Cómo recibir aprobaciones en archivos de Google Drive

Tu contenido de Google Drive puede recibir aprobaciones. Cuando tengas material listo para revisar, puedes bloquear el archivo y pedirle al destinatario que apruebe el contenido ya redactado. 

Cómo solicitar una aprobación

La solicitud de aprobaciones solo está disponible para cuentas aptas de trabajo o de instituciones educativas. Actualmente no hay ninguna cuenta a la que hayas accedido.

Cómo acceder a tu cuenta del trabajo o institución educativa

Edita y restablece aprobaciones

De forma predeterminada, los archivos que estén en proceso de aprobación permanecerán desbloqueados. Todos los editores pueden modificar el archivo, o hacer comentarios o sugerencias en él. 

Importante: Una vez que se realiza una edición, todos los revisores deben aprobar los cambios nuevos para asegurarse de que se revise el contenido correcto.

Bloquea un documento 

Puedes bloquear un documento para asegurarte de que los revisores no puedan modificarlo mientras esté en proceso de aprobación. No se pueden agregar cambios, comentarios o sugerencias a los documentos bloqueados.

• Para bloquear un documento, haz clic en Archivo  Bloquear.
• Para desbloquear un documento, haz clic en Archivo  Desbloquear.

Desbloquea un archivo para editarlo 

Una vez que se aprueba y se bloquea un archivo, cualquier usuario con acceso de edición puede desbloquearlo y realizar nuevos cambios. 

Importante: Al desbloquear un archivo durante una aprobación, se restablecerán las aprobaciones ya registradas y los responsables de aprobación anteriores deberán volver a aprobar el documento. Una vez que se completen las aprobaciones, podrás desbloquear el archivo sin restablecerlas. Si se realizan modificaciones después de que se complete el proceso de aprobación, se asociarán las aprobaciones completadas a la versión anterior del archivo. Consulta cómo verificar las aprobaciones en versiones anteriores de un archivo. 

Desbloquea un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google

1. En la computadora, visita Google Drive.
2. Haz doble clic en el archivo.
3. En la parte superior del documento, haz clic en Bloqueado   Desbloquear archivo.

Cómo desbloquear otros tipos de archivo en Google Drive

1. En la computadora, visita Google Drive.
2. Haz clic con el botón derecho en el archivo  Desbloquear.

Aprueba o rechaza un archivo

En Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, cuando se esté procesando una aprobación, se mostrará un banner en la parte superior del archivo. 

• Para aprobar el archivo, haz clic en Aprobar. También puedes agregar una nota opcional. 
• Para rechazar el archivo, haz clic en Rechazar. También puedes agregar una nota opcional.
• Para abrir la barra lateral a fin de revisar los detalles de aprobación, haz clic en Ver detalles.

Abre la barra lateral de aprobación

Puedes revisar los detalles de aprobación de un documento en proceso de aprobación en la barra lateral. 

Desde la lista de archivos de Google Drive

1. En la computadora, visita Google Drive.
2. Haz clic con el botón derecho en el archivo  Aprobaciones.
3. En la barra lateral derecha, en la tarjeta de aprobación que aparece, haz clic en Abrir.  

Desde la vista previa de Google Drive

1. En la computadora, visita Google Drive.
2. Haz doble clic en el archivo para abrir la vista previa de Drive. Esta se abrirá para los archivos que no sean de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, o de Microsoft Office. 
3.  Para abrir la barra lateral, en la esquina superior derecha, haz clic en Menú   Aprobaciones.
4. En la tarjeta de aprobación que aparece, haz clic en Abrir.   

Desde Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google

1. En la computadora, visita Google Drive.
2. Haz doble clic en el archivo para abrirlo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
3. Para abrir la barra lateral, haz lo siguiente:
   • En la parte superior, haz clic en Archivo  Aprobaciones.
   • En el banner, haz clic en Ver detalles.

Cómo revisar los cambios realizados durante la aprobación

Puedes revisar los cambios de contenido implementados durante una aprobación en archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.

1. Abre la barra lateral de aprobación.

2. En la barra lateral de la derecha, selecciona una opción del menú desplegable:

   • Desde que comenzó la aprobación
   • Desde mi última aprobación
   • Desde mi última visualización
   Sugerencias:
   • Debes visualizar los cambios en la barra lateral de aprobación. De lo contrario, no verás la opción "Desde mi última visualización" en el menú desplegable.
   • El archivo debe estar aprobado o no debe haberse modificado. De lo contrario, no verás la opción "Desde mi última aprobación" en el menú desplegable.
3. Haz clic en Ver.

Edita una solicitud

Después de enviar una solicitud de aprobación, puedes cambiarla o cancelarla.

1. En el archivo, abre la barra lateral de aprobación. 
2. En la barra lateral, puedes realizar las siguientes acciones:
   • Cambiar los responsables de aprobación: Junto al responsable actual, haz clic en Más   Cambiar responsable de aprobación.
   • Agregar responsables de aprobación: En la esquina superior derecha, haz clic en Agregar responsables de aprobación .
   • Cambiar la fecha límite: En la parte superior, haz clic en la fecha límite  y cambia la fecha. 

Cómo cancelar una solicitud de aprobación

Si ya no quieres que alguien apruebe tu solicitud, puedes cancelarla.

1. En el archivo, abre la barra lateral de aprobación. 
2. En la esquina superior derecha, haz clic en Más   Cancelar solicitud.

Busca archivos que necesiten aprobación

1. En la computadora, ve a Google Drive.
2. En la parte superior, en el cuadro de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo .
3. Junto a Aprobaciones, selecciona Esperando mi aprobación o solicitada por mí.
4. Haz clic en Buscar.

Consulta aprobaciones anteriores de un archivo

Importante: Solo puedes ver aprobaciones anteriores de archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

1. En la computadora, ve a Google Drive.
2. Abre el archivo cuyas aprobaciones deseas ver.
3. Si hay versiones aprobadas disponibles, haz clic en Ver versiones aprobadas en la parte superior.
4. En el historial de versiones, haz clic en Ver detalles de la aprobación a la derecha.