您可以与任何人共享您存储在 Google 云端硬盘中的文件和文件夹。
通过 Google 云端硬盘共享文件时,您可以控制用户的操作权限,比如编辑内容、添加评论或者只能查看文件。当您通过 Google 云端硬盘共享内容时,需遵守 Google 云端硬盘计划政策。
第 1 步:找到要共享的文件
共享单个文件
共享多个文件- 要在 iPhone 或 iPad 上共享多个文件,请将文件添加到文件夹并共享整个文件夹。
- 您也可以在计算机上访问 drive.google.com 以共享多个文件。
Google 表单的共享选项与其他类型的文件不同。
第 2 步:选择共享对象及其对文件的使用权限
与特定的人共享重要提示:如果您使用的是工作或学校 Google 账号,则可能无法与组织外部人员共享文件。
- 在 iPhone 或 iPad 上,打开 Google 云端硬盘应用。
- 选择您要共享的文件 “共享”图标 。
- 输入共享对象的电子邮件地址或者您要与之共享内容的 Google 网上论坛群组。
- 决定共享对象对文件的使用权限。请选择所需选项:
- 查看者
- 评论者
- 编辑者
- 当您共享文件时,您输入的每个电子邮件地址都会收到电子邮件。
- 可选:在电子邮件通知中添加消息。
- 如果您不想通知共享对象,请点按“更多”图标 不通知用户。
- 点按发送。
提示:如果您更新在“我的云端硬盘”中与他人共享的文件的权限,而共享对象没有相应权限,那么您可以通过以下方式更新权限:
- 更新包含该文件的文件夹的权限
- 仅更新该文件本身的权限
与 Chat 聊天室共享内容
您可以通过 Google Chat 中的聊天消息或聊天室共享文件或文件链接。详细了解如何在 Google Chat 中发送和管理云端硬盘文件。
如需在 Google Chat 中与 Chat 聊天室共享文件,请按以下步骤操作:
- 在 iPhone 或 iPad 上,打开 Google Chat 应用。
- 点按底部的聊天室。
- 打开要与之共享文件的 Chat 聊天室。
- 点按左下角的“操作菜单”图标 云端硬盘 。
- 选择要与 Chat 聊天室共享的文件。
- 点按选择。
- 点按“发送”图标 。
如需通过云端硬盘应用中的链接共享文件,请按以下步骤操作:
- 在移动设备上打开云端硬盘应用。
- 选择要与 Chat 聊天室共享的文件。
- 点按右侧的“更多”选项 。
- 点按复制链接。
- 打开 Google Chat 应用。
- 点按底部的“聊天室”图标 。
- 选择要与之共享文件的 Chat 聊天室。
- 在“消息”字段中,粘贴您复制的链接。
- 点按“发送”图标 。
提示:
- 向 Chat 聊天室共享文件之后,系统会显示授予访问权限的提示。
- 向该 Chat 聊天室授予访问权限后,未来加入该聊天室的用户也会获得该聊天室中的共享文件的访问权限。
- 用户退出 Chat 聊天室后,如果其自身没有共享权限,则将无法再访问该聊天室中的文件:
- 以个人身份
- 以其他群组的成员身份
- 如需授予文件访问权限,您必须拥有修改要共享的文件的权限。
您可以决定您的文件是可供所有人访问,还是仅限拥有访问权限的人员访问。如果您允许知道链接的任何人访问文件,那么任何人都可以打开您的文件。
- 打开要编辑的文件。
- 点按管理访问权限。
- 在“常规访问权限”下方,点按更改。
- 选择哪些人可以访问文件。
- 提示:如果您使用的是组织或学校的 Google 帐号,则可以选择仅与特定目标对象群组(例如您所在的部门)共享文件和文件夹。
- 为了给共享对象指定针对您文件的角色,您可以选择一个选项。
- 选择用户能否在搜索结果中找到该文件。
- 点按返回。
- 选择您要共享的文件。
- 点按共享或“共享”图标 。
- 在“常规访问权限”下方,点按更改。
- 选择知道链接的任何人。
- 为了给共享对象指定针对您文件的角色,您可以选择一个选项。
- 点按复制链接。
- 点按返回。
- 将复制的链接粘贴到电子邮件或要共享的任何地方。
未登录 Google 帐号的用户将在文件中显示为匿名动物。 详细了解匿名动物。
与多人共享并协同处理文件
重要提示:
- 在任何情况下,同一 Google 文档、表格或幻灯片文件最多只能在 100 个标签页或设备中同时打开并编辑。如果某一文件同时在超过 100 个标签页或设备中打开,则只有所有者和拥有编辑权限的部分用户可以编辑该文件。
- 单个文件最多只能共享给 600 个不同的电子邮件地址。
如需与大量对象共享并协同处理文件,可采用以下方法:
发布文件
- 如需让多人打开一份文件,请发布该文件并创建共享链接,然后将链接提供给需要访问权限的人员。您也可以向需要编辑文件或添加评论的人员授予相应权限。了解如何发布文件。
- 文件发布后,文件可供网络上的所有人、贵组织中的所有人或者贵组织中的某一特定群组查看,具体取决于您的账号设置。因此,请谨慎发布私密或敏感信息。
- 重要提示:如果您使用的是工作或学校账号,您的管理员可以限制哪些人能访问已发布的文件。如果您是管理员,不妨了解如何控制哪些人可以将文档发布到网络上。
- 如需将某文件从网络上移除,您必须停止发布该文件。了解如何停止发布文件。
- 如需停止与协作者共享文件,不妨了解如何更改共享权限。
使用 Google 协作平台创建一个网站
- 使用 Google 协作平台创建一个网站,以便与多人分享信息。您可以将文档、电子表格和演示文稿嵌入到该网站上,供大量用户访问。了解如何将文档嵌入到网站上。
- 如果您预计网站将迎来较大流量,请先在 Google 文档、表格或幻灯片中发布文档,然后将已发布的网址嵌入到通过 Google 协作平台创建的网站上。了解如何发布文件。
与网站协作者共享文件
- 为确保嵌入到网站中的文件可供所有网站协作者和查看者访问,您必须在发布网站时与他们共享文件访问权限。您可以在嵌入文件、发布或共享网站时更新共享权限。
通过 Google 表单收集反馈
- 如果需要收集很多信息,您可以创建 Google 表单,将收集到的回复记录在一个 Google 表格中。您可以仅向需要处理这些回复的人员授予编辑权限。如果要让超过 100 人打开回复,则可以将该电子表格发布到网络上并创建共享链接,然后将链接提供给需要访问权限的人员。了解如何发布文件。
修复与多人共享文档时出现的问题
与多人共享文档时,如果文档崩溃或无法快速更新,请尝试按以下问题排查提示来解决问题:
- 您可以创建一个 Google 表单来收集反馈,而不是让共享对象在文档或电子表格上评论。了解如何创建 Google 表单。
- 当您创建文档副本时,请不要包含标记为“已解决”的评论和建议。了解如何创建文件副本。
- 删除旧信息或将数据移至新文档。
- 让拥有访问权限的用户在不使用文档时关闭文档。
- 仅在已发布的文档中包含最重要的信息,因为文档越短,加载速度会越快。
- 减少拥有文档编辑权限的人数。
- 如果您要通过多个文档收集信息,可以创建一个仅供访问的新文档,然后将该文档与多人共享。
限制文件的共享方式
选择用户是否可以查看、评论或编辑文件与他人共享文件时,您可以选择对方的访问权限级别:
- 查看者:可以访问文件,但无法更改文件或与他人共享文件。
- 评论者:可以发表评论和建议,但无法更改文件或与他人共享相应文件。
- 编辑者:可以更改文件,接受或拒绝建议以及与他人共享文件。
您可以为文件开放广泛访问权限。以下选项可能会因使用的账号类型(Google 工作账号、学校账号或 Gmail 账号)而异。
- 公开:任何人都可以在 Google 上搜索到并有权访问您的文件,且无需登录 Google 账号。
- 知道链接的任何人:知道链接的任何人都可以使用您的文件,且无需登录 Google 账号。
- 受限:仅拥有访问权限的人员才能打开文件。