Bạn muốn dùng các tính năng nâng cao của Google Workspace cho doanh nghiệp của mình?
Dùng thử Google Workspace ngay hôm nay!
Sau khi chia sẻ tệp, bạn có thể ngừng chia sẻ bất cứ lúc nào. Bạn cũng có thể kiểm soát việc liệu những người mà bạn đã chia sẻ tệp có thể thay đổi hoặc chia sẻ tệp hay không.
Lưu ý:
- Khi cập nhật quyền cho một mục trong Drive của tôi, bạn có thể được nhắc quản lý quyền cho thư mục chứa mục đó. Điều này xảy ra nếu bạn cố gắng cấp cho một người quyền truy cập bị giới hạn hơn vào mục so với quyền họ được thừa kế từ thư mục mẹ.
- Điều này giúp đảm bảo toàn bộ thư mục đó có quyền truy cập nhất quán.
Ngừng chia sẻ một tệp
Quan trọng:
- Nếu bạn chia sẻ tệp với mọi người, thì chủ sở hữu và bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa đều có thể thay đổi quyền chia sẻ và chia sẻ tệp đó.
- Nếu bạn không muốn bất kỳ ai truy cập công khai vào tệp của mình, hãy ngừng công bố tệp.
- Nếu bạn xoá hoặc giới hạn quyền truy cập của một người có quyền truy cập vào thư mục của mục, thì quyền đó sẽ bị xoá hoặc thay đổi đối với toàn bộ thư mục.
- Trên máy tính, hãy tìm tệp hoặc thư mục trong Google Drive.
- Cách xác định xem một tệp hoặc thư mục có được chia sẻ hay không:
- Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục đó.
- Ở bên phải tệp, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác
.
- Nhấp vào biểu tượng Thông tin về tệp
Chi tiết.
- Một bảng điều khiển sẽ mở ra và cho biết ai sở hữu cũng như có quyền truy cập vào tệp.
- Nếu bạn có quyền chỉnh sửa, hãy nhấp vào Quản lý quyền truy cập.
.
Chi tiết.- Tìm tệp hoặc thư mục đó trong:
- Mở hoặc chọn tệp hay thư mục.
- Nhấp vào Chia sẻ hoặc biểu tượng Chia sẻ
.
- Tìm người mà bạn muốn ngừng chia sẻ.
- Ở bên phải tên của họ, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống
- Nhấp vào Lưu.
.
Khi bạn thay đổi quyền truy cập chung của một mục thành Hạn chế, chỉ những người có quyền truy cập mới có thể mở tệp. Thao tác này sẽ ghi đè các quyền được kế thừa từ thư mục mẹ.
- Tìm tệp hoặc thư mục trong Google Drive, Google Tài liệu, Google Trang tính hoặc Google Trang trình bày.
- Mở hoặc chọn tệp hay thư mục.
- Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ
.
- Trong phần "Quyền truy cập chung", hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống
.
- Chọn Hạn chế.
- Nhấp vào Xong.
Nếu bạn xoá một tệp dùng chung mà bạn sở hữu:
- Những người có quyền xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa vẫn có thể tạo bản sao của tệp cho đến khi bạn xóa vĩnh viễn tệp đó.
- Để xóa vĩnh viễn tệp đó, hãy nhấp vào tệp đó trong thùng rác rồi nhấp vào biểu tượng Xóa vĩnh viễn
. Hãy tìm hiểu thêm về cách xóa tệp.
. Khi bạn xóa tệp dùng chung mà bạn không sở hữu:
- Tệp sẽ bị xóa khỏi Drive của bạn, nhưng cộng tác viên khác vẫn truy cập được vào tệp đó.
- Để khôi phục tệp, hãy mở đường liên kết đến tệp đó
Tệp
Tệp Giới hạn cách người dùng chia sẻ tệp của bạn
Ngăn mọi người tải xuống, in hoặc sao chép tệpNếu sở hữu một tệp, bạn có thể thực hiện các bước để người dùng không thể in, sao chép hoặc tải tệp đó xuống:
- Tìm tệp hoặc thư mục đó trong:
- Chọn một hoặc nhiều tệp bạn muốn giới hạn.
- Nhấp vào Chia sẻ hoặc biểu tượng Chia sẻ
- Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt
.
- Trong phần "Những người có thể tải xuống, sao chép và in", hãy đánh dấu vào hộp tương ứng với (các) vai trò của người dùng bạn muốn cho phép.
.Nếu bạn chỉ định "Người chỉnh sửa", thao tác sao chép và dán các tài liệu được chọn sẽ thay đổi như sau:
- Người dùng có thể sao chép và dán nội dung tài liệu trong tài liệu.
- Người dùng có thể sao chép và dán nội dung bên ngoài vào tài liệu.
- Người dùng không thể sao chép và dán nội dung tài liệu ra ngoài tài liệu.
Để ngăn chủ sở hữu tệp tải xuống, sao chép và in, quản trị viên có thể tạo quy tắc DLP cho Drive.
Lưu ý: Bạn có thể giới hạn cách người khác chia sẻ, in, tải xuống và sao chép trong Google Drive, Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Tuy nhiên, bạn không thể ngăn họ chia sẻ nội dung tệp theo những cách khác.
Là chủ sở hữu tệp, bạn có thể không cho phép Người chỉnh sửa thay đổi quyền hoặc chia sẻ tệp.
- Mở tệp trong:
- Nhấp vào Chia sẻ.
- Ở trên cùng, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt
- Bỏ đánh dấu mục Người chỉnh sửa có thể thay đổi các quyền và chia sẻ.
- Nhấp vào Xong.
Quan trọng:
Các tệp và thư mục trong một thư mục dùng chung luôn kế thừa quyền của thư mục đó. Việc kế thừa giúp đảm bảo tất cả nội dung của bạn có quyền truy cập nhất quán và theo dự đoán.
- Quyền của thư mục kiểm soát quyền truy cập vào mọi nội dung trong thư mục đó.
- Nếu bạn bỏ đánh dấu mục "Người chỉnh sửa có thể thay đổi các quyền và chia sẻ" đối với một tệp cụ thể, thì những thay đổi về quyền đối với thư mục mẹ vẫn sẽ áp dụng cho tệp đó. Quyền của thư mục mẹ là nguồn thông tin chính đáng tin cậy về quyền truy cập.
- Tình huống ví dụ:
- Bạn có một tệp được đặt thành "Không cho phép người chỉnh sửa chia sẻ" trong một thư mục. Sau đó, bạn cấp cho một người quyền chỉnh sửa đối với toàn bộ thư mục. Nếu người chỉnh sửa đó chia sẻ toàn bộ thư mục với một người khác, thì người đó sẽ có quyền truy cập vào tệp.
- Trường hợp này xảy ra vì chế độ cài đặt của tệp chỉ ngăn người khác chia sẻ trực tiếp tệp đó, nhưng không ngăn họ chia sẻ thư mục chứa tệp đó.
- Tình huống ví dụ:
Lựa chọn khác đối với Tài khoản Google thông qua cơ quan hoặc trường học
Cấp cho một người quyền truy cập vào tệp trong thời gian có hạnĐặt ngày hết hạn cho một tệp
- Mở một tệp trong Google Drive, Google Tài liệu, Google Trang tính hoặc Google Trang trình bày.
- Nhấp vào Chia sẻ
tìm người mà bạn muốn cấp quyền tạm thời.
- Nếu bạn chưa chia sẻ tệp với người đó, hãy thêm email của người dùng đó rồi nhấp vào Gửihoặc Chia sẻ. Ở trên cùng bên phải của tài liệu, hãy nhấp lại vào Chia sẻ.
- Bên cạnh tên của người đó, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống
- Bên cạnh "Ngày hết hạn truy cập", hãy nhấp vào một ngày để đặt làm ngày hết hạn. Sau đó, chọn một ngày trong vòng một năm kể từ ngày hiện tại.
- Nhấp vào Lưu.
Thay đổi cách chia sẻ trong Google Biểu mẫu
Tệp Google Biểu mẫu thường có những cách chia sẻ khác với các loại tệp khác.
- Chia sẻ biểu mẫu để mọi người có thể điền vào và gửi đi
- Chia sẻ biểu mẫu để nhiều người cùng cộng tác