Présentation des paramètres de partage

Partagez vos fichiers et dossiers avec qui vous souhaitez tout en exerçant un contrôle total.


Google Drive: Sharing your documents and files

Google Drive vous permet de partager vos fichiers et dossiers avec qui bon vous semble, et de définir le niveau d'accès accordé.

  • Collaborez en temps réel avec vos collègues, camarades de classe ou amis.
  • N'envoyez plus de pièces jointes par e-mail : partagez vos documents.
  • Contrôlez l'accès en lecture et en modification de vos fichiers grâce aux options de visibilité et aux niveaux d'accès.
  • Partagez facilement votre travail avec le plus grand nombre.

Paramètres de partage

Les paramètres de partage constituent votre principal moyen de contrôler l'accès à un fichier ou dossier spécifique.

paramètres de partage

Vous pouvez choisir une option de visibilité pour chaque élément contenu dans votre disque Google et que vous souhaitez partager, ainsi qu'un niveau d'accès pour chaque personne ou groupe avec lequel vous partagez quelque chose.

Outre le choix de l'option de visibilité et du niveau d'accès, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

  • obtenir le lien d'un fichier ou dossier pour le partager avec quelqu'un ;
  • consulter la liste des personnes ayant accès à l'élément ;
  • ajouter des collaborateurs (éditeurs, commentateurs ou lecteurs) par le biais de leur nom ou d'une liste de diffusion ;
  • supprimer l'accès de collaborateurs ou modifier le niveau d'accès d'une personne ;
  • transférer la propriété de votre fichier à un autre utilisateur.

Options de visibilité

Les options de visibilité vous permettent de contrôler l'accès à vos fichiers et dossiers par d'autres personnes. Par défaut, tout ce que vous créez, synchronisez ou importez dans Google Drive est initialement défini comme privé.

Privé

Lorsque vous créez un document privé, vous êtes la seule personne à pouvoir y accéder. Par la suite, vous pouvez accorder un droit d'accès à d'autres utilisateurs. Les personnes disposant de l'accès "Modification autorisée" ou "Commentaire autorisé" devront se connecter à leur compte Google (ou s'inscrire pour en créer un) afin d'effectuer des modifications ou ajouter des commentaires.

"Privé" est l'option idéale pour des documents personnels tels que votre CV ou votre liste de contacts. Cette option est également pratique pour collaborer avec un petit cercle de personnes. Par exemple, vous et un ami ou un membre de votre famille pouvez travailler ensemble sur une lettre privée ou un calcul d'impôts.
Tous les utilisateurs disposant du lien

Un élément associé à l'option Tous les utilisateurs disposant du lien fonctionne comme un numéro de téléphone sur liste rouge. Seules les personnes qui possèdent l'URL exacte du document, du fichier ou du dossier peuvent le consulter. Si vous sélectionnez en outre l'option "Autoriser tous les utilisateurs à modifier ce document", toutes les personnes disposant du lien peuvent également modifier votre document. Dans la mesure où il n'est pas nécessaire de se connecter, les lecteurs et éditeurs peuvent rester anonymes.

L'option Tous les utilisateurs disposant du lien convient parfaitement si vous souhaitez faciliter l'accès à certaines informations n'ayant pas de caractère confidentiel. Un professeur d'université peut par exemple créer un document décrivant le programme des cours et la bibliographie, et envoyer le lien à ses étudiants.
Public

Sélectionnez Public si vous souhaitez qu'un élément soit accessible à tous les internautes. Les documents et fichiers publics peuvent apparaître dans les résultats de recherche, et toutes les personnes qui en obtiennent l'adresse Web peuvent y accéder. Si vous sélectionnez également l'option "Autoriser tous les utilisateurs à commenter ce document" et/ou "Autoriser tous les utilisateurs à modifier ce document", toutes les personnes qui accèdent au document peuvent également le consulter, le modifier et y insérer des commentaires.

L'option Public est idéale si votre objectif est de diffuser une nouvelle. Par exemple, vous pouvez créer un tract à l'occasion d'un concert, l'enregistrer en tant que document public et publier le lien correspondant sur votre blog.
Options de visibilité pour les clients Google Apps

Si vous êtes client Google Apps, le paramètre par défaut de votre domaine peut être différent, mais vous pouvez remplacer le niveau de visibilité par Tous les utilisateurs disposant du lien ou Public si vous souhaitez partager l'accès avec davantage de personnes.

Les utilisateurs Google Apps ont également la possibilité de rendre leurs documents publics au seul usage des utilisateurs de leur domaine. Si vous sélectionnez un nom de domaine (par exemple, "Example.com") comme option de visibilité, cela signifie que les utilisateurs de ce domaine peuvent trouver ce fichier via l'option "Rechercher [ce domaine]" du menu de recherche avancée. Lorsque l'option Tous les utilisateurs de [ce domaine] disposant du lien est sélectionnée, le fichier n'apparaît pas dans les résultats des recherches dans ce domaine.

Niveaux d'accès

Google Drive propose plusieurs niveaux d'accès pour le partage de fichiers et dossiers. Si vous créez, synchronisez ou importez un fichier, vous en devenez le propriétaire (sauf si vous avez procédé à un transfert de propriété). Il existe trois niveaux d'accès pour les collaborateurs : "Consultation autorisée", "Commentaire autorisé" (uniquement pour les feuilles de calcul, présentations et documents Google) et "Modification autorisée".

Les propriétaires peuvent :
  • modifier les feuilles de calcul, présentations, dessins et documents Google ;
  • inviter d'autres éditeurs, commentateurs et lecteurs ;
  • supprimer des fichiers et des dossiers ;
  • supprimer l'accès d'un collaborateur, quel qu'il soit ;
  • transférer la propriété à une autre personne ;
  • importer et supprimer des versions de fichier (fichiers synchronisés ou importés uniquement) ;
  • ajouter et supprimer des éléments d'un dossier.
Les éditeurs peuvent :
  • modifier les feuilles de calcul, présentations, dessins et documents Google ;
  • inviter ou supprimer d'autres collaborateurs, si le propriétaire les autorise à le faire ;
  • télécharger ou synchroniser des contenus avec un autre appareil ;
  • afficher la liste des autres collaborateurs ;
  • effectuer la copie d'un élément et l'enregistrer dans Google Drive ;
  • importer et supprimer des versions de fichier (fichiers synchronisés ou importés uniquement) ;
  • ajouter et supprimer des éléments d'un dossier.
Les éditeurs ne sont pas autorisés à supprimer définitivement un fichier ou dossier.

Par défaut, les éditeurs peuvent partager un fichier avec des personnes supplémentaires. Si vous êtes le propriétaire du fichier, vous pouvez modifier ce paramètre afin que les éditeurs ne puissent ni ajouter, ni supprimer des utilisateurs, et afin qu'aucune modification ne puisse être apportée au paramètre de visibilité que vous avez sélectionné.

  1. Ouvrez le document, la feuille de calcul ou la présentation à modifier.
  2. Cliquez sur Partager dans l'angle supérieur droit du fichier.
  3. Cliquez sur Modifier en bas de la fenêtre qui s'affiche.
  4. Sélectionnez "Seul le propriétaire peut modifier les autorisations".
  5. Cliquez sur Enregistrer.
Les lecteurs peuvent :
  • consulter les fichiers et les dossiers ;
  • télécharger ou synchroniser des contenus avec un autre appareil ;
  • effectuer la copie d'un élément et l'enregistrer dans Google Drive.
Les lecteurs ne sont pas autorisés à supprimer définitivement un fichier ou dossier, ni à modifier leurs paramètres de partage.
Les commentateurs (feuilles de calcul, présentations et documents Google uniquement) peuvent :
  • ajouter des commentaires dans des feuilles de calcul, présentations et documents Google ;
  • consulter des feuilles de calcul, présentations et documents ;
  • télécharger ou synchroniser le document, la feuille de calcul ou la présentation avec un autre appareil ;
  • effectuer une copie d'un document, d'une feuille de calcul ou d'une présentation, et l'enregistrer dans Google Drive.
Les commentateurs ne sont pas autorisés à supprimer définitivement un fichier ou dossier, ni à modifier leurs paramètres de partage.

 

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