Cómo dejar de compartir, limitar o modificar el uso compartido

               

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Después de compartir un archivo, puedes dejar de hacerlo en cualquier momento. También puedes controlar si las personas con las que lo compartiste pueden modificarlo o compartirlo.

Sugerencias:

• Cuando actualizas los permisos de un elemento en Mi unidad, es posible que se te solicite que administres los permisos de la carpeta en la que se encuentra. Esto sucede si intentas darle a alguien menos acceso al elemento del que hereda de la carpeta superior.
• Esto garantiza un acceso coherente en toda la carpeta.

Cómo dejar de compartir un archivo

Importante:

• Si compartes un archivo con otras personas, el propietario y cualquier usuario con acceso de edición pueden cambiar sus permisos de uso compartido y compartirlo.
• Si no quieres que nadie acceda a tu archivo de manera pública, deja de publicarlo.
• Si quitas o reduces el acceso de una persona que tiene acceso a la carpeta del elemento, el permiso se quita o cambia para toda la carpeta.

Cómo saber quién tiene acceso a un archivo

1. En tu computadora, busca en Google Drive el archivo o la carpeta.
2. Para saber si se compartió un archivo o una carpeta, haz lo siguiente:
   • Haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta.
   • En el lado derecho del archivo, haz clic en Más .
   • Haz clic en Información del archivo Detalles.
3. Se abrirá un panel que muestra quién es el propietario del archivo y quién tiene acceso a él.
4. Si tienes permiso para realizar cambios, haz clic en Administrar acceso.

Cómo dejar de compartir un archivo o una carpeta

1. Busca el archivo o la carpeta en los siguientes lugares:
   • Google Drive
   • Documentos de Google
   • Hojas de cálculo de Google
   • Presentaciones de Google
2. Abre o selecciona el archivo o la carpeta.
3. Haz clic en Compartir o Compartir .
4. Busca a la persona con quien deseas dejar de compartir.
5. A la derecha del nombre, haz clic en la flecha hacia abajo Quitar el acceso.
6. Haz clic en Guardar.

Cómo restringir el acceso general a un archivo o una carpeta

Si cambias el acceso general de un elemento a Restringido, solo las personas que tengan acceso podrán abrir el archivo. Esto anula los permisos heredados de la carpeta superior.

1. Busca el archivo o la carpeta en Google Drive, Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google.
2. Abre o selecciona el archivo o la carpeta.
3. Haz clic en Compartir  o Compartir   Copiar vínculo .
4. En “Acceso general”, haz clic en la flecha hacia abajo .
5. Selecciona Restringido.
6. Haz clic en Listo.

Cómo borrar un archivo compartido

Si borras un archivo compartido de tu propiedad, ten en cuenta lo siguiente:

• Las personas que tengan permiso para ver, comentar o editar el archivo podrán copiarlo hasta que lo borres definitivamente.
• Para borrar el archivo definitivamente, haz clic en el archivo en la papelera y, luego, en Eliminar definitivamente . Obtén más información sobre cómo borrar archivos.

Si borras un archivo compartido que no te pertenece, ten en cuenta lo siguiente:

• Se quitará de tu unidad de Drive, pero otros colaboradores aún podrán acceder a él.
• Para recuperar el archivo, abre un vínculo al elemento  Archivo Agregar a Mi unidad.

Cómo limitar la forma en que se comparten tus archivos

Cómo evitar que los usuarios descarguen, impriman o copien tu archivo

Si tienes la propiedad de un archivo, puedes seguir estos pasos para que los usuarios no puedan imprimirlo, copiarlo ni descargarlo:

1. Busca el archivo o la carpeta en los siguientes lugares:
   • Google Drive
   • Documentos de Google
   • Hojas de cálculo de Google
   • Presentaciones de Google
2. Selecciona uno o más archivos para limitar la forma de compartirlos.
3. Haz clic en Compartir o Compartir .
4. En la esquina superior derecha, haz clic en Configuración .
5. En “Personas que pueden descargar, imprimir y copiar”, marca las casillas que correspondan a los roles de usuario que quieras permitir.

Si eliges el rol “Editores”, el comportamiento de copiar y pegar en los documentos seleccionados cambia a lo siguiente:

• Los usuarios pueden copiar y pegar contenido del documento dentro del documento.
• Los usuarios pueden copiar y pegar contenido externo en el documento.
• Los usuarios no pueden copiar y pegar el contenido del documento fuera de él.

Para impedir que los propietarios de archivos los descarguen, impriman y copien, los administradores pueden crear una regla de DLP para Drive.

Importante: Puedes limitar la forma en que las personas comparten, imprimen, descargan y copian contenido en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, pero no puedes controlar el modo en que comparten el contenido del archivo de otras maneras.

Cómo evitar que otras personas compartan tus archivos

Como propietario del archivo, puedes quitar la capacidad de los editores para cambiar los permisos o compartir el archivo.

1. Abre el archivo en alguno de los siguientes servicios:
   • Google Drive
   • Documentos de Google
   • Hojas de cálculo de Google
   • Presentaciones de Google
2. Haz clic en Compartir.
3. En la parte superior, haz clic en Configuración .
4. Desmarca Los editores pueden cambiar permisos y compartir.
5. Haz clic en Listo.

Importante:

Los archivos y las carpetas dentro de una carpeta compartida siempre heredan sus permisos. Esto garantiza un acceso coherente y predecible a todo tu contenido.

• Los permisos de la carpeta controlan el acceso a todo lo que contiene.
• Si desmarcas la opción "Los editores pueden cambiar permisos y compartir" en un archivo específico, los cambios de permisos que se realicen en la carpeta superior seguirán aplicándose a ese archivo. Los permisos de la carpeta superior son la principal fuente de información sobre el acceso.
  • Situación de ejemplo:
    • Tienes un archivo configurado con "Impedir que los editores compartan" dentro de una carpeta. Luego, conviertes a alguien en editor de toda la carpeta. Si ese editor comparte toda la carpeta con una persona nueva, esta tendrá acceso al archivo.
    • Esto sucede porque el parámetro de configuración del archivo solo impide que alguien lo comparta directamente, pero no impide que comparta la carpeta en la que se encuentra.

Más opciones con Cuentas de Google de trabajo o institución educativa

Cómo dar acceso a un archivo por tiempo limitado

Cómo establecer una fecha de vencimiento en un archivo

1. Abre un archivo de Google Drive, Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google.
2. Haz clic en Compartir  busca el usuario al que deseas otorgar permisos temporales.
   • Si aún no compartiste el archivo con esa persona, agrega el correo electrónico del usuario y haz clic en Enviar o Compartir. En la esquina superior derecha del documento, vuelve a hacer clic en Compartir.
3. Junto al nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia abajo   Agregar fecha de vencimiento.
4. Junto a “El acceso vence”, haz clic en una fecha para establecer la fecha de vencimiento. Elige una fecha a un año de la fecha actual como máximo.
5. Haz clic en Guardar.

Cómo cambiar la configuración de uso compartido de Formularios de Google

Los Formularios de Google suelen tener opciones de uso compartido diferentes a las de otros tipos de archivos.

• Cómo compartir formularios para que los usuarios completen y envíen
• Cómo compartir formularios para que otros colaboren

Recursos relacionados

• Cómo compartir archivos desde Google Drive
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