Chia sẻ thư mục trong Google Drive

               

Bạn muốn dùng các tính năng nâng cao của Google Workspace cho doanh nghiệp của mình?

Dùng thử Google Workspace ngay hôm nay!

Sau đây là những việc mọi người có thể làm với một thư mục sau khi bạn chia sẻ thư mục đó với họ:

• Có thể sắp xếp, thêm và chỉnh sửa: Nếu đã đăng nhập vào Tài khoản Google, mọi người có thể mở, chỉnh sửa, xoá hoặc di chuyển bất kỳ tệp nào trong thư mục liên quan. Mọi người cũng có thể thêm tệp vào thư mục đó.
• Chỉ có thể xem: Mọi người có thể xem thư mục và mở tất cả tệp trong thư mục đó.

Tìm hiểu thêm về chế độ chia sẻ thư mục:

• Khi bạn chia sẻ hoặc thay đổi quyền đối với một thư mục, các tệp và thư mục con trong đó sẽ được cập nhật theo quyền chia sẻ mới. Điều này giúp việc quản lý quyền trở nên đơn giản và quyền truy cập luôn nhất quán.
• Tất cả tệp và thư mục trong một thư mục mẹ sẽ kế thừa các quyền của thư mục mẹ đó. Những tệp sau này được thêm vào thư mục cũng sẽ kế thừa các quyền này.
• Nếu một tệp hoặc thư mục con cần có quyền bị giới hạn hơn so với thư mục mẹ, bạn nên tạo một thư mục có quyền truy cập bị giới hạn. Tìm hiểu cách giới hạn quyền truy cập vào thư mục.

Chọn người được chia sẻ

Chia sẻ với những người cụ thể

1. Truy cập Google Drive.
2. Chọn thư mục bạn muốn chia sẻ.
3. Chọn biểu tượng Chia sẻ .
4. Nhập địa chỉ email hoặc nhóm trên Google Groups mà bạn muốn chia sẻ. Nếu sử dụng tài khoản do nơi làm việc hoặc trường học cấp, bạn có thể chia sẻ với những người nhận được đề xuất.
   • Mẹo: Để tắt tính năng đề xuất người nhận, hãy chuyển đến phần Cài đặt của Drive . Bỏ đánh dấu ô "Hiện những người nhận được đề xuất trong hộp thoại chia sẻ".
5. Để quyết định vai trò của người khác đối với thư mục của bạn, hãy chọn Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa.
6. Nếu bạn sử dụng một tài khoản do nơi làm việc hoặc trường học cấp đủ điều kiện, hãy nhấp vào Thêm ngày hết hạn để thêm một ngày hết hạn.
   • Lưu ý: Ngày hết hạn cho thư mục chỉ được áp dụng cho vai trò Người xem.
7. Chọn thông báo cho mọi người.
   • Nếu bạn muốn thông báo cho mọi người rằng bạn đã chia sẻ một mục với họ, hãy đánh dấu vào ô bên cạnh phần "Thông báo cho những người này". Nếu bạn thông báo cho mọi người, thì tất cả địa chỉ email bạn nhập sẽ được thêm vào email. Nếu bạn không muốn thông báo cho mọi người, hãy bỏ đánh dấu ô này.
8. Chọn Gửi hoặc Chia sẻ.

Lưu ý:

• Khi cập nhật quyền cho một mục trong Drive của tôi, bạn có thể được nhắc quản lý quyền cho thư mục chứa mục đó. Điều này xảy ra nếu bạn cố gắng cấp cho một người quyền truy cập bị giới hạn hơn vào mục so với quyền họ được thừa kế từ thư mục mẹ.
• Điều này giúp đảm bảo toàn bộ thư mục đó có quyền truy cập nhất quán.

Chia sẻ với một nhóm người dùng cụ thể

Chia sẻ với một nhóm trên Google Groups

Trong Google Drive, bạn có thể chia sẻ thư mục với Google Groups thay vì những người cụ thể. Khi bạn:

• Thêm thành viên vào nhóm: Người đó sẽ có quyền truy cập vào các tệp và thư mục trong nhóm.
• Xoá thành viên khỏi nhóm: Người đó sẽ mất quyền truy cập vào các tệp và thư mục trong nhóm.

Cách chia sẻ thư mục với nhóm trên Google Groups:

1. Tạo một nhóm trên Google Groups.
2. Thêm thành viên vào nhóm của bạn.
3. Chia sẻ thư mục với nhóm của bạn.

Lưu ý: Trước khi một thư mục xuất hiện trong thư mục "Được chia sẻ với tôi", bạn phải mở thư mục đó trong một lời mời hoặc đường liên kết.

Chia sẻ với không gian Chat

Trong Google Drive, để chia sẻ thư mục với không gian Chat, bạn có thể thêm thư mục bạn muốn chia sẻ trực tiếp vào không gian Chat đó hoặc chia sẻ đường liên kết đến thư mục Google Drive.

Cách chia sẻ thư mục với không gian Chat trong Google Chat:

1. Trên máy tính, truy cập vào Google Chat.
2. Chọn phòng Chat bạn muốn chia sẻ thư mục.
3. Ở dưới cùng bên trái, hãy nhấp vào trình đơn Tích hợp Drive .
4. Chọn thư mục bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
5. Nhấp vào Chèn.

Cách chia sẻ một thư mục qua đường liên kết trong Google Drive:

1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Google Drive.
2. Nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
3. Nhấp vào Lấy đường liên kết Sao chép đường liên kết Xong.
4. Truy cập Google Chat.
5. Chọn phòng Chat bạn muốn chia sẻ thư mục.
6. Trong trường tin nhắn, dán đường liên kết bạn đã sao chép.

Lưu ý:

• Khi bạn gửi thư mục vào phòng Chat, lời nhắc cấp quyền truy cập sẽ xuất hiện.
  • Nếu bạn cấp quyền truy cập cho phòng Chat đó, những người tham gia phòng Chat sau này cũng truy cập được vào các thư mục dùng chung.
• Khi rời khỏi phòng Chat, những người này sẽ mất quyền truy cập vào các thư mục trong phòng Chat đó nếu họ không có quyền chia sẻ:
  • Với tư cách cá nhân
  • Với tư cách thành viên của nhóm khác
• Để cấp quyền truy cập vào thư mục, bạn phải có quyền chỉnh sửa đối với thư mục mà bạn muốn chia sẻ.

Cấp quyền truy cập chung vào thư mục

Bạn có thể quyết định xem tất cả mọi người hay chỉ những người có quyền truy cập mới truy cập được vào thư mục của bạn. Nếu bạn cho phép bất kỳ ai có đường liên kết đều truy cập được, thì thư mục của bạn sẽ không hạn chế người truy cập.

1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Google Drive.
2. Nhấp vào thư mục bạn muốn chia sẻ.
3. Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ .
4. Trong phần "Quyền truy cập chung", hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống .
5. Chọn người có thể truy cập vào thư mục.
   • Lưu ý: Nếu sử dụng Tài khoản Google cho công việc hoặc trường học, bạn có thể chọn chỉ chia sẻ tệp và thư mục với đối tượng cụ thể, chẳng hạn như phòng ban của bạn. Khi di chuột qua tên nhóm, bạn có thể tìm thấy nội dung mô tả về từng đối tượng.
6. Để quyết định vai trò của người khác đối với thư mục của bạn, hãy chọn Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa.

Giảm hoặc xoá quyền đối với thư mục

Khi bạn giảm hoặc xoá quyền của người dùng đối với một thư mục, thay đổi đó sẽ áp dụng cho tất cả tệp và thư mục con trong đó.

Tuy nhiên, nếu được cấp quyền truy cập cao hơn vào một tệp cụ thể trong thư mục đó (ví dụ: họ là người chỉnh sửa đối với một tệp trong thư mục mà họ chỉ là người xem), thì họ vẫn sẽ có quyền truy cập cao hơn vào tệp cụ thể đó.

Nếu một tệp hoặc thư mục con cần có quyền bị giới hạn hơn so với thư mục mẹ, bạn nên tạo một thư mục có quyền truy cập bị giới hạn. Tìm hiểu cách giới hạn quyền truy cập vào thư mục và các mẹo để ngừng chia sẻ tệp trên Drive.

Giới hạn chia sẻ cho tệp trong thư mục bạn không sở hữu

Một tệp trong thư mục dùng chung có quyền chia sẻ bằng hoặc cao hơn quyền chia sẻ của chính thư mục đó. Nếu không phải là chủ sở hữu thư mục chính, bạn có thể sẽ không thay đổi được các chế độ cài đặt này.

Bạn có một số cách để kiểm soát người có thể xem tệp của bạn:

• Bạn có thể di chuyển tệp đó sang một thư mục mới hoặc thư mục khác. Khi di chuyển tệp đó sang một thư mục bạn sở hữu, thì bạn có thể kiểm soát chế độ cài đặt cách chia sẻ của tệp đó.
• Bạn có thể sử dụng thư mục có quyền truy cập bị giới hạn. Tìm hiểu cách giới hạn quyền truy cập vào thư mục.

Bằng cách di chuyển tệp đó, bạn có thể đảm bảo rằng chỉ những người mà bạn muốn cho xem tệp mới có quyền truy cập vào tệp đó.

Giảm quyền đối với tệp cụ thể trong thư mục dùng chung

Khi bạn chia sẻ một thư mục, mọi tệp bên trong đều được chia sẻ với cùng một quyền truy cập (ví dụ: người xem hoặc người chỉnh sửa). Bạn không thể cấp cho người dùng quyền truy cập vào một tệp cụ thể bị giới hạn hơn so với quyền truy cập của họ vào thư mục chứa tệp đó.

Nếu cố gắng giảm hoặc xoá quyền truy cập của người dùng vào một tệp riêng lẻ, bạn sẽ được nhắc thay đổi quyền đối với toàn bộ thư mục mẹ.

Lưu ý: Nếu chỉ cần giới hạn quyền truy cập vào một tệp, bạn có thể di chuyển tệp đó vào một thư mục mới, riêng biệt có quyền truy cập bị giới hạn. Bạn cũng có thể tạo lối tắt đến tệp đó ở vị trí ban đầu để người khác vẫn có thể tìm được. Tìm hiểu cách giới hạn quyền truy cập vào tệp và thư mục trong Google Drive.

Thay đổi quyền chia sẻ của các thư mục dùng chung

Chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem các tệp được chia sẻ

Khi bạn chia sẻ một thư mục, các tệp và thư mục con bên trong sẽ được cập nhật theo chế độ cài đặt cách chia sẻ mới. Tuỳ thuộc vào cách bạn chia sẻ thư mục, những người bạn đã chia sẻ thư mục sẽ có quyền truy cập vào các tệp bên trong như sau:

• Người chỉnh sửa: Người dùng có thể mở, chỉnh sửa, xoá hoặc di chuyển mọi tệp trong thư mục đó. Mọi người cũng có thể thêm tệp vào thư mục.
• Người nhận xét: Người dùng có thể nhận xét và đề xuất cho các tệp trong thư mục đó, nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ các mục trong thư mục đó với người khác.
• Người xem: Người dùng có thể xem thư mục và mở tất cả tệp trong thư mục đó.

Một số vai trò cũng có thể tạo thư mục có quyền truy cập bị giới hạn trong thư mục dùng chung. Điều này giúp bạn kiểm soát những người có thể truy cập vào các thư mục con hoặc tệp cụ thể. Tìm hiểu cách giới hạn quyền truy cập vào thư mục.

Sau khi chia sẻ thư mục, bạn có thể thay đổi cách các tệp bên trong được chia sẻ.

Thêm ngày hết hạn

Chọn một người khác làm chủ sở hữu của một thư mục

Khi bạn chuyển quyền sở hữu một thư mục, các tệp bên trong sẽ vẫn thuộc về chủ sở hữu ban đầu của thư mục. Cách thay đổi chủ sở hữu của nhiều thư mục:

1. Trên máy tính, hãy truy cập vào drive.google.com.
2. Chọn thư mục mà bạn muốn thay đổi chủ sở hữu.
   • Để chọn nhiều thư mục, hãy giữ phím Shift và nhấp vào các thư mục bạn muốn.
3. Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Chia sẻ .
4. Ở bên phải tên người bạn muốn thay đổi quyền, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống .
5. Nhấp vào Chuyển quyền sở hữu.
6. Nhấp vào Có.

Sau khi đặt người khác làm chủ sở hữu thư mục, bạn có thể chỉnh sửa thư mục đến khi chủ sở hữu mới quyết định thay đổi quyền truy cập của bạn.

Các tệp đã bị xoá khỏi các thư mục dùng chung

Khi ai đó xoá một tệp khỏi một thư mục dùng chung, thì chỉ chủ sở hữu mới có thể truy cập vào tệp đó.

Cách truy xuất một tệp đã bị xoá khỏi một thư mục dùng chung:

1. Trên máy tính, hãy truy cập vào drive.google.com.
2. Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần Tìm kiếm trong Drive.
3. Nhập tên của tệp.
4. Nhấp chuột phải vào tệp.
5. Nhấp vào biểu tượng Thêm vào Drive của tôi .

Tài nguyên có liên quan

• Chia sẻ tệp trên Google Drive
• Ngừng hoặc thay đổi cách chia sẻ tệp
• Chuyển quyền sở hữu tệp
• Tìm tệp được chia sẻ với bạn