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共用檔案和資料夾

您可以與他人共用檔案和資料夾,並選擇授予對方檢視、編輯或註解權限。可採用的檔案共用形式包括:

  • Google 雲端硬碟、文件、試算表或簡報
  • 連結或電子郵件附件

注意:如要與他人共同編輯 Microsoft Office 檔案,則必須將檔案轉換成 Google 文件、試算表或簡報

權限類型

與他人共用檔案時,您可以設定對方有哪些操作權限。您隨時可以變更設定或完全取消共用狀態。可授予的權限如下:

  • 可以編輯:其他人可以對檔案做出變更,也可以再指定其他的共用對象。這是與特定使用者共用檔案時的預設設定。
  • 可以加上註解:其他人可以查看檔案及新增註解,但無法變更檔案,也無法對整個資料夾加上註解。
  • 可以檢視:其他人可以開啟檔案,但無法做出變更或加上註解。這是使用連結共用功能時的預設設定。

與特定使用者共用檔案

注意:如要一次共用多個檔案,請將檔案加入雲端硬碟中的資料夾,再與其他使用者共用整個資料夾。

Google 雲端硬碟
  1. 前往 drive.google.com
  2. 開啟 Google 雲端硬碟的檔案清單/開啟資料夾時:選取檔案或資料夾名稱,然後按一下頂端的「共用」圖示 Share
    提示:您也可以按一下滑鼠右鍵,然後選擇 [共用]。
  3. 在「與他人共用」方塊的「使用者」下方,輸入共用對象的電子郵件地址或是共用對象所屬的 Google 群組。提示:在搜尋框中輸入名稱即可搜尋您的聯絡人。
  4. 如要設定檔案共用對象的操作權限 (例如檢視、註解或編輯權限),請按一下文字方塊旁的向下箭頭
  5. 按一下 [完成]。您的共用對象會收到電子郵件通知,得知您已經和他們共用檔案或資料夾。
Google 文件、試算表或簡報
  1. 在 Google 文件、試算表或簡報中開啟檔案。
  2. 按一下右上角的 [共用]
  3. 在「與他人共用」方塊的「使用者」下方,輸入共用對象的電子郵件地址或是共用對象所屬的 Google 群組。提示:在搜尋框中輸入名稱即可搜尋您的聯絡人。
  4. 如要設定檔案共用對象的操作權限 (例如檢視、註解或編輯權限),請按一下文字方塊旁的向下箭頭
  5. 按一下 [完成]。您的共用對象會收到電子郵件通知,得知您已經和他們共用檔案。

透過連結共用檔案

如果您要同時與多位使用者共用檔案,但不想逐一輸入各人的電子郵件地址,您可以建立一個連結,讓任何取得連結的人都能開啟檔案。

Google 雲端硬碟
  1. 前往 drive.google.com
  2. 選取檔案或資料夾名稱。
  3. 按一下頂端的「取得檔案共用連結」圖示
  4. 確認角落的開關顯示為綠色並切換至右邊。這時,檔案連結會複製到剪貼簿中。
  5. 請將連結貼到電子郵件或您想共用檔案的任何地方。
    • 如要變更檔案共用對象的權限設定 (例如檢視、編輯或註解權限),請按一下 [共用設定]。

如何停止共用檔案:

  1. 按一下頂端的「取得檔案共用連結」圖示
  2. 按一下「連結共用設定已開啟」旁邊的開關。
Google 文件、試算表或簡報
  1. 在 Google 文件、試算表或簡報中開啟檔案。
  2. 按一下右上角的 [共用]
  3. 按一下「與他人共用」方塊右上角的 [取得檔案共用連結]。
  4. 如要設定檔案共用對象的操作權限 (例如檢視、編輯或註解權限),請按一下 [知道連結的使用者] 旁邊的向下箭頭
  5. 檔案連結會複製到剪貼簿,然後將連結貼入電子郵件或您想共用檔案的任何地方即可。

公開共用檔案或資料夾

  1. 在電腦上登入 Google 雲端硬碟。
  2. 按一下您要共用的檔案或資料夾。
    • Google 雲端硬碟:按一下右上角的「共用」圖示 Share
    • Google 文件、試算表和簡報:按一下右上角的 [共用]。
  3. 按一下「與他人共用」方塊右上角的 [取得檔案共用連結]。
  4. 按一下 [知道連結的使用者] 旁邊的向下箭頭
  5. 按一下 [更多…]
  6. 選取 [開啟 - 公開在網路上]。這個選項讓所有人都能透過搜尋網路或點選連結的方式,直接在網路上開啟檔案。
  7. 按一下 [儲存]
  8. 選擇知道連結的使用者所擁有的權限類型:檢視、註解或編輯。
  9. 按一下 [完成]。

如果您使用的是公司、學校或其他團體的專用帳戶,可能無法公開共用檔案或資料夾。

公開共用內容時:
  • 最多可讓 50 位使用者同時編輯或加註。
  • 可讓超過 50 位使用者檢視項目,但其他人不會在檔案中看到這些檢視者。
  • 可與 200 位使用者或群組共用檔案,並授予對方檢視、註解和編輯權限。
  • 如果您與多位使用者共用資料夾,系統可能需要一點處理時間,才能讓所有人都看到共用的內容。
公開共用範例:
  • 如果有 50 位以上使用者需要檢視檔案,請發佈要開放檢視的檔案。系統隨即會產生另一個唯讀版本的檔案連結,而原本可讀寫版本的檔案連結也會保留下來。如果採用這種方式,即使當下已經有 50 位使用者同時編輯該檔案,其他使用者還是能檢視檔案內容。
  • 如果您要使用試算表向他人收集資訊,可以建立 Google 表單。當使用者提交表單時,表單資訊就會儲存到試算表中

Evan 是 Google 文件和雲端硬碟專家,也是這篇說明文章的作者。歡迎在下方告知您對於本頁的意見。

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