רוצים לקבל גישה לתכונות מתקדמות של Google Workspace לעסק שלכם?
אני רוצה לנסות את Google Workspace
אחרי שאתם משתפים תיקייה עם אנשים אחרים, הם יכולים לבצע בה את הפעולות הבאות:
- ארגון, הוספה ועריכה: אם האנשים ששיתפתם איתם את התיקייה נכנסו לחשבון Google שלהם, הם יכולים לפתוח, לערוך, למחוק או להעביר את כל הקבצים שנמצאים בתיקייה. הם יכולים גם להוסיף קבצים לתיקייה.
- תצוגה בלבד: האנשים ששיתפתם איתם את התיקייה יכולים לראות אותה ולפתוח את כל הקבצים שנמצאים בה.
מידע נוסף על שיתוף של תיקיות:
- כשאתם משתפים תיקייה או משנים את ההרשאות שלה, תיקיות המשנה והקבצים שבתוכה מתעדכנים בהרשאות השיתוף החדשות. קבצים שמוסיפים לתיקייה בהמשך מקבלים בירושה את ההרשאות של התיקייה, ואפשר לקבוע גם הרשאות ספציפיות לקבצים מסוימים.
- אתם יכולים גם ליצור תיקיות עם גישה מוגבלת ולקבוע מי יכול לגשת לתיקיות או תיקיות משנה מסוימות. איך מגבילים את הגישה לתיקיות
- כשאתם משתפים תיקיות שכוללות הרבה תיקיות משנה או קבצים, או כשאתם מבטלים את השיתוף שלהן, יכול להיות שייקח קצת זמן עד שההרשאות יתעדכנו. כשאתם משנים בו-זמנית מספר רב של הרשאות עריכה או הרשאות צפייה, יכול להיות שייקח קצת זמן עד שהעדכונים יופיעו.
טיפ: בינתיים, כדי לאפשר לשותפי עריכה חדשים לגשת לקבצים בתיקיות שנמצאות במקום נמוך בהיררכיה, אתם יכולים להשתמש בכתובת ה-URL לשיתוף של הקבצים האלה.
- הקובץ יאוחסן אצל המשתמש שהעלה את הקובץ, ולא אצל הבעלים של התיקייה.
- כשאתם מנהלים מערכים גדולים של תיקיות, לתיקיות האם ולתיקיות הבת יכולות להיות הרשאות שונות. אתם יכולים לשנות את ההרשאות שהועברו בירושה כך שההרשאות של תיקיות הבת יהיו שונות מאלו של תיקיית האם. אתם יכולים גם להסיר את ההרשאות של תיקיית האם מתיקיית הבת.
בחירת אנשים לשיתוף
- נכנסים ל-Google Drive.
- בוחרים את התיקייה שרוצים לשתף.
- לוחצים על סמל השיתוף
.
- מזינים את כתובת האימייל או את הקבוצה ב-Google שרוצים לשתף איתן את התיקייה. אם אתם משתמשים בחשבון של מקום עבודה או מוסד לימודים, אתם יכולים לשתף את התיקייה עם נמענים שהמערכת מציעה.
- טיפ: כדי להשבית את ההצעות לנמענים, נכנסים להגדרות Drive
. מבטלים את הסימון ליד האפשרות "הצגת הצעה לנמענים בתיבת הדו-שיח של השיתוף".
- טיפ: כדי להשבית את ההצעות לנמענים, נכנסים להגדרות Drive
- כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בתיקייה, בוחרים באפשרות צפייה, תגובה או עריכה.
- אם אתם משתמשים בחשבון של מקום עבודה או מוסד לימודים שעומד בדרישות, לחצו על הוספת תאריך תפוגה כדי להוסיף תאריך תפוגה.
- טיפ: תאריכי התפוגה של התיקיות זמינים עבור התפקידים צפייה ותגובה בתיקייה האחסון שלי.
- בוחרים אם לשלוח לאנשים הודעה.
- אם רוצים להודיע לאנשים ששיתפתם איתם פריט, מסמנים את התיבה שליד "שליחת הודעה לאנשים". אם אתם שולחים הודעה לאנשים, כל כתובת אימייל שתזינו תיכלל בהודעה. אם לא רוצים לשלוח לאנשים הודעה, יש לבטל את הסימון של התיבה.
- בוחרים באפשרות שליחה או שיתוף.
.
. מבטלים את הסימון ליד האפשרות "הצגת הצעה לנמענים בתיבת הדו-שיח של השיתוף".טיפ: כשמעדכנים את ההרשאות לפריט ששיתפתם מהתיקייה 'האחסון שלי', ולדאם שאיתו משתפים אין הרשאות בתיקייה שבה הפריט כלול, תוכלו לבחור:
- לעדכן את ההרשאות לתיקייה שהפריט כלול בה
- לעדכן את ההרשאות רק לפריט עצמו
כדי שיהיה קל יותר לשתף ולנהל את התיקיות, רוב המשתמשים בוחרים לעדכן את התיקייה שהפריט כלול בה.
שיתוף עם קבוצה ב-Google
ב-Google Drive, אתם יכולים לשתף תיקיות עם קבוצות ב-Google במקום עם אנשים ספציפיים. כאשר:
- מוסיפים חבר לקבוצה: המשתמש הזה מקבל הרשאה לגשת לקבצים ולתיקיות של הקבוצה.
- מסירים חבר מהקבוצה: המשתמש הזה מאבד את הגישה לקבצים ולתיקיות של הקבוצה.
כדי לשתף תיקייה עם קבוצה ב-Google:
- יוצרים קבוצה ב-Google.
- מוסיפים חברים לקבוצה.
- משתפים את התיקייה עם הקבוצה.
טיפ: כדי שהתיקייה תופיע בתיקייה "קבצים ששותפו איתי", צריך קודם לפתוח אותה מההזמנה או מהקישור.
שיתוף עם מרחב ב-Chat
ב-Google Drive, כדי לשתף תיקיות עם מרחב ב-Chat, אתם יכולים להוסיף את התיקייה שאתם רוצים לשתף ישירות למרחב ב-Chat או לשתף קישור לתיקיית Google Drive.
כדי לשתף תיקייה עם מרחב ב-Google Chat:
- נכנסים ל-Google Chat במחשב.
- בוחרים את המרחב ב-Chat שרוצים לשתף איתו את התיקייה.
- בפינה הימנית התחתונה, לוחצים על הסמל של תפריט השילובים
Drive
.
- בוחרים את התיקייה שרוצים לשתף עם המרחב ב-Chat.
- לוחצים על הוספה.
Drive כדי לשתף תיקייה מקישור ב-Google Drive:
- נכנסים ל-Google Drive במחשב.
- לוחצים לחיצה ימנית על התיקייה שרוצים לשתף עם מרחב משותף ב-Chat.
- לוחצים על הצגת קישור
- נכנסים ל-Google Chat.
- בוחרים את המרחב ב-Chat שרוצים לשתף איתו את התיקייה.
- בשדה ההודעה, מדביקים את הקישור שהועתק.
טיפים:
- כששולחים תיקייה למרחב ב-Chat, מופיעה בקשה להענקת גישה.
- אם אתם מעניקים למשתמשים גישה למרחב ב-Chat, גם משתמשים שיצטרפו למרחב הזה מאוחר יותר יקבלו גישה לתיקיות המשותפות.
- כשמשתמשים עוזבים מרחב ב-Chat, הם לא יכולים יותר לגשת לתיקיות במרחב הזה אם אין להם גישת שיתוף:
- כאנשים פרטיים
- כחברים בקבוצה אחרת
- כדי להעניק גישה לתיקייה, צריכה להיות לכם גישת עריכה בתיקייה שאתם רוצים לשתף.
אתם יכולים להחליט אם התיקייה תהיה זמינה לכלל המשתמשים, או מוגבלת למשתמשים בעלי גישה בלבד. אם תעניקו הרשאת גישה לכל מי שיש לו את הקישור, לכולם תהיה גישה לתיקייה.
- נכנסים ל-Google Drive במחשב.
- לוחצים על התיקייה שרוצים לשתף.
- לוחצים על סמל השיתוף
- בקטע "גישה כללית", לוחצים על החץ למטה
.
- בוחרים מי יוכל לגשת לתיקייה.
- טיפ: אם אתם משתמשים בחשבון Google של מקום עבודה או מוסד לימודים, אתם יכולים לבחור לשתף קבצים ותיקיות רק עם קהל ספציפי, כמו לדוגמה המחלקה שלכם. כשמציבים את סמן העכבר מעל שם הקבוצה, מופיע תיאור של כל קהל.
- כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בתיקייה, בוחרים באפשרות צפייה, תגובה או עריכה.
.שינוי הרשאות השיתוף של תיקיות משותפות
כשמשתפים תיקייה, תיקיות המשנה והקבצים שבתוכה מתעדכנים בהרשאות השיתוף החדשות. בהתאם לאופן השיתוף של התיקייה, האנשים שאיתם שיתפתם אותה יוכלו לבצע את הפעולות הבאות בקבצים שנכללים בה:
- עריכה: המשתמשים יכולים לפתוח, לערוך, למחוק או להעביר קבצים בתוך התיקייה. הם גם יכולים להוסיף קבצים לתיקייה.
- תגובה: המשתמשים יכולים להוסיף לקבצים שבתיקייה תגובות והצעות, אבל הם לא יכולים לשנות פריטים בתיקייה או לשתף אותם עם אחרים.
- צפייה: המשתמשים יכולים לראות את התיקייה ולפתוח את כל הקבצים שנמצאים בה.
בעלי תפקידים מסוימים יכולים גם ליצור תיקיות עם גישה מוגבלת בתוך תיקייה משותפת. כך תוכלו לקבוע מי יכול לגשת לתיקיות משנה או לקבצים ספציפיים. איך מגבילים את הגישה לתיקיות
אחרי שמשתפים תיקייה, אפשר לשנות את אופן השיתוף של הקבצים שנכללים בה.
גם אם תעבירו את הבעלות על תיקייה, תמשיכו להיות מוגדרים כבעלים של הקבצים שנכללים בה. כדי לשנות את הבעלים של מספר תיקיות:
- במחשב, נכנסים ל-drive.google.com.
- בוחרים את התיקייה שרוצים לשנות את הבעלות עליה.
- כדי לבחור כמה תיקיות, מחזיקים את המקש Shift ולוחצים על התיקיות הרצויות.
- בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על סמל השיתוף
- משמאל לשם האדם, לוחצים על החץ למטה
- לוחצים על העברת בעלות.
- לוחצים על כן.
אחרי שמעבירים בעלות על תיקייה, ניתן להמשיך ולערוך אותה – עד שהבעלים החדשים ישנו את רמת הגישה שלכם.
אם אדם מוחק קובץ מתיקייה משותפת, רק הבעלים יכולים לגשת אליו.
כדי לשחזר קובץ שנמחק מתיקייה משותפת:
- במחשב, נכנסים ל-drive.google.com.
- למעלה, לוחצים על חיפוש ב-Drive.
- מקלידים את שם הקובץ.
- לוחצים לחיצה ימנית על הקובץ.
- לוחצים על הסמל
להוספה אל "האחסון שלי".
להוספה אל "האחסון שלי".