Sous « Description », inscrivez les détails sur votre service ou votre événement.
  4. Pour enregistrer votre calendrier de rendez-vous, en bas à droite, cliquez sur Enregistrer.
Conseil : Les descriptions apparaissent sur votre page de réservation, dans les courriels de confirmation et dans la description des événements dans Google Agenda.
Modifier le formulaire de réservation
Vous pouvez ajouter des champs à remplir par vos participants au formulaire de réservation.
Important : Les personnes qui prennent rendez-vous avec vous doivent saisir leur nom et leur adresse de courriel dans le formulaire de réservation.

Pour ajouter un champ de numéro de téléphone :

  1. Suivez les étapes 1 à 7 de la démarche de création d'un calendrier de rendez-vous ou ouvrez un calendrier de rendez-vous existant.
  2. En bas à droite, cliquez sur Suivant.
  3. Cliquez sur le formulaire de réservation Down arrow puis Ajouter un élément puis Numéro de téléphone Dropdown puis Numéro de téléphone.
    • Facultatif : Pour exiger un numéro de téléphone, cochez la case à côté de « Obligatoire ».
  4. Pour enregistrer le formulaire, cliquez sur Ajouter un élément.
  5. Pour enregistrer votre calendrier de rendez-vous, en bas à droite, cliquez sur Enregistrer.

Pour ajouter un champ de texte personnalisé :

  1. Suivez les étapes 1 à 7 de la démarche de création d'un calendrier de rendez-vous ou ouvrez un calendrier de rendez-vous existant.
  2. En bas à droite, cliquez sur Suivant.
  3. Cliquez sur Formulaire de réservation Down arrow puis Ajouter un élémentpuis Numéro de téléphone Dropdown puis Élément personnalisé.
  4. Dans la zone de texte, saisissez l'invite à laquelle vous souhaitez que le participant réponde.
    • Facultatif : Pour exiger une réponse, cochez la case à côté de « Obligatoire ».
  5. Pour enregistrer le formulaire, cliquez sur Ajouter un élément.
  6. Pour enregistrer votre calendrier de rendez-vous, en bas à droite, cliquez sur Enregistrer.
Conseil : Vous ne pouvez ajouter qu'un seul champ de texte personnalisé.
Modifier les courriels de rappel

Pour définir à l'avance l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer des rappels par courriel :

  1. Suivez les étapes 1 à 7 de la démarche de création d'un calendrier de rendez-vous ou ouvrez un calendrier de rendez-vous existant.
  2. En bas à droite, cliquez sur Suivant.
  3. Cliquez sur Confirmations de réservation et rappels Down arrow.
  4. Sous « Rappel par courriel », cliquez sur la flèche vers le bas Dropdown.
  5. Choisissez le moment auquel vous souhaitez que le participant reçoive un rappel par courriel.
  6. Pour enregistrer l'heure du rappel, cliquez sur Terminé.
  7. Pour enregistrer votre calendrier de rendez-vous, en bas à droite, cliquez sur Enregistrer.
Conseil : Vous pouvez définir un nombre illimité de rappels. Vous ne pouvez pas modifier le texte des courriels de rappel.

Pour choisir de ne pas envoyer de rappel par courriel au participant avant son rendez-vous :

  1. Suivez les étapes 1 à 7 de la démarche de création d'un calendrier de rendez-vous ou ouvrez un calendrier de rendez-vous existant.
  2. En bas à droite, cliquez sur Suivant.
  3. Cliquez sur Confirmations de réservation et rappels Down arrow.
  4. À côté de « Rappel par courriel », décochez la case.

Comment votre calendrier de rendez-vous se synchronise avec votre agenda

Votre calendrier de rendez-vous se synchronise automatiquement avec Google Agenda.
  • Votre calendrier de rendez-vous et vos rendez-vous programmés apparaissent automatiquement dans votre agenda.
  • Par défaut, les conflits d'horaire sont évités pour les événements auxquels vous avez répondu « Oui » ou « Peut-être ».
  • Vos disponibilités sont automatiquement mises à jour dans votre page de réservation pour éviter tout conflit avec les autres événements dans votre agenda principal.

Comment fonctionne la visibilité du calendrier de rendez-vous

  • Si vous partagez votre agenda avec d'autres, ils ne peuvent pas voir votre calendrier de rendez-vous.
  • Tout utilisateur disposant du lien vers votre page de réservation peut voir vos disponibilités.
  • Si vous partagez votre page de réservation, mais pas votre agenda, les autres utilisateurs ne peuvent pas voir les événements de votre agenda.

Ressources connexes

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