Bạn muốn dùng các tính năng nâng cao của Google Workspace cho doanh nghiệp của mình?
Dùng thử Google Workspace ngay hôm nay!
Sau đây là những việc mọi người có thể làm với một thư mục sau khi bạn chia sẻ thư mục đó với họ:
- Có thể sắp xếp, thêm và chỉnh sửa: Nếu đã đăng nhập vào Tài khoản Google, mọi người có thể mở, chỉnh sửa, xoá hoặc di chuyển bất kỳ tệp nào trong thư mục liên quan. Mọi người cũng có thể thêm tệp vào thư mục đó.
- Chỉ có thể xem: Mọi người có thể xem thư mục và mở tất cả tệp trong thư mục đó.
Tìm hiểu thêm về chế độ chia sẻ thư mục:
- Khi bạn chia sẻ hoặc thay đổi quyền đối với một thư mục bất kỳ, các tệp và thư mục con trong thư mục đó sẽ được cập nhật theo chế độ chia sẻ mới. Những tệp sau này được thêm vào thư mục sẽ kế thừa các quyền từ thư mục đó cùng với những quyền được thêm trực tiếp vào tệp.
- Nếu bạn chia sẻ hoặc ngừng chia sẻ những thư mục có nhiều tệp hoặc thư mục con, thì có thể mất chút thời gian trước khi tất cả các quyền thay đổi. Nếu bạn thay đổi nhiều quyền xem hoặc quyền chỉnh sửa cùng một lúc, thì có thể mất một lúc để nội dung thay đổi có hiệu lực.
Mẹo: Trong thời gian chờ đợi, để cấp cho cộng tác viên mới quyền truy cập vào thư mục, hãy sử dụng URL chia sẻ của một tệp được lồng sâu trong thư mục đó.
- Nếu có người tải tệp lên, tệp đó sẽ được tính vào dung lượng lưu trữ của người tải lên chứ không phải chủ sở hữu thư mục.
- Khi bạn quản lý các cấu trúc thư mục lớn, các quyền đối với thư mục con và thư mục mẹ có thể khác nhau. Bạn có thể thay đổi các quyền đối với thư mục con chứ không nhất thiết phải kế thừa quyền từ thư mục mẹ. Bạn cũng có thể xoá quyền đối với thư mục mẹ khỏi thư mục con.
Chọn người được chia sẻ
- Truy cập Google Drive.
- Chọn thư mục bạn muốn chia sẻ.
- Chọn biểu tượng Chia sẻ
.
- Nhập địa chỉ email hoặc nhóm trên Google Groups mà bạn muốn chia sẻ. Nếu sử dụng tài khoản công việc hoặc tài khoản trường học, thì bạn có thể chia sẻ với những người nhận được đề xuất.
- Mẹo: Để tắt tính năng đề xuất người nhận, hãy chuyển đến phần Cài đặt của Drive
. Bỏ đánh dấu ô "Hiện những người nhận được đề xuất trong hộp thoại chia sẻ".
- Mẹo: Để tắt tính năng đề xuất người nhận, hãy chuyển đến phần Cài đặt của Drive
- Để quyết định vai trò của người khác đối với thư mục của bạn, hãy chọn Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa.
- Nếu bạn sử dụng tài khoản công việc hoặc trường học, hãy nhấp vào Thêm ngày hết hạn để thêm ngày hết hạn.
- Mẹo: Những người có vai trò Người xem và Người nhận xét có thể dùng tính năng Ngày hết hạn trong thư mục Drive của tôi.
- Chọn thông báo cho mọi người.
- Nếu bạn muốn thông báo cho mọi người rằng bạn đã chia sẻ một mục với họ, hãy đánh dấu vào ô bên cạnh phần "Thông báo cho những người này". Nếu bạn thông báo cho mọi người, thì địa chỉ email bạn nhập sẽ được thêm vào email. Nếu bạn không muốn thông báo cho mọi người, hãy bỏ đánh dấu ô này.
- Chọn Gửi hoặc Chia sẻ.
.
. Bỏ đánh dấu ô "Hiện những người nhận được đề xuất trong hộp thoại chia sẻ".Mẹo: Khi bạn cập nhật quyền cho một mục mà bạn đang chia sẻ trong phần Drive của tôi, nếu người mà bạn đang chia sẻ chưa có quyền đối với thư mục chứa mục đó, thì bạn có thể chọn:
- Cập nhật quyền cho thư mục chứa mục đó
- Chỉ cập nhật quyền cho mục đó
Hầu hết người dùng chọn cập nhật quyền cho thư mục chứa mục đó để chia sẻ và quản lý thư mục dễ dàng hơn.
Chia sẻ với Google Group
Trong Google Drive, bạn có thể chia sẻ thư mục với Google Groups thay vì những người cụ thể. Khi bạn:
- Thêm thành viên vào nhóm: Người đó sẽ có quyền truy cập vào các tệp và thư mục trong nhóm.
- Xoá thành viên khỏi nhóm: Người đó sẽ mất quyền truy cập vào các tệp và thư mục trong nhóm.
Cách chia sẻ thư mục với Google Group:
- Tạo một Google Group.
- Thêm thành viên vào nhóm của bạn.
- Chia sẻ thư mục với nhóm của bạn.
Lưu ý: Trước khi một thư mục xuất hiện trong thư mục "Được chia sẻ với tôi" của bạn, bạn phải mở thư mục đó qua lời mời hoặc đường liên kết.
Chia sẻ với phòng Chat
Trong Google Drive, để chia sẻ thư mục với phòng Chat, bạn có thể thêm thư mục bạn muốn chia sẻ trực tiếp vào phòng Chat đó hoặc chia sẻ đường liên kết đến thư mục Google Drive.
Cách chia sẻ một thư mục với phòng Chat trong Google Chat:
- Trên máy tính, truy cập vào Google Chat.
- Chọn phòng Chat bạn muốn chia sẻ thư mục.
- Ở dưới cùng bên trái, nhấp vào trình đơn Tích hợp
Drive
.
- Chọn thư mục bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
- Nhấp vào Chèn.
Drive Cách chia sẻ một thư mục qua đường liên kết trong Google Drive:
- Trên máy tính, hãy truy cập vào Google Drive.
- Nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
- Nhấp vào Lấy đường liên kết
- Truy cập Google Chat.
- Chọn phòng Chat bạn muốn chia sẻ thư mục.
- Trong trường tin nhắn, dán đường liên kết bạn đã sao chép.
Lưu ý:
- Khi bạn gửi thư mục vào phòng Chat, lời nhắc cấp quyền truy cập sẽ xuất hiện.
- Nếu bạn cấp quyền truy cập cho phòng Chat đó, những người tham gia phòng Chat sau này cũng truy cập được vào các thư mục dùng chung.
- Khi rời khỏi phòng Chat, những người này sẽ mất quyền truy cập vào các thư mục trong phòng Chat đó nếu họ không có quyền chia sẻ:
- Với tư cách cá nhân
- Với tư cách thành viên của nhóm khác
- Để cấp quyền truy cập vào thư mục, bạn phải có quyền chỉnh sửa đối với thư mục mà bạn muốn chia sẻ.
Bạn có thể quyết định xem tất cả mọi người hay chỉ những người có quyền truy cập mới truy cập được vào thư mục của bạn. Nếu bạn cho phép bất kỳ ai có đường liên kết sẽ truy cập được, thì thư mục của bạn sẽ không hạn chế người truy cập.
- Trên máy tính, hãy truy cập vào Google Drive.
- Nhấp vào thư mục bạn muốn chia sẻ.
- Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ
- Trong phần "Quyền truy cập chung", hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống
.
- Chọn người có thể truy cập vào thư mục.
- Lưu ý: Nếu sử dụng Tài khoản Google cho công việc hoặc trường học, bạn có thể chọn chỉ chia sẻ tệp và thư mục với đối tượng cụ thể, chẳng hạn như phòng ban của bạn. Khi di chuột qua tên nhóm, bạn có thể tìm thấy nội dung mô tả về từng đối tượng.
- Để quyết định vai trò của người khác đối với thư mục của bạn, hãy chọn Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa.
.Thay đổi quyền chia sẻ của các thư mục dùng chung
Khi bạn chia sẻ một thư mục, các tệp và thư mục con bên trong sẽ được cập nhật theo chế độ cài đặt cách chia sẻ mới. Tuỳ thuộc vào cách bạn chia sẻ thư mục, những người bạn đã chia sẻ thư mục sẽ có quyền truy cập vào các tệp bên trong như sau:
- Người chỉnh sửa: Người dùng có thể mở, chỉnh sửa, xoá hoặc di chuyển bất kỳ tệp nào trong thư mục đó. Mọi người cũng có thể thêm tệp vào thư mục.
- Người nhận xét: Người dùng có thể đưa ra nhận xét và đề xuất cho các tệp trong thư mục, nhưng không thể chỉnh sửa hoặc chia sẻ các mục trong thư mục đó với người khác.
- Người xem: Người dùng có thể xem thư mục và mở tất cả tệp trong thư mục đó.
Sau khi chia sẻ thư mục, bạn có thể thay đổi cách các tệp bên trong được chia sẻ.
Khi bạn chuyển quyền sở hữu một thư mục, các tệp bên trong sẽ vẫn giữ chủ sở hữu ban đầu của thư mục. Cách thay đổi chủ sở hữu của nhiều thư mục:
- Trên máy tính, hãy truy cập vào drive.google.com.
- Chọn thư mục mà bạn muốn thay đổi chủ sở hữu.
- Để chọn nhiều thư mục, hãy giữ phím Shift và nhấp vào các thư mục bạn muốn.
- Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Chia sẻ
- Ở bên phải tên người bạn muốn thay đổi quyền, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống
- Nhấp vào Chuyển quyền sở hữu.
- Nhấp vào Có.
Sau khi đặt người khác làm chủ sở hữu thư mục, bạn có thể chỉnh sửa thư mục đến khi chủ sở hữu mới quyết định thay đổi quyền truy cập của bạn.
Khi ai đó xoá một tệp khỏi một thư mục dùng chung, thì chỉ chủ sở hữu mới có thể truy cập vào tệp đó.
Cách truy xuất một tệp đã bị xoá khỏi một thư mục dùng chung:
- Trên máy tính, hãy truy cập vào drive.google.com.
- Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần Tìm kiếm trong Drive.
- Nhập tên của tệp.
- Nhấp chuột phải vào tệp.
- Nhấp vào biểu tượng Thêm vào Drive của tôi
.
.