Cuando limitas el acceso a una carpeta, solo las personas a las que les otorgues permiso podrán abrirla.
En ocasiones, las personas que no tengan permiso podrán ver la carpeta, pero aparecerá inhabilitada y no podrán abrirla.
Es posible que una actualización reciente del sistema de Drive haya aplicado automáticamente acceso limitado a algunos de tus archivos y carpetas.
- Si esto sucede, las personas que no tengan permiso no verán la carpeta.
- Puedes revisar tu actividad y las versiones de los archivos para ver si la actualización limitó automáticamente tus archivos. Obtén más información para revisar la actividad y las versiones de los archivos.
En este artículo, aprenderás lo siguiente:
- Cómo crear o editar el acceso limitado a una carpeta.
- Quién puede administrar las carpetas con acceso limitado.
- Cómo administrar a las personas que se quitaron por acceso limitado
- Cómo encontrar y acceder a carpetas con acceso limitado
- Por qué es posible que no tengas acceso a una carpeta con acceso limitado
- Cómo funcionan las carpetas con acceso limitado en distintas plataformas
- Cómo identificar qué elementos tienen acceso limitado
- Cómo Google Drive aplica el acceso limitado automáticamente
- Qué sucede cuando mueves carpetas con acceso limitado
- Cómo borrar jerarquías de carpetas.
Crea o edita el acceso limitado a una carpeta
La forma más sencilla de controlar quiénes ven los archivos sensibles es guardarlos en una subcarpeta con acceso limitado.
De esta manera, puedes compartir la carpeta principal con un grupo más grande, pero solo darles permiso a personas específicas para que vean el contenido de la subcarpeta especial. Esta medida te ayuda a proteger la información sensible.
Nota: No está disponible la opción para administrar el acceso limitado en múltiples carpetas al mismo tiempo.
- En tu computadora, abre Google Drive.
- Haz clic con el botón derecho en la carpeta que deseas configurar con acceso limitado.
- Haz clic en Compartir
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.
- Para habilitar el acceso limitado a la carpeta, activa Limitar el acceso.
- Haz clic en Atrás
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- En el diálogo de uso compartido, agrega o quita usuarios de la carpeta.
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Descubre quién puede administrar las carpetas con acceso limitado
Quién puede limitar el acceso a una carpeta:
- En Mi unidad: Los propietarios de las carpetas pueden activar o desactivar el acceso limitado. Si la opción "Los editores pueden cambiar permisos y compartir" está activada, los editores también pueden administrar el acceso.
- En unidades compartidas: Los administradores de unidades compartidas pueden activar o desactivar el acceso limitado.
Quiénes pueden administrar la lista de usuarios de un elemento con acceso limitado:
- En Mi unidad: Los propietarios de los elementos siempre pueden cambiar la lista de usuarios que pueden acceder a los elementos con acceso limitado. Si la opción "Los editores pueden cambiar permisos y compartir" está activada, los editores también pueden administrar la lista de usuarios.
- En las unidades compartidas: Los administradores de unidades compartidas siempre pueden cambiar la lista de usuarios que pueden acceder a los elementos con acceso limitado. Si la opción "Permitir que administradores de contenido compartan carpetas" está activada, los administradores de contenido también pueden administrar la lista de usuarios.
Administra a las personas que se quitaron por acceso limitado
Importante: La lista "Personas que tienen acceso" y la configuración de "Acceso general" siempre anulan la lista "Sin acceso". Si alguien está en la lista "Sin acceso", puede abrir el archivo igualmente si forma parte de un grupo con acceso o si el archivo tiene acceso general.
Cuando aplicas acceso limitado a una carpeta, es posible que en el diálogo de uso compartido se muestre la sección "Sin acceso". En esta lista, se muestran las personas o los grupos que tienen acceso a una carpeta superior, pero a quienes se les bloqueó específicamente el acceso a la carpeta con acceso limitado.
Para volver a otorgar acceso a una persona o un grupo, sigue estos pasos:
- En tu computadora, abre Google Drive.
- En el archivo o la carpeta, abre el diálogo de uso compartido.
- En la sección “Sin acceso”, busca el nombre de la persona.
- Haz clic en Agregar para cambiar su rol.
- Para un elemento específico, asigna uno de estos roles nuevos: Lector, Comentarista o Editor.
- No es obligatorio que el rol nuevo coincida con el acceso que tiene el usuario a la carpeta principal.
Sugerencias:
- Para obtener una imagen completa de quiénes pueden acceder a uno de tus archivos, revisa siempre la lista "Personas que tienen acceso" y el parámetro de configuración "Acceso general".
- En unidades compartidas: No puedes quitar el acceso a los administradores de la unidad compartida.
- En Mi unidad: No puedes quitar el acceso del propietario al elemento.
Descubre quiénes pueden encontrar y acceder a las carpetas con acceso limitado
- Todas las personas que tengan acceso a la carpeta superior podrán encontrar carpetas con acceso limitado. Esto incluye a los miembros de la unidad compartida que sean:
- Administradores de contenido
- Colaboradores
- Comentaristas
- Espectadores
-
En algunos casos, como parte de una actualización del sistema para simplificar el uso compartido, es posible que Drive haya aplicado automáticamente acceso limitado a algunos de tus archivos y carpetas.
- Si un usuario tiene acceso a una carpeta principal que está en un nivel superior de la jerarquía, pero no a la carpeta específica con acceso limitado, no podrá encontrar la carpeta en Drive.
- Solo los usuarios que aparecen en los permisos de la carpeta pueden encontrar su contenido y metadatos. Si no tienes acceso a una carpeta que aparece en tu lista, es posible que esta tenga acceso limitado.
Notas:
- En las unidades compartidas, los administradores pueden acceder a las carpetas con acceso limitado.
- Si eres el propietario de la carpeta, puedes acceder a tus carpetas con acceso limitado en Mi unidad.
Descubre por qué es posible que no tengas acceso a una carpeta con acceso limitado
Si no puedes abrir una carpeta con acceso limitado, significa que no estás incluido en los permisos de esa carpeta. La carpeta aparecerá inhabilitada en la lista de archivos.
Si Drive aplicó el acceso limitado automáticamente, tal vez no puedas ver la carpeta.
Estos son algunos ejemplos de cómo se muestra una carpeta si no tienes acceso:
- En una computadora:
- En Android:
Obtén información sobre cómo funcionan las carpetas con acceso limitado en todas las plataformas
Si estás en la versión web de Drive, haz lo siguiente:
- Los siguientes roles pueden activar o desactivar el acceso limitado en una carpeta:
- En Mi unidad: Propietarios y editores de la carpeta
- En Unidades compartidas: Administradores
- Los siguientes roles pueden cambiar quién tiene acceso a una carpeta con acceso limitado:
- En Mi unidad: Propietarios y editores de la carpeta
- En unidades compartidas: Administradores y administradores de contenido (solo si el administrador de la unidad compartida lo permite)
- Si no se comparte una carpeta de acceso limitado con alguien, esta aparecerá inhabilitada para esa persona y no podrá abrirla.
Si estás en la app de Drive para computadoras, haz lo siguiente:
-
Los propietarios de las carpetas en Mi unidad y los administradores de las unidades compartidas no pueden cambiar la configuración de acceso limitado ni quién tiene acceso a una carpeta.
- Los administradores de contenido de las unidades compartidas tampoco pueden realizar estos cambios.
- Si no se comparte una carpeta de acceso limitado con alguien, esta persona no la verá en absoluto.
¿Qué elementos pueden tener acceso limitado?
Solo puedes activar el parámetro de configuración "Acceso limitado" para las carpetas.
En algunos casos, Drive aplica automáticamente acceso limitado a un archivo individual como parte de una actualización del sistema. No puedes aplicar acceso limitado a un archivo individual por tu cuenta.
Importante: Si desactivas el acceso limitado que se aplica automáticamente a un archivo, no podrás volver a agregarlo. Puedes activar y desactivar el acceso limitado a las carpetas en cualquier momento.
Para restringir el acceso a un archivo específico, crea una carpeta nueva solo para ese archivo.
- Crea una subcarpeta.
- Mueve el archivo específico a la subcarpeta nueva.
- Aplica acceso limitado a la subcarpeta nueva y compártela con quienes la necesiten.
Comprende cómo Google Drive aplica el acceso limitado automáticamente
En algunos casos, es posible que notes que Google Drive aplica automáticamente el parámetro de configuración "Acceso limitado" a un archivo o una carpeta individual. No es una acción que puedas realizar. Sucede como parte de las actualizaciones del sistema para mantener los permisos de uso compartido claros y coherentes, como los siguientes:
- Cuando una carpeta se quita de una unidad compartida, se dejan algunos elementos
- Durante las migraciones del sistema que mejoran el funcionamiento de los permisos
Este parámetro de configuración automático no cambia quiénes pueden acceder al elemento. Drive no quita automáticamente este parámetro de configuración una vez que se aplica.
Importante: Cuando Drive aplica automáticamente el acceso limitado al elemento, este se oculta para las personas que tienen acceso a la carpeta principal. Sin embargo, si aplicas el acceso limitado de forma manual, el elemento solo se mostrará inhabilitado para ellos.
Descubre qué sucede cuando mueves carpetas con acceso limitado
Si mueves jerarquías de carpetas entre unidades compartidas, de Mi unidad a una unidad compartida o viceversa, se conservarán las carpetas con acceso limitado.
Si necesitas información para mover carpetas a unidades compartidas o entre ellas, consulta Cómo mover archivos y carpetas a unidades compartidas.
Si quieres obtener información sobre cómo funciona el acceso a los archivos cuando mueves carpetas fuera de una unidad compartida, consulta Cómo funciona el acceso a los archivos en unidades compartidas.
Descubre quiénes pueden borrar jerarquías de carpetas
Cuando borras carpetas que contienen subcarpetas con acceso limitado, se aplican reglas específicas según la ubicación. Si la carpeta se encuentra en:
Una unidad compartida en la que eres:
- Administrador: Puedes borrar toda la jerarquía de carpetas. Todo su contenido se mueve a la papelera.
- Administrador de contenido: El resultado depende de tu acceso a las carpetas internas.
- Si tienes acceso a todo el contenido de la carpeta que borraste, toda la jerarquía se mueve a la papelera.
- Si no tienes acceso a las carpetas de la jerarquía, estas no se borrarán, sino que se moverán a la carpeta principal de nivel superior de la unidad compartida.
Mi unidad:
Solo puedes borrar las carpetas que te pertenecen. Si intentas borrar una carpeta que no te pertenece y que contiene subcarpetas con acceso limitado, se moverá a la sección "Mi unidad" del propietario.