Comment partager des éléments

Instructions détaillées sur le partage d'un élément avec une autre personne depuis Google Drive

Avec Google Drive, vous pouvez partager des fichiers, comme des documents, des images et des PDF, sans avoir à les envoyer sous forme de pièces jointes à vos e-mails. Le partage revient à indiquer les adresses e-mail ou listes de diffusion autorisées à accéder à un fichier donné.

Partager un fichier avec une adresse e-mail ou une liste de diffusion

  1. Accédez à drive.google.com.
  2. Cochez la case à côté du fichier ou du dossier à partager.
  3. Cliquez sur l'icône de partage google drive share icon.

  4. Sélectionnez une option de visibilité : "Privé", "Tous les utilisateurs disposant du lien" ou "Public".

    options de visibilité

  5. Dans le champ situé sous "Ajouter des personnes", saisissez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager les éléments. Vous pouvez ajouter une personne spécifique ou une liste de diffusion.
  6. Choisissez le niveau d'accès voulu dans le menu déroulant qui se trouve près de chaque collaborateur : "Affichage autorisé", "Commentaire autorisé" ou "Modification autorisée".

  7. Cliquez sur Partager et enregistrer.
Vous partagez un élément avec une liste de diffusion ? Si le groupe compte plus de 200 membres, envoyez-leur une notification par e-mail ou fournissez-leur un lien vers le fichier. Il leur suffit de cliquer directement sur le lien que vous leur avez fourni pour afficher le fichier dans leurs listes Drive. Il apparaît dans les sections "Récent" et "Tous les éléments" du Drive des membres du groupe.

Envoyer un lien vers un fichier partagé

Si l'accès à un fichier ou un dossier est défini sur "Tous les utilisateurs disposant du lien" ou "Public", vous pouvez envoyer le lien à une autre personne afin qu'elle puisse y accéder.

  1. Accédez à drive.google.com.
  2. Cochez la case à côté du fichier ou du dossier à partager.
  3. Cliquez sur l'icône de partage google drive share icon.

  4. Copiez le lien situé en haut de la page des paramètres de partage.
  5. Envoyez le lien à une autre personne ou à une liste de diffusion par e-mail ou par chat.

Envoyer un fichier sous forme de pièce jointe

Avec Google Drive, vous n'avez plus besoin d'envoyer des fichiers en pièce jointe. Si toutefois vous devez absolument le faire, procédez comme suit :

  1. Ouvrez le fichier à partager.
  2. Accédez au menu Fichier et sélectionnez l'option d'envoi sous forme de pièce jointe.
  3. Sélectionnez le type de fichier dans le menu déroulant.
  4. Indiquez les adresses e-mail des personnes à qui vous souhaitez envoyer le fichier. Vous pouvez également, si vous le souhaitez, ajouter un objet et un message.
  5. Cliquez sur Envoyer. Les destinataires recevront le fichier sous forme de pièce jointe téléchargeable dans le format que vous avez sélectionné.

Conseils pour le partage dans Google Drive

Prévenir les personnes lorsque vous partagez quelque chose avec elles

Dès que vous partagez quelque chose avec une ou plusieurs personnes, celles-ci reçoivent une notification par e-mail les informant que lors de leur prochaine connexion à Google Drive, elles auront accès à l'élément en question et pourront l'extraire. Vous préférez ne pas envoyer de notification ? Dans cas, décochez la case "Prévenir les contacts par e-mail".

Ajoutez rapidement un grand nombre de collaborateurs au moyen d'un groupe Google.

Au lieu de saisir une par une l'adresse de chacun des collaborateurs, ajoutez un groupe Google. Tous les membres du groupe auront accès aux éléments partagés, y compris les personnes ajoutées au groupe après l'activation du partage. Cette option n'est pas disponible pour les listes de diffusion qui ne sont pas des groupes Google.

Partager simultanément de nombreux fichiers

Si vous souhaitez partager plusieurs éléments avec vos collaborateurs, déplacez-les dans un dossier et partagez-le avec eux. Le fait de partager le dossier leur permet d'avoir accès à son contenu. Ils perdront l'accès aux éléments qu'ils n'ont pas encore consultés et que vous retirez.

Vous rencontrez des problèmes de partage ? En savoir plus sur la résolution des problèmes de partage.