Haluatko Google Workspace ‑lisäominaisuudet käyttöön yritykselle?
Kun jaat kansioita muille, he voivat tehdä niillä seuraavaa:
- Järjestely‑, lisäys‑ ja muokkausoikeus:: Google-tilille kirjautuneet käyttäjät voivat avata, muokata, poistaa ja siirtää kaikkia kansiossa olevia tiedostoja. He voivat myös lisätä tiedostoja kansioon.
- Vain lukuoikeus: Käyttäjät voivat nähdä kansion ja avata kaikki kansion tiedostot.
Lisätietoja kansioiden jakamisesta:
- Kun jaat kansion tai muutat sen pääsyoikeuksia, uusia jakamislupia sovelletaan kansion sisältämiin tiedostoihin ja alakansioihin. Näin lupien ylläpito on helppoa ja pääsyoikeudet yhdenmukaiset.
- Ylätason kansion luvat periytyvät kaikkiin sen sisältämiin tiedostoihin ja kansioihin. Myöhemmin kansioon lisätyt tiedostot perivät nämä luvat.
- Jos tiedostossa tai alakansiossa tarvitaan rajoitetumpaa pääsyä kuin ylätason kansiossa, luo rajoitetun pääsyn kansio. Lue lisää kansioiden pääsyoikeuksien rajoittamisesta.
Jaettavan kohteen vastaanottajien valitseminen
- Siirry Google Driveen.
- Valitse jaettava kansio.
- Valitse Jaa
.
- Lisää sähköpostiosoite tai Google-ryhmä, jolle haluat jakaa kohteen. Jos käytät työ- tai koulutiliä, voit jakaa kohteen ehdotetuille vastaanottajille.
- Vinkki: Voit laittaa ehdotetut vastaanottajat pois päältä Driven asetuksista
. Poista "Näytä ehdotetut vastaanottajat jakamisikkunassa" ‑ruudun valinta.
- Vinkki: Voit laittaa ehdotetut vastaanottajat pois päältä Driven asetuksista
- Voit valita, missä roolissa kansiotasi käytetään. Valitse Katsoja, Kommentoija tai Muokkaaja.
- Jos käytät ehdot täyttävää työpaikan tai oppilaitoksen tiliä, lisää viimeinen voimassaolopäivä valitsemalla Lisää viimeinen voimassaolopäivä.
- Vinkki: Kansioiden viimeinen voimassaolopäivä on käytettävissä vain Katsoja-roolissa.
- Valitse, haluatko lähettää ilmoituksen lisäämillesi henkilöille.
- Jos haluat ilmoittaa käyttäjille, että olet jakanut heille kohteen, merkitse "Lähetä ilmoitus" ‑ruutu valituksi. Jos lähetät ilmoituksen, sähköposti lähetetään kaikille käyttäjille, joiden sähköpostiosoitteet olet lisännyt. Jos et halua lähettää ilmoitusta, poista valinta ruudusta.
- Valitse Lähetä tai Jaa.
.
. Poista "Näytä ehdotetut vastaanottajat jakamisikkunassa" ‑ruudun valinta.Vinkkejä:
- Kun päivität Omassa Drivessa olevan kohteen lupia, sinua saatetaan pyytää muuttamaan sen sisältävän kansion lupia. Näin käy, jos yrität antaa jollekin vähemmän pääsyoikeuksia kohteeseen kuin hänellä on ylätason kansiossa.
- Näin pääsy on yhdenmukainen koko kansiossa.
Jakaminen Google-ryhmälle
Google Drivessa voit jakaa kansioita Google Ryhmille tiettyjen käyttäjien sijaan. Kun
- lisäät jäsenen ryhmään, hän saa pääsyn ryhmän tiedostoihin ja kansioihin
- poistat jäsenen ryhmästä, hän ei enää pääse käsiksi ryhmän tiedostoihin ja kansioihin.
Kansion jakaminen Google Ryhmälle:
- Luo Google Ryhmä.
- Lisää jäseniä ryhmään.
- Jaa kansio ryhmälle.
Vinkki: Ennen kuin kansio näkyy "Jaettu minulle" ‐kansiossa, sinun on avattava kansio kutsun tai linkin kautta.
Jakaminen chat-tilaan
Voit jakaa kansioita chat-tilaan Google Drivessa lisäämällä jaettavan kansion suoraan kyseiseen chat-tilaan tai jakamalla linkin Google Drive ‐kansioon.
Kansion jakaminen chat-tilaan Google Chatissa:
- Avaa Google Chat tietokoneella.
- Valitse chat-tila, jolle haluat jakaa kansion.
- Klikkaa vasemmasta alakulmasta Integrointivalikko
Drive
.
- Valitse kansio, jonka haluat jakaa chat-tilan kanssa.
- Klikkaa Lisää.
Drive Kansion jakaminen Google Drive ‑linkistä:
- Avaa Google Drive tietokoneella.
- Klikkaa hiiren kakkospainikkeella kansiota, jonka haluat jakaa chat-tilan kanssa.
- Klikkaa Hae linkki
- Avaa Google Chat.
- Valitse chat-tila, jolle haluat jakaa kansion.
- Liitä kopioimasi linkki viestikenttään.
Vinkkejä:
- Kun lähetät kansion chat-tilaan, sinua pyydetään myöntämään pääsyoikeudet.
- Jos myönnät pääsyoikeudet kyseiselle chat-tilalle, myös tilaan myöhemmin liittyvät käyttäjät saavat pääsyn jaettuihin kansioihin.
- Kun käyttäjä poistuu chat-tilasta, hän menettää pääsyn chat-tilan kansioihin, jos hänellä ei ole jakamisoikeuksia
- yksityishenkilönä
- toisen ryhmän jäsenenä.
- Jos haluat myöntää pääsyn kansioon, sinulla on oltava jaettavan kansion muokkausoikeudet.
Voit päättää, onko kansio yleisesti saatavilla vai rajoitettu vain käyttäjille, joilla on pääsyoikeus. Jos sallit pääsyn kaikille, joilla on linkki, kansio ei rajoita pääsyä tiedostoon.
- Avaa Google Drive tietokoneella.
- Klikkaa jaettavaa kansiota.
- Klikkaa Jaa
- Klikkaa Yleinen pääsy ‐kohdasta alanuolta
.
- Valitse, kenellä on pääsyoikeudet kansioon.
- Vinkki: Jos käytät työpaikan tai oppilaitoksen kautta saatua Google-tiliä, voit halutessasi jakaa tiedostoja ja kansioita vain tietyille ryhmille, esimerkiksi omalle osastollesi. Kun viet hiiren ryhmän nimen päälle, näet kunkin yleisön kuvauksen.
- Voit valita, missä roolissa kansiotasi käytetään. Valitse Katsoja, Kommentoija tai Muokkaaja.
.Pääsyn rajoittaminen tai poistaminen kansioissa
Kun rajoitat jonkun pääsyoikeuksia kansioon tai poistat pääsyn kokonaan, muutos koskee kaikkia kansion tiedostoja ja alakansioita.
Jos käyttäjä on kuitenkin saanut laajemman pääsyn tiettyyn kansiossa olevaan tiedostoon (esim. hän on tiedoston muokkaaja kansiossa, johon hänellä on vain katseluoikeudet), hän säilyttää laajemmat pääsyoikeudet kyseiseen tiedostoon.
Jos tiedostossa tai alakansiossa tarvitaan rajoitetumpaa pääsyä kuin ylätason kansiossa, luo rajoitetun pääsyn kansio. Lue lisää kansioiden pääsyoikeuksien rajoittamisesta ja Drive-tiedostojen jakamisen perumisesta.
Tiedostojaon rajoittaminen kansiossa, jota et omista
Jaetussa kansiossa olevalla tiedostolla on samat tai laajemmat jakamisluvat kuin kansiolla. Jos et omista pääkansiota, et välttämättä voi muuttaa näitä asetuksia.
Voit valita kahdella tavalla, kenelle tiedosto näkyy:
- Voit siirtää tiedoston uuteen tai toiseen kansioon. Kun siirrät tiedoston omistamaasi kansioon, voit muuttaa sen jakamisasetuksia.
- Voit käyttää rajoitetun pääsyn kansiota. Lue lisää kansioiden pääsyoikeuksien rajoittamisesta.
Siirtämällä tiedoston voit varmistaa, että vain valitsemasi henkilöt pääsevät siihen.
Yksittäisen tiedoston pääsyn rajoittaminen jaetussa kansiossa
Kun jaat kansion, kaikki sen sisältämät tiedostot jaetaan samalla pääsyoikeustasolla (esim. katselija tai muokkaaja). Et voi antaa käyttäjälle tiettyyn tiedostoon rajatumpaa pääsyä kuin hänellä on tiedoston sisältävään kansioon.
Jos yrität rajoittaa henkilön pääsyoikeuksia yksittäiseen tiedostoon tai poistaa pääsyn kokonaan, sinua pyydetään muuttamaan koko ylätason kansion pääsyoikeuksia.
Jaettujen kansioiden jakamislupien muuttaminen
Kun jaat kansion, sen sisältämien tiedostojen ja alikansioiden jakamisasetukset päivitetään. Henkilöiden, joille jaoit kansion, pääsyoikeus sen sisältämiin tiedostoihin vaihtelee sen mukaan, miten jaoit kansion:
- Muokkaaja: Käyttäjät voivat avata, muokata, poistaa ja siirtää kaikkia kansiossa olevia tiedostoja. He voivat myös lisätä tiedostoja kansioon.
- Kommentoija: Käyttäjät voivat kommentoida ja tehdä ehdotuksia kansion tiedostoihin, mutta he eivät voi muuttaa kansion kohteita tai jakaa niitä muille.
- Katsoja: Käyttäjät voivat nähdä kansion ja avata kaikki kansion tiedostot.
Tietyissä rooleissa voi myös luoda jaettuun kansioon rajoitetun pääsyn kansioita. Siten voit valita, kenellä on pääsy tiettyihin alakansioihin tai tiedostoihin. Lue lisää kansioiden pääsyoikeuksien rajoittamisesta.
Kun olet jakanut kansion, voit muuttaa tapaa, jolla kansiossa olevat tiedostot jaetaan.
Kun siirrät kansion omistajuuden toiselle henkilölle, kansiossa olevien tiedostojen omistajat eivät vaihdu. Voit siirtää useiden kansioiden omistajuuden seuraavasti:
- Siirry tietokoneella osoitteeseen drive.google.com.
- Valitse kansio, jonka omistajan haluat vaihtaa.
- Voit valita useita kansioita pitämällä vaihtonäppäintä painettuna ja klikkaamalla haluamiasi kansioita.
- Valitse oikeasta yläkulmasta Jaa
- Klikkaa henkilön nimen oikealla puolella olevaa alanuolta
- Klikkaa Siirrä omistajuus.
- Klikkaa Kyllä.
Kun olet siirtänyt kansion omistajuuden, voit muokata kansiota, kunnes uusi omistaja päättää muuttaa pääsyoikeuksiasi.
Kun joku poistaa tiedoston jaetusta kansiosta, vain omistaja pääsee tiedostoon käsiksi.
Voit noutaa jaetusta kansiosta poistetun tiedoston seuraavasti:
- Siirry tietokoneella osoitteeseen drive.google.com.
- Valitse yläreunasta Hae Drivesta.
- Lisää tiedoston nimi.
- Klikkaa tiedostoa hiiren kakkospainikkeella.
- Valitse Lisää Omaan Driveen
.
.