మీరు Google డ్రైవ్లో నిల్వ చేసే ఫైల్లు, ఫోల్డర్లను ఎవరితోనైనా షేర్ చేయవచ్చు.
దశ 1: మీరు షేర్ చేయాలనుకునే ఫైల్ను కనుగొనండి
సింగిల్ ఫైల్ను షేర్ చేయండి
చిట్కా: మీరు ఓపెన్ డాక్యుమెంట్ను షేర్ చేయడానికి సంబంధించి పెండింగ్లో ఉన్న రిక్వెస్ట్ను కలిగి ఉంటే, ఎగువ కుడి వైపున షేర్ చేయండి పక్కన మీకు ఒక డాట్ కనిపిస్తుంది.
- కంప్యూటర్లో, 'Google డ్రైవ్, డాక్స్, షీట్లు లేదా స్లయిడ్లు' ఎంపికకు వెళ్లండి.
- మీరు షేర్ చేయాలనుకుంటున్న ఫైల్ను క్లిక్ చేయండి.
- షేర్ చేయండి అనే ఆప్షన్ను క్లిక్ చేయండి.
- కంప్యూటర్లో, drive.google.com లింక్కు వెళ్లండి.
- మీ కీబోర్డ్లో, Shift నొక్కి ఉంచి, ఆపై రెండు లేదా అంతకంటే ఎక్కువ ఫైల్లను ఎంచుకోండి.
- ఎగువభాగంలో కుడివైపున, షేర్ చేయి క్లిక్ చేయండి.
ఫైల్లను ఫోల్డర్కు జోడించడం ఎలాగో తెలుసుకుని, మొత్తం ఫోల్డర్ను షేర్ చేయండి.
Google ఫారమ్లలో ఇతర రకాల ఫైల్ల కంటే విభిన్న రకమైన షేరింగ్ ఎంపికలు ఉన్నాయి.
దశ 2: ఎవరితో షేర్ చేయాలి & వారు మీ ఫైల్ను ఎలా ఉపయోగించగలరు అనేవి ఎంచుకోండి
నిర్దిష్ట వ్యక్తులతో షేర్ చేయండి- మీ కంప్యూటర్లో, Google Driveకు వెళ్లండి.
- మీరు షేర్ చేయాలనుకుంటున్న ఫైల్ను ఎంచుకోండి షేర్ చేయండి ని క్లిక్ చేయండి.
- మీరు షేర్ చేయాలనుకుంటున్న ఈమెయిల్ అడ్రస్ను ఎంటర్ చేయండి. మీరు వర్క్ లేదా స్కూల్ ఖాతాను ఉపయోగిస్తుంటే, సూచించబడిన స్వీకర్తలతో మీరు షేర్ చేయవచ్చు.
- చిట్కా: సూచించబడిన స్వీకర్తలను ఆఫ్ చేయడానికి మీ Drive సెట్టింగ్లకు వెళ్లండి. "షేరింగ్ డైలాగ్లో సూచించబడిన స్వీకర్తలను చూడండి" ఎంపికను తీసివేయండి.
- వ్యక్తులు మీ ఫైల్ను ఎలా ఉపయోగించవచ్చో నిర్ణయించండి. కింద పేర్కొన్న వాటిలో ఒక దాన్ని ఎంచుకోండి:
- వీక్షకులు
- కామెంట్ చేయగల వ్యక్తి
- ఎడిటర్
- మీరు అర్హత గల వర్క్ లేదా స్కూల్ ఖాతాను ఉపయోగిస్తే, గడువు ముగింపు తేదీని జోడించడానికి గడువు ముగింపు తేదీని జోడించండి అనే ఆప్షన్ను క్లిక్ చేయండి.
- మీరు మీ ఫైల్ను షేర్ చేసినప్పుడు, ప్రతి ఈమెయిల్ అడ్రస్ ఈమెయిల్ను పొందుతుంది.
- ఆప్షనల్: మీ నోటిఫికేషన్ ఈమెయిల్కు మెసేజ్ను జోడించండి.
- ఒకవేళ వ్యక్తులకు తెలియజేయకూడదు అనుకుంటే, బాక్స్ ఎంపికను తీసివేయండి.
- పంపండి లేదా షేర్ చేయండి అనే ఆప్షన్ను క్లిక్ చేయండి.
చిట్కా: మీరు 'నా డ్రైవ్' నుండి షేర్ చేసిన ఫైల్కు సంబంధించిన అనుమతులను అప్డేట్ చేసి, ఎవరితో అయితే మీరు ఫైల్ను షేర్ చేశారో ఆ వ్యక్తికి అనుమతులు లేనప్పుడు, మీరు కింద పేర్కొన్న వాటి కోసం అనుమతులను అప్డేట్ చేయవచ్చు:
- ఫైల్ ఉన్న ఫోల్డర్
- ఫైల్ మాత్రమే
Google గ్రూప్తో షేర్ చేయండి
మీరు నిర్దిష్ట వ్యక్తులకు బదులుగా Google Groupsతో ఫైళ్లను షేర్ చేయవచ్చు. మీరు వీటిని చేసినప్పుడు:
- గ్రూప్నకు మెంబర్ను జోడించడం: గ్రూప్ కలిగి ఉన్న ఫైళ్లు, ఫోల్డర్లను యాక్సెస్ చేయడానికి ఆ వ్యక్తి అనుమతి పొందుతారు.
- గ్రూప్ నుండి మెంబర్ను తీసివేసినప్పుడు: గ్రూప్ కలిగి ఉన్న ఫైళ్లు, ఫోల్డర్లను యాక్సెస్ చేయడానికి ఆ వ్యక్తి అనుమతిని కోల్పోతారు.
మీ Google గ్రూప్తో ఫైల్ను షేర్ చేయడానికి:
- Google Groupను క్రియేట్ చేయండి.
- మీ గ్రూప్నకు మెంబర్లను జోడించండి.
- మీ గ్రూప్తో ఫైల్ను షేర్ చేయండి.
చిట్కా: "నాతో షేర్ చేసినవి" ఫోల్డర్లో ఫైల్ కనిపించడానికి ముందు, మీరు ఆ ఫైల్ను ఆహ్వానం లేదా లింక్ నుండి తప్పక తెరవాలి.
Chat స్పేస్తో షేర్ చేయండి
Chat స్పేస్తో ఫైళ్లను షేర్ చేయడానికి, మీరు షేర్ చేయాలనుకుంటున్న ఫైల్ను ఆ Chat స్పేస్కు జోడించవచ్చు.
Chat స్పేస్కు Drive ఫైల్ను జోడించడానికి:
ఆప్షన్ 1:
- మీ కంప్యూటర్లో, Google Chatకు వెళ్లండి.
- మీరు ఫైల్ను షేర్ చేయాలనుకుంటున్న Chat స్పేస్ను ఎంచుకోండి.
- దిగువ ఎడమ వైపున, ఇంటిగ్రేషన్ మెనూ > Drive ను క్లిక్ చేయండి.
- మీరు Chat స్పేస్తో షేర్ చేయాలనుకుంటున్న ఫైల్ను ఎంచుకోండి.
- ఇన్సర్ట్ చేయండి అనే ఆప్షన్ను క్లిక్ చేయండి.
ఆప్షన్ 2:
- మీ కంప్యూటర్లో, Google Driveకు వెళ్లండి.
- మీరు Chat స్పేస్తో షేర్ చేయాలనుకుంటున్న ఫైల్పై కుడి క్లిక్ చేయండి.
- షేర్ చేయండి > లింక్ను కాపీ చేయండి ని క్లిక్ చేయండి.
- Google Chatకు వెళ్లండి.
- మీరు ఫైల్ను షేర్ చేయాలనుకుంటున్న Chat స్పేస్ను ఎంచుకోండి.
- మెసేజ్ ఫీల్డ్లో, మీరు కాపీ చేసిన లింక్ను పేస్ట్ చేయండి.
చిట్కాలు:
- మీరు Chat స్పేస్కు ఫైల్ను పంపినప్పుడు, యాక్సెస్ను మంజూరు చేయమని ప్రాంప్ట్ కనిపిస్తుంది.
- మీరు ఆ Chat స్పేస్కు యాక్సెస్ను మంజూరు చేస్తే, తర్వాత స్పేస్లో చేరిన వ్యక్తులు కూడా షేర్ చేసిన ఫైళ్లకు యాక్సెస్ను పొందుతారు.
- వ్యక్తులు Chat స్పేస్ నుండి నిష్క్రమించినప్పుడు, వారికి కింద పేర్కొన్న విధంగా షేరింగ్ యాక్సెస్ లేకపోతే, ఆ Chat స్పేస్లోని ఫైళ్లకు యాక్సెస్ను కోల్పోతారు:
- ఒక వ్యక్తిగా
- మరొక గ్రూప్లోని మెంబర్గా
- ఫైల్ యాక్సెస్ను మంజూరు చేయడానికి, మీరు షేర్ చేయాలనుకుంటున్న ఫైల్కు సంబంధించి తప్పనిసరిగా ఎడిట్ యాక్సెస్ను కలిగి ఉండాలి.
మీటింగ్ ఆహ్వానితులతో షేర్ చేయండి
మీరు ఫైల్ ఓనర్ లేదా ఎడిటర్ అయితే మీటింగ్ ఆహ్వానితులతో ఫైళ్లను షేర్ చేయవచ్చు:
-
మీ కంప్యూటర్లో, Google Driveకు వెళ్లండి.
- మీరు షేర్ చేయాలనుకుంటున్న ఫైల్ను ఎంచుకొని 'షేర్ చేయండి'ని క్లిక్ చేయండి.
- మీరు షేర్ చేయాలనుకుంటున్న మీటింగ్ పేరును ఎంటర్ చేయండి.
- వ్యక్తులు మీ ఫైల్ను ఎలా ఉపయోగించవచ్చో నిర్ణయించండి. కింద పేర్కొన్న వాటిలో ఒక దాన్ని ఎంచుకోండి:
- వీక్షకుడు
- కామెంటర్
- ఎడిటర్
- మీటింగ్ ఆహ్వానానికి ఫైల్ జోడించబడిందో లేదో ఎంచుకోండి.
- మీరు మీ ఫైల్ను షేర్ చేసినప్పుడు, ప్రతి ఈమెయిల్ అడ్రస్ ఈమెయిల్ను పొందుతుంది.
- ఆప్షనల్: మీ నోటిఫికేషన్ ఈమెయిల్కు మెసేజ్ను జోడించండి.
- ఒకవేళ వ్యక్తులకు తెలియజేయకూడదు అనుకుంటే, బాక్స్ ఎంపికను తీసివేయండి.
- పంపండి లేదా షేర్ చేయండి ఆప్షన్ను క్లిక్ చేయండి.
గడువు ముగింపు తేదీ ఫీచర్ అనేది అర్హత గల ఆఫీస్ లేదా స్కూల్ ఖాతాలకు మాత్రమే అందుబాటులో ఉంటుంది.
మీరు ప్రస్తుతం సైన్ ఇన్ చేయలేదు.
మీ ఫైల్ అందరికీ అందుబాటులో ఉండాలా లేదా యాక్సెస్ ఉన్న వ్యక్తులకు మాత్రమే పరిమితం చేయాలా అని మీరు ఎంచుకోవచ్చు. మీరు లింక్ను కలిగి ఉన్న ప్రతి ఒక్కరికీ యాక్సెస్ను అనుమతిస్తే, లింక్ను కలిగి ఉన్న ఎవరైనా మీ ఫోల్డర్ను యాక్సెస్ చేయగలరు.
- మీరు షేర్ చేయాలనుకుంటున్న ఫైల్ను ఎంచుకోండి.
- షేర్ చేయండి లేదా షేర్ చేయండి ని క్లిక్ చేయండి.
- "సాధారణ యాక్సెస్" కింద, కింది వైపు బాణం గుర్తును క్లిక్ చేయండి.
- ఫైల్ను ఎవరెవరు యాక్సెస్ చేయవచ్చో ఎంచుకోండి.
- మీ ఫైల్కు సంబంధించి వ్యక్తులకు ఏ యాక్సెస్ రోల్ను అసైన్ చేయాలో నిర్ణయించడానికి, వీక్షకులు, కామెంట్ చేయగల వ్యక్తి, లేదా ఎడిటర్ అనే ఆప్షన్ను ఎంచుకోండి.
- పూర్తయింది అనే ఆప్షన్ను క్లిక్ చేయండి.
- మీరు షేర్ చేయాలనుకుంటున్న ఫైల్ను ఎంచుకోండి.
- షేర్ చేయండి లేదా షేర్ చేయండి ని క్లిక్ చేయండి.
- "సాధారణ యాక్సెస్" కింద, కింది వైపు బాణం గుర్తును క్లిక్ చేయండి.
- లింక్ను కలిగి ఉన్న ఎవరైనా ఆప్షన్ను ఎంచుకోండి.
- వ్యక్తులకు ఏ యాక్సెస్ రోల్ను అసైన్ చేయాలో నిర్ణయించడానికి, వీక్షకులు, కామెంట్ చేయగల వ్యక్తి, లేదా ఎడిటర్ ఆప్షన్ను ఎంచుకోండి.
- లింక్ను కాపీ చేయండి ఆప్షన్ను క్లిక్ చేయండి.
- పూర్తయింది అనే ఆప్షన్ను క్లిక్ చేయండి.
- లింక్ను ఈమెయిల్లో లేదా మీరు దానిని షేర్ చేయాలనుకుంటున్న ఏదైనా స్థలంలో పేస్ట్ చేయండి.
Google ఖాతాకు సైన్ ఇన్ చేయని వ్యక్తుల ఫోటోలు మీ ఫైల్లో అనామక జంతువుల రూపంలో చూపబడతాయి. అనామక జంతువుల గురించి మరింత తెలుసుకోండి.
అనేక మంది వ్యక్తులతో ఒక ఫైల్ను షేర్ చేయండి, అలాగే అందులో కలిసి పని చేయండి
ముఖ్య గమనికలు:
- ఏ సమయంలోనైనా, Google Docs, Sheets లేదా Slides ఫైల్ను గరిష్ఠంగా 100 ఓపెన్ ట్యాబ్లలో లేదా పరికరాలలో మాత్రమే ఎడిట్ చేయవచ్చు. 100 కంటే ఎక్కువగా ఫైల్ను తెరిచిన సందర్భాలు ఉన్నట్లయితే, ఓనర్, అలాగే ఎడిటింగ్ అనుమతులు ఉన్న కొంత మంది యూజర్లు మాత్రమే ఫైల్ను ఎడిట్ చేయగలరు.
- ఒక ఫైల్ను గరిష్ఠంగా 600 వ్యక్తిగత ఈమెయిల్ అడ్రస్లతో మాత్రమే షేర్ చేయవచ్చు.
అనేక మంది ప్రేక్షకులతో ఫైల్ను షేర్ చేయడానికి, అలాగే అందులో కలిసి పని చేయడానికి:
ఫైల్ను పబ్లిష్ చేయండి
- మీరు ఫైల్ను పలు వ్యక్తులు తెరవగలిగేలా సెట్ చేయాలనుకుంటే, ఫైల్ను పబ్లిష్ చేసి, యాక్సెస్తో వ్యక్తులకు షేర్ చేయడానికి, ఒక లింక్ను క్రియేట్ చేయండి. ఫైల్ను ఎడిట్ లేదా కామెంట్ చేయాలనుకొనే వ్యక్తులకు మీరు ఎడిట్ యాక్సెస్ను ఇవ్వవచ్చు. ఫైల్ను పబ్లిష్ చేయడం ఎలాగో తెలుసుకోండి.
- మీ ఖాతా సెట్టింగ్ల ఆధారంగా, ఫైల్ను పబ్లిష్ చేయడం వలన వెబ్లోని ప్రతి ఒక్కరికీ, అలాగే మీ సంస్థలోని ప్రతి ఒక్కరికీ లేదా మీ సంస్థకు సంబంధించిన గ్రూప్లోని వ్యక్తులకు అది కనిపిస్తుంది. ప్రైవేట్ లేదా అత్యంత ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని పబ్లిష్ చేసేటప్పుడు జాగ్రత్త వహించండి.
- ముఖ్య గమనిక: మీకు వర్క్ లేదా స్కూల్ ద్వారా ఖాతా ఉంటే, పబ్లిష్ చేసిన ఫైల్ను ఎవరు యాక్సెస్ చేయవచ్చు అనే దాన్ని మీ అడ్మినిస్ట్రేటర్ పరిమితం చేయవచ్చు. మీరు అడ్మినిస్ట్రేటర్ అయితే, వెబ్లోకి డాక్యుమెంట్లను ఎవరు పబ్లిష్ చేయవచ్చు అనే విషయాన్ని ఎలా కంట్రోల్ చేయాలో తెలుసుకోండి.
- వెబ్ నుండి ఒక ఫైల్ను తీసివేయడానికి, దానిని పబ్లిష్ చేయడం తప్పనిసరిగా ఆపివేయాల్సి ఉంటుంది. ఫైల్ను పబ్లిష్ ఎలా ఆపివేయాలో తెలుసుకోండి.
- సహకారులతో ఫైల్ను షేర్ చేయడాన్ని ఆపడానికి, షేరింగ్ అనుమతులను ఎలా మార్చాలో తెలుసుకోండి.
Google సైట్ను క్రియేట్ చేయండి
- అనేక మంది వ్యక్తులతో సమాచారాన్ని షేర్ చేసుకోవడానికి, Google సైట్ను క్రియేట్ చేయండి. మీరు సైట్లో డాక్యుమెంట్లను, స్ప్రెడ్షీట్లను, ప్రెజెంటేషన్లను పొందుపరచవచ్చు, వీటిని పెద్ద మొత్తంలో యూజర్లు యాక్సెస్ చేయవచ్చు. సైట్లో డాక్యుమెంట్లను ఎలా పొందుపరచాలో తెలుసుకోండి.
- మీ సైట్కు అధిక ట్రాఫిక్ వస్తుందని ఒకవేళ మీరు ఊహించినట్లయితే, మొదట మీ డాక్యుమెంట్ను Google Docs, Sheets లేదా Slidesలలో పబ్లిష్ చేయండి, తర్వాత పబ్లిష్ అయిన సదరు URLను Google Sitesలో పొందుపరచండి. ఫైల్ను పబ్లిష్ చేయడం ఎలాగో తెలుసుకోండి.
మీ ఫైల్స్ను సైట్ సహకారులతో పంచుకోండి
- సైట్లలో పొందుపరిచిన ఫైల్స్ సైట్ సహకారులకు, వీక్షకులందరికీ అందుబాటులో ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోవడానికి, మీరు సైట్ను పబ్లిష్ చేసినప్పుడు, తప్పనిసరిగా వారితో ఫైల్ యాక్సెస్ను షేర్ చేయాలి. మీరు ఏదైనా ఫైల్ను పొందుపరిచినప్పుడు, పబ్లిష్ చేసినప్పుడు, లేదా సైట్ను షేర్ చేసినప్పుడు, మీరు షేరింగ్ అనుమతులను అప్డేట్ చేయవచ్చు.
Google Formsతో ఫీడ్బ్యాక్ను కలెక్ట్ చేయండి
- సమాచారాన్ని పెద్ద మొత్తంలో మీరు సేకరించాలనుకుంటే, Google ఫారమ్ను సృష్టించండి. ప్రతిస్పందనలు ఒక Google షీట్లో రికార్డ్ చేయబడతాయి. సమాధానాలతో పని చేయవలసిన వ్యక్తులకు మాత్రమే ఎడిట్ యాక్సెస్ని ఇవ్వండి. సమాధానాలను 100 మంది కంటే ఎక్కువ వ్యక్తులు తెరవాలనుకుంటే, స్ప్రెడ్షీట్ను వెబ్లో పబ్లిష్ చేసి, యాక్సెస్తో వ్యక్తులకు షేర్ చేయడానికి లింక్ను క్రియేట్ చేయండి. ఫైల్ను పబ్లిష్ చేయడం ఎలాగో తెలుసుకోండి.
అనేక మంది వ్యక్తులతో షేర్ చేసిన డాక్యుమెంట్లతో ఎదురయ్యే సమస్యలను పరిష్కరించండి
ఒకవేళ మీ డాక్యుమెంట్ అనేక మందితో షేర్ చేయబడి ఉండి, అది క్రాష్ అవుతున్నా లేదా త్వరగా అప్డేట్ కాకపోయినా, ఈ పరిష్కార ప్రక్రియ చిట్కాలను ట్రై చేయండి:
- వ్యక్తులను, ఒక డాక్యుమెంట్ లేదా స్ప్రెడ్షీట్లో కామెంట్ చేయడానికి అనుమతించే బదులు, Google ఫారమ్ను క్రియేట్ చేసి, ఫీడ్బ్యాక్ను కలెక్ట్ చేయండి. Google ఫారమ్ను ఎలా క్రియేట్ చేయాలో తెలుసుకోండి.
- మీరు డాక్యుమెంట్ కాపీని తయారు చేస్తున్నట్లయితే, అందులో పరిష్కరించబడిన కామెంట్లను, సూచనలను చేర్చవద్దు. కాపీని ఎలా తయారు చేయాలో తెలుసుకోండి.
- పాత సమాచారాన్ని తొలగించండి లేదా డేటాను ఒక కొత్త డాక్యుమెంట్లోకి తరలించండి.
- యాక్సెస్ ఉన్న వ్యక్తులు డాక్యుమెంట్ను ఉపయోగించనప్పుడు దాన్ని మూసివేయమని అడగండి.
- పబ్లిష్ చేయబడిన డాక్యుమెంట్లో అత్యంత ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని మాత్రమే చేర్చండి. చిన్న డాక్యుమెంట్లు వేగంగా లోడ్ అవుతాయి.
- డాక్యుమెంట్కు 'ఎడిట్ యాక్సెస్' ఉన్న వ్యక్తుల సంఖ్యను తగ్గించండి.
- సమాచారాన్ని పలు డాక్యుమెంట్ల నుండి కలెక్ట్ చేస్తున్నట్లయితే, ఎక్కువ మంది వ్యక్తులతో షేర్ చేయడానికి కొత్తదైన, 'యాక్సెస్ ఉన్న వ్యక్తులు మాత్రమే' అనే సెట్టింగ్తో కూడిన డాక్యుమెంట్ను క్రియేట్ చేయండి.
ఫైల్ను షేర్ చేయగల విధానాన్ని పరిమితం చేయండి
వ్యక్తులు చూడటం, కామెంట్ చేయడం, లేదా ఎడిట్ చేయడం వంటివి చేయగలరో లేదో ఎంచుకోండిమీరు ఎవరితోనైనా ఫైల్ను షేర్ చేసినప్పుడు, మీరు వారి యాక్సెస్ లెవెల్ను ఎంచుకోవచ్చు:
- వీక్షకులు: వ్యక్తులు ఫైల్ను యాక్సెస్ చేయగలరు, కానీ దానిని మార్చలేరు లేదా ఇతరులతో షేర్ చేయలేరు.
- కామెంటర్: వ్యక్తులు ఫైల్లో కామెంట్లు, సూచనలు చేయగలరు, కానీ దాన్ని మార్చలేరు లేదా ఇతరులతో షేర్ చేయలేరు.
- ఎడిటర్: వ్యక్తులు ఫైల్కు మార్పులు చేయగలరు, సూచనలను ఆమోదించగలరు లేదా తిరస్కరించగలరు, దాన్ని ఇతరులతో షేర్ చేయగలరు.
మీరు మీ ఫైల్కు విస్తృత యాక్సెస్ను అనుమతించవచ్చు. మీ Google ఖాతా అనేది ఆఫీస్, స్కూల్, లేదా Gmailలో ఏ రకానికి చెందినదనే దాన్ని బట్టి ఈ ఆప్షన్లు ఉంటాయి.
- పబ్లిక్: ఎవరైనా సరే వారి Google ఖాతాకు సైన్ ఇన్ చేయకుండానే మీ ఫైల్ను Googleలో వెతకగలరు, అలాగే దానికి యాక్సెస్ పొందగలరు.
- లింక్ కలిగి ఉన్న ఎవరైనా: మీ ఫైల్కు లింక్ను కలిగి ఉన్న ఎవరైనా వారి Google ఖాతాకు సైన్ ఇన్ చేయకుండానే దాన్ని ఉపయోగించగలరు.
- పరిమితం చేయబడింది: యాక్సెస్ ఉన్న వ్యక్తులు మాత్రమే ఫైల్ను తెరవగలరు.