שיתוף קבצים מ-Google Drive

אפשר לשתף תיקיות וקבצים השמורים ב-Google Drive עם כל מי שרוצים.

כשמשתפים קובץ מ-Google Drive עם אחרים, אפשר לקבוע אם אותם אנשים יוכלו לערוך את הקובץ, להגיב עליו או רק לצפות בו. כשאתם משתפים תוכן מ-Google Drive, חלים עליכם כללי מדיניות התוכנית של Google Drive.

שלב 1: איתור הקובץ שרוצים לשתף

שיתוף של קובץ יחיד

  1. במחשב, פותחים את Google Drive‏, Docs‏, Sheets, או Slides.
  2. לוחצים על הקובץ שרוצים לשתף.
  3. לוחצים על 'שיתוף' או על סמל השיתוף Share.
שיתוף של מספר קבצים
  1. במחשב, נכנסים אל drive.google.com.
  2. לוחצים על Shift במקלדת ובוחרים שני קבצים או יותר.
  3. בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על סמל השיתוףShare.

רוצים לדעת איך מוסיפים קבצים לתיקייה ומשתפים את התיקייה כולה?

שליחה ושיתוף של טפסים מ-Google Forms

אפשרויות השיתוף של טפסים מ-Google Forms שונות מאלו של סוגי קבצים אחרים.

שלב 2: בוחרים עם אילו אנשים לשתף את הקובץ שלכם ומה הם יוכלו לעשות בו

שיתוף עם אנשים ספציפיים

  1. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
  2. לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף Share.
  3. בקטע 'שיתוף עם אנשים וקבוצות', מזינים את כתובות האימייל של אלה שאיתם רוצים לשתף את הקובץ. 
    • חשוב: כשמשתפים קובץ עם כתובת אימייל שאינה חשבון Google, בעלי הכתובת הזאת יוכלו רק לצפות באותו קובץ.
  4. כדי לשנות את אפשרויות הפעולה של אנשים בתוך המסמך שלכם, לוחצים בצד שמאל על החץ הפונה למטה למטה ואז צופה, בעל הרשאת תגובה, או עורך.
  5. בוחרים אם לשלוח לאנשים הודעה על כך.
    • אם בחרתם לשלוח לאנשים הודעה ששיתפתם איתם מסמך, מסמנים את התיבה שליד 'שליחת הודעה לאנשים'. כשמודיעים לאנשים באימייל על השיתוף, כל כתובת אימייל שמזינים תיכלל בנמעני האימייל.
    • אם אינכם רוצים לשלוח לאנשים הודעה ששיתפתם אותם, יש לבטל את הסימון בתיבה.
  6. לוחצים על שיתוף או על שליחה.
שיתוף של קישור לקובץ

אפשר לשלוח לאנשים קישור לקובץ, כך שכל מי שקיבל את הקישור יוכל לגשת דרכו לקובץ. כשמשתפים קישור לקובץ, מי שמשתף אותו מופיע בתור הבעלים של הקובץ.

  1. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
  2. לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף Share ואז קבלת קישור.
  3. בקטע 'קבלת קישור', לוחצים על החץ הפונה למטה למטה.
  4. בוחרים עם מי לשתף את הקובץ.
  5. כדי להחליט מה אנשים יוכלו לעשות בקובץ שאתם משתפים איתם, בוחרים באפשרות צופה (בעל הרשאת צפייה), בעל הרשאת תגובה, או עורך (בעל הרשאת עריכה)
  6. לוחצים על העתקת הקישור ואז סיום.
  7. מעתיקים את הקישור ומדביקים אותו בהודעת אימייל או בכל מקום אחר שבו רוצים לשתף אותו.
שיתוף קובץ באופן ציבורי
  1. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
  2. לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף Share ואז קבלת קישור.
  3. בקטע 'קבלת קישור', לוחצים על 'הגדרות הקישור' הגדרות.
  4.  בוחרים קישור גלוי לכול ואז שמירה.
  5. לוחצים על סיום.
  6. מעתיקים את הקישור ומדביקים אותו בהודעת אימייל או בכל מקום אחר שבו רוצים לשתף אותו.

אנשים שניגשים לקובץ שלכם בלי להתחבר לחשבון Google, יוצגו בקובץ באופן אנונימי באמצעות סמלים של בעלי חייםלמידע נוסף על ייצוג של משתמשים אנונימיים באמצעות סמלים של בעלי חיים

שיתוף קבצים ועריכה משותפת עם יותר מ-100 אנשים

עד 100 אנשים בעלי הרשאות צפייה, עריכה או תגובה יכולים לעבוד על קובץ של Google Docs‏, Sheets או Slides בו-זמנית. כאשר יותר מ-100 אנשים נכנסים לקובץ, רק הבעלים וחלק מהמשתמשים שיש להם הרשאות עריכה יכולים לערוך את הקובץ.

כדי לשתף קובץ עם יותר מ-100 אנשים ולערוך אותו בצורה משותפת: 

מפרסמים את הקובץ

  • אם רוצים שאנשים רבים יצפו בקובץ בו-זמנית, יש לפרסם אותו וליצור קישור לשיתוף עם הצופים. אתם יכולים לתת גישת עריכה לאנשים שצריכים לערוך את הקובץ או להגיב עליו. איך מפרסמים קובץ? 
  • פרסום קובץ הופך אותו לגלוי לכולם באינטרנט. כדאי להיזהר כשמפרסמים מידע פרטי או רגיש. אם יש לכם חשבון דרך העבודה או מוסד הלימודים, מנהל המערכת יכול להגביל את אפשרות הצפייה בקובץ שפורסם. אם אתם מנהלי מערכת, כאן תוכלו לקרוא איך קובעים מי יכול לפרסם מסמכים באינטרנט.
  • כדי להסיר קובץ מהאינטרנט, יש להפסיק את הפרסום שלו. איך מפסיקים פרסום של קובץ?
  • אם רוצים להפסיק לשתף קובץ עם שותפי עריכה אחרים, כך אפשר לשנות את הרשאות השיתוף.

יצירה של אתר באמצעות Google Sites 

  • יצירה של אתר ב-Google Sites מאפשרת שיתוף של מידע עם אנשים רבים.  באתר שנוצר באמצעות Google Sites אפשר להטמיע מסמכים, גיליונות אלקטרוניים ומצגות, ולהציג אותם למספר גדול של משתמשים. איך מטמיעים מסמכים באתר?
  • אם צפויה תנועה רבה באתר, כדאי לפרסם תחילה את המסמך שלכם ב-Google Docs‏, Sheets או Slides, ואז להטמיע את כתובת ה-URL שפורסמה ב-Google Sites. איך מפרסמים קובץ?

קבלת משוב באמצעות Google Forms

  • אם אתם צריכים לאסוף מידע רב, באפשרותכם ליצור טופס ב-Google Forms. התשובות יתועדו בגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets. כדאי לתת גישת עריכה רק לאנשים שצריכים לעבוד עם התשובות. כדי לאפשר ליותר מ-100 אנשים לצפות בתשובות, תוכלו לפרסם את הגיליון האלקטרוני באינטרנט וליצור קישור לשיתוף עם הצופים. איך מפרסמים קובץ? 

פתרון בעיות במסמכים ששותפו עם אנשים רבים

אם המסמך משותף עם אנשים רבים והוא קורס או לא מתעדכן במהירות, כדאי לנסות את הטיפים הבאים לפתרון בעיות: 

  • במקום לאפשר לאנשים להגיב על מסמך או על גיליון אלקטרוני, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms ובאמצעותו לקבל משוב. איך יוצרים טופס ב-Google Forms?
  • כשיוצרים עותק של מסמך, לא כדאי לכלול בו תגובות והצעות שכבר נפתרו. איך יוצרים עותק? 
  • חשוב למחוק מידע ישן או להעביר נתונים למסמך חדש. 
  • כדאי לבקש מהצופים לסגור את המסמך כשהם לא משתמשים בו. 
  • במסמך שמפרסמים, מומלץ לכלול רק את המידע החשוב ביותר. מסמכים קצרים נטענים מהר יותר.
  • עדיף לצמצם את מספר האנשים שיש להם גישת עריכה למסמך. 
  • אם אוספים מידע מכמה מסמכים, כדאי ליצור מסמך חדש לתצוגה בלבד, שאותו תוכלו לשתף עם מספר גדול של אנשים. 

הגבלות בשיתוף קבצים

אתם בוחרים אם לאפשר לאנשים לצפות, להגיב או לערוך

כשמשתפים קובץ עם מישהו, אפשר לבחור אילו פעולות הוא יוכל לבצע בקובץ.

  • צופה (בעל הרשאת צפייה): יכול לצפות בקובץ, אך לא לבצע בו שינויים או לשתף אותו עם אחרים.
  • בעל הרשאת תגובה: יכול להוסיף בקובץ תגובות והצעות, אך אינו יכול לשנות את הקובץ או לשתף אותו עם אחרים.
  • עורך (בעל הרשאת עריכה): יכול לבצע שינויים, לקבל או לדחות הצעות ולשתף את הקובץ עם אחרים.
איך משנים את היקף השיתוף של הקישור

כשמשתפים קישור לקובץ, אפשר לקבוע את ההיקף של השיתוף. האפשרויות הזמינות תלויות בשאלה אם חשבון Google שלכם הוא במסגרת עבודה, מוסד לימודים או Gmail.

  • גלוי לכול: כל אחד יכול למצוא את הקובץ שלכם בחיפוש ב-Google, ולקבל גישה אליו מבלי להיכנס לחשבון Google שלו.
  • כל מי שקיבל את הקישור: כל מי שהקישור נמצא אצלו יוכל להשתמש בקובץ שלכם, גם מבלי להיכנס לחשבון Google שלו. 
  • מוגבל: רק אנשים שאיתם שיתפתם את הקובץ יוכלו להשתמש בו.

מאמרים קשורים