Thêm siêu dữ liệu vào tệp trong Google Drive

Quan trọng: Tính năng này hiện đang ở giai đoạn thử nghiệm và không có sẵn cho tất cả người dùng. Quản trị viên cho G Suite Business, Enterprise, Drive Enterprise, Education, Enterprise for Education và phiên bản dành cho tổ chức phi lợi nhuận có thể áp dụng cho chương trình thử nghiệm siêu dữ liệu này.

Bằng việc sử dụng Tài khoản Google của bạn thông qua cơ quan hoặc trường học, bạn có thể thêm danh mục và thuộc tính vào tệp cũng như thư mục trong Google Drive. Bạn có thể tìm các tệp đi kèm các điều khoản cụ thể.

Nếu quản lý một bộ nhớ dùng chung, bạn có thể quản lý danh mục và thuộc tính của bộ nhớ dùng chung. Quản trị viên của bạn quản lý các thuộc tính và danh mục cho tổ chức của bạn.

Tìm bằng danh mục và thuộc tính

Nếu tổ chức của bạn quản lý các tệp bằng siêu dữ liệu, bạn có thể tìm các tệp được gắn thẻ bằng danh mục và thuộc tính.

Trên máy tính, hãy truy cập vào drive.google.com.
Ở góc trên cùng, bên cạnh phần "Tìm kiếm trong Drive", hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống .
Bên cạnh phần "Thuộc tính", hãy chọn một danh mục trong trình đơn thả xuống.
Bên dưới danh mục bạn đã chọn, hãy chọn một thuộc tính trong trình đơn thả xuống.
Nhấp vào phần Tìm kiếm.

Tạo danh mục và thuộc tính

Nếu tổ chức của bạn cho phép, bạn có thể tạo các danh mục và thuộc tính để người khác trong tổ chức của bạn có thể sử dụng.

Trên máy tính, hãy truy cập vào drive.google.com.
Ở bên trái, hãy nhấp vào phần Bộ nhớ dùng chung.
Nhấp vào bộ nhớ dùng chung mà bạn muốn quản lý và nhấp vào biểu tượng Thêm Quản lý danh mục.
Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Thêm Tạo và chỉnh sửa danh mục.
Nhấp vào phần Tạo danh mục mới.
Thêm một tiêu đề, phần mô tả và thêm thuộc tính.
Nhấp vào phần Xuất bản.

Các phương pháp hay nhất về siêu dữ liệu

We recommend creating 4 or fewer fields per label. Metadata is very powerful, but only if it’s widely and consistently used. People are much more likely to apply labels and edit fields if it's quick and easy.
Before creating a label, check if there’s already one you can use. The fewer similar labels that users see, the more likely they are to make the best choice.
Create and select labels for shared drives so team members have a smaller, more useful set of options to choose from.
Avoid confidential information in label names and selection options. Published labels are visible and might be used by all admins and shared drive managers in your organization.
Before you publish a new label, confirm the type of each field. Once the label is published, field types can’t be changed. You also can’t change whether users can pick multiple values for a selection field.
Also be cautious about changing a published label in other ways. Changes affect all the files where the label has already been applied, including some you might not be aware of. For example, files with the label might have new file owners or be located in other shared drives.

Áp dụng danh mục và thuộc tính cho các tệp

Khi bạn áp dụng danh mục và thuộc tính cho các tệp hoặc thư mục của mình, hãy nhớ:

Bạn có thể áp dụng 10 danh mục cho mỗi tệp.
Nếu bạn áp dụng một danh mục cho một thư mục, danh mục đó sẽ không được áp dụng cho các tệp bên trong.

Cách áp dụng danh mục và thuộc tính cho các tệp hoặc thư mục:

Trên máy tính, hãy truy cập vào drive.google.com.
Nhấp vào tệp hoặc thư mục, sau đó nhấp vào biểu tượng Thông tin .
Trong bảng điều khiển bên phải, hãy nhấp vào phần Áp dụng danh mục.
Chọn danh mục bạn muốn trong trình đơn thả xuống.

Lưu ý: Để xóa một danh mục khỏi tệp hoặc thư mục, hãy tìm danh mục bạn muốn xóa và nhấp vào biểu tượng Xóa .