Cómo compartir carpetas en Google Drive

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Esto es lo que las personas pueden hacer con las carpetas después de que se las compartes:

  • Organizar, agregar y editar: Si accedieron a una Cuenta de Google, pueden abrir, editar, borrar o mover cualquier archivo de la carpeta. También pueden agregar archivos a ella.
  • Ver únicamente: Pueden ver la carpeta y abrir todos sus archivos.

Más información sobre el uso compartido de carpetas:

  • Si compartes o dejas de compartir carpetas con muchos archivos o subcarpetas, es posible que pase un tiempo hasta que cambien todos los permisos. Si cambias muchos permisos de edición o lectura a la vez, es posible que los cambios tarden en reflejarse.

Sugerencia: Mientras tanto, para proporcionar acceso a las carpetas a nuevos colaboradores, usa la URL de uso compartido de un archivo profundamente anidado en ellas.

  • El espacio de almacenamiento se le descuenta a la persona que subió el archivo, no al propietario de la carpeta.
  • Cuando administras estructuras de carpetas grandes, los permisos de las carpetas secundarias y superiores pueden ser diferentes. Puedes anular los permisos heredados de las carpetas secundarias para que sean diferentes a los de las carpetas superiores. También puedes quitar los permisos de carpetas superiores desde una carpeta secundaria.

Elige con quién compartir contenido

Cómo compartir archivos con personas específicas
  1. Ve a drive.google.com.
  2. Selecciona la carpeta que quieras compartir.
  3. Selecciona Compartir Agregar responsable de aprobación .
  4. Ingresa la dirección de correo electrónico o el grupo de Google con el que quieres compartir la carpeta. Si usas una cuenta de trabajo o institución educativa, puedes compartir contenido con los destinatarios sugeridos.
    • Sugerencia: Para desactivar los destinatarios sugeridos, ve a la configuración de Drive Configuración. Desmarca “Mostrar los destinatarios sugeridos en el diálogo de uso compartido”.
  5. Para decidir qué rol tendrán las personas en tu carpeta, selecciona Lector, Comentarista o Editor.
  6. Si usas una cuenta de trabajo o institución educativa apta, haz clic en Agregar fecha de vencimiento para agregar una fecha de vencimiento.
    • Sugerencia: Las fechas de vencimiento de las carpetas están disponibles para los roles de Lector y Comentarista de Mi unidad.
  7. Elige si quieres notificar a las personas en cuestión.
    • Si quieres notificar a las personas que compartiste un elemento con ellas, marca la casilla junto a “Enviar notificaciones a las personas”. Si notificas a las personas, el correo electrónico incluirá todas las direcciones que ingreses. Si no quieres que se envíen notificaciones, desmarca la casilla.
  8. Selecciona Enviar o Compartir.
Cómo permitir el acceso general a la carpeta

Puedes decidir si la carpeta tendrá disponibilidad general o si estará restringida solo para las personas que tengan acceso a las carpetas. Si permites el acceso a todos los usuarios que tengan el vínculo, cualquier persona podrá abrir la carpeta.

  1. En tu computadora, ve a drive.google.com.
  2. Haz clic en la carpeta que deseas compartir.
  3. Haz clic en Compartir Agregar responsable de aprobación .
  4. En “Acceso general”, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  5. Elige quiénes pueden acceder a la carpeta.
    • Sugerencia: Si usas una Cuenta de Google que tengas por medio del trabajo o una institución educativa, puedes optar por compartir archivos y carpetas solo con un público específico, como tu departamento. Es posible que veas una descripción de cada público si colocas el cursor sobre el nombre del grupo.
  6. Para decidir qué rol tendrán las personas en tu carpeta, selecciona Lector, Comentarista o Editor.
Un grupo de personas específicas

Cómo compartir con un grupo de Google

Puedes compartir archivos y carpetas con grupos de Google en lugar de personas individuales. Cuando agregues o quites miembros del grupo, obtendrán o perderán acceso a los archivos y carpetas que el grupo puede ver o usar.

  1. Crea un grupo de Google.
  2. Agrega miembros al grupo.
  3. Comparte el archivo o carpeta con el grupo.

Nota: Los miembros del grupo deberán abrir el archivo o la carpeta desde una invitación o un vínculo antes de que aparezca en "Compartidos conmigo".

Cómo cambiar los permisos de las carpetas compartidas

Cómo editar, agregar comentarios o visualizar archivos compartidos

Cuando compartes una carpeta, los archivos y las subcarpetas se actualizan con la nueva configuración de uso compartido. Las personas con las que compartas la carpeta tendrán diferentes niveles de acceso a los archivos que se encuentren en ella, en función de los permisos que hayas otorgado:

  • Editor: Puede abrir, editar, borrar o mover cualquier archivo de la carpeta, así como agregar archivos a ella.
  • Comentarista: Puede hacer comentarios y sugerencias en los archivos de la carpeta, pero no modificar ni compartir sus elementos con otras personas.
  • Lector: Puede ver la carpeta y abrir todos sus archivos.

Después de compartir la carpeta, puedes cambiar cómo se comparten sus archivos.

Agrega una fecha de vencimiento
Cómo convertir a otra persona en propietaria de una carpeta

Cuando transfieres la propiedad de una carpeta, los archivos correspondientes conservan al propietario original. Para cambiar los propietarios de más de una carpeta, sigue estos pasos:

  1. En la computadora, ve a drive.google.com.
  2. Selecciona la carpeta cuyo propietario quieres cambiar.
    • Para seleccionar varias carpetas, mantén presionado Mayúsculas y haz clic en las carpetas que desees.
  3. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir Agregar responsable de aprobación .
  4. A la derecha del nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  5. Haz clic en Transferir la propiedad.
  6. Haz clic en .

Después de convertir a otra persona en propietaria de una carpeta, podrás editarla hasta que el nuevo propietario decida cambiar tu acceso.

Archivos borrados de carpetas compartidas

Cuando alguien borra un archivo de una carpeta compartida, solo el propietario puede acceder a él.

Para recuperar un archivo borrado de una carpeta compartida, sigue estos pasos:

  1. En tu computadora, ve a drive.google.com.
  2. En la parte superior, haz clic en Buscar en Drive.
  3. Escribe el nombre del archivo.
  4. Haz clic con el botón derecho en el archivo.
  5. Haz clic en Agregar a mi unidad Agregar a Mi unidad.

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