¿Quieres usar funciones avanzadas de Google Workspace en tu empresa?
Prueba Google Workspace hoy mismo
Cuando compartes una carpeta con otras personas, estas pueden:
- Organizar, añadir y editar: si han iniciado sesión en una cuenta de Google, pueden abrir, editar, eliminar o mover los archivos de la carpeta. También pueden añadir archivos.
- Tener acceso de solo lectura: pueden ver la carpeta y abrir todos sus archivos.
Más información sobre cómo compartir carpetas:
- Cuando compartes o cambias permisos en una carpeta, se actualizan las opciones para compartir de los archivos y las subcarpetas que contiene. Los archivos que se añadan a una carpeta más adelante heredarán los permisos de esa carpeta, además de los que se hayan añadido directamente a ellos.
- Si compartes o dejas de compartir carpetas que incluyan una gran cantidad de archivos o subcarpetas, puede que todos los cambios de permisos tarden algún tiempo en reflejarse. Si modificas muchos permisos de edición o de visualización a la vez, es posible que pase algún tiempo hasta que puedas ver los cambios.
Nota: Entre tanto, si quieres dar acceso a una carpeta a nuevos colaboradores, utiliza la URL para compartir de un archivo que esté profundamente anidado en ella.
- El espacio de almacenamiento se descuenta de la persona que ha subido el archivo, no del propietario de la carpeta.
- Al gestionar estructuras grandes de carpetas, los permisos de las carpetas superiores y secundarias pueden ser diferentes. Puedes anular los permisos heredados de las carpetas secundarias para que sean diferentes a los de la carpeta superior. También puedes quitar los permisos de carpetas superiores desde una carpeta secundaria.
Elegir con quién compartir contenido
- Ve a Google Drive.
- Selecciona la carpeta que quieras compartir.
- Selecciona Compartir
.
- Introduce la dirección de correo o el grupo de Google con los que quieras compartir la carpeta. Si utilizas una cuenta de trabajo o de centro educativo, puedes compartirla con los destinatarios sugeridos.
- Nota: Para desactivar los destinatarios sugeridos, ve a la configuración de Drive
. Desmarca la casilla "Mostrar destinatarios sugeridos en el cuadro de diálogo para compartir".
- Nota: Para desactivar los destinatarios sugeridos, ve a la configuración de Drive
- Para decidir el rol que tendrán los usuarios en la carpeta, selecciona Lector, Comentador o Editor.
- Si usas una cuenta de trabajo o de centro educativo, haz clic en Añadir caducidad para incluir una fecha de vencimiento.
- Nota: Las fechas de vencimiento de las carpetas están disponibles para los roles Lector y Comentador en Mi unidad.
- Decide si quieres notificar a los usuarios.
- Si quieres avisarles de que les has compartido un elemento, marca la casilla junto a "Notificar a los usuarios". Si quieres que reciban una notificación, todas las direcciones de correo que introduzcas se incluirán en el correo. Si no quieres notificar a los usuarios, desmarca la casilla.
- Selecciona Enviar o Compartir.
.
. Desmarca la casilla "Mostrar destinatarios sugeridos en el cuadro de diálogo para compartir".Nota: Al actualizar los permisos de un elemento que compartes desde Mi unidad, si la persona con la que lo compartes aún no tiene permisos para acceder a la carpeta que contiene ese elemento, puedes elegir entre estas opciones:
- Actualizar los permisos de la carpeta que contiene ese elemento
- Actualizar solo los permisos del elemento en sí
La mayoría de los usuarios deciden actualizar la carpeta que contiene ese elemento porque facilita el uso compartido y la gestión de carpetas.
Compartir contenido con un grupo de Google
En Google Drive, puedes compartir carpetas con grupos de Google en vez de usuarios específicos. Cuando:
- Añades un miembro a un grupo: esa persona obtiene permiso para acceder a los archivos y las carpetas que tiene el grupo.
- Quitas un miembro de un grupo: esa persona pierde el permiso para acceder a los archivos y las carpetas que tiene el grupo.
Para compartir una carpeta con tu grupo de Google, haz lo siguiente:
- Crea un grupo de Google.
- Añade miembros a tu grupo.
- Comparte la carpeta con tu grupo.
Nota: Para que la carpeta aparezca en "Compartido conmigo", primero debes abrirla desde una invitación o un enlace.
Compartir con un espacio de Chat
En Google Drive, para compartir carpetas con un espacio de Chat, puedes añadirlas directamente a ese espacio de Chat o compartir un enlace a esas carpetas de Google Drive.
Para compartir una carpeta con un espacio de Chat en Google Chat, sigue estos pasos:
- En tu ordenador, accede a Google Chat.
- Selecciona el espacio de Chat con el que quieras compartir la carpeta.
- En la parte inferior izquierda, haz clic en el menú de integración
Drive
.
- Selecciona la carpeta que quieras compartir con un espacio de Chat.
- Haz clic en Insertar.
Drive Para compartir una carpeta desde un enlace en Google Drive, sigue estos pasos:
- En un ordenador, ve a Google Drive.
- Haz clic con el botón derecho en la carpeta que quieras compartir con un espacio de Chat.
- Haz clic en Obtener enlace
- Ve a Google Chat.
- Selecciona el espacio de Chat con el que quieras compartir la carpeta.
- En el campo del mensaje, pega el enlace que has copiado.
Notas:
- Cuando envías una carpeta a un espacio de Chat, aparece un mensaje para conceder acceso.
- Si das acceso a ese espacio de Chat, los usuarios que se unan a él más adelante también podrán acceder a las carpetas compartidas.
- Cuando alguien abandona un espacio de Chat, pierde el acceso a las carpetas de ese espacio si no tiene permiso para compartir:
- Como usuario independiente
- Como miembro de otro grupo
- Para dar acceso a la carpeta, debes tener permiso para editarla.
Puedes decidir si tu carpeta estará disponible para todos los usuarios o solo para quienes tengan acceso. Si permites el acceso a cualquiera que tenga el enlace, todos podrán acceder a la carpeta.
- En un ordenador, ve a Google Drive.
- Haz clic en la carpeta que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir
- En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo
.
- Elige quién puede acceder a la carpeta.
- Nota: Si utilizas una cuenta de Google de trabajo o de centro educativo, puedes compartir los archivos y las carpetas con una audiencia concreta, como tu departamento. Si colocas el cursor sobre el nombre del grupo, se muestra una descripción de cada audiencia.
- Para decidir el rol que tendrán los usuarios en la carpeta, selecciona Lector, Comentador o Editor.
.Cambiar los permisos para compartir de las carpetas compartidas
Cuando compartes una carpeta, se actualizan las opciones para compartir de los archivos y las subcarpetas que contiene. Las personas con las que hayas compartido la carpeta tendrán acceso a los archivos según los roles que hayas definido:
- Editor: los usuarios pueden abrir, editar, eliminar o mover los archivos de la carpeta. También pueden añadir archivos.
- Comentador: los usuarios pueden hacer comentarios y sugerencias en los archivos de la carpeta, pero no pueden cambiar ni compartir los elementos que contenga con otros usuarios.
- Lector: los usuarios pueden ver la carpeta y abrir todos los archivos incluidos en ella.
Una vez que hayas compartido la carpeta, podrás cambiar cómo se comparten sus archivos.
Al transferir la propiedad de una carpeta, la persona propietaria de los archivos seguirá siendo la misma. Para cambiar los propietarios de varias carpetas:
- Ve a drive.google.com en un ordenador.
- Selecciona la carpeta cuyos propietarios quieras cambiar.
- Para seleccionar varias carpetas, mantén pulsada la tecla Mayús y haz clic en las carpetas que quieras.
- Arriba a la derecha, haz clic en Compartir
- A la derecha del nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia abajo
- Haz clic en Transferir propiedad.
- Haz clic en Sí.
Cuando conviertes a otra persona en propietaria de una carpeta, puedes seguir editándola hasta que el nuevo propietario decida cambiar el tipo de acceso que tienes.
Cuando se elimina un archivo de una carpeta compartida, solo la persona propietaria puede acceder a él.
Para recuperar un archivo eliminado de una carpeta compartida:
- Ve a drive.google.com en un ordenador.
- En la parte superior, haz clic en Buscar en Drive.
- Escribe el nombre del archivo.
- Haz clic con el botón derecho en el archivo.
- Haz clic en Añadir a Mi unidad
.
.