你可以與任何人共用你儲存在 Google 雲端硬碟中的檔案和資料夾。
透過 Google 雲端硬碟與他人共用檔案時,您可以指定共用對象可否編輯檔案、加上註解,或只能檢視檔案。透過 Google 雲端硬碟共用內容時,請遵守《Google 雲端硬碟計畫政策》。
步驟 1:找到要共用的檔案
共用單一檔案
提示:如果開啟的文件有待處理的共用要求,畫面右上方的「共用」圖示旁會顯示一個圓點 。
- 在電腦上前往 Google 雲端硬碟、文件、試算表或簡報。
- 按一下要共用的檔案。
- 按一下「共用」圖示 。
- 在電腦上前往 drive.google.com。
- 按住鍵盤上的 Shift 鍵,並選取兩個以上的檔案。
- 按一下右上角的「共用」圖示 。
Google 表單提供的共用選項與其他類型的檔案不同。
步驟 2:選擇共用對象及對方的檔案操作權限
與特定使用者共用重要注意事項:如果你使用的是公司或學校專用的 Google 帳戶,可能無法與機構外部人員共用檔案。
- 透過電腦前往 Google 雲端硬碟。
- 選取要共用的檔案 按一下「共用」圖示 。
- 輸入共用對象的電子郵件地址。 如果你使用的是公司或學校帳戶,則可以選擇建議的收件者做為共用對象。
- 提示:如要停用建議的收件者功能,請前往雲端硬碟設定 ,取消勾選「在共用對話方塊中顯示建議的收件者」。
- 決定對方可以對你的檔案執行哪些操作。請選取其中一個:
- 檢視者
- 加註者
- 編輯者
- 如果你使用的是符合條件的公司或學校帳戶,請按一下「新增到期日」來新增存取權的到期日。
- 共用檔案時,每個電子郵件地址都會收到電子郵件。
- 選用步驟:新增通知電子郵件訊息。
- 如果不想通知共用對象,請取消勾選這個方塊。
- 按一下「傳送」或「共用」。
提示:如果你透過「我的雲端硬碟」與他人共用檔案,但共用對象沒有相關權限,你可以透過以下方式更新該檔案的權限:
- 更新檔案所在資料夾的權限
- 僅更新該檔案的權限
與 Google 群組共用
你可以與 Google 網路論壇群組 (而非特定使用者) 共用檔案。如果你:
- 新增群組成員:該使用者即可取得該群組擁有的檔案和資料夾存取權限。
- 移除群組成員:該使用者即失去該群組擁有的檔案和資料夾存取權限。
如何與 Google 群組共用檔案:
- 建立 Google 網路論壇群組。
- 新增群組成員。
- 與群組共用檔案。
提示:你必須先透過邀請函或連結開啟共用的檔案,該檔案才會顯示在「與我共用」專區中。
與 Chat 聊天室共用
如要與 Chat 聊天室共用檔案,你可以將要共用的檔案新增至該 Chat 聊天室。
如何將雲端硬碟檔案新增至 Chat 聊天室:
方法 1:
- 透過電腦前往 Google Chat。
- 選取你要與其共用檔案的 Chat 聊天室。
- 依序按一下左下方的「整合選單」圖示 >「雲端硬碟」圖示 。
- 選取要與 Chat 聊天室共用的檔案。
- 按一下「插入」。
方法 2:
- 透過電腦前往 Google 雲端硬碟。
- 在你要與 Chat 聊天室共用的檔案上按一下滑鼠右鍵。
- 依序按一下「共用」圖示 >「複製連結」圖示 。
- 前往 Google Chat。
- 選取你要與其共用檔案的 Chat 聊天室。
- 在訊息欄位中貼上你剛才複製的連結。
提示:
- 將檔案連結傳送至 Chat 聊天室後,畫面上會顯示授予存取權的提示訊息。
- 如果將存取權授予該 Chat 聊天室,後來加入該聊天室的使用者也會取得該共用檔案的存取權。
- 使用者離開 Chat 聊天室後,如果沒有以下共用權限,就會失去該 Chat 聊天室擁有的檔案存取權:
- 以個人身分取得的共用權限
- 以其他群組成員身分取得的共用權限
- 如要授予檔案存取權,你必須擁有該檔案的編輯權限。
請參閱這篇文章,進一步瞭解其他使用者如何查看、編輯檔案,或為檔案加上註解。
與會議參與者共用
如果你是檔案擁有者或編輯者,則可以與會議參與者共用檔案:
-
透過電腦前往 Google 雲端硬碟。
- 選取要共用的檔案,然後按一下「共用」。
- 輸入你要與參與者共用檔案的會議名稱。
- 決定檔案共用者的使用權限。請選取其中一個:
- 檢視者
- 加註者
- 編輯者
- 選擇是否要將檔案附加至會議邀請函。
- 共用檔案時,你輸入的每個電子郵件地址都會收到一封通知郵件。
- 選用步驟:輸入要新增至通知電子郵件中的訊息。
- 如果不想通知共用對象,請取消勾選這個方塊。
- 按一下「傳送」或「共用」。
你可以選擇要開放檔案供所有人存取,或只讓擁有存取權的使用者存取檔案。如果開放檔案供任何知道連結的使用者存取,則資料夾不會限制存取權。
- 選取你要共用的檔案。
- 按一下「共用」或「共用」圖示 。
- 按一下「一般存取權」下方的向下箭頭 。
- 選擇有權存取該檔案的使用者。
- 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色,藉此指定對方會取得檔案的何種存取權。
- 按一下「完成」。
- 選取要共用的檔案。
- 按一下「共用」或「共用」圖示 。
- 按一下「一般存取權」下方的向下箭頭 。
- 選擇「知道連結的使用者」。
- 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色,藉此指定對方會取得何種存取權。
- 按一下「複製連結」。
- 按一下「完成」。
- 將連結貼到電子郵件內,或貼到你要分享連結的任何地方。
未登入 Google 帳戶的使用者會以匿名顯示的動物圖像出現在檔案中。進一步瞭解匿名顯示的動物圖像。
與大量使用者共用檔案及協同合作
重要事項:
- Google 文件、試算表或簡報檔案無論何時最多只能在 100 個分頁或裝置中開啟供使用者編輯。 如果同時有超過 100 個開啟的檔案例項,則只有擁有者和部分具備編輯權限的使用者可以編輯檔案。
- 一個檔案最多只能與 600 個個別電子郵件地址共用。
如何與廣大目標對象共用檔案及協同合作:
發布檔案
- 如要讓多位使用者開啟檔案,只需發布檔案並建立連結,然後將連結提供給需要存取檔案的使用者即可。你可以將編輯權限授予需要編輯檔案或在檔案中加註的使用者。請參閱這篇文章,瞭解如何發布檔案。
- 若發布檔案,則根據您的帳戶設定,網路上任何人、貴機構中任何人,或貴機構中某一群人就能夠查看該檔案。因此發布私人或機密資訊時,請格外謹慎。
- 重要事項:如果你使用的是公司或學校帳戶,則系統管理員可以限制有誰能存取發布的檔案。如果你是系統管理員,請參閱這篇文章,瞭解如何控管哪些人可以將文件發布到網路。
- 如要從網路上移除某個檔案,您必須停止發布該檔案。瞭解如何停止發布檔案。
- 如要停止與協作者共用檔案,請參閱這篇文章,瞭解如何變更共用權限。
透過 Google 協作平台建立網站
- 透過 Google 協作平台建立網站,與多位使用者分享資訊。你可以在網站上嵌入文件、試算表和簡報,供大量使用者存取。請參閱這篇文章,瞭解如何在網站上嵌入文件。
- 如果您預估網站的流量會很高,請先在 Google 文件、試算表或簡報中發布您的文件,然後再將發布的網址嵌入到 Google 協作平台中。瞭解如何發布檔案。
使用 Google 表單收集意見回饋
- 如需收集大量資訊,請建立 Google 表單。系統會將回覆記錄在 Google 試算表中。請只將編輯權限授予需要處理回覆內容的使用者。如要讓超過 100 位使用者能夠開啟回覆內容,請將試算表發布到網路上並建立連結,然後將連結提供給需要存取權的使用者。請參閱這篇文章,瞭解如何發布檔案。
修正與很多使用者共用文件的問題
如果您的文件有多人共用,當文件停止運作或無法快速更新時,請嘗試以下疑難排解提示:
- 與其讓使用者在文件或試算表中加註,不妨建立 Google 表單來收集意見回饋。瞭解如何建立 Google 表單。
- 如果要建立文件副本,請不要包含已解決的註解和建議。瞭解如何建立副本。
- 刪除舊資訊或將資料移至新文件。
- 要求具有存取權的使用者在未使用文件時關閉文件。
- 僅在發布的文件中包含最重要的資訊;較短的文件載入速度會較快。
- 減少擁有文件編輯權限的使用者人數。
- 如果要從多份文件收集資訊,請建立一份僅限存取的新文件來與大量使用者共用。
限制檔案共用方式
指定共用對象的檢視、加註或編輯權限與他人共用檔案時,你可以設定對方的存取層級:
- 檢視者:使用者可以存取檔案,但無法變更檔案內容或與他人共用檔案。
- 加註者:使用者可以在檔案中加上註解和建議,但無法變更檔案內容或與他人共用檔案。
- 編輯者:使用者可以變更檔案、接受或拒絕建議,也可以與他人共用檔案。
您可以開放檔案供廣泛存取。由公司/學校管理的 Google 帳戶和一般 Gmail 個人帳戶的共用選項會有所不同。
- 公開:任何人都可以在 Google 上搜尋及存取您的檔案,甚至無需登入他們的 Google 帳戶。
- 任何知道連結的使用者:使用者不必登入自己的 Google 帳戶,只要取得檔案連結即可使用您的檔案。
- 限制:只有具備存取權的使用者才能開啟檔案。