透過 Google 雲端硬碟共用檔案

您可以與任何人共用您儲存在 Google 雲端硬碟中的檔案和資料夾。

透過 Google 雲端硬碟與他人共用檔案時,您可以指定共用對象可否編輯檔案、對檔案加註,或只能檢視檔案。當您透過 Google 雲端硬碟共用內容時,請遵守《Google 雲端硬碟計畫政策》。

步驟 1:找到您要共用的檔案

共用單一檔案

您可以選擇檔案共用方式:

  1. 在 iPhone 或 iPad 上開啟 Google 雲端硬碟文件試算表簡報應用程式。
  2. 輕觸檔案名稱旁邊的「更多」圖示 更多
  3. 輕觸 [共用]
共用多個檔案
傳送及共用 Google 表單

Google 表單提供的共用選項與其他類型的檔案不同。

步驟 2:選擇共用對象以及對方的檔案操作權限

特定使用者
  1. 輸入共用對象的電子郵件地址。
  2. 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色,指定使用者對檔案具有哪種存取權限。
    • 請參閱這篇文章,進一步瞭解使用者如何檢視、編輯檔案,或在檔案中加註。
  3. 如果不想通知對方,請輕觸「更多選項」圖示 更多,然後選取「不要通知使用者」。如果選擇通知共用對象,你輸入的所有電子郵件地址都會納入通知電子郵件中。
  4. 選用:輸入訊息內容,通知電子郵件中就會顯示你輸入的訊息。
  5. 輕觸「傳送」。
允許廣泛存取檔案

你可以決定檔案是否可供廣泛存取,或只開放給具有存取權的使用者存取。如果開放給所有知道連結的使用者存取,則任何人都可以開啟你的檔案。

  1. 開啟你要編輯的檔案。
  2. 輕觸「管理存取權」
  3. 輕觸「一般存取權」下方的「變更」
  4. 選擇有權存取該檔案的使用者。
    • 提示:如果使用公司或學校專用的 Google 帳戶,則可以選擇只與特定目標對象 (例如你的所屬部門) 共用檔案和資料夾。
  5. 選取任一角色選項,指定使用者對檔案具有哪種存取權限。
    • 請參閱這篇文章,進一步瞭解使用者如何檢視、編輯檔案,或在檔案中加註。
  6. 選擇使用者是否能在搜尋結果中找到該檔案。
  7. 輕觸「返回」
公開共用檔案或資料夾
  1. 選取你要共用的檔案。
  2. 輕觸「共用」或「共用」圖示 Share
  3. 輕觸「一般存取權」下方的「變更」
  4. 選取「知道連結的使用者」。
  5. 選取任一角色選項,指定使用者對檔案具有哪種存取權限。
    • 請參閱這篇文章,進一步瞭解使用者如何檢視、編輯檔案,或在檔案中加註。
  6. 輕觸「複製連結」
  7. 輕觸「返回」
  8. 將連結貼到電子郵件內,或貼到你要分享連結的任何地方。

未登入 Google 帳戶的使用者會以匿名顯示的動物圖像出現在檔案中。請參閱這篇文章,進一步瞭解匿名顯示的動物圖像。

與大量使用者共用檔案及協同合作

Google 文件、試算表或簡報檔案無論何時最多只能在 100 個分頁或裝置中開啟供使用者編輯。如果同時有超過 100 個開啟的檔案例項,則只有擁有者和部分具備編輯權限的使用者可以編輯檔案。

如何與廣大目標對象共用檔案及協同合作:

發布檔案

  • 如需讓多位使用者同時檢視檔案,請發布檔案並建立連結,然後將連結提供給檢視者。您可以將編輯權限授予需要編輯檔案或在檔案中加註的使用者。請參閱這篇文章,瞭解如何發布檔案。
  • 若發布檔案,則根據您的帳戶設定,網路上任何人、貴機構中任何人,或貴機構中某一群人就能夠查看該檔案。因此發布私人或機密資訊時,請格外謹慎。
    • 重要事項:如果您使用的是公司或學校帳戶,則管理員可以限制有誰可以查看發布的檔案。如果您是管理員,請參閱這篇文章,瞭解如何控管哪些人可以在網路上發布文件。
  • 如要從網路上移除某個檔案,您必須停止發布該檔案。瞭解如何停止發布檔案
  • 如要停止與協作者共用檔案,請參閱這篇文章,瞭解如何變更共用權限。

透過 Google 協作平台建立網站

使用 Google 表單收集意見回饋

  • 如需收集大量資訊,請建立 Google 表單。系統會將回覆記錄在 Google 試算表中。僅將編輯權限授予需要處理回覆內容的使用者。如要讓超過 100 位使用者檢視回覆的內容,請將試算表發布到網路上並建立連結,然後將連結提供給檢視者。請參閱這篇文章,瞭解如何發布檔案。

修正與多位使用者共用文件的問題

如果您的文件有多人共用,當文件停止運作或無法快速更新時,請嘗試以下疑難排解提示:

  • 與其讓使用者在文件或試算表中加註,不妨建立 Google 表單來收集意見回饋。瞭解如何建立 Google 表單
  • 如果要建立文件副本,請不要包含已解決的註解和建議。瞭解如何建立副本
  • 刪除舊資訊或將資料移至新文件。
  • 要求檢視者在未使用文件時關閉文件。
  • 僅在發布的文件中包含最重要的資訊;較短的文件載入速度會較快。
  • 減少擁有文件編輯權限的使用者人數。
  • 如果要從多份文件收集資訊,請建立一份僅供檢視的新文件來與大量使用者共用。

限制檔案共用方式

指定共用對象的檢視、加註或編輯權限

與他人共用檔案時,您可以設定對方的存取層級:

  • 檢視者:使用者可以檢視檔案,但無法變更檔案內容或與他人共用檔案。
  • 加註者:使用者可以在檔案中加上註解和建議,但無法變更檔案內容或與他人共用檔案。
  • 編輯者:使用者可以變更檔案、接受或拒絕建議,也可以與他人共用檔案。
變更檔案的一般存取權

您可以開放檔案供廣泛存取。由公司/學校管理的 Google 帳戶和一般 Gmail 個人帳戶的共用選項會有所不同。

  • 公開:任何人都可以在 Google 上搜尋及存取您的檔案,甚至無需登入他們的 Google 帳戶。
  • 任何知道連結的使用者:使用者不必登入自己的 Google 帳戶,只要取得檔案連結即可使用您的檔案。
  • 限制:只有具備存取權的使用者才能開啟檔案。

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