आपने जो फ़ाइलें और फ़ोल्डर Google Drive में सेव किए हैं उन्हें किसी भी व्यक्ति के साथ शेयर किया जा सकता है.
Google Drive से शेयर करने पर, आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि क्या लोग फ़ाइल में बदलाव कर सकते हैं, टिप्पणी कर सकते हैं या उसे सिर्फ़ देख सकते हैं. Google Drive से कॉन्टेंट शेयर करने पर, Google Drive कार्यक्रम की नीतियां लागू होती हैं.
पहला चरण: जो फ़ाइल शेयर करनी है उसे ढूंढना
एक फ़ाइल शेयर करना
फ़ाइल शेयर करने का तरीका चुनें:
पर टैप करें.- अपने Android फ़ोन या टैबलेट से एक साथ कई फ़ाइलें शेयर करने के लिए, फ़ोल्डर में फ़ाइलें जोड़ें और पूरा फ़ोल्डर शेयर करें.
- अपने कंप्यूटर पर भी drive.google.com से, एक साथ कई फ़ाइलें शेयर की जा सकती हैं.
Google Forms की फ़ाइलें शेयर करने के विकल्प, Google के अन्य प्रॉडक्ट (जैसे- Docs, Sheets वगैरह) की फ़ाइलों को शेयर करने के विकल्पों से अलग होते हैं.
दूसरा चरण: यह तय करना कि फ़ाइल को किन लोगों के साथ शेयर करना है और वे उसका इस्तेमाल किस तरह कर सकते हैं
चुनिंदा लोगों के साथ शेयर करनाअहम जानकारी: स्कूल या ऑफ़िस वाला Google खाता इस्तेमाल करने वाले लोग, अपने संगठन से बाहर किसी भी व्यक्ति के साथ फ़ाइलें शेयर नहीं कर सकते.
- अपने Android डिवाइस पर, Google Drive ऐप्लिकेशन खोलें.
- वह फ़ाइल चुनें जिसे शेयर करना है
शेयर करें
पर क्लिक करें.
- वह ईमेल पता या उस Google ग्रुप का नाम डालें जिसके साथ फ़ाइल को शेयर करना है.
- यह तय करने के लिए कि लोग आपकी फ़ाइल का इस्तेमाल कैसे कर सकते हैं, इनमें से कोई विकल्प चुनें:
- दर्शक
- टिप्पणी करने वाला व्यक्ति
- संपादक
- अगर ऑफ़िस या स्कूल वाला आपका खाता ज़रूरी शर्तें पूरी करता है, तो फ़ाइल ऐक्सेस करने की समयसीमा खत्म होने की तारीख जोड़ने के लिए, उपयोगकर्ता की भूमिका पर टैप करें.
- फ़ोल्डर शेयर करने पर, इसकी सूचना उन सभी ईमेल पतों पर भेजी जाती है जिनके साथ फ़ोल्डर शेयर किया गया है.
- ज़रूरी नहीं: ईमेल से भेजी जाने वाली सूचना में कोई मैसेज जोड़ें.
- अगर लोगों को सूचना नहीं देनी है, तो ज़्यादा
- भेजें पर टैप करें.
पर क्लिक करें.
ध्यान दें: अगर ‘मेरी ड्राइव’ से शेयर की गई किसी फ़ाइल को ऐक्सेस करने की अनुमतियां अपडेट की जाती हैं और उस व्यक्ति के पास नई अनुमतियां न हों जिसके साथ वह फ़ाइल शेयर की गई है, तो इनके लिए अनुमतियां अपडेट की जा सकती हैं:
- वह फ़ोल्डर जिसमें फ़ाइल है
- सिर्फ़ फ़ाइल
किसी चैट स्पेस में फ़ाइल शेयर करना
आपके पास चैट मैसेज या Google Chat में मौजूद चैट स्पेस की मदद से, किसी फ़ाइल या फ़ाइल का लिंक शेयर करने का विकल्प है. Drive फ़ाइलों को Google Chat में भेजने और मैनेज करने के बारे में ज़्यादा जानें.
Google Chat में मौजूद चैट स्पेस में कोई फ़ाइल शेयर करने के लिए:
- अपने Android डिवाइस पर, Google Chat ऐप्लिकेशन खोलें.
- सबसे नीचे, स्पेसेज़
पर टैप करें.
- वह चैट स्पेस खोलें जिसमें फ़ाइल शेयर करनी है.
- सबसे नीचे बाईं ओर, ऐक्शन मेन्यू
Drive
पर टैप करें.
- चैट स्पेस में शेयर करने के लिए कोई फ़ाइल चुनें.
- चुनें पर टैप करें.
- भेजें
पर टैप करें.
पर टैप करें.
Drive Drive ऐप्लिकेशन में किसी लिंक की मदद से फ़ाइल शेयर करने के लिए:
- अपने मोबाइल डिवाइस पर, Drive ऐप्लिकेशन खोलें.
- चैट स्पेस में शेयर करने के लिए कोई फ़ाइल चुनें.
- दाईं ओर, ज़्यादा विकल्प
पर टैप करें.
- लिंक कॉपी करें पर टैप करें.
- Google Chat ऐप्लिकेशन खोलें.
- सबसे नीचे, स्पेसेज़
- फ़ाइल शेयर करने के लिए चैट स्पेस चुनें.
- मैसेज फ़ील्ड में, कॉपी किया गया लिंक चिपकाएं.
- भेजें
अहम जानकारी:
- जब Drive की किसी फ़ाइल को चैट स्पेस में शेयर किया जाता है, तो ऐक्सेस देने का अनुरोध दिखता है.
- चैट स्पेस में किसी फ़ाइल को ऐक्सेस करने की अनुमति देने पर, उस स्पेस में शामिल होने वाले लोग भी उस फ़ाइल को ऐक्सेस कर सकेंगे.
- कोई चैट स्पेस छोड़ने के बाद, उस स्पेस में मौजूद Drive की फ़ाइलों को तब तक ऐक्सेस नहीं किया जा सकता, जब तक कि उनका अलग से ऐक्सेस नहीं दिया जाता. यह ऐक्सेस दो तरह का होता है:
- व्यक्तिगत तौर पर
- किसी अन्य ग्रुप के सदस्य के तौर पर
- Drive की किसी फ़ाइल का ऐक्सेस देने के लिए, आपके पास उस फ़ाइल में बदलाव करने की अनुमति होनी चाहिए जिसे आपको शेयर करना है.
आपके पास यह तय करने का विकल्प है कि आपकी फ़ाइल सामान्य रूप से उपलब्ध हो या सिर्फ़ उन लोगों के लिए उपलब्ध हो जिनके पास इसका ऐक्सेस है. अगर आपने ऐसे व्यक्ति को ऐक्सेस दिया है जिसके पास लिंक है, तो वह आपकी फ़ाइल खोल सकता है.
- जिस फ़ाइल में बदलाव करना है उसे खोलें.
- ऐक्सेस मैनेज करें पर टैप करें.
- “सामान्य ऐक्सेस” वाले सेक्शन में जाएं और बदलें पर टैप करें.
- चुनें कि इस फ़ाइल को कौन ऐक्सेस कर सकता है.
- अहम जानकारी: अपने ऑफ़िस या स्कूल के Google खाते का इस्तेमाल करने पर, खास ऑडियंस के साथ फ़ाइलें और फ़ोल्डर शेयर करने का विकल्प चुना जा सकता है. जैसे- आपका डिपार्टमेंट.
- अपनी फ़ाइल में लोगों की भूमिका तय करने के लिए, एक विकल्प चुनें.
- चुनें कि लोग इस फ़ाइल को, खोज के नतीजों में ढूंढ सकते हैं या नहीं.
- इसके बाद, वापस जाएं पर टैप करें.
- वह फ़ाइल चुनें जिसे शेयर करना है.
- शेयर करें या शेयर करें
पर टैप करें.
- “सामान्य ऐक्सेस” वाले सेक्शन में जाएं और बदलें पर टैप करें.
- वे सभी लोग जिनके पास लिंक है को चुनें.
- तय करें कि आपकी फ़ाइल के लिए, किसके पास कौनसी भूमिका रहेगी.
- लिंक कॉपी करें पर टैप करें.
- इसके बाद, वापस जाएं पर टैप करें.
- इस लिंक को ईमेल में या वहां चिपकाएं जहां इसे शेयर करना है.
पर टैप करें.जिन लोगों ने Google खाते में साइन इन नहीं किया होता है वे आपकी फ़ाइल में, अनजान लोगों के रूप में दिखते हैं. जानें कि किन लोगों को 'अनजान' माना जाता है.
ऐक्सेस खत्म होने की तारीख सेट करने की सुविधा ज़रूरी शर्तें पूरी करने वाले, ऑफ़िस या स्कूल वाले खातों के लिए ही उपलब्ध है.
फ़िलहाल, आपने साइन इन नहीं किया है.
कई लोगों के साथ कोई फ़ाइल शेयर करना और उस पर मिलकर काम करना
अहम जानकारी:
- Google Docs, Sheets, या Slides की किसी फ़ाइल में एक बार में ज़्यादा से ज़्यादा 100 टैब या डिवाइसों पर ही बदलाव किया जा सकता है. अगर कोई फ़ाइल 100 से ज़्यादा टैब या डिवाइसों पर खुली हो, तो मालिक और कुछ ऐसे उपयोगकर्ता ही फ़ाइल में बदलाव कर सकते हैं जिनके पास बदलाव करने की अनुमति है.
- एक फ़ाइल ज़्यादा से ज़्यादा 600 ईमेल पतों के साथ शेयर की जा सकती है.
बहुत ज़्यादा लोगों के साथ कोई फ़ाइल शेयर करने और उस पर मिलकर काम करने के लिए:
फ़ाइल पब्लिश करना
- अगर आपको किसी फ़ाइल पर कई लोगों के साथ मिलकर काम करना है, तो पहले उसे पब्लिश करें. इसके बाद, फ़ाइल का ऐक्सेस देकर, लोगों के साथ उसका लिंक शेयर करें. जिन लोगों को फ़ाइल में बदलाव या टिप्पणी करनी हो उन्हें बदलाव करने का ऐक्सेस दिया जा सकता है. किसी फ़ाइल को पब्लिश करने का तरीका जानें.
- आपके खाते की सेटिंग के आधार पर यह तय होता है कि किसी फ़ाइल को पब्लिश करने के बाद उसे कौन देख सकता है. जैसे- वेब पर सभी लोग, आपके संगठन के सभी लोग या कुछ लोगों का ग्रुप. निजी या संवेदनशील जानकारी पब्लिश करते समय सावधानी बरतें.
- अहम जानकारी: अगर आपके पास ऑफ़िस या स्कूल वाला खाता है, तो आपका एडमिन यह तय कर सकता है कि पब्लिश की गई फ़ाइल का ऐक्सेस किसे मिले. अगर आप एडमिन हैं, तो यह कंट्रोल करने का तरीका जानें कि वेब पर दस्तावेज़ कौन पब्लिश कर सकता है और कौन नहीं.
- वेब से किसी फ़ाइल को हटाने के लिए, आपको उसे पहले पब्लिश मोड से हटाना होगा. किसी फ़ाइल को पब्लिश मोड से हटाने का तरीका जानें.
- किसी फ़ाइल को सहयोगियों के साथ शेयर करने से रोकने के लिए, शेयर करने की अनुमतियों में बदलाव का तरीका जानें.
Google साइट बनाना
- कई लोगों के साथ जानकारी शेयर करने के लिए, Google साइट बनाएं. साइट पर दस्तावेज़, स्प्रेडशीट, और प्रज़ेंटेशन एम्बेड किए जा सकते हैं. इसके बाद, उन्हें बड़ी संख्या में लोग ऐक्सेस कर सकते हैं. साइट पर दस्तावेज़ों को एम्बेड करने का तरीका जानें.
- अगर आपको अपनी साइट पर ज़्यादा ट्रैफ़िक चाहिए, तो अपने दस्तावेज़ को सबसे पहले Google Docs, Sheets, या Slides में पब्लिश करें. इसके बाद, पब्लिश किए गए यूआरएल को Google Sites में एम्बेड करें. किसी फ़ाइल को पब्लिश करने का तरीका जानें.
साइट पर मिलकर काम करने वाले लोगों के साथ फ़ाइलें शेयर करना
- साइट पब्लिश करते समय, एम्बेड की गई फ़ाइल का ऐक्सेस सभी सहयोगियों और दर्शकों के साथ शेयर करें, ताकि वे फ़ाइलें ऐक्सेस कर सकें. किसी फ़ाइल को एम्बेड या पब्लिश करते समय या साइट शेयर करते समय, शेयर करने की अनुमतियां अपडेट की जा सकती हैं.
Google Forms की मदद से सुझाव पाना
- अगर आपको ज़्यादा जानकारी चाहिए, तो एक Google फ़ॉर्म बनाएं. जवाबों को Google शीट में सेव किया जाएगा. बदलाव करने का ऐक्सेस उन्हीं लोगों को दें जिन्हें जवाबों पर काम करना हो. स्प्रेडशीट को वेब पर पब्लिश करें, ताकि जवाबों को 100 से ज़्यादा लोग देख सकें. इसके बाद, स्प्रेडशीट का ऐक्सेस देकर, लोगों के साथ उसका लिंक शेयर करें. किसी फ़ाइल को पब्लिश करने का तरीका जानें.
कई लोगों के साथ शेयर किए गए दस्तावेज़ों से जुड़ी समस्याओं को ठीक करना
अगर आपका दस्तावेज़ कई लोगों के साथ शेयर किया गया है और यह क्रैश हो रहा है या जल्दी अपडेट नहीं हो रहा है, तो इस समस्या को हल करने के लिए ये तरीके आज़माएं:
- लोगों को दस्तावेज़ या स्प्रेडशीट पर टिप्पणी करने की अनुमति देने के बजाय, सुझाव पाने के लिए Google फ़ॉर्म बनाएं. Google फ़ॉर्म बनाने का तरीका जानें.
- किसी दस्तावेज़ की कॉपी बनाते समय, उन सुझावों और टिप्पणियों को शामिल न करें जिन पर जवाब दिया जा चुका है. कॉपी बनाने का तरीका जानें.
- पुरानी जानकारी मिटाएं या डेटा को नए दस्तावेज़ में ले जाएं.
- जिन लोगों के पास दस्तावेज़ का ऐक्सेस है उनसे कहें कि अगर वे दस्तावेज़ पर काम न कर रहे हों, तो उसे बंद कर दें.
- पब्लिश किए गए किसी दस्तावेज़ में ज़रूरी जानकारी ही शामिल करें. छोटे दस्तावेज़ तेज़ी से लोड होते हैं.
- उन लोगों की संख्या घटाएं जिनके पास दस्तावेज़ में बदलाव करने का ऐक्सेस है.
- अगर कई दस्तावेज़ों से जानकारी इकट्ठा की जा रही है, तो बड़ी संख्या में लोगों के साथ शेयर करने के लिए, ‘सिर्फ़ देखने के लिए’ अनुमति वाला नया दस्तावेज़ बनाएं.
शेयर की जा रही फ़ाइल के लिए लोगों का ऐक्सेस लेवल तय करना
शेयर की गई फ़ाइल का ऐक्सेस लेवल चुनें, ताकि लोग फ़ाइल को देख सकें, उसमें टिप्पणी या बदलाव कर सकेंकिसी के साथ फ़ाइल शेयर करते समय, उस व्यक्ति का ऐक्सेस लेवल चुना जा सकता है:
- दर्शक: इस ऐक्सेस लेवल वाले लोग शेयर की गई फ़ाइल को देख सकते हैं, लेकिन उसमें बदलाव नहीं कर सकते और न ही उसे अन्य लोगों के साथ शेयर कर सकते हैं.
- टिप्पणी करने वाला: इस ऐक्सेस लेवल वाले लोग शेयर की गई फ़ाइल पर टिप्पणियां कर सकते हैं और उसके लिए सुझाव दे सकते हैं. हालांकि, वे उसमें बदलाव नहीं कर सकते और न ही उसे अन्य लोगों के साथ शेयर कर सकते हैं.
- संपादक: इस ऐक्सेस लेवल वाले लोग शेयर की गई फ़ाइल को दूसरे लोगों के साथ शेयर कर सकते हैं और उसमें बदलाव कर सकते हैं. वे इस पर मिलने वाले सुझावों को स्वीकार या अस्वीकार भी कर सकते हैं.
आपके पास, अपनी फ़ाइल का ऐक्सेस ज़्यादा से ज़्यादा लोगों को देने के विकल्प होते हैं. ये विकल्प इस बात पर निर्भर करते हैं कि आपका Google खाता ऑफ़िस का है, स्कूल का है या Gmail का है.
- सार्वजनिक: इस विकल्प को चुनने पर कोई भी व्यक्ति, Google पर आपकी फ़ाइल को खोजकर उसे ऐक्सेस कर सकता है. इसके लिए उसे अपने Google खाते में साइन इन करने की ज़रूरत नहीं पड़ेगी.
- कोई भी व्यक्ति जिसके पास लिंक है: कोई भी व्यक्ति जिसके पास लिंक है वह अपने Google खाते में साइन इन किए बिना आपकी फ़ाइल इस्तेमाल कर सकता है.
- प्रतिबंधित: यह विकल्प सिर्फ़ उन लोगों को फ़ाइल खोलने की अनुमति देता है जिनके पास उसका ऐक्सेस होता है.