רוצים לקבל גישה לתכונות מתקדמות של Google Workspace לעסק שלכם?
אני רוצה לנסות את Google Workspace
כשאתם משתפים תיקייה עם אנשים אחרים, הם יכולים לבצע בה את הפעולות הבאות:
- ארגון, הוספה ועריכה: אם האנשים ששיתפתם איתם את התיקייה נכנסו לחשבון Google שלהם, הם יכולים לפתוח, לערוך, למחוק או להעביר את כל הקבצים שנמצאים בתיקייה. הם יכולים גם להוסיף קבצים לתיקייה.
- צפייה בלבד: האנשים ששיתפתם איתם את התיקייה יכולים לראות אותה ולפתוח את כל הקבצים שנמצאים בה.
מידע נוסף על שיתוף תיקיות:
- כשאתם משתפים או משנים הרשאות בתיקייה, תיקיות המשנה והקבצים שבתוכה מתעדכנים בהרשאות השיתוף החדשות. ככה ניהול ההרשאות פשוט והגישה עקבית.
- ההרשאות של התיקייה הראשית מועברות בירושה לכל הקבצים והתיקיות בתוכה. קבצים שיתווספו לתיקייה בהמשך גם יקבלו בירושה את ההרשאות האלה.
- אם צריך להגדיר לקובץ או לתיקיית משנה הרשאות מוגבלות יותר מאלה של התיקייה הראשית, צריך ליצור תיקייה עם גישה מוגבלת. איך מגבילים את הגישה לתיקיות
איך לבחור עם מי לשתף
- נכנסים ל-Google Drive.
- בוחרים את התיקייה שרוצים לשתף.
- לוחצים על סמל השיתוף
.
- מקלידים את כתובת האימייל או את הקבוצה ב-Google שרוצים לשתף איתן את התיקייה. אם אתם משתמשים בחשבון של מקום עבודה או מוסד לימודים, אתם יכולים לשתף את התיקייה עם נמענים שהמערכת מציעה.
- טיפ: כדי להשבית את ההצעות לנמענים, נכנסים להגדרות Drive
. מבטלים את הסימון ליד האפשרות "הצגת הצעה לנמענים בתיבת הדו-שיח של השיתוף".
- טיפ: כדי להשבית את ההצעות לנמענים, נכנסים להגדרות Drive
- כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של המשתמשים בתיקייה, בוחרים באפשרות צפייה, תגובה או עריכה.
- אם אתם משתמשים בחשבון של מקום עבודה או מוסד לימודים שעומד בדרישות, לחצו על הוספת תאריך תפוגה כדי להוסיף תאריך תפוגה.
- טיפ: תאריכי התפוגה של התיקיות זמינים רק לתפקיד "צפייה".
- בוחרים אם לשלוח לאנשים הודעה.
- אם אתם רוצים להודיע לאנשים ששיתפתם איתם פריט, מסמנים את התיבה שליד "שליחת הודעה לאנשים". אם אתם שולחים הודעה לאנשים, כל כתובת אימייל שתקלידו תיכלל בהודעה. אם לא רוצים לשלוח לאנשים הודעה, בטלו את הסימון של התיבה.
- בוחרים באפשרות שליחה או שיתוף.
.
. מבטלים את הסימון ליד האפשרות "הצגת הצעה לנמענים בתיבת הדו-שיח של השיתוף".טיפים:
- כשאתם משנים הרשאות של פריט ב"אחסון שלי", יכול להיות שתתבקשו לעדכן גם את ההרשאות של התיקייה שמכילה אותו. זה קורה כשמנסים לתת למישהו רמת גישה נמוכה יותר לפריט, בהשוואה לזו שיש לו בתיקייה הראשית.
- ככה נשמרת רמת גישה עקבית בכל התיקייה.
שיתוף עם קבוצה ב-Google
ב-Google Drive, אתם יכולים לשתף תיקיות עם קבוצות ב-Google במקום עם אנשים ספציפיים. כאשר:
- מוסיפים חבר לקבוצה: המשתמש הזה מקבל הרשאה לגשת לקבצים ולתיקיות של הקבוצה.
- מסירים חבר מהקבוצה: המשתמש הזה מאבד את הגישה לקבצים ולתיקיות של הקבוצה.
כדי לשתף תיקייה עם קבוצה ב-Google:
- יוצרים קבוצה ב-Google.
- מוסיפים חברים לקבוצה.
- משתפים את התיקייה עם הקבוצה.
טיפ: כדי שהתיקייה תופיע בתיקייה "קבצים ששותפו איתי", צריך קודם לפתוח אותה מההזמנה או מהקישור.
שיתוף עם מרחב ב-Chat
ב-Google Drive, כדי לשתף תיקיות עם מרחב ב-Chat, אתם יכולים להוסיף את התיקייה שאתם רוצים לשתף ישירות למרחב ב-Chat או לשתף קישור לתיקיית Google Drive.
כדי לשתף תיקייה באמצעות מרחב ב-Chat ב-Google Chat:
- נכנסים ל-Google Chat במחשב.
- בוחרים את המרחב ב-Chat שרוצים לשתף איתו את התיקייה.
- בפינה הימנית התחתונה, לוחצים על הסמל של תפריט השילובים
Drive
.
- בוחרים את התיקייה שרוצים לשתף עם המרחב ב-Chat.
- לוחצים על הוספה.
Drive כדי לשתף תיקייה מקישור ב-Google Drive:
- נכנסים ל-Google Drive במחשב.
- לוחצים לחיצה ימנית על התיקייה שרוצים לשתף עם מרחב משותף ב-Chat.
- לוחצים על הצגת קישור
- נכנסים ל-Google Chat.
- בוחרים את המרחב ב-Chat שרוצים לשתף איתו את התיקייה.
- בשדה ההודעה, מדביקים את הקישור שהועתק.
טיפים:
- כששולחים תיקייה למרחב ב-Chat, מופיעה בקשה להענקת גישה.
- אם אתם מעניקים למשתמשים גישה למרחב ב-Chat, גם משתמשים שיצטרפו למרחב הזה בהמשך יקבלו גישה לתיקיות המשותפות.
- כשמשתמשים עוזבים מרחב ב-Chat, הם לא יכולים יותר לגשת לתיקיות במרחב הזה אם אין להם גישת שיתוף:
- כאנשים פרטיים
- כחברים בקבוצה אחרת
- כדי להעניק גישה לתיקייה, צריכה להיות לכם גישת עריכה בתיקייה שאתם רוצים לשתף.
אתם יכולים להחליט אם כל המשתמשים יוכלו לגשת לתיקייה, או רק משתמשים בעלי גישה. אם תעניקו הרשאת גישה לכל מי שיש לו את הקישור, לכולם תהיה גישה לתיקייה.
- נכנסים ל-Google Drive במחשב.
- לוחצים על התיקייה שרוצים לשתף.
- לוחצים על סמל השיתוף
- בקטע "גישה כללית", לוחצים על החץ למטה
.
- בוחרים מי יוכל לגשת לתיקייה.
- טיפ: אם אתם משתמשים בחשבון Google של מקום עבודה או מוסד לימודים, אתם יכולים לבחור לשתף קבצים ותיקיות רק עם קהל ספציפי, כמו לדוגמה המחלקה שלכם. כשמציבים את סמן העכבר מעל שם הקבוצה, מופיע תיאור של כל קהל.
- כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של המשתמשים בתיקייה, בוחרים באפשרות הרשאת צפייה, הרשאת תגובה או הרשאת עריכה.
.צמצום או הסרה של הרשאות לתיקיות
כשמצמצמים את ההרשאות של משתמש לתיקייה או מסירים אותן, השינוי חל על כל הקבצים ותיקיות המשנה שבתוכה.
אבל, אם למשתמש יש גישה רחבה יותר לקובץ ספציפי בתיקייה (לדוגמה, יש לו הרשאת עריכה לקובץ בתוך תיקייה שבה יש לו רק הרשאת צפייה), הוא ישמור על רמת הגישה הגבוהה יותר לקובץ הספציפי הזה.
אם צריך להגדיר לקובץ או לתיקיית משנה הרשאות מוגבלות יותר מאלה של תיקיית האב, צריך ליצור תיקייה עם גישה מוגבלת. איך מגבילים גישה לתיקיות וטיפים על איך לבטל את השיתוף של קבצים ב-Drive
איך להגביל את השיתוף של קובץ בתיקייה שאתם לא הבעלים שלה
לקובץ שנמצא בתיקייה משותפת יש הרשאות שיתוף זהות או גבוהות יותר מאלה של התיקייה עצמה. אם אתם לא הבעלים של התיקייה הראשית, יכול להיות שלא תוכלו לשנות את ההרשאות האלה.
יש שתי דרכים לקבוע מי יכול לראות את הקובץ:
- אתם יכולים להעביר את הקובץ לתיקייה אחרת או חדשה. אתם יכולים להעביר את הקובץ לתיקייה שבבעלותכם, ואז תוכלו לשלוט בהרשאות השיתוף שלו.
- אתם יכולים להשתמש בתיקייה עם גישה מוגבלת. איך מגבילים את הגישה לתיקיות
כדי לוודא שרק המשתמשים שאתם רוצים יקבלו גישה ויוכלו לראות את הקובץ, תעבירו אותו.
צמצום ההרשאות לקובץ ספציפי בתיקייה משותפת
כשמשתפים תיקייה, רמת הגישה לקבצים שבתוכה זהה (למשל, הרשאת צפייה או הרשאת עריכה). אי אפשר לתת למשתמש הרשאת גישה לקובץ מסוים, שמצומצמת יותר מההרשאה שיש לו לתיקייה שבה הקובץ נמצא.
אם תנסו לצמצם או להסיר את הגישה של משתמש לקובץ אחד, תתבקשו לשנות את ההרשאות לתיקייה הראשית כולה.
שינוי הרשאות השיתוף של תיקיות משותפות
כשמשתפים תיקייה, תיקיות המשנה והקבצים שבתוכה מתעדכנים בהרשאות השיתוף החדשות. מה שהאנשים שאיתם שיתפתם את התיקייה יכולים לעשות עם הקבצים שבה תלוי בהרשאות שנתתם להם:
- עריכה: המשתמשים יכולים לפתוח, לערוך, למחוק או להעביר קבצים בתוך התיקייה. הם גם יכולים להוסיף קבצים לתיקייה.
- תגובה: המשתמשים יכולים להוסיף תגובות והצעות לקבצים שבתיקייה, אבל הם לא יכולים לשנות פריטים בתיקייה או לשתף אותם עם אחרים.
- צפייה: המשתמשים יכולים לראות את התיקייה ולפתוח את כל הקבצים שנמצאים בה.
בעלי תפקידים מסוימים יכולים גם ליצור תיקיות עם גישה מוגבלת בתוך תיקייה משותפת. כך תוכלו לקבוע מי יכול לגשת לתיקיות משנה או לקבצים ספציפיים. איך מגבילים את הגישה לתיקיות
אחרי שמשתפים תיקייה, אפשר לשנות את הרשאות הגישה לקבצים שנכללים בה.
גם אם תעבירו את הבעלות על תיקייה, עדיין תהיו הבעלים של הקבצים שנכללים בה. כדי לשנות את הבעלים של מספר תיקיות:
- במחשב, נכנסים ל-drive.google.com.
- בוחרים את התיקייה שרוצים לשנות את הבעלות עליה.
- כדי לבחור כמה תיקיות, מחזיקים את המקש Shift ולוחצים על התיקיות הרצויות.
- בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על סמל השיתוף
- משמאל לשם האדם, לוחצים על החץ למטה
- לוחצים על העברת בעלות.
- לוחצים על כן.
אחרי שתעבירו בעלות על תיקייה, תוכלו להמשיך ולערוך אותה, אלא אם הבעלים החדשים ישנו את רמת הגישה שלכם.
אם משתמש מוחק קובץ מתיקייה משותפת, רק הבעלים יכולים לגשת אליו.
כדי לשחזר קובץ שנמחק מתיקייה משותפת:
- במחשב, נכנסים ל-drive.google.com.
- למעלה, לוחצים על חיפוש ב-Drive.
- מקלידים את שם הקובץ.
- לוחצים לחיצה ימנית על הקובץ.
- לוחצים על הסמל
"הוספה אל האחסון שלי".
"הוספה אל האחסון שלי".