Límites de tamaño de los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones de Google

Los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones que crees tienen algunos límites, al igual que los archivos que subas. Por ejemplo, los archivos que crees o subas que tengan más de 5 TB no se podrán ver en Google Drive. También hay límites específicos por tipo de archivo, según se detalla a continuación.

Límites de tamaño

Documentos: 1.024.000 caracteres, independientemente del número de páginas o del tamaño de fuente. Los documentos subidos que se conviertan al formato de documentos de Google no pueden tener más de 50 MB. Si usas la versión antigua de Drive, no puedes convertir documentos de más de 10 MB.

Hojas de cálculo: dos millones de celdas. Si no aparece una marca de verificación verde en la parte inferior de la hoja de cálculo, significa que estás usando la versión antigua de Hojas de cálculo y que los límites son diferentes, según se muestra en la sección desplegable de más abajo.

Limitaciones de tamaño de hojas de cálculo en la versión antigua de Hojas de cálculo

Si estás a punto de exceder los límites de tamaño de las hojas de cálculo de Google, aparecerá un mensaje en la parte superior de la hoja de cálculo indicando a qué límite estás a punto de llegar.

  • Número de celdas: 400.000 celdas en total, sumando todas las hojas
  • Número de columnas: 256 columnas por hoja
  • Número de fórmulas: 40.000 celdas con fórmulas, sumando todas las hojas
  • Número de pestañas: 200 hojas por libro de trabajo
  • Fórmulas GoogleFinance: 1.000 fórmulas GoogleFinance
  • Fórmulas ImportRange: 50 fórmulas con referencias cruzadas entre libros
  • Fórmulas de ImportData, ImportHtml, ImportFeed o ImportXML: 50 funciones para datos externos
Las hojas de cálculo también tienen límites generales de almacenamiento. Algunas hojas de cálculo pueden superarlos antes de alcanzar el límite de 400.000 celdas, en particular si las distintas celdas contienen mucho texto. En tales casos, la hoja de cálculo entrará en modo de solo lectura para evitar la pérdida de datos.

Límites de tamaño de formularios de Google

Estos límites de tamaño también afectan a las hojas de cálculo que recogen respuestas de formularios (por ejemplo, cuando envías una encuesta). Para determinar el número de respuestas que se pueden administrar con un formulario, ten en cuenta el número de preguntas del formulario y el número de celdas que contienen otros datos.

Cálculos complejos

Las hojas de cálculo de Google también tienen límites de complejidad. Cada vez que se actualiza una celda, se vuelven a calcular todas las celdas relacionadas. Si la fórmula se complica o se tarda demasiado tiempo en realizar el cálculo, se superará el tiempo máximo de espera de la hoja de cálculo.

Las fórmulas que aumentan la complejidad de una hoja de cálculo incluyen:

  • VLOOPUP, QUERY, SUMIF y muchas otras fórmulas similares que tengan como entrada un intervalo grande de celdas.
  • Las fórmulas volátiles (por ejemplo: NOW, RAND, OFFSET, INDIRECT) se vuelven a calcular cada vez que se modifica la hoja de cálculo. Si hay muchas fórmulas que dependen de celdas con fórmulas volátiles, se volverán a calcular cada vez que se editen, lo cual puede ralentizar la hoja de cálculo.
  • Las fórmulas basadas en la importación (por ejemplo: IMPORTRANGE) se vuelven a calcular periódicamente y aumentan la complejidad.

Gestionar los umbrales de complejidad

Si el cálculo de una hoja de cálculo tarda varios segundos en realizarse, aparecerá un mensaje de advertencia en la parte superior de la pantalla. Esta advertencia significa que, si ha aumentado la complejidad de la hoja de cálculo, es posible que las fórmulas muestren errores o tarden mucho tiempo en calcularse. Para eliminar esta advertencia, puedes reducir la complejidad de la hoja de cálculo siguiendo los consejos que se indican a continuación.

Superar los umbrales de complejidad

Si una hoja de cálculo supera los umbrales de complejidad, aparecerá un mensaje de error en la parte superior de la pantalla. Las celdas que no se hayan terminado de calcular después de varios segundos aparecerán con errores; sin embargo, seguirán calculándose en segundo plano y finalmente se actualizarán con los valores correctos. Estos cálculos pueden tardar varios minutos en función del tamaño de la hoja de cálculo.

Recuerda que cada vez que se actualiza una celda, todas las celdas que dependen de ella se vuelven a calcular. Esto significa que los cambios realizados en una única celda pueden provocar que se vuelva a calcular toda la hoja de cálculo. En algunos casos, esta acción puede tardar varios minutos. Para evitar superar el umbral de complejidad, retrocede y modifica los cambios recientes realizados en la hoja de cálculo, siguiendo los consejos que se indican a continuación, para reducir la complejidad.

Consejos y trucos

  • Intenta dividir una hoja de cálculo grande en varias más pequeñas.
  • Minimiza el número de fórmulas complejas. Consulta la lista de arriba para ver ejemplos de funciones que aumentan la complejidad.
  • Después de obtener puntos de datos por medio de fórmulas complejas, intenta copiarlos y pegarlos como "solo los valores".
    1. Selecciona los valores y cópialos.
    2. Ve al menú Editar.
    3. Coloca el ratón sobre "Pegado especial".
    4. Selecciona "Pegar solo los valores".
  • Minimiza el número de celdas que dependen de:
    1. muchas otras celdas,
    2. celdas con fórmulas complejas,
    3. celdas frecuentemente cambiadas.

Presentaciones: las presentaciones creadas en Presentaciones de Google pueden tener hasta 100 MB. Las presentaciones subidas que se conviertan al formato de Google pueden tener también hasta 50 MB.

Dibujos: hasta ahora, ningún usuario ha creado un dibujo que fuera demasiado grande (pero no te lo tomes como un desafío).

Otros archivos: los archivos que subas pero que no conviertas al formato de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google pueden tener hasta 5 TB cada uno.

Entre Google Drive, Gmail y Fotos de Google+, cada usuario recibe 15 GB de espacio gratuito, y también puedes comprar almacenamiento adicional.

Disminuir el tamaño de archivo

La mejor forma de disminuir el tamaño del archivo y ahorrar espacio en disco consiste en comprimir las imágenes del documento. Al comprimir las imágenes, se reduce el volumen de detalle de la imagen y sus dimensiones. Existen varias herramientas gratuitas y de pago para optimizar y comprimir imágenes fácilmente que están disponibles para el público online.

Matt es un experto en Documentos y en Drive, y es el autor de esta página de ayuda. Envíale tus comentarios sobre la página a continuación.

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