E-imza ile imza isteği gönderme ve doküman imzalama

E-imza ile Google Dokümanlar ve Google Drive'da imzalar için doküman oluşturabilir, imza istekleri gönderebilirsiniz. İmzalayan kullanıcılar, e-imza isteklerini tamamlamak için istenen bilgileri kolayca doldurabilir.

Uygunluk

Google Dokümanlar ve PDF'ler için e-imza özelliği aşağıdaki kullanıcılar tarafından kullanılabilir:

• Workspace Individual hesapları
• Yöneticiniz özelliği etkinleştirdiğinde aşağıdaki Workspace planları:
  • Business Standard ve Plus
  • Enterprise Starter, Standard ve Plus
  • Enterprise Essentials ve Enterprise Essentials Plus
  • Education Plus kullanıcıları

Workspace abonelik planınız yoksa bugün bu özelliğe erişebilirsiniz. Workspace Individual planına kaydolun.

İpucu: E-imza özelliğine erişmek için hesabınızı yükselttiyseniz özelliğin tam olarak kullanılabilir olması birkaç dakika sürebilir. Birkaç dakika bekleyin ve tekrar denemek için sayfanızı yenileyin.

E-imza için doküman oluşturma ve gönderme

E-imza belgesi hazırlama

Önemli: Bu özellik uygun olan belirli kullanıcılar tarafından kullanılabilir.

1. E-imza yan panelini açın.
   • Google Drive'daki PDF dosyalarından başlarsanız:
     1. Bilgisayarınızda drive.google.com adresine gidin.
     2. Yeni bir PDF dosyası yükleyin veya kullanmak istediğiniz mevcut bir dosyayı bulun.
     3. PDF dosyasını görüntüleme modunda açın.
     4. Sağ üstte, Menü eSignature'yı tıklayın.
   • Google Dokümanlar'dan başlarsanız:
     1. Bilgisayarınızda drive.google.com adresine gidin.
     2. Yeni bir Google Dokümanı oluşturabilir veya mevcut bir dokümanı açabilirsiniz.
     3. Üstte Araçlar E-imza'yı tıklayın.
2. Birden fazla imzalayan varsa "Alan ekle" bölümünde e-imza alanı eklemek istediğiniz imzalayanı seçin.
   • Açılır listedeki imzalayanların listesini güncellemek için İmzalayanları yönetin'i seçin. İmzalayanları yönetin iletişim kutusu açılır.
   • İmzalayanları yönetin iletişim kutusunda, en fazla 10 imzalayan ekleyebilir ve dokümanda imzalayanların tanımlanması için her imzalayana etiket atayabilirsiniz.
3. Dokümanınıza eklemek için aşağıdaki alanlardan birini veya daha fazlasını sürükleyin:
   • İmza
   • Baş harfler
   • Ad
   • Metin alanı
   • İmzalandığı tarih
4. Alanın kime atandığını bulmak için alanı tıklayın.
   • Alandaki imzalayan atamasını güncellemek için pop-up'taki Atananlar açılır listesini kullanın.
   • Google Dokümanı'nda imzalayanların listesini güncellemek ve yukarıdakiyle aynı iletişim kutusunu açmak için açılır listedeki İmzalayanları yönet'i tıklayın.
   • "Metin Alanı"nı seçtiğinizde pop-up'ta açıklama ekleyebilir ve yazı tipi boyutunu seçebilirsiniz.
     • Açıklama, imzalayan kullanıcılara bu alana neyin eklenmesini beklediğinizi (ör. "İş unvanı" veya "E-posta adresi") bildirir.
     • Belirlediğiniz yazı tipi boyutu, imzalayanın bu metin alanı için gireceği değerin yazı tipi boyutu olur.
5. İmzalayanlar için tüm imzalayanları ve e-imza alanlarını dokümana eklemek üzere bu adımları tekrarlayın.

İpuçları:

• Doküman başına, herhangi bir türde en fazla 200 alan ekleyebilirsiniz.
• Bir e-imza isteğine en fazla 10 imzalayan ekleyebilirsiniz.
• Dokümandaki imzalayan etiketi, yalnızca bir yer tutucu tanımlayıcıdır ve daha sonra oluşturulan imza PDF'sinin parçası değildir.
• Henüz herhangi bir e-posta gönderilmediğinden bu noktada imzalayanların e-posta adreslerinin imzalayan etiketi olarak kullanılması gerekmez. Bu gereklilik daha sonra, imzalayanlar için yer tutucu etiketlerin gerçek e-posta adresleriyle eşleştirildiği aşağıdaki "E-imza isteği gönderme" bölümünde ortaya çıkar.
• Farklı imzalayanlara atanan alanları kolayca ayırt edebilmeniz için belgedeki her imzalayana benzersiz bir renk atanır. Aynı imzalayana atanan tüm alanlar aynı renkte gösterilir.

E-imza isteği gönderme

1. Tüm uygun alanları ekledikten sonra sağ taraftaki İmza iste'yi tıklayın.
   • Yalnızca dokümanın sahibi veya dokümana düzenleme erişimi olan ortak çalışanlar bu düğmeye erişebilir. Aksi takdirde bu düğme kullanılamaz.
2. Oluşturulan PDF dosyasının başlığını girin.
3. Her imzalayanın e-posta adresini girin.
   • E-imza isteği e-postasında imzalayanlara gönderilecek bir mesaj da ekleyebilirsiniz.
4. İmzalayanlara düzenli hatırlatıcılar göndermek için Otomatik hatırlatıcılar'ı açın.
   • Bu ayar etkinleştirildiğinde, isteği tamamlamayan imzalayanlara ilk istek gönderildikten 3 gün (72 saat) sonra hatırlatma e-postası gönderilir.
   • Bundan sonraki 9 gün boyunca veya belge imzalanana kadar her 3 günde bir ek hatırlatma gönderilir.
5. İstek iletişim kutusundan denetim takibi yerel ayarını seçebilirsiniz. Bu değer, denetim takibinin sonunda oluşturduğu yerel ayarı belirler.
6. İstek iletişim kutusunda gösteriliyorsa Hizmet Şartları'nı inceleyip kabul edin.
7. İmza iste'yi tıklayın.
   • İsteğiniz başarıyla oluşturulduktan sonra:
     • Dokümanınızdan bir PDF oluşturulur ve imzalayanlarla paylaşılır. İmzalayanlar, formu imzalayabilirler ancak başka düzenleme yapamaz veya dosyaya erişimi olan kullanıcıları değiştiremezler.
     • İmzalayanlara dokümanın bağlantısını içeren bir e-posta bildirimi gönderilir.
8. Gönderilen dosyanın PDF kopyasını, orijinal dokümanınızla aynı klasörde bulabilirsiniz.
   • Önemli: PDF kopyası, aşağıdaki iki durumda orijinal klasör yerine Drive'ım klasörünüze kaydedilir:
     • Dosyanın depolandığı klasörün düzenleyicisi değilseniz.
     • Orijinal klasörün paylaşım kuralları, imzalayanların dosyaya erişmesini engelliyorsa. Drive'ım klasörünüze kaydettiğiniz dokümanı tüm imzalayanlar görebilir.

İpuçları:

• İmza iste'yi tıklamanızın ardından PDF dosyası, imzalayanların e-imza isteğini yerine getirmeden önce değişiklik olmaması için kilitlenir. İmza isteğini oluşturmak için kullanılan dokümanın kilidi açık kalır ve e-imza isteğinin parçası olarak imzalayanlarla otomatik olarak paylaşılmaz.
• Bir e-imza isteğinin ilerleme durumunu kontrol etmek için:
  • Drive'daki veya e-posta bildirimindeki bağlantıyı kullanarak ilgili PDF dosyasını açın.
  • Sağdaki yan paneli açmak ve e-imza ayrıntılarını görüntülemek için PDF'nin sağ üst kısmındaki Ayrıntıları göster'i tıklayın.

Sözleşme şablonu kaydetme

E-imza alanları içeren bir PDF dosyasını şablon olarak kaydetmek için sağ üstte Değişiklikleri kaydet'i tıklayın. Google Dokümanlar, e-imza alanlarını gelecekte kullanılmak üzere otomatik olarak kaydeder.

Gönderdiğiniz dokümanda değişiklik yapma

PDF dosyası kilitli olduğundan e-imza isteği başlatıldıktan sonra PDF dosyasını güncelleyemezsiniz. Yine de Drive'ınızda organize edebilirsiniz. Örneğin, konumunu değiştirebilirsiniz.

İstek gönderildikten sonra e-imza isteğini değiştirmek veya iptal etmek için İptal'i seçin. Google Drive'daki kaynak Google Dokümanı veya PDF dosyasında değişiklik yaptıktan sonra yeni bir istek gönderebilir ve imza için yeni bir PDF dosyasını gönderebilirsiniz. E-imza için doküman oluşturma ve gönderme başlıklı makaledeki adımları uygulayın.

E-imza isteği etkinse PDF dosyasının kilidini açamazsınız. E-imza isteğinin bir parçası olarak kilitli olmadığından Google Dokümanı'nda istediğiniz zaman değişiklik ekleyebilirsiniz.

Beklemedeki bir e-imza isteğini iptal etme

E-imza isteği hâlâ beklemedeyse iptal etmek için:

1. Bu istekle ilgili PDF dosyasını açın.
2. Menü   İptal'i tıklayın.

İpucu: İptal edilen isteğinizin PDF kopyasını silmek istiyorsanız dosyanın klasörüne gidip bu kopyayı silin. Drive'ım alanı, varsayılan konumdur.

E-imza isteğinin durumunu kontrol etme

1. Bu istekle ilgili PDF dosyasını açın.
2. Bir işlem seçin:
   • Menü E-imza'yı tıklayın.
   • Ayrıntıları göster'i tıklayın.
3. Yan panelde, e-imza isteği ve durumuyla ilgili ayrıntıları bulabilirsiniz.

E-imza istekleriyle ilgili ayrıntıları imzalama, reddetme veya görüntüleme

E-imza isteğini imzalama

1. E-imza isteğinin gönderildiği e-posta hesabını açın.
2. E-posta bildirimini açın.
3. Yerleştirilmiş bağlantıyı tıklayın.
   • PDF dosyasını doğrudan Drive'dan açarsanız dokümanı imzalamak için İmzala'yı tıklayın.
4. Dokümanınız, "İş Unvanı" veya "E-posta" gibi doldurabileceğiniz metin alanları içerebilir. Varsa, bu alanları tıklayıp doldurun.
5. İstediğiniz renkli alanları tıklayıp doldurun. Bu alanlar, sizin imzalayacağınız alanlardır.
   • Tam adınızı ve adınızın baş harflerini girmeniz istenen bir iletişim kutusu açılır. Bu işlem, kullanabileceğiniz bir elektronik imza oluşturur. Kabul et ve imzala'yı tıklayın.
     • İpucu: Bu alanların birden fazla örneği varsa bu bilgileri doküman genelinde yeniden kullanabilirsiniz.
   • Henüz imzalamamış diğer imzalayanlara atanan alanlar devre dışıdır.
   • Halihazırda imzalamış olan diğer imzalayanların sağladığı imza değerleri PDF'de yer alır.
6. Gerekli tüm imza alanlarını doldurduktan sonra sayfanın üst kısmında Tamamlandı olarak işaretle'yi tıklayın.
   • "Tamamlandı olarak işaretle"yi tıkladıktan sonra iletişim kutusunda şu bilgileri görürsünüz:
     • Devam etmek için tıkladıktan sonra e-imza PDF'lerine erişimi olan diğer kullanıcılar tarafından görüntülenebilen ve sizin için kaydedilen tam e-posta değeri.
     • Google Hesabınızda birden fazla e-posta olması durumunda, istekte bulunan kişinin istek iletişim kutusunda sizin için girdiği e-posta adresi kullanılır.
7. Hizmet Şartları'nı inceleyin ve kabul edin.
8. Kabul Et ve Devam Et'i tıklayın.

İpuçları:

• İmzalayan tek kişi sizseniz: Siz ve istekte bulunan kişi, isteğin tamamlandığına dair bir e-posta alırsınız.
• İstekte birden çok imzalayan varsa: Tüm imzalayanlar dokümanı imzalayana kadar istek tamamlanmaz. Bu noktada, imzalayan tüm kullanıcılar ve istek sahibi isteğin tamamlandığına dair bir e-posta alır.

E-imza isteğini reddetme

1. Bilgisayarda, e-imza isteğinin gönderildiği e-posta hesabını açın.
2. E-posta bildirimini açın.
3. Yerleştirilmiş bağlantıyı tıklayın.
4. Reddet'i tıklayın.
   • İsteği gönderen kullanıcıya, isteğin reddedildiğine dair bir e-posta gönderilir.

E-imza istekleriyle ilgili ayrıntıları görüntüleme

1. Bilgisayarda, e-imza isteğinin gönderildiği e-posta hesabını açın.
2. E-posta bildirimini açın.
3. Yerleştirilmiş bağlantıyı tıklayın.
4. Ayrıntıları göster'i tıklayın.

E-imza isteklerini tamamlama

Dokümanın son hâlini bulma

E-imza isteği tamamlandıktan sonra tüm taraflar nihai dokümanın kopyalarını bulabilir.

• İmzalayanlar için: İmzalanan PDF dokümanının kişisel bir kopyasını Drive'ım klasörünüzde bulabilirsiniz. Kopyanızın bağlantısını, doküman tamamlandıktan sonra aldığınız e-postada da bulabilirsiniz.
• İstek gönderenler için: Son PDF kopyasını, orijinal dokümanın kaydedildiği klasörde bulabilirsiniz. Ayrıca, dokümanı tamamladığınızda aldığınız e-postada da bir bağlantı bulabilirsiniz.

  • Önemli: PDF kopyası, aşağıdaki iki durumda orijinal klasör yerine Drive'ım klasörünüze kaydedilir:

    • Dosyanın depolandığı klasörün düzenleyicisi değilseniz.

    • Orijinal klasörün paylaşım kuralları, imzalayanların dosyaya erişmesini engelliyorsa. Drive'ım klasörünüze kaydettiğiniz dokümanı tüm imzalayanlar görebilir.

Dokümanın son halini bulamıyorsanız:

• Drive'ım klasörünüzde arama yapın.
• Gelişmiş arama özelliğini kullanın.
  • Arama çubuğunda Gelişmiş arama'yı tıklayın.
  • "Onaylar ve e-imzalar" bölümünde bir seçenek belirleyin:
    • Onayımı bekleyenler
    • İstediklerim
• Spam klasörünüzü kontrol edin.
• E-imza isteğine dahil olan diğer taraflarla iletişime geçerek dosyanın bir kopyasını almalarını isteyin.
• Gmail hakkında geri bildirim gönderin veya Google Drive destek ekibiyle iletişime geçin.
• Gelecekte e-imza belgelerinizi alabilmek için:
  • Google Drive hesabınız varsa yeni içerik depolayabilmek için Drive ayarlarınızı kontrol edin.
• [e-mail] adresinden e-posta alabilmek için e-posta ayarlarınızı kontrol edin.

Denetim takibi bulma

İstek iletişim kutusundan denetim takibi yerel ayarını seçebilirsiniz. Bu değer, denetim takibinin sonunda oluşturduğu yerel ayarı belirler.

İpucu: Tüm imzalayanlar dokümanı imzaladıktan sonra nihai bir .pdf oluşturulur. .pdf dosyasının sonunda bir denetim takibi sayfası yer alır. Sayfa, istekte bulunan kişinin e-imza isteğini başlatırken seçtiği yerel ayarda oluşturulur. Bu sayfa, e-imza isteği yaşam döngüsü boyunca gerçekleşen çeşitli etkinliklerin günlüğünü içerir. Örneğin:

• E-imza istendi
• E-imza işlemi tamamlandı
• E-imza tamamlandı
• Talep eden ve imzalayanların e-posta adresi ve adı gibi tanımlayıcı bilgileri

Geri bildirim gönderme

Google'a geri bildirim göndermek için:

1. Geri bildirim göndermek istediğiniz imza isteğine ait PDF dosyasını açın.
2. Ayrıntıları göster  Menü   Özellik geri bildirimi gönder'i tıklayın.

Ürün üzerinden de geri bildirim gönderebilirsiniz:

• Gmail ile ilgili geri bildirim gönderme
• Google Drive Destek Ekibi'ne ulaşma