คุณสามารถรับการอนุมัติเนื้อหาของคุณใน Google ไดรฟ์ เมื่อเนื้อหาของคุณพร้อมสําหรับการตรวจสอบแล้ว คุณสามารถล็อกไฟล์และขอให้ผู้รับอนุมัติเนื้อหาที่ร่างไว้แล้วได้
หมายเหตุ: ฟีเจอร์นี้ใช้ได้กับบัญชี Enterprise และ Google Workspace for Education Plus เท่านั้น โดยจะใช้กับบัญชีส่วนตัว (@gmail.com) หรือบัญชี Workspace มาตรฐานไม่ได้ส่งคำขออนุมัติ
การส่งคำขออนุมัติจะใช้ได้กับบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนที่มีสิทธิ์เท่านั้น และขณะนี้คุณยังไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี
แก้ไขและรีเซ็ตการอนุมัติ
โดยค่าเริ่มต้น ระบบจะไม่ล็อกไฟล์ในระหว่างการอนุมัติ เอดิเตอร์จะแก้ไข แสดงความคิดเห็น หรือให้คำแนะนำในไฟล์ได้ เมื่อมีคนแก้ไขไฟล์ กระบวนการอนุมัติจะเปลี่ยนแปลงตามการตั้งค่าของคุณ ดังนี้
- หากคุณเลือก "ผู้อนุมัติทุกคนต้องตรวจสอบเนื้อหาเดียวกัน": การแก้ไขจะรีเซ็ตการอนุมัติทั้งหมด ผู้ตรวจสอบทุกคนต้องตรวจสอบและอนุมัติการเปลี่ยนแปลงใหม่
- หากคุณยกเลิกการเลือก "ผู้อนุมัติทุกคนต้องตรวจสอบเนื้อหาเดียวกัน": การแก้ไขจะไม่รีเซ็ตการอนุมัติ ผู้ตรวจสอบจะเปลี่ยนการตัดสินใจได้ทุกเมื่อจนกว่าการอนุมัติจะเสร็จสมบูรณ์
ล็อกเอกสาร
คุณจะล็อกเอกสารเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ตรวจสอบเปลี่ยนแปลงไฟล์ในขณะที่อยู่ระหว่างรอการอนุมัติได้ ดังนั้นผู้ใช้จะเพิ่มการแก้ไข ความคิดเห็น และคำแนะนำในเอกสารที่ล็อกไว้ไม่ได้
- หากต้องการล็อกเอกสาร ให้คลิกไฟล์
ล็อก
- หากต้องการปลดล็อกเอกสาร ให้คลิกไฟล์
ล็อกปลดล็อกไฟล์เพื่อแก้ไข
หลังจากไฟล์ได้รับอนุมัติและล็อกแล้ว ทุกคนที่มีสิทธิ์แก้ไขจะสามารถปลดล็อกไฟล์และทำการแก้ไขใหม่ได้
สำคัญ
- หากการแก้ไขรีเซ็ตการอนุมัติ: หากปลดล็อกไฟล์ในระหว่างการตรวจสอบที่กำลังดำเนินอยู่ คุณจะรีเซ็ตการอนุมัติทั้งหมด ผู้ที่อนุมัติก่อนหน้านี้จะต้องอนุมัติไฟล์อีกครั้ง หลังจากกระบวนการอนุมัติเสร็จสมบูรณ์ คุณจะปลดล็อกไฟล์ได้โดยไม่สูญเสียการอนุมัติขั้นสุดท้าย
- หากการแก้ไขไม่รีเซ็ตการอนุมัติ: ไฟล์จะไม่ล็อกเมื่อการอนุมัติเสร็จสมบูรณ์ เอดิเตอร์สามารถเปลี่ยนไฟล์ได้โดยไม่สูญเสียการอนุมัติขั้นสุดท้าย
ปลดล็อกไฟล์ Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์
- ไปที่ Google ไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์
- ดับเบิลคลิกที่ไฟล์
- ที่ด้านบนของเอกสาร ให้คลิกล็อก
ปลดล็อกไฟล์ประเภทอื่นใน Google ไดรฟ์
- ไปที่ Google ไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์
- คลิกขวาที่ไฟล์
อนุมัติหรือปฏิเสธไฟล์
ใน Google เอกสาร ชีต และสไลด์ แบนเนอร์จะแสดงที่ด้านบนของไฟล์ขณะอยู่ในระหว่างรอการอนุมัติ
- หากต้องการอนุมัติไฟล์ ให้คลิกอนุมัติ นอกจากนี้ คุณยังเพิ่มโน้ตได้อีกด้วย
- หากต้องการปฏิเสธไฟล์ ให้คลิกปฏิเสธ นอกจากนี้ คุณยังเพิ่มโน้ตได้อีกด้วย
- หากต้องการเปิดแถบด้านข้างเพื่อดูรายละเอียดการอนุมัติ ให้คลิกดูรายละเอียด
เปิดแถบด้านข้างของการอนุมัติ
คุณสามารถตรวจสอบรายละเอียดการอนุมัติของเอกสารได้ในส่วนขั้นตอนการอนุมัติที่แถบด้านข้าง
จากรายการไฟล์ใน Google ไดรฟ์
- ไปที่ Google ไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์
- คลิกขวาที่ไฟล์
- ในแถบด้านข้างทางขวา ให้คลิกเปิดในการ์ดการอนุมัติที่ปรากฏขึ้น
จากตัวอย่างใน Google ไดรฟ์
- ไปที่ Google ไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์
- ดับเบิลคลิกไฟล์เพื่อเปิดหน้าตัวอย่างในไดรฟ์ ระบบจะเปิดตัวอย่างไฟล์ที่ไม่ใช่ไฟล์ Google เอกสาร, ชีต, สไลด์ หรือ Microsoft Office
- หากต้องการเปิดแถบด้านข้าง ให้คลิกเมนู
- คลิกเปิดในการ์ดการอนุมัติที่ปรากฏขึ้น
จาก Google เอกสาร ชีต และสไลด์
- ไปที่ Google ไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์
- ดับเบิลคลิกที่ไฟล์เพื่อเปิดใน Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์
- หากต้องการเปิดแถบด้านข้าง ให้ทำดังนี้
- ที่ด้านบน ให้คลิกไฟล์
- คลิกดูรายละเอียดในแบนเนอร์
- ที่ด้านบน ให้คลิกไฟล์
ตรวจสอบการแก้ไขที่ทำระหว่างการอนุมัติ
สําหรับไฟล์ Google เอกสาร ชีต และสไลด์ คุณสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาระหว่างการอนุมัติได้
- เปิดแถบด้านข้างของการอนุมัติ
-
เลือกตัวเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงในแถบด้านข้างทางขวา
- นับจากเริ่มต้นการอนุมัติ
- นับจากที่คุณอนุมัติครั้งล่าสุด
- นับจากที่คุณดูครั้งล่าสุด
- คุณต้องดูการเปลี่ยนแปลงจากแถบด้านข้างของการอนุมัติ มิเช่นนั้นคุณจะไม่เห็นตัวเลือก "นับจากที่ฉันดูครั้งล่าสุด" ในเมนูแบบเลื่อนลง
- ไฟล์ต้องได้รับการอนุมัติหรือไม่มีการเปลี่ยนแปลง มิเช่นนั้นคุณจะไม่เห็นตัวเลือก "นับจากที่ฉันอนุมัติครั้งล่าสุด" ในเมนูแบบเลื่อนลง
- คลิกดู
แก้ไขคําขอ
หลังจากส่งคําขออนุมัติแล้ว คุณจะเปลี่ยนหรือยกเลิกได้
- เปิดแถบด้านข้างของการอนุมัติในไฟล์
- คุณจะทําสิ่งต่อไปนี้ได้จากแถบด้านข้าง
- เปลี่ยนผู้อนุมัติ: ถัดจากผู้อนุมัติคนปัจจุบัน ให้คลิกเพิ่มเติม
เปลี่ยนผู้อนุมัติ
- เพิ่มผู้อนุมัติ: ที่ด้านขวาบน ให้คลิกเพิ่มผู้อนุมัติ
- เปลี่ยนวันที่ครบกําหนด: คลิกวันที่ครบกําหนด
ที่ด้านบน แล้วป้อนวันที่ใหม่
- เปลี่ยนผู้อนุมัติ: ถัดจากผู้อนุมัติคนปัจจุบัน ให้คลิกเพิ่มเติม
เปลี่ยนผู้อนุมัติ
ที่ด้านบน แล้วป้อนวันที่ใหม่ ยกเลิกคำขออนุมัติ
หากไม่ต้องการให้บุคคลอื่นอนุมัติคําขอ คุณก็ยกเลิกคําขอนั้นได้
- เปิดแถบด้านข้างของการอนุมัติในไฟล์
- คลิกเพิ่มเติม
ที่ด้านขวาบน
ค้นหาไฟล์ที่ต้องได้รับการอนุมัติ
- ไปที่ Google ไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์
- ในช่องค้นหาที่ด้านบน ให้คลิกลูกศรลง
- เลือกรอการอนุมัติหรือส่งคําขอให้ฉันในส่วนการอนุมัติ
- คลิกค้นหา
ดูการอนุมัติก่อนหน้าสําหรับไฟล์
สําคัญ: คุณจะดูการอนุมัติก่อนหน้าสําหรับไฟล์เอกสาร ชีต และสไลด์ได้เท่านั้น
- ไปที่ Google ไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์
- เปิดไฟล์ที่ต้องการดูการอนุมัติ
- หากมีเวอร์ชันที่อนุมัติแล้ว ให้คลิกดูเวอร์ชันที่อนุมัติที่ด้านบน
- คลิกดูรายละเอียดการอนุมัติในประวัติเวอร์ชัน