אפשר לשתף תיקיות וקבצים ששמורים ב-Google Drive עם כל מי שרוצים.
כשמשתפים קובץ מ-Google Drive עם אחרים, אפשר לקבוע אם אותם אנשים יוכלו לערוך את הקובץ, להגיב עליו או רק לצפות בו. כשאתם משתפים תוכן מ-Google Drive, חלים עליכם כללי מדיניות התוכנית של Google Drive.
שלב 1: מאתרים את הקובץ שרוצים לשתף
שיתוף של קובץ אחד
כך בוחרים איך לשתף קובץ:
.- כדי לשתף יותר מקובץ אחד מטלפון או מטאבלט עם Android, מוסיפים את הקבצים לתיקייה כלשהי ומשתפים את התיקייה כולה.
- אפשר גם לשתף כמה קבצים דרך drive.google.com במחשב.
אפשרויות השיתוף של טפסים מ-Google Forms שונות מאלו של סוגי קבצים אחרים.
שלב 2: בוחרים עם מי לשתף ומה הם יוכלו לעשות עם הקובץ
שיתוף עם אנשים ספציפייםחשוב: אם אתם משתמשים בחשבון Google של מקום העבודה או מוסד הלימודים, יכול להיות שלא תוכלו לשתף קבצים עם אנשים מחוץ לארגון שלכם.
- במכשיר Android, פותחים את אפליקציית Google Drive.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף
שיתוף
.
- מזינים את כתובת האימייל או את הקבוצה ב-Google שרוצים לשתף איתן את הקובץ.
- מחליטים מה אנשים יוכלו לעשות בקובץ. בוחרים אפשרות:
- הרשאת צפייה
- הרשאת תגובה
- הרשאת עריכה
- אם משתמשים בחשבון לצורכי עבודה או בחשבון בית ספרי שעומד בדרישות, צריך ללחוץ על תפקידי המשתמש כדי להוסיף תאריך תפוגה.
- כשמשתפים את הקובץ, נשלחת התראה באימייל לכל כתובת אימייל.
- אם רוצים, אפשר להוסיף הודעה להתראה באימייל.
- אם לא רוצים להודיע לאנשים, מקישים על סמל האפשרויות הנוספות
- מקישים על שליחה.
.
איך אנשים אחרים יכולים לצפות בקבצים, להגיב עליהם ולערוך אותם
טיפ: כשמעדכנים את ההרשאות לקובץ ששיתפתם מ'האחסון שלי' ולמשתמש שאיתו משתפים את הקובץ אין הרשאות, אפשר לעדכן את ההרשאות של:
- התיקייה שמכילה את הקובץ
- הקובץ עצמו בלבד
שיתוף עם מרחב משותף ב-Chat
אתם יכולים לשתף קובץ או קישור לקובץ בהודעה בצ'אט או עם מרחב משותף ב-Google Chat. למידע נוסף על שליחה וניהול של קובצי Drive ב-Google Chat
כדי לשתף קובץ עם מרחב משותף ב-Google Chat:
- במכשיר Android, פותחים את אפליקציית Google Chat.
- למטה, מקישים על סמל המרחבים המשותפים
.
- בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שרוצים לשתף איתו את הקובץ.
- בחלק הימני התחתון, מקישים על הסמל של תפריט הפעולות
Drive
.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף עם המרחב המשותף ב-Chat.
- מקישים על בחירה.
- מקישים על סמל השליחה
.
.
Drive כדי לשתף קובץ מקישור באפליקציית Drive:
- בנייד, פותחים את אפליקציית Drive.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף במרחב המשותף ב-Chat.
- בצד שמאל, מקישים על סמל האפשרויות הנוספות
.
- מקישים על העתקת הקישור.
- פותחים את אפליקציית Google Chat.
- למטה, מקישים על סמל המרחבים המשותפים
- בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שרוצים לשתף איתו את הקובץ.
- בשדה ההודעה, מדביקים את הקישור שהעתקתם.
- מקישים על סמל השליחה
טיפים:
- כשמשתפים קובץ Drive במרחב משותף ב-Chat, מוצגת בקשה למתן גישה.
- כשנותנים למרחב המשותף הרשאת גישה, כל מי שיצטרף למרחב הזה בעתיד יקבל גם הוא גישה לקבצים ששותפו.
- מי שיעזוב את המרחב המשותף ב-Chat יאבד את הגישה לקובצי Drive ששותפו במרחב הזה, אם אין לו גישת שיתוף:
- כמשתמש פרטי
- כחבר בקבוצה אחרת
- כדי לתת הרשאת גישה לקובץ Drive, צריך שתהיה לכם גישת עריכה בקובץ שרוצים לשתף.
אתם יכולים להחליט אם הקובץ יהיה זמין לכלל המשתמשים או מוגבל רק לאנשים שיש להם גישה. כשמאפשרים גישה לכל מי שיש לו את הקישור, כל אחד יכול לפתוח את הקובץ.
- פותחים את הקובץ שרוצים לערוך.
- מקישים על ניהול הגישה.
- בקטע 'גישה כללית', מקישים על שינוי.
- בוחרים מי יוכל לגשת לקובץ.
- טיפ: אם משתמשים בחשבון Google במסגרת העבודה או בית הספר, אפשר להחליט לשתף קבצים ותיקיות רק עם קהל ספציפי, כמו לדוגמה המחלקה שלכם.
- כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בקובץ, בוחרים אפשרות.
- בוחרים אם אנשים יוכלו או לא יוכלו למצוא את הקובץ בתוצאות החיפוש.
- מקישים על הקודם.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
- מקישים על שיתוף או על סמל השיתוף
.
- בקטע 'גישה כללית', מקישים על שינוי.
- בוחרים באפשרות כל מי שיש לו את הקישור.
- כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בקובץ, בוחרים אפשרות.
- מקישים על העתקת הקישור.
- מקישים על הקודם.
- מדביקים את הקישור בהודעת אימייל או בכל מקום אחר שבו רוצים לשתף אותו.
.אנשים שניגשים לקובץ שלכם בלי להתחבר לחשבון Google, יוצגו בקובץ באופן אנונימי באמצעות סמלים של בעלי חיים. למידע נוסף על ייצוג של משתמשים אנונימיים באמצעות סמלים של בעלי חיים
התכונה של תאריך התפוגה זמינה רק בחשבונות מטעם העבודה או מוסד הלימודים שעומדים בדרישות.
אינכם מחוברים לחשבון.
שיתוף קובץ ועריכה משותפת עם הרבה אנשים
חשוב לדעת:
- אפשר לערוך קובץ של Google Docs, Sheets או Slides בו-זמנית ב-100 כרטיסיות פתוחות או מכשירים לכל היותר. אם יש יותר מ-100 מופעים פתוחים של הקובץ, רק הבעלים וחלק מהמשתמשים שיש להם הרשאות עריכה יכולים לערוך אותו.
- אפשר לשתף קובץ אחד עם עד 600 כתובות אימייל נפרדות.
כדי לשתף קובץ עם כמות משתמשים גדולה מאוד ולערוך אותו בצורה משותפת:
פרסום הקובץ
- אם רוצים שכמה אנשים יפתחו את הקובץ, מפרסמים אותו ואז יוצרים קישור לשיתוף עם אנשים שיש להם גישה לקובץ. אתם יכולים לתת גישת עריכה לאנשים שצריכים לערוך את הקובץ או להגיב עליו. מידע נוסף על איך מפרסמים קובץ
- בהתאם להגדרות החשבון, פרסום קובץ הופך אותו לגלוי לכולם באינטרנט או בארגון שלכם, או גלוי לקבוצה של אנשים בארגון. חשוב להביא את זה בחשבון לפני שמפרסמים מידע פרטי או רגיש.
- חשוב: אם יש לכם חשבון לצורכי עבודה או חשבון בית ספרי, האדמין יכול להגביל את אפשרות הגישה לקובץ שפורסם. אם אתם אדמינים, כאן תוכלו לקרוא איך לקבוע מי יכול לפרסם מסמכים באינטרנט.
- כדי להסיר קובץ מהאינטרנט, יש להפסיק את הפרסום שלו. מידע נוסף על איך מפסיקים פרסום של קובץ
- אם רוצים להפסיק לשתף קובץ עם שותפי עריכה אחרים, כך אפשר לשנות את הרשאות השיתוף.
יצירת אתר באמצעות Google Sites
- יצירה של אתר ב-Google Sites מאפשרת לשתף מידע עם הרבה אנשים. אפשר להטמיע מסמכים, גיליונות אלקטרוניים ומצגות באתר, ולאפשר למספר גדול של משתמשים לגשת אליהם. מידע נוסף על איך מטמיעים מסמכים באתר
- אם צפויה תנועה רבה באתר, כדאי לפרסם תחילה את המסמך שלכם ב-Google Docs, Sheets או Slides, ואז להטמיע את כתובת ה-URL שפורסמה ב-Google Sites. למידע נוסף על איך מפרסמים קובץ
קבלת משוב באמצעות Google Forms
- אם אתם צריכים לאסוף הרבה מידע, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms. התשובות יתועדו בגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets. כדאי לתת גישת עריכה רק לאנשים שצריכים לעבוד עם התשובות. כדי לאפשר ליותר מ-100 אנשים לפתוח את התשובות, צריך לפרסם את הגיליון האלקטרוני באינטרנט וליצור קישור לשיתוף עם אנשים שיש להם גישה לגיליון. מידע נוסף על איך מפרסמים קובץ
פתרון בעיות במסמכים ששותפו עם הרבה אנשים
אם המסמך משותף עם הרבה אנשים והוא קורס או לא מתעדכן במהירות, אפשר לנסות את הטיפים הבאים לפתרון בעיות:
- במקום לאפשר לאנשים להגיב על מסמך או על גיליון אלקטרוני, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms ובאמצעותו לקבל משוב. למידע נוסף על איך יוצרים טופס ב-Google Forms
- כשיוצרים עותק של מסמך, לא כדאי לכלול בו תגובות והצעות שהדיון לגביהן כבר נסגר. למידע נוסף על איך יוצרים עותק
- מוחקים מידע ישן או מעבירים נתונים למסמך חדש.
- כדאי לבקש מהאנשים שיש להם גישה לסגור את המסמך כשהם לא משתמשים בו.
- במסמך שמפרסמים, מומלץ לכלול רק את המידע הכי חשוב. מסמכים קצרים נטענים מהר יותר.
- עדיף לצמצם את מספר האנשים שיש להם גישת עריכה למסמך.
- אם אוספים מידע מכמה מסמכים, כדאי ליצור מסמך חדש שיש אליו רק הרשאת גישה, שאותו תוכלו לשתף עם מספר גדול של אנשים.
הגבלות בשיתוף קבצים
אתם יכולים לבחור אם לאפשר לאנשים לצפות בקבצים, להגיב עליהם או לערוך אותםכשאתם משתפים קובץ עם מישהו, אתם יכולים לבחור את רמת הגישה שלו:
- הרשאת צפייה: המשתמש יכול לגשת לקובץ, אבל לא לבצע בו שינויים או לשתף אותו עם אחרים.
- הרשאת תגובה: המשתמש יכול להוסיף בקובץ תגובות והצעות, אבל אין לו אפשרות לשנות את הקובץ או לשתף אותו עם אחרים.
- הרשאת עריכה: המשתמש יכול לבצע שינויים, לקבל או לדחות הצעות ולשתף את הקובץ עם אחרים.
אתם יכולים להעניק גישה רחבה לקובץ. האפשרויות הזמינות תלויות בשאלה אם חשבון Google שלכם הוא חשבון לצורכי עבודה, חשבון בית ספרי או חשבון Gmail.
- גלוי לכולם: כל אחד יכול למצוא את הקובץ שלכם בחיפוש ב-Google, ולקבל גישה אליו מבלי להיכנס לחשבון Google שלו.
- כל מי שקיבל או קיבלה את הקישור הזה: כל האנשים שיש להם את הקישור יכולים להשתמש בקובץ שלכם, גם מבלי להיכנס לחשבון Google שלהם.
- גישה מוגבלת: רק אנשים שיש להם גישה לקובץ יכולים לפתוח אותו.