Bạn muốn dùng các tính năng nâng cao của Google Workspace cho doanh nghiệp của mình?
Dùng thử Google Workspace ngay hôm nay!
Sau đây là những việc mọi người có thể làm với một thư mục sau khi bạn chia sẻ thư mục đó với họ:
- Có thể sắp xếp, thêm và chỉnh sửa: Nếu đã đăng nhập vào Tài khoản Google, mọi người có thể mở, chỉnh sửa, xoá hoặc di chuyển bất kỳ tệp nào trong thư mục liên quan. Mọi người cũng có thể thêm tệp vào thư mục đó.
- Chỉ có thể xem: Mọi người có thể xem thư mục và mở tất cả tệp trong thư mục đó.
Tìm hiểu thêm về chế độ chia sẻ thư mục:
- Khi bạn chia sẻ hoặc thay đổi quyền đối với một thư mục bất kỳ, các tệp và thư mục con trong thư mục đó sẽ được cập nhật theo chế độ chia sẻ mới. Những tệp sau này được thêm vào thư mục sẽ kế thừa các quyền từ thư mục đó cùng với những quyền được thêm trực tiếp vào tệp.
- Nếu bạn chia sẻ hoặc ngừng chia sẻ những thư mục có nhiều tệp hoặc thư mục con, thì có thể mất chút thời gian trước khi tất cả các quyền thay đổi. Nếu bạn thay đổi nhiều quyền xem hoặc quyền chỉnh sửa cùng một lúc, thì có thể mất một lúc để nội dung thay đổi có hiệu lực.
Mẹo: Trong thời gian chờ đợi, để cấp cho cộng tác viên mới quyền truy cập vào thư mục, hãy sử dụng URL chia sẻ của một tệp được lồng sâu trong thư mục đó.
- Nếu có người tải tệp lên, tệp đó sẽ được tính vào dung lượng lưu trữ của người tải lên chứ không phải chủ sở hữu thư mục.
- Khi bạn quản lý các cấu trúc thư mục lớn, các quyền đối với thư mục con và thư mục mẹ có thể khác nhau. Bạn có thể thay đổi các quyền đối với thư mục con chứ không nhất thiết phải kế thừa quyền từ thư mục mẹ. Bạn cũng có thể xoá quyền đối với thư mục mẹ khỏi thư mục con.
Cách chia sẻ thư mục
Chia sẻ với những người cụ thể- Trên iPhone hoặc iPad, hãy mở ứng dụng Google Drive.
- Chọn thư mục bạn muốn chia sẻ.
- Chọn biểu tượng Chia sẻ
.
- Nhập địa chỉ email hoặc nhóm trên Google Groups mà bạn muốn chia sẻ.
- Để quyết định vai trò của người khác đối với thư mục của bạn, hãy chọn Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa.
- Chọn thông báo cho mọi người.
- Nếu bạn muốn thông báo cho mọi người rằng bạn đã chia sẻ một mục với họ, hãy đánh dấu vào ô bên cạnh phần "Thông báo cho những người này". Nếu bạn thông báo cho mọi người, thì địa chỉ email bạn nhập sẽ được thêm vào email. Nếu bạn không muốn thông báo cho mọi người, hãy bỏ đánh dấu ô này.
- Nhấn vào biểu tượng Gửi
.
.
.Mẹo: Khi bạn cập nhật quyền cho một tệp mà bạn chia sẻ trong mục Drive của tôi và người được bạn chia sẻ không có các quyền, thì bạn có thể cập nhật quyền cho:
- Thư mục chứa tệp đó
- Chỉ tệp đó
Chia sẻ với Google Group
Trong Google Drive, bạn có thể chia sẻ thư mục với Google Groups thay vì những người cụ thể. Khi bạn:
- Thêm thành viên vào nhóm: Người đó sẽ có quyền truy cập vào các tệp và thư mục trong nhóm.
- Xoá thành viên khỏi nhóm: Người đó sẽ mất quyền truy cập vào các tệp và thư mục trong nhóm.
Cách chia sẻ thư mục với Google Group:
- Tạo một Google Group.
- Thêm thành viên vào nhóm của bạn.
- Chia sẻ thư mục với nhóm của bạn.
Lưu ý: Trước khi một thư mục xuất hiện trong thư mục "Được chia sẻ với tôi" của bạn, bạn phải mở thư mục đó qua lời mời hoặc đường liên kết.
Quyết định xem tất cả mọi người hay chỉ những người có quyền truy cập mới truy cập được vào thư mục của bạn. Nếu bạn cho phép bất kỳ ai có đường liên kết sẽ truy cập được, thì bất kỳ ai cũng có thể mở thư mục đó.
- Trên iPhone hoặc iPad, hãy mở ứng dụng Google Drive.
- Bên cạnh tên của thư mục, hãy nhấn vào biểu tượng Tuỳ chọn khác
.
- Nhấn vào Quản lý quyền truy cập.
- Trong phần "Quyền truy cập chung", hãy nhấn vào biểu tượng mũi tên phải.
- Chọn người có thể truy cập vào tệp.
- Mẹo: Nếu sử dụng Tài khoản Google dành cho cơ quan hoặc trường học, bạn có thể chọn chỉ chia sẻ tệp và thư mục với đối tượng cụ thể, chẳng hạn như phòng ban của bạn
- Quyết định vai trò của mọi người đối với thư mục của bạn bằng cách chọn một chế độ.
- Chọn xem mọi người có thể tìm thấy thư mục của bạn trong kết quả tìm kiếm hay không.
- Nhấn vào Quay lại.
.Thay đổi quyền chia sẻ của các thư mục dùng chung
Chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem các tệp được chia sẻKhi bạn chia sẻ một thư mục, các tệp và thư mục con bên trong sẽ có trạng thái giống như thư mục mà bạn chia sẻ:
- Người chỉnh sửa: Người dùng có thể mở, chỉnh sửa, xoá hoặc di chuyển bất kỳ tệp nào trong thư mục đó. Mọi người cũng có thể thêm tệp vào thư mục đó.
- Người nhận xét: Mọi người có thể đưa ra nhận xét và nội dung đề xuất cho các tệp trong thư mục, nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ các mục trong thư mục đó với người khác.
- Người xem: Người dùng có thể xem thư mục và mở tất cả tệp trong thư mục đó.
Nếu muốn thay đổi cách chia sẻ một số tệp, bạn có thể làm vậy sau khi chia sẻ thư mục đó.
Để chuyển quyền sở hữu thư mục, hãy truy cập drive.google.com trên máy tính.
Khi ai đó xóa một tệp khỏi thư mục dùng chung, mọi người ngoại trừ chủ sở hữu tệp đó sẽ mất quyền truy cập.