หากต้องการใช้ฟีเจอร์ขั้นสูงของ Google Workspace สำหรับธุรกิจ
ลองใช้งาน Google Workspace เลยวันนี้
เมื่อแชร์โฟลเดอร์กับผู้อื่น บุคคลที่คุณแชร์ด้วยจะดำเนินการต่างๆ ตามสิทธิ์ต่อไปนี้ได้
- จัดระเบียบ เพิ่ม และแก้ไขได้: หากบุคคลดังกล่าวลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ก็จะเปิด แก้ไข ลบ หรือย้ายไฟล์ในโฟลเดอร์นั้นได้ และยังเพิ่มไฟล์ลงในโฟลเดอร์ได้ด้วย
- ดูได้อย่างเดียว: บุคคลดังกล่าวจะดูโฟลเดอร์และเปิดไฟล์ทุกไฟล์ในโฟลเดอร์นั้นได้
ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชร์โฟลเดอร์
- เมื่อแชร์หรือเปลี่ยนสิทธิ์ในโฟลเดอร์ ระบบจะอัปเดตไฟล์และโฟลเดอร์ย่อยในนั้นโดยอัตโนมัติด้วยสิทธิ์การแชร์ใหม่ ซึ่งจะช่วยให้การจัดการสิทธิ์เป็นเรื่องง่ายและสิทธิ์เข้าถึงมีความสอดคล้องกัน
- ไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งหมดในโฟลเดอร์หลักจะรับช่วงสิทธิ์จากโฟลเดอร์หลัก ไฟล์ที่เพิ่มลงในโฟลเดอร์ในภายหลังจะได้รับสิทธิ์เหล่านี้ด้วย
- หากไฟล์หรือโฟลเดอร์ย่อยต้องมีสิทธิ์ที่เข้มงวดกว่าโฟลเดอร์หลัก คุณควรสร้างโฟลเดอร์ที่มีสิทธิ์เข้าถึงแบบจำกัด ดูวิธีจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์
เลือกคนที่คุณจะแชร์ข้อมูลด้วย
- ไปที่ Google ไดรฟ์
- เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์
- เลือกแชร์
- ป้อนอีเมลหรือกลุ่มใน Google Groups ที่ต้องการแชร์ด้วย หากใช้บัญชีงานหรือบัญชีโรงเรียน คุณสามารถแชร์กับผู้รับที่แนะนำได้
- เคล็ดลับ: หากต้องการปิดผู้รับที่แนะนำ ให้ไปที่การตั้งค่าไดรฟ์
ยกเลิกการเลือก "แสดงผู้รับที่แนะนำในกล่องโต้ตอบการแชร์"
- เคล็ดลับ: หากต้องการปิดผู้รับที่แนะนำ ให้ไปที่การตั้งค่าไดรฟ์
- หากต้องการกำหนดบทบาทในโฟลเดอร์ให้กับบุคคล ให้เลือกผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น หรือเอดิเตอร์
- หากใช้บัญชีงานหรือบัญชีโรงเรียนที่มีสิทธิ์ ให้คลิกเพิ่มวันหมดอายุเพื่อเพิ่มวันที่หมดอายุ
- เคล็ดลับ: วันที่หมดอายุสำหรับโฟลเดอร์จะใช้ได้กับบทบาทผู้มีสิทธิ์อ่านเท่านั้น
- เลือกเพื่อแจ้งบุคคลที่แชร์
- หากต้องการแจ้งให้บุคคลทราบว่าคุณแชร์โฟล์เดอร์ด้วย โปรดเลือกช่องถัดจาก "แจ้งบุคคลอื่น" หากเลือกแจ้ง อีเมลของบุคคลที่คุณป้อนจะรวมอยู่ในอีเมลนี้ด้วย หากไม่ต้องการแจ้งบุคคลอื่น ให้ยกเลิกการเลือกช่องนี้
- เลือกส่งหรือแชร์
ยกเลิกการเลือก "แสดงผู้รับที่แนะนำในกล่องโต้ตอบการแชร์"เคล็ดลับ
- เมื่ออัปเดตสิทธิ์สำหรับรายการในไดรฟ์ของฉัน คุณอาจได้รับแจ้งให้จัดการสิทธิ์สำหรับโฟลเดอร์ที่มีรายการนั้นอยู่ กรณีนี้จะเกิดขึ้นหากคุณพยายามให้สิทธิ์เข้าถึงรายการแก่บุคคลอื่นน้อยกว่าสิทธิ์ที่บุคคลดังกล่าวรับมาจากโฟลเดอร์หลัก
- ซึ่งจะช่วยให้เข้าถึงได้สอดคล้องกันในทั้งโฟลเดอร์
แชร์กับกลุ่มใน Google Groups
ใน Google ไดรฟ์ คุณสามารถแชร์โฟลเดอร์กับกลุ่มใน Google Groups แทนการแชร์กับเฉพาะบุคคลได้ ซึ่งสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อคุณดำเนินการต่างๆ มีดังนี้
- เพิ่มสมาชิกลงในกลุ่ม: บุคคลดังกล่าวจะได้รับสิทธิ์เข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ในกลุ่ม
- นำสมาชิกออกจากกลุ่ม: บุคคลดังกล่าวจะเสียสิทธิ์เข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ในกลุ่ม
วิธีแชร์โฟลเดอร์กับกลุ่มใน Google Groups
- สร้างกลุ่มใน Google Groups
- เพิ่มสมาชิกลงในกลุ่ม
- แชร์โฟลเดอร์กับกลุ่ม
เคล็ดลับ: คุณต้องเปิดโฟลเดอร์จากคำเชิญหรือลิงก์ก่อนเพื่อให้โฟลเดอร์ดังกล่าวปรากฏในโฟลเดอร์ "แชร์กับฉัน"
แชร์กับพื้นที่ใน Chat
ใน Google ไดรฟ์ คุณสามารถแชร์โฟลเดอร์กับพื้นที่ใน Chat ได้โดยเพิ่มโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์ไปยังพื้นที่ใน Chat นั้นโดยตรงหรือแชร์ลิงก์ไปยังโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์ก็ได้
วิธีแชร์โฟลเดอร์กับพื้นที่ใน Chat ใน Google Chat
- ไปที่ Google Chat ในคอมพิวเตอร์
- เลือกพื้นที่ใน Chat ที่ต้องการแชร์โฟลเดอร์
- ที่ด้านซ้ายล่าง ให้คลิกเมนูการผสานรวม
ไดรฟ์
- เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์กับพื้นที่ใน Chat
- คลิกแทรก
ไดรฟ์ วิธีแชร์โฟลเดอร์จากลิงก์ใน Google ไดรฟ์
- ไปที่ Google ไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์
- คลิกขวาบนโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์กับพื้นที่ใน Chat
- คลิกรับลิงก์
- ไปที่ Google Chat
- เลือกพื้นที่ใน Chat ที่ต้องการแชร์โฟลเดอร์
- วางลิงก์ที่คัดลอกในช่องข้อความ
เคล็ดลับ
- เมื่อส่งโฟลเดอร์ไปยังพื้นที่ใน Chat ข้อความแจ้งเพื่อให้คุณให้สิทธิ์จะปรากฏขึ้น
- หากคุณให้สิทธิ์เข้าถึงพื้นที่ใน Chat นั้น ผู้ที่เข้าร่วมพื้นที่ทำงานในภายหลังจะได้รับสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ที่แชร์ด้วย
- เมื่อผู้ใช้ออกจากพื้นที่ใน Chat จะส่งผลให้เสียสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ที่อยู่ในพื้นที่ใน Chat ดังกล่าวหากผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์การแชร์ต่อไปนี้
- ในฐานะบุคคลทั่วไป
- ในฐานะสมาชิกกลุ่มอื่น
- หากต้องการให้สิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ คุณต้องมีสิทธิ์แก้ไขในโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์
คุณเลือกได้ว่าจะให้บุคคลทั่วไปเข้าถึงโฟลเดอร์ได้ หรือจำกัดให้เฉพาะคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเท่านั้น หากคุณอนุญาตให้ทุกคนที่มีลิงก์เข้าถึงได้ โฟลเดอร์ของคุณก็จะไม่จำกัดสิทธิ์เข้าถึง
- ไปที่ Google ไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์
- คลิกโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์
- คลิกแชร์
- ในส่วน "สิทธิ์เข้าถึงทั่วไป" ให้คลิกลูกศรลง
- เลือกบุคคลที่เข้าถึงโฟลเดอร์ได้
- เคล็ดลับ: หากใช้บัญชี Google สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน คุณสามารถเลือกแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับกลุ่มเป้าหมายเฉพาะกลุ่มได้ เช่น แผนกของคุณ เมื่อวางเมาส์เหนือชื่อกลุ่ม คุณจะเห็นคำอธิบายของกลุ่มเป้าหมายแต่ละกลุ่ม
- หากต้องการกำหนดบทบาทในโฟลเดอร์ให้กับบุคคล ให้เลือกผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น หรือเอดิเตอร์
ลดหรือนำสิทธิ์ของโฟลเดอร์ออก
เมื่อคุณลดหรือนำสิทธิ์ของผู้ใช้รายหนึ่งออกจากโฟลเดอร์ การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจะมีผลกับไฟล์และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมดในโฟลเดอร์นั้น
อย่างไรก็ตาม หากมีผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ใดไฟล์หนึ่งในโฟลเดอร์นั้นๆ ในระดับที่สูงขึ้น (เช่น ได้เป็นเอดิเตอร์ของไฟล์ในโฟลเดอร์ที่ตนเองเป็นเพียงผู้มีสิทธิ์อ่าน) ผู้ใช้รายนั้นจะยังคงมีสิทธิ์เข้าถึงระดับสูงกว่าสำหรับไฟล์นั้นๆ อยู่
หากไฟล์หรือโฟลเดอร์ย่อยต้องมีสิทธิ์ที่เข้มงวดกว่าโฟลเดอร์หลัก คุณควรสร้างโฟลเดอร์ที่มีสิทธิ์เข้าถึงแบบจำกัด ดูวิธีจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์และเคล็ดลับในการยกเลิกการแชร์ไฟล์ในไดรฟ์
จำกัดการแชร์ไฟล์ในโฟลเดอร์ที่คุณไม่ได้เป็นเจ้าของ
ไฟล์ในโฟลเดอร์ที่แชร์จะมีสิทธิ์การแชร์เหมือนกับโฟลเดอร์นั้นหรือสูงกว่า หากคุณไม่ใช่เจ้าของโฟลเดอร์หลัก คุณอาจเปลี่ยนการตั้งค่าเหล่านี้ไม่ได้
คุณมี 2 ตัวเลือกในการควบคุมผู้ที่ดูไฟล์ได้ ดังนี้
- คุณย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ใหม่หรือโฟลเดอร์อื่นได้ เมื่อย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่คุณเป็นเจ้าของ คุณจะควบคุมการตั้งค่าการแชร์ได้
- คุณใช้โฟลเดอร์ที่มีสิทธิ์เข้าถึงแบบจำกัดได้ ดูวิธีจำกัดสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์
การย้ายไฟล์จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะมีเพียงผู้ที่คุณต้องการให้เห็นไฟล์เท่านั้นที่จะเข้าถึงไฟล์ได้
ลดสิทธิ์สำหรับไฟล์ใดไฟล์หนึ่งในโฟลเดอร์ที่แชร์
เมื่อแชร์โฟลเดอร์ ระบบจะแชร์ไฟล์ทั้งหมดภายในด้วยสิทธิ์การเข้าถึงระดับเดียวกัน (เช่น ผู้มีสิทธิ์อ่านหรือเอดิเตอร์) คุณไม่สามารถให้สิทธิ์เข้าถึงไฟล์ใดไฟล์หนึ่งแก่ผู้ใช้รายหนึ่งน้อยกว่าสิทธิ์ที่ผู้ใช้รายนั้นมีอยู่แล้วในโฟลเดอร์ที่มีไฟล์นั้น
หากคุณพยายามลดหรือนำสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ใดไฟล์หนึ่งของผู้ใช้ออก ระบบจะแจ้งให้คุณเปลี่ยนสิทธิ์สำหรับโฟลเดอร์ระดับบนสุดทั้งหมดแทน
เปลี่ยนสิทธิ์การแชร์ของโฟลเดอร์ที่แชร์
เมื่อแชร์โฟลเดอร์ ระบบจะอัปเดตการตั้งค่าการแชร์ใหม่ทั้งในไฟล์และโฟลเดอร์ย่อย ผู้คนที่คุณแชร์ด้วยจะมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ภายในโฟลเดอร์ตามตัวเลือกการแชร์โฟลเดอร์ของคุณ ดังนี้
- เอดิเตอร์: เปิด แก้ไข ลบ หรือย้ายไฟล์ในโฟลเดอร์นั้นได้ และยังเพิ่มไฟล์ลงในโฟลเดอร์ได้ด้วย
- ผู้แสดงความคิดเห็น: แสดงความคิดเห็นและคำแนะนำสำหรับไฟล์ในโฟลเดอร์ได้ แต่จะเปลี่ยนหรือแชร์ไฟล์ในโฟลเดอร์นั้นกับผู้อื่นไม่ได้
- ผู้มีสิทธิ์ดู: ดูโฟลเดอร์และเปิดไฟล์ทั้งหมดในโฟลเดอร์นั้นได้
บางบทบาทยังสร้างโฟลเดอร์ที่มีสิทธิ์เข้าถึงแบบจำกัดภายในโฟลเดอร์ที่แชร์ได้ด้วย ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ย่อยหรือไฟล์ที่เฉพาะเจาะจงได้ ดูวิธีจำกัดสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์
หลังจากแชร์โฟลเดอร์แล้ว คุณจะเปลี่ยนวิธีแชร์ไฟล์ในโฟลเดอร์นั้นได้
เมื่อโอนการเป็นเจ้าของโฟลเดอร์ ไฟล์ในโฟลเดอร์จะยังมีเจ้าของคนเดิม หากต้องการเปลี่ยนเจ้าของโฟลเดอร์มากกว่า 1 รายการ ให้ทำดังนี้
- ไปที่ drive.google.com ในคอมพิวเตอร์
- เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการเปลี่ยนเจ้าของ
- หากต้องการเลือกหลายโฟลเดอร์ ให้กด Shift ค้างไว้ แล้วคลิกโฟลเดอร์ที่ต้องการ
- คลิกแชร์
ที่ด้านขวาบน
- คลิกลูกศรลง
ทางด้านขวาของชื่อบุคคลที่ต้องการ
- คลิกโอนการเป็นเจ้าของ
- คลิกใช่
หลังจากกำหนดให้ผู้อื่นเป็นเจ้าของโฟลเดอร์แล้ว คุณจะแก้ไขโฟลเดอร์นั้นได้จนกว่าเจ้าของคนใหม่จะเปลี่ยนสิทธิ์เข้าถึงของคุณ
เมื่อมีคนลบไฟล์ออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์ เจ้าของเท่านั้นที่จะเข้าถึงไฟล์ได้
หากต้องการเรียกดูไฟล์ที่ลบออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์ ให้ทำดังนี้
- ไปที่ drive.google.com ในคอมพิวเตอร์
- ที่ด้านบน ให้คลิกค้นหาไดรฟ์
- พิมพ์ชื่อไฟล์
- คลิกขวาที่ไฟล์
- คลิกเพิ่มในไดรฟ์ของฉัน
