透過 Google 雲端硬碟共用檔案

你可以與任何人共用你儲存在 Google 雲端硬碟中的檔案和資料夾。

透過 Google 雲端硬碟與他人共用檔案時,您可以指定共用對象可否編輯檔案、加上註解,或只能檢視檔案。透過 Google 雲端硬碟共用內容時,請遵守《Google 雲端硬碟計畫政策》。

步驟 1:找到要共用的檔案

共用單一檔案

提示:如果開啟的文件有待處理的共用要求,畫面右上方的「共用」圖示旁會顯示一個圓點 Share

  1. 在電腦上前往 Google 雲端硬碟文件試算表簡報
  2. 按一下要共用的檔案。
  3. 按一下「共用」圖示 Share
共用多個檔案
  1. 在電腦上前往 drive.google.com
  2. 按住鍵盤上的 Shift 鍵,並選取兩個以上的檔案。
  3. 按一下右上角的「共用」圖示 Share

瞭解如何將檔案新增至資料夾,以及如何共用整個資料夾

傳送及共用 Google 表單

Google 表單提供的共用選項與其他類型的檔案不同。

步驟 2:選擇共用對象及對方的檔案操作權限

與特定使用者共用
重要注意事項:如果你使用的是公司或學校專用的 Google 帳戶,可能無法與機構外部人員共用檔案。
  1. 透過電腦前往 Google 雲端硬碟
  2. 選取要共用的檔案 下一步 按一下「共用」圖示 Add approver
  3. 輸入共用對象的電子郵件地址。 如果你使用的是公司或學校帳戶,則可以選擇建議的收件者做為共用對象。
    • 提示:如要停用建議的收件者功能,請前往雲端硬碟設定 設定,取消勾選「在共用對話方塊中顯示建議的收件者」。
  4. 決定對方可以對你的檔案執行哪些操作。請選取其中一個:
    • 檢視者
    • 加註者
    • 編輯者
  5. 如果你使用的是符合條件的公司或學校帳戶,請按一下「新增到期日」新增存取權的到期日
  6. 共用檔案時,每個電子郵件地址都會收到電子郵件。
    • 選用步驟:新增通知電子郵件訊息。
    • 如果不想通知共用對象,請取消勾選這個方塊。
  7. 按一下「傳送」或「共用」

提示:如果你透過「我的雲端硬碟」與他人共用檔案,但共用對象沒有相關權限,你可以透過以下方式更新該檔案的權限:

  • 更新檔案所在資料夾的權限
  • 僅更新該檔案的權限
與特定使用者群組共用

與 Google 群組共用

你可以與 Google 網路論壇群組 (而非特定使用者) 共用檔案。如果你:

  • 新增群組成員:該使用者即可取得該群組擁有的檔案和資料夾存取權限。
  • 移除群組成員:該使用者即失去該群組擁有的檔案和資料夾存取權限。

如何與 Google 群組共用檔案:

  1. 建立 Google 網路論壇群組
  2. 新增群組成員
  3. 與群組共用檔案。

提示:你必須先透過邀請函或連結開啟共用的檔案,該檔案才會顯示在「與我共用」專區中。

與 Chat 聊天室共用

如要與 Chat 聊天室共用檔案,你可以將要共用的檔案新增至該 Chat 聊天室。

如何將雲端硬碟檔案新增至 Chat 聊天室:

方法 1:

  1. 透過電腦前往 Google Chat
  2. 選取你要與其共用檔案的 Chat 聊天室。
  3. 依序按一下左下方的「整合選單」圖示 >「雲端硬碟」圖示
  4. 選取要與 Chat 聊天室共用的檔案。
  5. 按一下「插入」

方法 2:

  1. 透過電腦前往 Google 雲端硬碟
  2. 在你要與 Chat 聊天室共用的檔案上按一下滑鼠右鍵。
  3. 依序按一下「共用」圖示 >「複製連結」圖示
  4. 前往 Google Chat。
  5. 選取你要與其共用檔案的 Chat 聊天室。
  6. 在訊息欄位中貼上你剛才複製的連結。

提示:

  • 將檔案連結傳送至 Chat 聊天室後,畫面上會顯示授予存取權的提示訊息。
    • 如果將存取權授予該 Chat 聊天室,後來加入該聊天室的使用者也會取得該共用檔案的存取權。
  • 使用者離開 Chat 聊天室後,如果沒有以下共用權限,就會失去該 Chat 聊天室擁有的檔案存取權:
    • 以個人身分取得的共用權限
    • 以其他群組成員身分取得的共用權限
  • 如要授予檔案存取權,你必須擁有該檔案的編輯權限。

請參閱這篇文章,進一步瞭解其他使用者如何查看、編輯檔案,或為檔案加上註解。

與會議參與者共用

如果你是檔案擁有者或編輯者,則可以與會議參與者共用檔案:

  1. 透過電腦前往 Google 雲端硬碟

  2. 選取要共用的檔案,然後按一下「共用」。
  3. 輸入你要與參與者共用檔案的會議名稱。
  4. 決定檔案共用者的使用權限。請選取其中一個:
    • 檢視者
    • 加註者
    • 編輯者
  5. 選擇是否要將檔案附加至會議邀請函。
  6. 共用檔案時,你輸入的每個電子郵件地址都會收到一封通知郵件。
    • 選用步驟:輸入要新增至通知電子郵件中的訊息。
    • 如果不想通知共用對象,請取消勾選這個方塊。
  7. 按一下「傳送」或「共用」。
新增到期日

到期日功能僅適用於符合條件的公司或學校帳戶

你目前尚未登入帳戶。

登入公司或學校帳戶

允許廣泛存取檔案

你可以選擇要開放檔案供所有人存取,或只讓擁有存取權的使用者存取檔案。如果開放檔案供任何知道連結的使用者存取,則資料夾不會限制存取權。

  1. 選取你要共用的檔案。
  2. 按一下「共用」或「共用」圖示 Share
  3. 按一下「一般存取權」下方的向下箭頭 向下箭頭
  4. 選擇有權存取該檔案的使用者。

  1. 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色,藉此指定對方會取得檔案的何種存取權。
  2. 按一下「完成」。
公開共用檔案
  1. 選取要共用的檔案。
  2. 按一下「共用」或「共用」圖示 Share
  3. 按一下「一般存取權」下方的向下箭頭 向下箭頭
  4. 選擇「知道連結的使用者」
  5. 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色,藉此指定對方會取得何種存取權。
  6. 按一下「複製連結」
  7. 按一下「完成」
  8. 將連結貼到電子郵件內,或貼到你要分享連結的任何地方。

未登入 Google 帳戶的使用者會以匿名顯示的動物圖像出現在檔案中。進一步瞭解匿名顯示的動物圖像

與大量使用者共用及協作檔案

重要事項:

  • Google 文件、試算表或簡報檔案最多只能同時在 100 個分頁或裝置中編輯。如果檔案同時在超過 100 個位置開啟,則只有擁有者和部分具編輯權限的使用者可以編輯檔案。
  • 單一檔案最多只能與 600 個不重複的電子郵件地址共用。

如何與更多人共用及協作檔案:

發布檔案
  • 如果有很多人需要開啟檔案,請發布檔案並建立共用連結,然後將連結分享給需存取檔案的使用者。你可以將編輯權限授予需要編輯檔案或在檔案中加註的使用者。瞭解如何發布檔案
  • 檔案發布後,系統會依你的帳戶設定授予檢視權限,授權對象可能會是網路上的任何人,或貴機構的所有人員/特定人員。因此發布私人或機密資訊時,請務必謹慎。
    • 重要事項:如果你使用的是公司或學校帳戶,系統管理員可以限制哪些人有權查看你發布的檔案。如果你是管理員,請參閱這篇文章,瞭解如何控管哪些人可以將文件發布到網路上。
  • 如要從網路上移除某個檔案,請停止發布。瞭解如何停止發布檔案
  • 如要停止與協作者共用檔案,請參閱這篇文章,瞭解如何變更共用權限。
建立 Google 網站
使用 Google 表單收集意見回饋
  • 如需收集大量資訊,請建立 Google 表單。系統會將回覆記錄在 Google 試算表中。請只將編輯權限授予需要處理回覆內容的使用者。如要開放 100 位以上的使用者開啟回覆內容,請將試算表發布到網路並建立共用連結,然後將連結分享給需存取試算表的使用者。瞭解如何發布檔案
解決多人共用文件時的問題

多人共用文件時,如果遇到文件停止運作或更新速度緩慢的問題,請參考下列疑難排解提示:

  • 與其請使用者在文件或試算表中加註,不妨建立 Google 表單來收集意見。瞭解如何建立 Google 表單
  • 建立文件副本時,請不要納入已標示為解決的註解和建議。瞭解如何建立副本
  • 刪除舊資訊或將資料移至新文件。
  • 請有存取權的人在不使用文件時關閉檔案。
  • 僅在發布的文件中納入最重要的資訊,較短的文件載入速度會較快。
  • 減少擁有文件編輯權限的使用者人數。
  • 如要從多份文件收集資訊,請先建立一份僅限存取的新文件,再與大量使用者共用。

限制檔案共用方式

指定共用對象的檢視、加註或編輯權限

與他人共用檔案時,你可以設定對方的存取層級:

  • 檢視者:可以存取檔案,但無法編輯、加註、提出修訂建議或共用檔案。
  • 加註者:可以在檔案加註並提出修訂建議,但無法編輯或共用檔案。
  • 編輯者:可以編輯、加註、接受或拒絕修訂建議,也能共用檔案。

權限

擁有者

編輯者

加註者

檢視者

檢視檔案

下載、列印或複製檔案

加註檔案

 

編輯檔案

   

可共用檔案及變更其他使用者的存取權限

   

核准或拒絕存取要求

   

更新檔案進階共用設定

     
刪除檔案      

提示:

  • 如要開放檢視者與加註者下載、列印及複製檔案,擁有者可在裝置上前往檔案的進階設定,並依序點按「共用」下一步「設定」圖示 設定
  • 如要開放編輯者變更存取權限或共用檔案,擁有者可在裝置上前往檔案的進階設定,並依序點選「共用」下一步「設定」圖示 設定
  • 編輯者無法變更擁有者的存取權限。
  • 上述角色權限適用於「我的雲端硬碟」中的檔案。如要瞭解共用雲端硬碟和存取權限,請前往:
變更檔案的一般存取權

你可以開放檔案供廣泛存取。公司/學校管理 Google 帳戶和一般 Gmail 個人帳戶的共用選項會有所不同。

  • 公開:任何人都能在 Google 搜尋及存取你的檔案,不一定要登入 Google 帳戶。
  • 知道連結的使用者:取得檔案連結即可存取你的檔案,不一定要登入 Google 帳戶。
  • 限制:只有具備存取權的使用者才能開啟檔案。
進階共用設定

擁有者可透過進階共用設定:

  • 防止編輯者變更存取權或共用檔案。
  • 避免檢視者和加註者下載、列印或複製檔案。

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