Cómo compartir archivos desde Google Drive

Puedes compartir los archivos y las carpetas que almacenas en Google Drive con cualquier persona.

Cuando compartes contenido desde Google Drive, puedes controlar si las personas podrán editar, comentar o solo ver el archivo. Además, si lo haces, se aplican las políticas del programa de Google Drive.

Paso 1: Busca el archivo que deseas compartir

Cómo compartir un solo archivo

Elige cómo quieres compartir un archivo:

  1. En tu iPhone o iPad, abre la app de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
  2. Junto al nombre del archivo, presiona Más Más.
  3. Haz clic en Compartir > Compartir Compartir.
Cómo compartir varios archivos
Cómo enviar y compartir Formularios de Google

Paso 2: Elige con quiénes compartir el archivo y cómo podrán usarlo

Cómo compartir archivos con personas específicas
Importante: Si usas una Cuenta de Google que tengas por medio del trabajo o de una institución educativa, es posible que no puedas compartir archivos fuera de la organización.
  1. En tu iPhone o iPad, abre la app de Google Drive.
  2. Selecciona el archivo que quieres compartir y luego Agregar responsable de aprobación .
  3. Ingresa la dirección de correo electrónico o el Grupo de Google con el que quieres compartir la carpeta.
  4. Decide cómo las personas pueden usar tu archivo. Selecciona una opción:
    • Lector
    • Comentarista
    • Editor
  5. Cuando compartas el archivo, cada dirección de correo electrónico recibirá un mensaje.
    • Opcional: Agrega un mensaje a tu notificación por correo electrónico.
    • Si no quieres notificar a las personas, presiona Más Másy luego No enviar notificaciones a las personas.
  6. Presiona Enviar.

Obtén más información sobre cómo otros ven, comentan o editan archivos.

Nota: Cuando actualizas los permisos de un archivo que compartes desde Mi unidad y la persona con la que compartes el elemento no tiene permisos, puedes actualizar los permisos para lo siguiente:

  • La carpeta que contiene el archivo
  • Solo el archivo en sí
Cómo compartir archivos con un grupo específico de personas

Comparte con un espacio de Chat

Puedes compartir un archivo o un vínculo a un archivo en un mensaje de chat o espacio en Google Chat. Más información para enviar y administrar archivos de Drive en Google Chat.

Sigue estos pasos para compartir un archivo con un espacio de Chat en Google Chat:

  1. En tu iPhone o iPad, abre la app de Google Chat.
  2. En la parte inferior, presiona Espacios.
  3. Abre el espacio de Chat con el que quieres compartir el archivo.
  4. En la esquina inferior izquierda, presiona el menú de acciones and then Drive .
  5. Selecciona el archivo que quieres compartir con un espacio de Chat.
  6. Presiona Seleccionar.
  7. Presiona Enviar .

Para compartir un vínculo a un archivo en la app de Drive, sigue estos pasos:

  1. En tu dispositivo móvil, abre la app de Drive.
  2. Selecciona el archivo que quieres compartir con un espacio de Chat.
  3. A la derecha, presiona Más opciones .
  4. Presiona Copiar vínculo.
  5. Abre la app de Google Chat.
  6. En la parte inferior, presiona Espacios .
  7. Selecciona el espacio de Chat con el que quieres compartir el archivo.
  8. En el campo de mensaje, pega el vínculo que copiaste.
  9. Presiona Enviar .

Nota:

  • Cuando compartes un archivo a un espacio de Chat, aparecerá un mensaje para otorgar acceso.
    • Cuando otorgas acceso a ese espacio de Chat, las personas que se unan en el futuro también tendrán acceso a los archivos compartidos en ese espacio.
  • Cuando las personas abandonan un espacio de Chat, pierden acceso a los archivos almacenados en él si no tienen uno de los siguientes permisos de uso compartido:
    • Como individuo
    • Como miembro de otro grupo
  • Para otorgar acceso a los archivos, debes tener permiso de edición al archivo que quieras compartir.
Cómo permitir el acceso general al archivo

Puedes decidir si el archivo estará disponible de manera general o si estará restringido solo a las personas que tengan acceso. Cuando permites el acceso a cualquier persona que tenga el vínculo, cualquier persona podrá abrir tu archivo.

  1. Abre el archivo que deseas editar.
  2. Presiona Administrar acceso.
  3. En “Acceso general”, presiona Cambiar.
  4. Elige quiénes pueden acceder al archivo.
    • Sugerencia: Si usas una Cuenta de Google de trabajo o de institución educativa, puedes compartir archivos y carpetas solo con un público específico, como tu departamento.
  5. Para decidir qué rol tendrán las personas en tu archivo, selecciona una opción.
  6. Selecciona si las personas pueden o no encontrar el archivo en los resultados de la búsqueda.
  7. Presiona Atrás.
Cómo compartir un archivo o una carpeta de manera pública
  1. Selecciona el archivo que quieres compartir.
  2. Presiona Compartir o Compartir Compartir.
  3. En “Acceso general”, presiona Cambiar.
  4. Selecciona Cualquier persona que tenga el vínculo.
  5. Para decidir qué rol tendrán las personas en tu archivo, selecciona una opción.
  6. Presiona Copiar vínculo.
  7. Presiona Atrás.
  8. Pega el vínculo en un correo electrónico o donde quieras compartirlo.

Las personas que no hayan accedido a una Cuenta de Google aparecerán como animales anónimos en tu archivoObtén más información sobre los animales anónimos.

Comparte un archivo con muchas personas y colabora en él

Importante:

  • Invariablemente, los archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google solo se pueden editar en un máximo de 100 pestañas o dispositivos abiertos. Si se abren más de 100 instancias del archivo, solo el propietario y algunos usuarios con permisos de edición pueden modificarlo.
  • Un archivo puede compartirse con un máximo de 600 direcciones de correo electrónico individuales.

Para compartir un archivo con un público muy amplio y colaborar en él, haz lo siguiente:

Publica el archivo
Crea un sitio de Google Sites
Recopila comentarios con Formularios de Google
  • Si necesitas recopilar mucha información, crea un formulario de Google. Las respuestas se registrarán en una hoja de cálculo de Google. Otorga acceso de edición solo a las personas que necesiten trabajar con las respuestas. Para permitir que más de 100 personas abran las respuestas, publica la hoja de cálculo en la Web y crea un vínculo para compartirlo con las personas que tengan acceso. Obtén información sobre cómo publicar archivos.
Soluciona problemas en documentos compartidos con muchas personas

Si compartes con muchas personas un documento que falla o no se actualiza rápidamente, prueba estas sugerencias para solucionar los problemas:

  • En vez de permitir que las personas comenten un documento o una hoja de cálculo, crea un formulario de Google para recopilar comentarios. Aprende a crear formularios de Google.
  • Si quieres crear una copia de un documento, no incluyas sugerencias ni comentarios resueltos. Aprende a crear copias.
  • Borra información anterior o transfiere datos a un nuevo documento.
  • Pídeles a las personas que tengan acceso que cierren el documento cuando no lo estén usando.
  • Incluye solo la información más importante en un documento publicado. Los documentos más cortos se cargan más rápido.
  • Reduce la cantidad de personas con acceso de edición al documento.
  • Si recopilas información de varios documentos, crea uno nuevo de solo acceso para compartirlo con una gran cantidad de personas.

Limita la forma en que se comparten los archivos

Cómo elegir si las personas pueden ver, comentar o editar el archivo

Cuando compartes un archivo con alguien, puedes elegir su nivel de acceso:

  • Lector: El usuario puede acceder al archivo, pero no editarlo, dejar comentarios o sugerencias ni compartirlo.
  • Comentarista: El usuario puede dejar comentarios y sugerencias en el archivo, pero no puede editarlo ni compartirlo.
  • Editor: El usuario puede editar, comentar, aceptar o rechazar sugerencias y compartir el archivo.

Permiso

Propietario

Editor

Comentarista

Lector

Ver el archivo

Descargar, imprimir o copiar el archivo

Comentar el archivo

 

Editar el archivo

   

Compartir y cambiar los permisos para otros usuarios

   

Aprobar o rechazar solicitudes de acceso

   

Actualizar parámetros de configuración avanzados para el archivo

     
Borrar el archivo      

Notas:

  • Para que los lectores y comentaristas tengan la opción de descargar, imprimir y copiar un archivo, los propietarios pueden acceder a parámetros de configuración avanzados en su dispositivo y hacer clic en Configuración del uso compartidoy luegoConfiguración.
  • Para que los editores tengan la opción de cambiar permisos y de compartir un archivo, los propietarios pueden acceder a parámetros de configuración avanzados en su dispositivo y hacer clic en Configuración del uso compartidoy luegoConfiguración.
  • Los editores no pueden cambiar los permisos de los propietarios.
  • Los roles anteriores se aplican a los archivos en Mi unidad. Para obtener información sobre las unidades compartidas y los permisos, consulta estos vínculos:
Cambia el acceso general de tu archivo

Puedes permitir un acceso amplio a tu archivo. Las opciones disponibles dependen de si usas una Cuenta de Google de trabajo o de institución educativa, o si usas Gmail.

  • Público: Cualquier persona puede buscar tu archivo en Google y tener acceso a él, sin necesidad de acceder a su Cuenta de Google.
  • Cualquier persona que tenga el vínculo: Cualquier persona que tenga el vínculo puede usar tu archivo, sin necesidad de acceder a su Cuenta de Google.
  • Restringido: Solo las personas que tengan acceso pueden abrir el archivo.
Configuración avanzada del uso compartido

Con la configuración avanzada del uso compartido, los propietarios pueden impedir las siguientes acciones:

  • Que los editores cambien permisos o compartan archivos
  • Que los lectores y comentaristas descarguen, impriman o copien archivos

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