Descripción general de la configuración de uso compartido

Comparte tus archivos y carpetas con quien quieras; tú tienes todo el control.


Google Drive: Sharing your documents and files

Con Google Drive, tú decides con quién compartir archivos y carpetas y el nivel de acceso de estas personas.

  • Colabora en tiempo real con compañeros de trabajo o de clase y con amigos.
  • Deja de enviar archivos adjuntos y empieza a compartir.
  • Controla quién puede consultar y modificar tus archivos mediante las opciones de visibilidad y los niveles de acceso.
  • Comparte fácilmente tu trabajo con un montón de personas.

Configuración para compartir

La configuración para compartir constituye el centro de control para archivos o carpetas.

configuración para compartir

Puedes elegir una opción de visibilidad para cada elemento de Google Drive que quieras compartir y un nivel de acceso para cada persona o grupo de usuarios con los que hayas compartido algo.

Además de seleccionar la opción de visibilidad y el nivel de acceso, puedes hacer lo siguiente:

  • utilizar el enlace de un archivo o carpeta para compartirlo,
  • ver quién tiene acceso,
  • añadir colaboradores (editores, comentaristas o lectores) por nombre o lista de distribución,
  • eliminar colaboradores o cambiar el nivel de acceso de un usuario,
  • transferir la propiedad del documento a otro usuario.

Opciones de visibilidad

Las opciones de visibilidad te permiten controlar el acceso de los usuarios a tus archivos y carpetas. Todo lo que crees, sincronices o subas en Google Drive empieza siendo privado.

Privado

Cuando creas un documento privado, eres la única persona que puede acceder a él. A partir de ahí, puedes dar acceso a otros usuarios. Los usuarios que obtengan un acceso del tipo "Puede editar" o "Puede comentar" tendrán que iniciar sesión en una cuenta de Google (o registrarse para obtener una cuenta) con el fin de realizar modificaciones o introducir comentarios.

La opción "Privado" es la más adecuada para tus documentos personales, como una lista de contactos o un currículum. Esta opción también es la más adecuada para colaborar con un círculo reducido de personas. Por ejemplo, en el caso de que un amigo tuyo o un familiar y tú colaborarais en una carta privada o en un documento fiscal.
Cualquier usuario que reciba el enlace

Todo elemento configurado con la opción Cualquier usuario que reciba el enlace es como un número de teléfono que no figura en la guía telefónica. Una persona solo podrá ver el documento, el archivo o la carpeta si conoce la URL exacta. Si también seleccionas la opción "Permitir que cualquier persona modifique los elementos", todo usuario que disponga del enlace podrá modificarlo. Dado que no es necesario iniciar sesión, los lectores y los editores pueden aparecer como usuarios anónimos.

La opción Cualquier usuario que reciba el enlace es idónea para permitir que un grupo de personas acceda fácilmente a la información de un documento si esta no es confidencial. Por ejemplo, si eres profesor de universidad y quieres compartir el programa del curso y un listado de libros, puedes incluir esa información en un documento que tenga habilitada la opción "Cualquier usuario que reciba el enlace" y enviar el enlace a los alumnos.
Público en la Web

Selecciona Público si quieres poner un elemento a disposición de todos. Los documentos y los archivos públicos aparecen en los resultados de búsqueda, y cualquier persona que sepa la dirección web podrá acceder a ellos. Si también seleccionas las opciones "Permitir que todos puedan comentar" o "Permitir que cualquier persona modifique los elementos", cualquier persona que encuentre el documento podrá también verlo, comentarlo y modificarlo.

La opción Público en la Web es perfecta si quieres informar sobre algo. Por ejemplo, podrías crear un anuncio para un concierto, guardarlo como documento público y publicar el enlace en tu blog.
Opciones de visibilidad para clientes de Google Apps

Para los clientes de Google Apps, la configuración predeterminada del dominio puede ser distinta, pero es posible cambiar el nivel de visibilidad a Cualquier usuario que reciba el enlace o Público en la Web si quieres otorgar acceso a otras personas.

Los usuarios de Google Apps también pueden optar por hacer públicos los documentos solo para los usuarios de su dominio. Seleccionar un nombre de dominio (como "ejemplo.com") como opción de visibilidad significa que los usuarios del dominio podrán encontrar el archivo mediante la opción "Buscar [dominio]" en el menú de búsqueda avanzada. Si la opción Cualquier usuario que reciba el enlace en [dominio] está seleccionada, el archivo no aparecerá en los resultados de "Buscar [dominio]".

Niveles de acceso

En Google Drive existen varios niveles de acceso al compartir archivos y carpetas. Si creas, sincronizas o subes un archivo, significa que eres su propietario (a menos que hayas transferido la propiedad). Hay tres niveles de acceso para los colaboradores: "Puede ver", "Puede comentar" (solo documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google) y "Puede editar".

Propietarios
  • Editan documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos de Google.
  • Invitan a editores, comentaristas y lectores adicionales.
  • Eliminan archivos y carpetas.
  • Suprimen el acceso de los colaboradores.
  • Asignan la propiedad a otra persona.
  • Suben y eliminan versiones de archivos (solo para archivos sincronizados o subidos).
  • Añaden y eliminan elementos de una carpeta.
Editores
  • Editan documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos de Google.
  • Invitan a otros colaboradores o los eliminan si cuentan con el permiso del propietario.
  • Descargan o sincronizan elementos en otros dispositivos.
  • Ven la lista de los demás colaboradores.
  • Hacen copias de elementos para guardarlos en Google Drive.
  • Suben y eliminan versiones de un archivo (solo para archivos sincronizados o subidos).
  • Añaden y eliminan elementos de una carpeta.
Los editores no pueden eliminar permanentemente un archivo o una carpeta.

Por defecto, los editores pueden compartir un archivo con más personas. Si eres propietario del archivo, puedes cambiar este ajuste para impedir que los editores añadan o eliminen personas, así como para que no se pueda modificar el ajuste de visibilidad seleccionado.

  1. Abre el documento, hoja de cálculo o presentación que desees modificar.
  2. Pulsa Compartir en la esquina superior derecha del archivo.
  3. Haz clic en Cambiar en la parte inferior de la ventana que se muestra.
  4. Selecciona "Solo el propietario puede cambiar los permisos".
  5. Haz clic en Guardar.
Lectores
  • Visualizan archivos y carpetas.
  • Descargan o sincronizan elementos en otros dispositivos.
  • Hacen copias de elementos para guardarlos en Google Drive.
Los lectores no pueden eliminar archivos o carpetas de forma permanente, al igual que tampoco pueden cambiar la configuración para compartir.
Comentaristas (solo en documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google)
  • Introducen comentarios en documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google.
  • Visualizan documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
  • Descargan o sincronizan documentos, hojas de cálculo o presentaciones en otros dispositivos.
  • Hacen copias de documentos, hojas de cálculo o presentaciones para guardarlos en Google Drive.
Los comentaristas no pueden eliminar archivos o carpetas de forma permanente, al igual que tampoco pueden cambiar la configuración para compartir.

 

¿Listo para compartir? Más información sobre cómo compartir un archivo o una carpeta con otra persona.