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Esto es lo que las personas pueden hacer con las carpetas después de que se las compartes:
- Organizar, agregar y editar: Si accedieron a una Cuenta de Google, pueden abrir, editar, borrar o mover cualquier archivo de la carpeta. También pueden agregar archivos a ella.
- Ver únicamente: Pueden ver la carpeta y abrir todos sus archivos.
Más información sobre el uso compartido de carpetas:
- Cuando compartes o cambias los permisos de una carpeta, sus archivos y subcarpetas se actualizan con los nuevos permisos de uso compartido para garantizar que la administración de permisos sea sencilla y que el acceso sea coherente.
- Todos los archivos y las carpetas que se encuentren dentro de una carpeta superior (así como los que se agreguen más adelante) heredan los permisos de esta.
- Si un archivo o una subcarpeta requiere permisos más restrictivos que su carpeta superior, debes crear una carpeta de acceso limitado. Obtén más información para limitar el acceso a las carpetas.
Elige con quién compartir contenido
- Ve a Google Drive.
- Selecciona la carpeta que quieras compartir.
- Selecciona Compartir
.
- Ingresa la dirección de correo electrónico o el grupo de Google con el que quieres compartir la carpeta. Si usas una cuenta de trabajo o institución educativa, puedes compartir contenido con los destinatarios sugeridos.
- Nota: Para desactivar los destinatarios sugeridos, ve a la configuración de Drive
. Desmarca “Mostrar los destinatarios sugeridos en el diálogo de uso compartido”.
- Nota: Para desactivar los destinatarios sugeridos, ve a la configuración de Drive
- Para decidir qué rol tendrán las personas en tu carpeta, selecciona Lector, Comentarista o Editor.
- Si usas una cuenta laboral o educativa apta, haz clic en Agregar fecha de vencimiento para agregar una fecha de vencimiento.
- Nota: Las fechas de vencimiento de las carpetas solo están disponibles para el rol de Lector.
- Elige si quieres notificar a las personas en cuestión.
- Si quieres notificar a las personas que compartiste un elemento con ellas, marca la casilla junto a “Enviar notificaciones a las personas”. Si notificas a las personas, el correo electrónico incluirá todas las direcciones que ingreses. Si no quieres que se envíen notificaciones, desmarca la casilla.
- Selecciona Enviar o Compartir.
.
. Desmarca “Mostrar los destinatarios sugeridos en el diálogo de uso compartido”.Sugerencias:
- Cuando actualizas los permisos de un elemento en Mi unidad, es posible que se te solicite que administres los permisos de la carpeta en la que se encuentra. Esto sucede si intentas darle a alguien menos acceso al elemento del que hereda de la carpeta superior.
- Esto garantiza un acceso coherente en toda la carpeta.
Cómo compartir archivos con un grupo de Google
En Google Drive, puedes compartir carpetas con Grupos de Google en lugar de personas específicas. Esto ocurre en las siguientes situaciones:
- Si agregas un miembro a un grupo: La persona obtendrá permiso para acceder a los archivos y carpetas del grupo.
- Si quitas a un miembro de un grupo: La persona perderá el permiso para acceder a los archivos y carpetas del grupo.
Sigue estos pasos para compartir una carpeta con tu Grupo de Google:
- Crea un Grupo de Google.
- Agrega miembros a tu grupo.
- Comparte la carpeta con el grupo.
Sugerencia: Antes de que una carpeta aparezca en la carpeta “Compartidos conmigo”, debes abrirla desde una invitación o un vínculo.
Cómo compartir contenido con un espacio de Chat
En Google Drive, puedes agregar carpetas que quieres compartir directamente a espacios de Chat o compartir vínculos a las carpetas de Google Drive.
Sigue estos pasos para compartir una carpeta con un espacio de Chat en Google Chat:
- En tu computadora, ve a Google Chat.
- Selecciona el espacio de Chat con el que quieres compartir la carpeta.
- En la parte inferior izquierda, haz clic en el menú Integración
Drive
.
- Selecciona la carpeta que quieres compartir con un espacio de Chat.
- Haz clic en Insertar.
Drive Sigue estos pasos para compartir una carpeta desde un vínculo en Google Drive:
- En tu computadora, ve a Google Drive.
- Haz clic con el botón derecho en la carpeta que quieres compartir con un espacio de Chat.
- Haz clic en Obtener vínculo
- Ve a Google Chat.
- Selecciona el espacio de Chat con el que quieres compartir la carpeta.
- En el campo de mensaje, pega el vínculo que copiaste.
Sugerencias:
- Cuando envías una carpeta a un espacio de Chat, aparece un mensaje para otorgar acceso.
- Si otorgas acceso a ese espacio de Chat, las personas que se unan más tarde también tendrán acceso a las carpetas compartidas.
- Cuando las personas abandonan un espacio de Chat, pierden acceso a las carpetas de ese espacio si no tienen acceso de uso compartido:
- Como individuo
- Como miembro de otro grupo
- Para otorgar acceso a la carpeta, debes tener acceso de edición a la carpeta que quieres compartir.
Puedes decidir si la carpeta estará disponible de forma general o si estará restringida solo para las personas que tengan acceso. Si permites el acceso a cualquier persona que tenga el vínculo, la carpeta no tendrá restricciones en cuanto a quiénes pueden acceder.
- En tu computadora, ve a Google Drive.
- Haz clic en la carpeta que quieres compartir.
- Haz clic en Compartir
- En “Acceso general”, haz clic en la flecha hacia abajo
.
- Elige quiénes pueden acceder a la carpeta.
- Sugerencia: Si usas una Cuenta de Google que tengas por medio del trabajo o una institución educativa, puedes compartir archivos y carpetas solo con un público específico, como tu departamento. Cuando coloques el cursor sobre el nombre del grupo, encontrarás una descripción de cada público.
- Para decidir qué rol tendrán las personas en tu carpeta, selecciona Lector, Comentarista o Editor.
.Cómo reducir o quitar los permisos en carpetas
Cuando reduces o quitas el permiso de una persona para acceder a una carpeta, el cambio se aplica a todos los archivos y subcarpetas que contiene.
Sin embargo, se conserva el nivel de acceso mayor que haya recibido alguien en un archivo específico de la carpeta (por ejemplo, si es Editor en un archivo de una carpeta en la que solo es Lector).
Si un archivo o una subcarpeta requiere permisos más restrictivos que su carpeta superior, debes crear una carpeta de acceso limitado. Obtén información para limitar el acceso a las carpetas y sugerencias para dejar de compartir tus archivos de Drive.
Cómo limitar el uso compartido de un archivo en una carpeta que no es de tu propiedad
Un archivo almacenado en una carpeta compartida tiene permisos de uso compartido iguales o superiores a los de la carpeta. Si no eres el propietario de la carpeta principal, tal vez no puedas cambiar estos parámetros de configuración.
Tienes estas opciones para controlar quiénes pueden ver tu archivo:
- Mover el archivo a una carpeta nueva o diferente. Si mueves el archivo a una carpeta de tu propiedad, podrás controlar su configuración de uso compartido.
- Usar una carpeta con acceso limitado. Obtén más información para limitar el acceso a las carpetas.
Si mueves el archivo, podrás asegurarte de que solo las personas que quieres que lo vean tengan acceso a él.
Cómo reducir los permisos de un archivo específico en una carpeta compartida
Cuando compartes una carpeta, todos los archivos que contiene se comparten con el mismo nivel de acceso (por ejemplo, Lector o Editor). No puedes otorgarle a alguien menos acceso a un archivo específico del que tiene a la carpeta en la que se encuentra.
Si intentas reducir o quitar el acceso de una persona a un solo archivo, se te pedirá que cambies los permisos de toda la carpeta superior.
Cómo cambiar los permisos de las carpetas compartidas
Cuando compartes una carpeta, los archivos y las subcarpetas se actualizan con la nueva configuración de uso compartido. Las personas con las que compartas la carpeta tendrán diferentes niveles de acceso a los archivos que se encuentren en ella, en función de los permisos que hayas otorgado:
- Editor: Puede abrir, editar, borrar o mover cualquier archivo de la carpeta, así como agregar archivos a ella.
- Comentarista: Puede hacer comentarios y sugerencias en los archivos de la carpeta, pero no modificar ni compartir sus elementos con otras personas.
- Lector: Puede ver la carpeta y abrir todos sus archivos.
Ciertos roles también pueden crear carpetas con acceso limitado dentro de una carpeta compartida. Esto te permite controlar quién puede acceder a subcarpetas o archivos específicos. Obtén más información para limitar el acceso a las carpetas.
Después de compartir la carpeta, puedes cambiar cómo se comparten sus archivos.
Cuando transfieres la propiedad de una carpeta, los archivos correspondientes conservan al propietario original. Para cambiar los propietarios de más de una carpeta, sigue estos pasos:
- En tu computadora, ve a drive.google.com.
- Selecciona la carpeta cuyo propietario quieres cambiar.
- Para seleccionar varias carpetas, mantén presionado Mayúsculas y haz clic en las carpetas que desees.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir
- A la derecha del nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia abajo
- Haz clic en Transferir la propiedad.
- Haz clic en Sí.
Después de convertir a otra persona en propietaria de una carpeta, podrás editarla hasta que el nuevo propietario decida cambiar tu acceso.
Cuando alguien borra un archivo de una carpeta compartida, solo el propietario puede acceder a él.
Para recuperar un archivo borrado de una carpeta compartida, sigue estos pasos:
- En tu computadora, ve a drive.google.com.
- En la parte superior, haz clic en Buscar en Drive.
- Escribe el nombre del archivo.
- Haz clic con el botón derecho en el archivo.
- Haz clic en Agregar a mi unidad
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