¿Quieres funciones de Google Workspace avanzadas para tu empresa?
Probar Google Workspace hoy mismo
Esto es lo que las personas pueden hacer con las carpetas después de que se las compartes:
- Organizar, agregar y editar: Si accedieron a una Cuenta de Google, pueden abrir, editar, borrar o mover cualquier archivo de la carpeta. También pueden agregar archivos a ella.
- Ver únicamente: Pueden ver la carpeta y abrir todos sus archivos.
Más información sobre el uso compartido de carpetas:
- Cuando compartes o cambias los permisos de una carpeta, los archivos y las subcarpetas se actualizan con la nueva configuración de uso compartido. Los archivos que se agreguen más adelante a la carpeta heredarán sus permisos, además de los permisos agregados directamente a los archivos.
- Si compartes o dejas de compartir carpetas con muchos archivos o subcarpetas, es posible que pase un tiempo hasta que cambien todos los permisos. Si cambias muchos permisos de edición o lectura a la vez, es posible que los cambios tarden en reflejarse.
Sugerencia: Mientras tanto, para proporcionar acceso a las carpetas a nuevos colaboradores, usa la URL de uso compartido de un archivo profundamente anidado en ellas.
- El espacio de almacenamiento se le descuenta a la persona que subió el archivo, no al propietario de la carpeta.
- Cuando administras estructuras de carpetas grandes, los permisos de las carpetas secundarias y superiores pueden ser diferentes. Puedes anular los permisos heredados de las carpetas secundarias para que sean diferentes a los de las carpetas superiores. También puedes quitar los permisos de carpetas superiores desde una carpeta secundaria.
Cómo compartir carpetas
Cómo compartir archivos con personas específicas- En tu iPhone o iPad, abre la app de Google Drive.
- Selecciona la carpeta que quieras compartir.
- Selecciona Compartir
.
- Ingresa la dirección de correo electrónico o el Grupo de Google con el que quieres compartir la carpeta.
- Para decidir qué rol tendrán las personas en tu carpeta, selecciona Lector, Comentarista o Editor.
- Elige si quieres notificar a las personas en cuestión.
- Si quieres notificar a las personas que compartiste un elemento con ellas, marca la casilla junto a “Enviar notificaciones a las personas”. Si notificas a las personas, el correo electrónico incluirá todas las direcciones que ingreses. Si no quieres que se envíen notificaciones, desmarca la casilla.
- Presiona Enviar
.
.
.Nota: Cuando actualizas los permisos de un elemento que compartes desde Mi unidad, si la persona con la que compartes el contenido aún no tiene permisos para la carpeta que contiene ese elemento, puedes optar por hacer lo siguiente:
- Actualizar los permisos de la carpeta que contiene ese elemento
- Actualizar los permisos únicamente para el elemento en sí
La mayoría de los usuarios opta por actualizar la carpeta que contiene ese elemento para facilitar el uso compartido y la administración de carpetas.
Cómo compartir con un Grupo de Google
En Google Drive, puedes compartir carpetas con Grupos de Google en lugar de personas específicas. Esto ocurre en las siguientes situaciones:
- Si agregas un miembro a un grupo: La persona obtendrá permiso para acceder a los archivos y carpetas del grupo.
- Si quitas a un miembro de un grupo: La persona perderá el permiso para acceder a los archivos y carpetas del grupo.
Sigue estos pasos para compartir una carpeta con tu Grupo de Google:
- Crea un Grupo de Google.
- Agrega miembros a tu grupo.
- Comparte la carpeta con el grupo.
Sugerencia: Antes de que una carpeta aparezca en la carpeta “Compartidos conmigo”, debes abrirla desde una invitación o un vínculo.
Decide si la carpeta estará disponible para cualquier usuario o si estará restringida solo para las personas que tengan acceso. Si permites el acceso a todos los usuarios que tengan el vínculo, cualquier persona podrá abrir la carpeta.
- En tu iPhone o iPad, abre la app de Google Drive.
- Junto al nombre de la carpeta, presiona Más
.
- Presiona Administrar acceso.
- En “Acceso general”, presiona la flecha hacia la derecha.
- Elige quiénes pueden acceder al archivo.
- Sugerencia: Si usas una Cuenta de Google de trabajo o de institución educativa, puedes compartir archivos y carpetas solo con un público específico, como tu departamento.
- Para elegir el rol que tendrán las personas en tu carpeta, selecciona una opción.
- Selecciona si las personas pueden encontrar la carpeta en los resultados de búsqueda.
- Presiona Atrás.
.Cómo cambiar los permisos de las carpetas compartidas
Edición, comentarios y visualización de archivos compartidosCuando compartas una carpeta, los archivos y subcarpetas correspondientes tendrán el mismo estado que ella:
- Editor: Puede abrir, editar, borrar o mover cualquier archivo de la carpeta, así como agregar archivos a ella.
- Comentarista: Puede hacer comentarios y sugerencias en los archivos de la carpeta, pero no modificar ni compartir sus elementos con otras personas.
- Lector: Puede ver la carpeta y abrir todos sus archivos.
Si quieres cambiar cómo se comparten archivos específicos, puedes hacerlo después de compartir la carpeta.
Para transferir la propiedad de una carpeta, ve a drive.google.com en una computadora.
Cuando alguien borre un archivo de una carpeta compartida, todos perderán acceso a él, menos el propietario del archivo.