Cómo compartir archivos desde Google Drive

Puedes compartir los archivos y las carpetas que almacenas en Google Drive con cualquier persona.

Cuando compartes contenido desde Google Drive, puedes controlar si las personas podrán editar, comentar o solo ver el archivo. Además, si lo haces, se aplican las políticas del programa de Google Drive.

Paso 1: Busca el archivo que deseas compartir

Cómo compartir un solo archivo

Elige cómo quieres compartir un archivo:

1. En tu iPhone o iPad, abre la app de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
2. Junto al nombre del archivo, presiona Más .
3. Presiona Compartir.

Cómo compartir varios archivos

• Para compartir varios archivos desde tu iPhone o iPad, agrega los elementos a una carpeta y compártela entera.
• También puedes compartir varios archivos de drive.google.com desde la computadora.

Cómo enviar y compartir Formularios de Google

Formularios de Google ofrece opciones de uso compartido diferentes a las de otros tipos de archivos.

• Obtén información sobre cómo compartir formularios para que otras personas los llenen.
• Obtén información para compartir formularios y colaborar en ellos con otras personas.

Paso 2: Elige con quiénes compartir el archivo y cómo podrán usarlo

Cómo compartir archivos con personas específicas

Importante: Si usas una Cuenta de Google que tengas por medio del trabajo o de una institución educativa, es posible que no puedas compartir archivos fuera de la organización.

1. En tu iPhone o iPad, abre la app de Google Drive.
2. Selecciona el archivo que quieres compartir  .
3. Ingresa la dirección de correo electrónico o el Grupo de Google con el que quieres compartir la carpeta.
4. Decide cómo las personas pueden usar tu archivo. Selecciona una opción:
   • Lector
   • Comentarista
   • Editor
5. Cuando compartas el archivo, cada dirección de correo electrónico recibirá un mensaje.
   • Opcional: Agrega un mensaje a tu notificación por correo electrónico.
   • Si no quieres notificar a las personas, presiona Más No enviar notificaciones a las personas.
6. Presiona Enviar.

Obtén más información sobre cómo otros ven, comentan o editan archivos.

Nota: Cuando actualizas los permisos de un archivo que compartes desde Mi unidad y la persona con la que compartes el elemento no tiene permisos, puedes actualizar los permisos para lo siguiente:

• La carpeta que contiene el archivo
• Solo el archivo en sí

Cómo compartir archivos con un grupo específico de personas

Comparte con un espacio de Chat

Puedes compartir un archivo o un vínculo a un archivo en un mensaje de chat o espacio en Google Chat. Más información para enviar y administrar archivos de Drive en Google Chat.

Sigue estos pasos para compartir un archivo con un espacio de Chat en Google Chat:

1. En tu iPhone o iPad, abre la app de Google Chat.
2. En la parte inferior, presiona Espacios.
3. Abre el espacio de Chat con el que quieres compartir el archivo.
4. En la esquina inferior izquierda, presiona el menú de acciones Drive .
5. Selecciona el archivo que quieres compartir con un espacio de Chat.
6. Presiona Seleccionar.
7. Presiona Enviar .

Para compartir un vínculo a un archivo en la app de Drive, sigue estos pasos:

1. En tu dispositivo móvil, abre la app de Drive.
2. Selecciona el archivo que quieres compartir con un espacio de Chat.
3. A la derecha, presiona Más opciones .
4. Presiona Copiar vínculo.
5. Abre la app de Google Chat.
6. En la parte inferior, presiona Espacios .
7. Selecciona el espacio de Chat con el que quieres compartir el archivo.
8. En el campo de mensaje, pega el vínculo que copiaste.
9. Presiona Enviar .

Nota:

• Cuando compartes un archivo a un espacio de Chat, aparecerá un mensaje para otorgar acceso.
  • Cuando otorgas acceso a ese espacio de Chat, las personas que se unan en el futuro también tendrán acceso a los archivos compartidos en ese espacio.
• Cuando las personas abandonan un espacio de Chat, pierden acceso a los archivos almacenados en él si no tienen uno de los siguientes permisos de uso compartido:
  • Como individuo
  • Como miembro de otro grupo
• Para otorgar acceso a los archivos, debes tener permiso de edición al archivo que quieras compartir.

Cómo permitir el acceso general al archivo

Puedes decidir si el archivo estará disponible de manera general o si estará restringido solo a las personas que tengan acceso. Cuando permites el acceso a cualquier persona que tenga el vínculo, cualquier persona podrá abrir tu archivo.

1. Abre el archivo que deseas editar.
2. Presiona Administrar acceso.
3. En “Acceso general”, presiona Cambiar.
4. Elige quiénes pueden acceder al archivo.
   • Sugerencia: Si usas una Cuenta de Google de trabajo o de institución educativa, puedes compartir archivos y carpetas solo con un público específico, como tu departamento.
5. Para decidir qué rol tendrán las personas en tu archivo, selecciona una opción.
   • Obtén más información sobre cómo otras personas ven, comentan o editan archivos.
6. Selecciona si las personas pueden o no encontrar el archivo en los resultados de la búsqueda.
7. Presiona Atrás.

Cómo compartir un archivo o una carpeta de manera pública

1. Selecciona el archivo que quieres compartir.
2. Presiona Compartir o Compartir .
3. En “Acceso general”, presiona Cambiar.
4. Selecciona Cualquier persona que tenga el vínculo.
5. Para decidir qué rol tendrán las personas en tu archivo, selecciona una opción.
   • Obtén más información para que otras personas puedan ver, comentar o editar archivos.
6. Presiona Copiar vínculo.
7. Presiona Atrás.
8. Pega el vínculo en un correo electrónico o donde quieras compartirlo.

Las personas que no hayan accedido a una Cuenta de Google aparecerán como animales anónimos en tu archivo. Obtén más información sobre los animales anónimos.

Cómo compartir un archivo con muchas personas y colaborar en él

Invariablemente, los archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google solo se pueden editar en un máximo de 100 pestañas o dispositivos abiertos. Si se abren más de 100 instancias del archivo, solo el propietario y algunos usuarios con permisos de edición pueden modificarlo.

Para compartir un archivo con un público muy amplio y colaborar en él, haz lo siguiente:

Publica el archivo

• Si necesitas que varias personas abran un archivo, publícalo y crea un vínculo para compartirlo con personas que tengan acceso. Puedes otorgar acceso de edición a las personas que necesiten editar o comentar el archivo. Obtén información para publicar un archivo. 
• Según la configuración de tu cuenta, un archivo publicado puede ser visto por todos en la Web, o bien por todos los miembros o un grupo de personas de tu organización. Ten cuidado cuando publiques información privada o sensible. 
  • Importante: Si tienes una cuenta de trabajo o de institución educativa, es posible que el administrador limite quiénes pueden acceder a un archivo publicado. Si eres administrador, obtén información para controlar quiénes pueden publicar documentos en la Web.
• Para quitar un archivo de la Web, debes dejar de publicarlo. Obtén información para dejar de publicar un archivo.
• Para dejar de compartir un archivo con colaboradores, obtén información a fin de cambiar los permisos de uso compartido.

Crea un sitio de Google Sites 

• Crea un sitio de Google para compartir información con muchas personas. Puedes incorporar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en el sitio, a los que pueden acceder grandes cantidades de usuarios. Obtén información para incorporar documentos en un sitio.
• Si piensas que el sitio tendrá mucho tráfico, primero publica el archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, y luego incorpora la URL publicada en Google Sites. Obtén información para publicar un archivo.

Recopila comentarios con Formularios de Google

• Si necesitas recopilar mucha información, crea un formulario de Google. Las respuestas se registrarán en una hoja de cálculo de Google. Otorga acceso de edición solo a las personas que necesiten trabajar con las respuestas. Para permitir que más de 100 personas abran las respuestas, publica la hoja de cálculo en la Web y crea un vínculo para compartirlo con las personas que tengan acceso. Obtén información para publicar un archivo. 

Soluciona problemas en documentos compartidos con muchas personas

Si compartes un documento con muchas personas y notas fallas, o este no se actualiza rápidamente, prueba estas sugerencias para solucionar los problemas: 

• En lugar de permitir que las personas comenten un documento o una hoja de cálculo, crea un formulario de Google para recopilar comentarios. Aprende a crear un formulario de Google.
• Si quieres crear una copia de un documento, no incluyas sugerencias ni comentarios resueltos. Aprende a crear una copia. 
• Borra información anterior o transfiere datos a un nuevo documento. 
• Pídeles a las personas que tengan acceso que cierren el documento cuando no lo estén usando. 
• Incluye solo la información más importante en un documento publicado. Los documentos más cortos se cargan más rápido.
• Reduce la cantidad de personas con acceso de edición al documento. 
• Si recopilas información de varios documentos, crea uno nuevo de solo acceso para compartirlo con una gran cantidad de personas. 

Limita la forma en que se comparte un archivo

Cómo elegir si las personas pueden ver, comentar o editar el archivo

Cuando compartes un archivo con alguien, puedes elegir su nivel de acceso:

• Lector: Puede ver el archivo, pero no puede modificarlo ni compartirlo con otras personas.
• Comentarista: Puede hacer comentarios y sugerencias, pero no puede modificar ni compartir el archivo con otros usuarios.
• Editor: Puede realizar cambios, aceptar o rechazar sugerencias, y compartir el archivo con otras personas.

Cómo cambiar el acceso general de tu archivo

Puedes permitir un acceso amplio a tu archivo. Las opciones disponibles dependen de si usas una Cuenta de Google de trabajo o de institución educativa, o si usas Gmail.

• Público: Cualquier persona puede buscar tu archivo en Google y tener acceso a él, sin necesidad de acceder a su Cuenta de Google.
• Cualquier persona que tenga el vínculo: Cualquier persona que tenga el vínculo puede usar tu archivo, sin necesidad de acceder a su Cuenta de Google. 

• Restringido: Solo las personas que tengan acceso pueden abrir el archivo.

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