אפשר לשתף תיקיות וקבצים ששמורים ב-Google Drive עם כל מי שרוצים.
שלב 1: מאתרים את הקובץ שרוצים לשתף
שיתוף של קובץ אחד
כך בוחרים איך לשתף קובץ:
- כדי לשתף יותר מקובץ אחד מטלפון או מטאבלט עם Android, מוסיפים את הקבצים לתיקייה כלשהי ומשתפים את התיקייה כולה.
- אפשר גם לשתף כמה קבצים דרך drive.google.com במחשב.
אפשרויות השיתוף של טפסים מ-Google Forms שונות מאלו של סוגי קבצים אחרים.
שלב 2: בוחרים עם מי לשתף ומה הם יוכלו לעשות עם הקובץ
שיתוף עם אנשים ספציפיים- במכשיר Android, פותחים את אפליקציית Google Drive.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף שיתוף .
- מזינים את כתובת האימייל או את הקבוצה ב-Google שרוצים לשתף איתן את הקובץ.
- מחליטים מה אנשים יוכלו לעשות בקובץ. בוחרים אפשרות:
- הרשאת צפייה
- הרשאת תגובה
- הרשאת עריכה
- אם משתמשים בחשבון לצורכי עבודה או בחשבון בית ספרי שעומד בדרישות, צריך ללחוץ על תפקידי המשתמש כדי להוסיף תאריך תפוגה.
- כשמשתפים את הקובץ, נשלחת התראה באימייל לכל כתובת אימייל.
- אם רוצים, אפשר להוסיף הודעה להתראה באימייל.
- אם לא רוצים להודיע לאנשים, מקישים על סמל האפשרויות הנוספות בלי לשלוח הודעה לאנשים.
- מקישים על שליחה.
איך אנשים אחרים יכולים לצפות בקבצים, להגיב עליהם ולערוך אותם
טיפ: כשמעדכנים את ההרשאות לקובץ ששיתפתם מ'האחסון שלי' ולמשתמש שאיתו משתפים את הקובץ אין הרשאות, אפשר לעדכן את ההרשאות של:
- התיקייה שמכילה את הקובץ
- הקובץ עצמו בלבד
שיתוף עם מרחב משותף ב-Chat
אתם יכולים לשתף קובץ או קישור לקובץ בהודעה בצ'אט או עם מרחב משותף ב-Google Chat. למידע נוסף על שליחה וניהול של קובצי Drive ב-Google Chat
כדי לשתף קובץ עם מרחב משותף ב-Google Chat:
- במכשיר Android, פותחים את אפליקציית Google Chat.
- למטה, מקישים על סמל המרחבים המשותפים .
- בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שרוצים לשתף איתו את הקובץ.
- בחלק הימני התחתון, מקישים על הסמל של תפריט הפעולות Drive .
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף עם המרחב המשותף ב-Chat.
- מקישים על בחירה.
- מקישים על סמל השליחה .
כדי לשתף קובץ מקישור באפליקציית Drive:
- בנייד, פותחים את אפליקציית Drive.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף במרחב המשותף ב-Chat.
- בצד שמאל, מקישים על סמל האפשרויות הנוספות .
- מקישים על העתקת הקישור.
- פותחים את אפליקציית Google Chat.
- למטה, מקישים על סמל המרחבים המשותפים .
- בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שרוצים לשתף איתו את הקובץ.
- בשדה ההודעה, מדביקים את הקישור שהעתקתם.
- מקישים על סמל השליחה .
טיפים:
- כשמשתפים קובץ Drive במרחב משותף ב-Chat, מוצגת בקשה למתן גישה.
- כשנותנים למרחב המשותף הרשאת גישה, כל מי שיצטרף למרחב הזה בעתיד יקבל גם הוא גישה לקבצים ששותפו.
- מי שיעזוב את המרחב המשותף ב-Chat יאבד את הגישה לקובצי Drive ששותפו במרחב הזה, אם אין לו גישת שיתוף:
- כמשתמש פרטי
- כחבר בקבוצה אחרת
- כדי לתת הרשאת גישה לקובץ Drive, צריך שתהיה לכם גישת עריכה בקובץ שרוצים לשתף.
אתם יכולים להחליט אם הקובץ יהיה זמין לכלל המשתמשים או מוגבל רק לאנשים שיש להם גישה. כשמאפשרים גישה לכל מי שיש לו את הקישור, כל אחד יכול לפתוח את הקובץ.
- פותחים את הקובץ שרוצים לערוך.
- מקישים על ניהול הגישה.
- בקטע 'גישה כללית', מקישים על שינוי.
- בוחרים מי יוכל לגשת לקובץ.
- טיפ: אם משתמשים בחשבון Google במסגרת העבודה או בית הספר, אפשר להחליט לשתף קבצים ותיקיות רק עם קהל ספציפי, כמו לדוגמה המחלקה שלכם.
- כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בקובץ, בוחרים אפשרות.
- בוחרים אם אנשים יוכלו או לא יוכלו למצוא את הקובץ בתוצאות החיפוש.
- מקישים על הקודם.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
- מקישים על שיתוף או על סמל השיתוף .
- בקטע 'גישה כללית', מקישים על שינוי.
- בוחרים באפשרות כל מי שיש לו את הקישור.
- כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בקובץ, בוחרים אפשרות.
- מקישים על העתקת הקישור.
- מקישים על הקודם.
- מדביקים את הקישור בהודעת אימייל או בכל מקום אחר שבו רוצים לשתף אותו.
אנשים שניגשים לקובץ שלכם בלי להתחבר לחשבון Google, יוצגו בקובץ באופן אנונימי באמצעות סמלים של בעלי חיים. למידע נוסף על ייצוג של משתמשים אנונימיים באמצעות סמלים של בעלי חיים
התכונה של תאריך התפוגה זמינה רק בחשבונות מטעם העבודה או מוסד הלימודים שעומדים בדרישות.
אינכם מחוברים לחשבון.
שיתוף קובץ ועריכה משותפת עם הרבה אנשים
חשוב לדעת:
- אפשר לערוך קובץ של Google Docs, Sheets או Slides בלא יותר מ-100 כרטיסיות פתוחות או מכשירים בו-זמנית. אם יש יותר מ-100 מופעים פתוחים של הקובץ, רק הבעלים וחלק מהמשתמשים שיש להם הרשאות עריכה יכולים לערוך אותו.
- אפשר לשתף קובץ אחד עם עד 600 כתובות אימייל נפרדות.
כך אפשר לשתף קובץ עם כמות משתמשים גדולה מאוד ולערוך אותו בצורה משותפת:
פרסום הקובץ
- אם רוצים שמספר רב של אנשים יפתחו את הקובץ, מפרסמים אותו ואז יוצרים קישור לשיתוף עם אנשים שיש להם גישה לקובץ. אתם יכולים לתת גישת עריכה לאנשים שצריכים לערוך את הקובץ או להגיב עליו. למידע נוסף על איך מפרסמים קובץ
- בהתאם להגדרות החשבון, פרסום קובץ הופך אותו לגלוי לכולם באינטרנט או בארגון שלכם, או גלוי לקבוצה של אנשים בארגון. חשוב להביא את זה בחשבון לפני שמפרסמים מידע פרטי או רגיש.
- חשוב: אם יש לכם חשבון דרך מקום עבודה או מוסד לימודים, האדמין יכול להגביל את אפשרות הגישה לקובץ שפורסם. אם אתם אדמינים, כאן תוכלו לקרוא איך לקבוע מי יכול לפרסם מסמכים באינטרנט.
- כדי להסיר קובץ מהאינטרנט, צריך להפסיק את הפרסום שלו. מידע נוסף על איך מפסיקים פרסום של קובץ
- אם רוצים להפסיק לשתף קובץ עם שותפי עריכה אחרים, כך אפשר לשנות את הרשאות השיתוף.
יצירת אתר באמצעות Google Sites
- יצירה של אתר באמצעות Google Sites מאפשרת לשתף מידע עם הרבה אנשים. אפשר להטמיע מסמכים, גיליונות אלקטרוניים ומצגות באתר, וכך לאפשר למספר גדול של משתמשים גישה אליהם. למידע נוסף על איך מטמיעים מסמכים באתר
- אם צפויה הרבה תנועה באתר, כדאי לפרסם תחילה את המסמך שלכם ב-Google Docs, Sheets או Slides, ואז להטמיע את כתובת ה-URL שפורסמה ב-Google Sites. למידע נוסף על איך מפרסמים קובץ
שיתוף קבצים עם שותפי העריכה של האתר
- כדי לוודא שהקבצים שמוטמעים באתרים נגישים לכל שותפי העריכה והצופים של האתרים, צריך לשתף איתם את הרשאת הגישה לקבצים ברגע שמפרסמים אתר. אתם יכולים לעדכן את הרשאות השיתוף בזמן ההטמעה של קובץ ובזמן הפרסום או השיתוף של האתר.
קבלת משוב באמצעות Google Forms
- אם אתם צריכים לאסוף הרבה מידע, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms. התשובות יתועדו בגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets. כדאי לתת גישת עריכה רק לאנשים שצריכים לעבוד עם התשובות. כדי לאפשר ליותר מ-100 אנשים לפתוח את התשובות, צריך לפרסם את הגיליון האלקטרוני באינטרנט וליצור קישור לשיתוף עם אנשים שיש להם גישה לגיליון. למידע נוסף על איך מפרסמים קובץ
פתרון בעיות במסמכים ששותפו עם הרבה אנשים
אם המסמך משותף עם הרבה אנשים והוא קורס או לא מתעדכן במהירות, אפשר לנסות את הטיפים הבאים לפתרון בעיות:
- במקום לאפשר לאנשים להגיב על מסמך או על גיליון אלקטרוני, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms ובאמצעותו לקבל משוב. למידע נוסף על איך יוצרים טופס ב-Google Forms
- כשיוצרים עותק של מסמך, לא כדאי לכלול בו תגובות והצעות שהדיון לגביהן כבר נסגר. למידע נוסף על איך יוצרים עותק
- מומלץ למחוק מידע ישן או להעביר נתונים למסמך חדש.
- כדאי לבקש מהאנשים שיש להם גישה לסגור את המסמך כשהם לא משתמשים בו.
- במסמך שמפרסמים, מומלץ לכלול רק את המידע הכי חשוב. מסמכים קצרים נטענים מהר יותר.
- עדיף לצמצם את מספר האנשים שיש להם גישת עריכה למסמך.
- אם אוספים מידע מכמה מסמכים, כדאי ליצור מסמך חדש שיש אליו רק הרשאת גישה, שאותו תוכלו לשתף עם מספר גדול של אנשים.
הגבלה של אופן השיתוף של קובץ
אתם יכולים לבחור אם לאפשר לאנשים לצפות בקבצים, להגיב עליהם או לערוך אותםכשאתם משתפים קובץ עם מישהו, אתם יכולים לבחור את רמת הגישה שלו:
- הרשאת צפייה: המשתמש יכול לגשת לקובץ, אבל לא לבצע בו שינויים או לשתף אותו עם אחרים.
- הרשאת תגובה: המשתמש יכול להוסיף בקובץ תגובות והצעות, אבל אין לו אפשרות לשנות את הקובץ או לשתף אותו עם אחרים.
- הרשאת עריכה: המשתמש יכול לבצע שינויים, לקבל או לדחות הצעות ולשתף את הקובץ עם אחרים.
אתם יכולים להעניק גישה רחבה לקובץ. האפשרויות שזמינות תלויות בשאלה אם חשבון Google שלכם הוא חשבון דרך מקום עבודה, דרך מוסד לימודים או חשבון Gmail.
- גלוי לכולם: כל אחד יכול למצוא את הקובץ שלכם בחיפוש ב-Google, ולקבל גישה אליו מבלי להיכנס לחשבון Google שלו.
- אנשים שיש להם את הקישור: כל האנשים שיש להם את הקישור יכולים להשתמש בקובץ שלכם, גם מבלי להיכנס לחשבון Google שלהם.
- גישה מוגבלת: רק אנשים שיש להם גישה לקובץ יכולים לפתוח אותו.