Как предоставить доступ к файлам и папкам на Google Диске

Над файлами и папками, которые хранятся на Google Диске, можно работать вместе с другими пользователями.

Открывая доступ к файлам на Google Диске, вы можете решать, что с ними можно делать другим пользователям: редактировать, комментировать или только просматривать. На совместный доступ к материалам на Google Диске распространяются Правила программы.

Шаг 1. Выберите объекты

Как предоставить доступ к одному файлу

Добавьте пользователей:

  1. На iPhone или iPad откройте приложение Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации.
  2. Коснитесь значка "Ещё" Ещё рядом с названием файла.
  3. Выберите Поделиться > Открыть доступ Share.
Как предоставить доступ к нескольким файлам
Как отправить форму Google и открыть к ней доступ

Настройки доступа к формам Google отличаются от настроек для других типов файлов.

Шаг 2. Выберите, с кем вы хотите поделиться

Как предоставить доступ отдельным пользователям или группам
Важно! В рабочих и учебных аккаунтах Google может быть отключена возможность делиться файлам с пользователями за пределами домена.
  1. Откройте приложение Google Диск на устройстве iPhone или iPad.
  2. Выберите файл>Add approver .
  3. Введите адрес электронной почты пользователя или название группы Google.
  4. Задайте уровень доступа к файлу, выбрав один из следующих вариантов:
    • Читатель;
    • Комментатор;
    • Редактор.
  5. На адрес электронной почты каждого пользователя, которому вы предоставили доступ к файлу, будет отправлено уведомление.
    • Вы можете добавить к этому уведомлению свое сообщение.
    • Если вы не хотите оповещать пользователей о приглашении, нажмите "Ещё" Ещё>Не уведомлять пользователей.
  6. Нажмите Отправить.

Подробнее о правах доступа

Примечание. Если вы обновляете разрешения для файла, к которому предоставляете доступ в разделе "Мой диск", а у пользователя, которому вы даете доступ, нет разрешений, вы можете обновить их:

  • для всей папки, в которой хранится файл;
  • только для нужного файла.
Как предоставить доступ группе пользователей

Доступ для чат-группы Google Chat

Вы можете поделиться файлом или ссылкой на файл в чате или чат-группе в Google Chat. Подробнее об отправке файлов с Диска в Google Chat

Чтобы предоставить доступ к файлу целой чат-группе в Google Chat, выполните следующие действия:

  1. Откройте приложение Google Chat на iPhone или iPad.
  2. В нижней части экрана нажмите на значок Чат-группы.
  3. Выберите чат-группу, с которой нужно поделиться файлом.
  4. В левом нижнем углу экрана нажмите на значок меню действий and then "Диск" .
  5. Выберите нужный файл.
  6. Нажмите Выбрать.
  7. Нажмите "Отправить" .

Чтобы поделиться файлом из приложения "Диск":

  1. На мобильном устройстве откройте приложение "Диск".
  2. Выберите нужный файл.
  3. Справа нажмите на значок "Ещё" .
  4. Нажмите Копировать ссылку.
  5. Откройте приложение Google Chat.
  6. В нижней части экрана нажмите на значок Чат-группы .
  7. Выберите чат-группу, с которой нужно поделиться файлом.
  8. Вставьте скопированную ссылку в текстовое поле.
  9. Нажмите "Отправить" .

Примечания

  • При отправке файла с Диска в чат-группу Google Chat появится запрос на предоставление доступа.
    • Если вы предоставите доступ чат-группе, то его получат и те, кто присоединится к ней позже.
  • Тот, кто покинет чат-группу, потеряет доступ к таким файлам на Диске, если только доступ не был предоставлен этому человеку:
    • отдельно;
    • как участнику другой группы.
  • Чтобы предоставить доступ к файлу на Диске, у вас должны быть права на редактирование этого файла.
Как открыть общий доступ к файлу

Вы можете открыть общий доступ к файлу или предоставить его только выбранным вами пользователям. Если установить доступ для всех, у кого есть ссылка, то открыть файл сможет любой пользователь.

  1. Откройте нужный файл.
  2. Нажмите Настроить доступ.
  3. В разделе "Общий доступ" нажмите Изменить.
  4. Укажите, кому нужно предоставить доступ к файлу.
    • Совет. Если у вас специальный аккаунт Google для работы или учебы, то вы можете предоставлять доступ к файлам и папкам только определенным группам пользователей, например сотрудникам своего отдела.
  5. Задайте уровень доступа к файлу.
  6. Укажите, могут ли пользователи находить файл в результатах поиска.
  7. Нажмите Назад.
Как предоставить доступ всем в интернете
  1. Выберите нужный файл.
  2. Выберите Настроить доступ или нажмите на значок "Открыть доступ" Share.
  3. В разделе "Общий доступ" нажмите Изменить.
  4. Выберите Все, у кого есть ссылка.
  5. Задайте уровень доступа к файлу.
  6. Нажмите Копировать ссылку.
  7. Нажмите Назад.
  8. Вставьте ссылку в письмо или передайте ее нужным пользователям другим способом.

Когда люди, не вошедшие в аккаунт Google, просматривают файл одновременно с вами, вместо их фото профиля отображаются значки с изображением различных животных Подробнее о значках для анонимных пользователей

Совместная работа над файлом с участием большого числа пользователей

Важные примечания

  • Файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях можно одновременно открыть для редактирования на не более чем сотне вкладок или устройств. Если это ограничение будет превышено, то работать с файлом смогут только его владелец и некоторые пользователи с разрешением на редактирование.
  • Вы можете предоставить доступ к одному файлу, указав до 600 отдельных адресов электронной почты.

Если вам требуется привлечь к работе над файлом большое число пользователей, выполните описанные ниже действия.

Опубликуйте файл

  • Если вам нужно, чтобы файл могли открыть сразу несколько пользователей, опубликуйте его, а затем создайте ссылку и поделитесь ею с теми, у кого есть доступ. Вы можете предоставить права на редактирование пользователям, которым нужно изменять или комментировать контент. Подробнее о том, как опубликовать документ, таблицу, презентацию или форму Google
  • Настройки аккаунта определяют, кому будет виден опубликованный файл: всем в интернете, всем в вашей организации или только некоторым пользователям. Следите за тем, чтобы случайно не раскрыть личную или конфиденциальную информацию.
  • Чтобы удалить файл из интернета, отмените его публикацию.
  • Если вы хотите отменить доступ к файлу для соавторов, прочитайте о том, как изменить настройки совместного доступа.

Создайте сайт на платформе Google 

  • Создав сайт на платформе Google, вы сможете размещать на его страницах документы, таблицы и презентации. Этот вариант удобен, если вам нужно предоставить доступ к файлам большому количеству пользователей. Подробнее о том, как добавлять файлы на сайт
  • Если вы опасаетесь, что ваш сайт может привлечь слишком большой трафик, советуем сначала опубликовать файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях, а потом добавить его URL на свою страницу в Google Сайтах. Подробнее о процедуре публикации

Используйте Google Формы

  • Если вам необходимо собрать много данных, создайте форму Google. Отправленные с ее помощью ответы будут добавляться в таблицу Google. Предоставьте права на редактирование таблицы только тем, кто будет обрабатывать ответы. Если нужно показать ответы более чем 100 пользователям, опубликуйте таблицу и откройте к ней доступ по ссылке.

Что делать, если возникают проблемы с документом, который доступен большому количеству пользователей

Если при работе с документом возникают сбои или он недостаточно быстро обновляется, попробуйте устранить неполадки следующими способами:

  • Вместо того чтобы разрешать пользователям комментировать контент документа или таблицы, создайте форму Google для сбора данных. Подробнее о том, как создать форму Google
  • При создании копии документа не включайте в нее закрытые обсуждения и уже рассмотренные советы. Подробнее о том, как скопировать файл… 
  • Удалите устаревшую информацию или перенесите ее в отдельный документ.
  • Попросите пользователей, у которых есть доступ, не оставлять документ открытым, когда он им не нужен.
  • Сохраните в опубликованном документе только самую важную информацию. Файлы, в которых меньше данных, загружаются быстрее.
  • Ограничьте количество пользователей, которым разрешено редактировать документ.
  • Если сведения собираются из нескольких документов, создайте новый файл, который вы будете предоставлять большому числу людей только для просмотра.

Настройте права доступа

Как выбрать уровень доступа

При настройке доступа вы предоставляете пользователям определенные права.

  • Читатель может открывать файл, но не имеет прав редактировать его или делиться им с другими пользователями.
  • Комментатор может оставлять комментарии и предлагать изменения, но не может редактировать файл или делиться им.
  • Редактор может вносить исправления в файл, принимать и отклонять предложенные правки, а также предоставлять доступ к файлу другим пользователям.
Как настроить общий доступ к файлу

Вы можете предоставить возможность работать с файлом любым пользователям. Настройки доступа зависят от того, какой аккаунт Google вы используете: корпоративный, учебный или личный.

  • Все в интернете: любой пользователь может найти файл в Google и открыть его, не входя в аккаунт Google.
  • Все, у кого есть ссылка: любой пользователь, обладающий ссылкой, может получить доступ к файлу, не входя в аккаунт Google.
  • Ограниченный доступ: открывать файл могут только пользователи, которым предоставлено право на работу с ним.

Статьи по теме

Поиск
Очистить поле поиска
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню
9543491265837016497
true
Поиск по Справочному центру
true
true
true
true
true
99950
false
false