共用設定總覽

明確指定要與您共用檔案和資料夾的對象,所有設定由您作主。


Google Drive: Sharing your documents and files

Google 雲端硬碟可讓您與其他人共用檔案和資料夾,並提供個別使用者各種類型的存取權限。

  • 與同事、同學或好友即時協同合作
  • 擺脫電子郵件附件,立即開始共用
  • 設定瀏覽權限選項和存取權限類型,控管哪些人能檢視和編輯檔案
  • 與多人輕鬆共用檔案

共用設定

透過「共用設定」即可全面控管特定檔案或資料夾。

共用設定

您可以在 Google 雲端硬碟中,針對每個您要共用的項目設定「瀏覽權限選項」,並為個別共用對象 (使用者或群組) 設定「存取權限類型」

除了選擇項目的瀏覽權限選項和存取權限類型以外,您還可以:

  • 擷取檔案或資料夾的連結,透過連結與他人共用資料
  • 查看哪些人有存取權限
  • 透過名稱或郵寄清單新增協作者 (編輯者、加註者或檢視者)
  • 移除協作者或變更使用者的存取權限類型
  • 轉移檔案的擁有權給其他人

瀏覽權限選項

瀏覽權限選項可讓您控管其他人存取檔案和資料夾的方式。您所建立、同步處理或上傳到 Google 雲端硬碟的檔案,一開始都是「私人」狀態。

私人

當您建立私人文件時,您是唯一擁有該文件存取權限的使用者。之後,您可將文件的存取權限授予其他使用者。擁有「可以編輯」或「可以加上註解」權限的使用者,必須先登入 Google 帳戶 (無帳戶者需註冊新帳戶),才能進行編輯或註解。

「私人」選項是最適用於個人文件 (如通訊錄或履歷表) 的設定。或是如果要與一小群使用者協同合作,也可選擇「私人」設定。舉例來說,當您想要與親友透過私人信函通訊或是研究討論稅務問題,即可採用「私人」設定。
知道連結的使用者

採用 [知道連結的使用者] 這個設定的檔案,就像是雖然確實存在,但未列入電話簿的電話號碼。任何人只要取得確切網址,即可檢視該文件、檔案或資料夾。如果您同時選取了 [允許所有人編輯] 選項,凡是取得這個網址的使用者皆可修改您的文件。由於使用者不需登入即可存取,因此檢視者和編輯者可能會顯示為匿名使用者。

[知道連結的使用者] 這個設定方式很適合讓您將資訊的存取權限授予多名使用者 (只要文件內容不涉及敏感資訊),方便別人輕鬆取用相關檔案。舉例來說,假設您是大學教授,想要與學生共用課程大綱和書單,您可以將這些資訊放在一份文件中,並將這份文件設為與知道連結的使用者共用,再將這個連結傳送給學生。
公開在網路上

想讓所有人存取的內容可選擇 [公開]。公開的文件和檔案可能會出現在搜尋結果中,而且凡是知道該文件或檔案網址的人都能存取。此外,如果您選取 [允許所有使用者撰寫註解] 和/或 [允許所有使用者編輯] 選項,那麼任何找到文件的使用者皆可檢視、撰寫註解和編輯您的文件。

[公開在網路上] 這個設定非常適合用來推廣某些活動或事物。舉例來說,您可以製作一份音樂會的傳單,將其儲存為一份公開文件,然後在網誌上張貼此文件的連結。
Google Apps 客戶的瀏覽權限選項

Google Apps 客戶的網域預設設定可能不同,但只要將瀏覽權限類型變更為 [知道連結的使用者] 或 [公開在網路上],即可將存取權授予更多使用者。

Google Apps 使用者也可以只將文件公開在所屬網域範圍內。如果您是以指定網域名稱 (例如「Example.com」) 的方式來設定瀏覽權限,則代表這個網域範圍內的使用者只要利用 [進階搜尋] 選單中的 [搜尋<網域名稱>],就能找到檔案。如果選取 [來自 (那個網域) 且已取得連結的所有使用者] 選項,檔案就不會出現在 [搜尋 (網域名稱)] 的結果中。

存取權限類型

當您共用 Google 雲端硬碟的檔案和資料夾時,可設定多種不同的存取權限類型。如果您是建立、同步處理或上傳檔案的人,您就是這個檔案的「擁有者」(除非您已經把擁有權移轉給他人)。協作者可擁有三種類型的存取權:「可以檢視」、「可以加上註解」(僅適用於 Google 文件、試算表和簡報) 和「可以編輯」

擁有者
  • 編輯 Google 文件、試算表、簡報和繪圖
  • 邀請更多編輯者、加註者和檢視者
  • 刪除檔案與資料夾
  • 移除任何協作者的存取權
  • 將擁有權轉移給其他人
  • 上傳和刪除檔案的各個版本 (僅適用於已同步處理或已上傳的檔案)
  • 在資料夾中新增和移除檔案
編輯者
  • 編輯 Google 文件、試算表、簡報和繪圖
  • 如果編輯者獲得擁有者授權時,可邀請或移除其他協作者
  • 下載或同步處理到其他裝置
  • 檢視其他協作者的清單
  • 建立副本並儲存到自己的 Google 雲端硬碟
  • 上傳或刪除檔案的各個版本 (僅適用於已同步處理或已上傳的檔案)
  • 在資料夾中新增和移除檔案
編輯者無法永久刪除檔案或資料夾

根據預設,編輯者可以與其他使用者共用檔案。如果您是檔案擁有者,您可以變更這項設定,以避免編輯者新增或移除使用者,同時避免更動您所選取的瀏覽權限設定。

  1. 開啟您要變更設定的文件、試算表或簡報。
  2. 按下檔案右上角的 [共用]
  3. 在出現的視窗底部按一下 [變更]
  4. 選取 [僅擁有者可變更權限]。
  5. 按一下 [儲存]
檢視者
  • 檢視檔案和資料夾
  • 下載或將項目同步到其他裝置
  • 建立副本並儲存到自己的 Google 雲端硬碟
檢視者無法永久刪除檔案或資料夾,也不能變更項目的共用設定。
加註者 (僅適用於 Google 文件、試算表和簡報)
  • 在 Google 文件、試算表和簡報上新增註解
  • 檢視文件、試算表和簡報
  • 將文件、試算表或簡報下載或同步到其他裝置
  • 建立文件、試算表或簡報的副本,並儲存到 Google 雲端硬碟
加註者無法永久刪除檔案或資料夾,也不能變更項目的共用設定。

準備好要共用檔案了嗎?進一步瞭解如何與其他人共用檔案或資料夾。