ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณสร้างเอกสารเพื่อรับลายเซ็นและส่งคำขอลายเซ็นใน Google เอกสารและ Google ไดรฟ์ได้ ผู้เซ็นสามารถกรอกข้อมูลที่ขอได้อย่างง่ายดายเพื่อส่งคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
คุณสมบัติในการใช้บริการ
ฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับ Google เอกสารและ PDF พร้อมให้บริการแก่ผู้ใช้ต่อไปนี้
- บัญชี Workspace Individual
- แพ็กเกจ Workspace ต่อไปนี้เมื่อผู้ดูแลระบบเปิดใช้ฟีเจอร์ไว้
- Business Standard และ Plus
- Enterprise Starter, Standard และ Plus
- Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus
- ผู้ใช้ Education Plus
หากไม่มีแพ็กเกจการสมัครใช้บริการ Workspace คุณก็รับสิทธิ์เข้าถึงฟีเจอร์นี้ได้ตั้งแต่วันนี้ ลงชื่อสมัครใช้แพ็กเกจ Workspace Individual
เคล็ดลับ: หากคุณอัปเกรดบัญชีเพื่อเข้าถึงฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ระบบอาจใช้เวลา 2-3 นาทีเพื่อให้ฟีเจอร์พร้อมใช้งานอย่างเต็มรูปแบบ โปรดรอสักครู่แล้วรีเฟรชหน้าเว็บเพื่อลองอีกครั้ง
สร้างและส่งเอกสารเพื่อรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
เตรียมเอกสารสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำคัญ: การดำเนินการนี้มีไว้สำหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์บางราย
- เปิดแผงด้านข้างของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
- หากคุณเริ่มจากไฟล์ PDF ใน Google ไดรฟ์ ให้ทำดังนี้
- ไปที่ drive.google.com ในคอมพิวเตอร์
- อัปโหลดไฟล์ PDF ใหม่หรือค้นหาไฟล์ที่มีอยู่ที่ต้องการใช้
- เปิดไฟล์ PDF ในโหมดดู
- คลิกเมนู
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่ด้านขวาบน
- หากคุณเริ่มจาก Google เอกสาร ให้ทำดังนี้
- ไปที่ drive.google.com ในคอมพิวเตอร์
- สร้างเอกสารใหม่ใน Google เอกสารหรือเปิดเอกสารที่มีอยู่
- คลิกเครื่องมือ
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่ด้านบน
- หากคุณเริ่มจากไฟล์ PDF ใน Google ไดรฟ์ ให้ทำดังนี้
- หากมีผู้เซ็นหลายคน ให้เลือกผู้เซ็นที่ต้องการแทรกช่องลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ให้ในส่วน "แทรกช่องสำหรับ"
- หากต้องการอัปเดตรายชื่อผู้เซ็นที่มีในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกจัดการผู้เซ็น ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบจัดการผู้เซ็น
- ในกล่องโต้ตอบจัดการผู้เซ็น คุณสามารถเพิ่มผู้เซ็นได้สูงสุด 10 รายและกำหนดป้ายกำกับสำหรับผู้เซ็นแต่ละรายเพื่อระบุผู้เซ็นดังกล่าวในเอกสาร
- ลากช่องต่อไปนี้อย่างน้อย 1 ช่องเพื่อเพิ่มลงในเอกสาร
- ลายเซ็น
- ชื่อย่อ
- ชื่อ
- ช่องข้อความ
- วันที่ลงนาม
- หากต้องการดูว่าช่องกำหนดให้ใคร ให้คลิกช่องนั้น
- หากต้องการอัปเดตการกำหนดผู้เซ็นสำหรับช่อง ให้ใช้เมนูแบบเลื่อนลงมอบหมายให้กับในป๊อปอัป
- หากต้องการอัปเดตรายชื่อผู้เซ็นในเอกสารใน Google เอกสารและเปิดกล่องโต้ตอบเดียวกับด้านบน ให้คลิกจัดการผู้เซ็นในเมนูแบบเลื่อนลง
- เมื่อเลือก "ช่องข้อความ" คุณจะเพิ่มคำอธิบายและเลือกขนาดแบบอักษรได้ในป๊อปอัป
- คำอธิบายจะแจ้งให้ผู้เซ็นทราบว่าคุณต้องการข้อมูลใดในช่องนี้ เช่น "ตำแหน่งงาน" หรือ "อีเมล"
- ขนาดแบบอักษรที่คุณกำหนดจะกลายเป็นขนาดแบบอักษรของค่าที่ผู้เซ็นป้อนลงในช่องข้อความนี้
- หากต้องการเพิ่มช่องผู้เซ็นและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดสำหรับผู้เซ็นในเอกสาร ให้ทำตามขั้นตอนดังกล่าวซ้ำ
เคล็ดลับ
- คุณเพิ่มช่องได้สูงสุด 200 ช่องต่อเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นช่องประเภทใดก็ตาม
- คุณเพิ่มผู้เซ็นในคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้สูงสุด 10 คน
- สำหรับผู้เซ็นในเอกสาร ป้ายกำกับผู้เซ็นเป็นเพียงตัวระบุตัวยึดตำแหน่งและไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของ PDF ที่มีการเซ็นซึ่งสร้างขึ้นในภายหลัง
- ในตอนนี้คุณไม่จำเป็นต้องใช้อีเมลของผู้เซ็นเป็นป้ายกำกับของผู้เซ็น เนื่องจากยังไม่มีการส่งอีเมล ซึ่งจะเกิดขึ้นภายหลังในส่วน "ส่งคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์" ด้านล่าง โดยระบบจะแมปป้ายกำกับตัวยึดตำแหน่งสำหรับผู้เซ็นกับอีเมลจริง
- ระบบจะกำหนดสีที่ไม่ซ้ำกันให้กับผู้เซ็นแต่ละรายในเอกสารเพื่อให้แยกความแตกต่างของช่องที่กำหนดให้กับผู้เซ็นแต่ละรายได้ง่าย โดยช่องทั้งหมดที่กำหนดให้กับผู้เซ็นคนเดียวกันจะแสดงด้วยสีเดียวกัน
- หลังจากเพิ่มช่องที่เหมาะสมทั้งหมดแล้ว ให้คลิกส่งคำขอลายเซ็นทางด้านขวา
- ผู้ทำงานร่วมกันที่เป็นเจ้าของหรือมีสิทธิ์แก้ไขเอกสารจะเห็นปุ่มนี้ แต่สำหรับบุคคลอื่นๆ ปุ่มนี้จะไม่พร้อมใช้งาน
- ป้อนชื่อไฟล์ PDF ที่สร้างขึ้น
- ป้อนอีเมลของผู้เซ็นแต่ละคน
- นอกจากนี้ คุณยังเพิ่มข้อความที่จะส่งถึงผู้เซ็นในอีเมลคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วย
- หากต้องการส่งการช่วยเตือนเป็นระยะๆ ให้ผู้เซ็นลงนาม ให้เปิดการช่วยเตือนอัตโนมัติ
- เมื่อเปิดใช้การตั้งค่านี้ ผู้เซ็นที่ยังไม่ได้ดำเนินการตามคำขอจะได้รับอีเมลช่วยเตือน 3 วัน (72 ชั่วโมง) หลังจากส่งคำขอครั้งแรก
- ระบบจะส่งการช่วยเตือนเพิ่มเติมทุกๆ 3 วันหลังจากนั้นเป็นเวลาสูงสุด 9 วัน หรือจนกว่าจะมีการลงนามในเอกสาร
- คุณเลือกภาษาของบันทึกการตรวจสอบได้ในกล่องโต้ตอบคำขอ ค่านี้จะกำหนดภาษาที่ระบบจะสร้างบันทึกการตรวจสอบในตอนท้าย
- อ่านและยอมรับข้อกำหนดในการให้บริการเมื่อแสดงในกล่องโต้ตอบคำขอ
- คลิกส่งคำขอลายเซ็น
- หลังจากสร้างคำขอสำเร็จแล้ว สิ่งที่จะเกิดขึ้นมีดังนี้
- ระบบจะสร้าง PDF จากเอกสารและแชร์กับผู้เซ็น โดยผู้เซ็นจะลงนามในแบบฟอร์มได้ แต่จะแก้ไขอื่นๆ หรือเปลี่ยนผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ไม่ได้
- ระบบจะส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังเอกสารให้ผู้เซ็น
- หลังจากสร้างคำขอสำเร็จแล้ว สิ่งที่จะเกิดขึ้นมีดังนี้
- คุณจะเห็นสำเนา PDF ของไฟล์ที่ส่งในโฟลเดอร์เดียวกับเอกสารต้นฉบับ
- สำคัญ: ระบบจะบันทึกสำเนา PDF ไว้ในไดรฟ์ของฉันแทนโฟลเดอร์ต้นฉบับใน 2 กรณีต่อไปนี้
- หากคุณไม่ใช่เอดิเตอร์ของโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์
- หากกฎการแชร์ของโฟลเดอร์ต้นฉบับป้องกันไม่ให้ผู้เซ็นเข้าถึงไฟล์ การบันทึกลงในไดรฟ์ของฉันจะช่วยให้ผู้เซ็นทุกคนดูเอกสารได้
- สำคัญ: ระบบจะบันทึกสำเนา PDF ไว้ในไดรฟ์ของฉันแทนโฟลเดอร์ต้นฉบับใน 2 กรณีต่อไปนี้
เคล็ดลับ
- หลังจากคลิกขอลายเซ็น ไฟล์ PDF จะล็อกเพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงใดๆ ก่อนที่ผู้ลงนามจะดำเนินการตามคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ ทั้งนี้ไฟล์ที่ใช้สร้างคำขอลายเซ็นจะไม่ล็อกและจะไม่แชร์กับผู้เซ็นโดยอัตโนมัติเป็นส่วนหนึ่งของคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
- วิธีตรวจสอบความคืบหน้าของคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
- เปิดไฟล์ PDF ที่เกี่ยวข้องในไดรฟ์หรือผ่านลิงก์ในการแจ้งเตือนทางอีเมล
- หากต้องการเปิดแผงด้านข้างทางขวาและดูรายละเอียดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ให้คลิกดูรายละเอียดที่ด้านขวาบนของ PDF
หากต้องการบันทึกไฟล์ PDF ที่มีช่องลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นเทมเพลต ให้คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ด้านขวาบน Google เอกสารจะบันทึกช่องลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติสำหรับใช้ในอนาคต
คุณจะอัปเดตไฟล์ PDF ไม่ได้เมื่อเริ่มคําขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในไฟล์ เนื่องจากไฟล์ PDF นั้นล็อกอยู่ แต่ยังคงจัดระเบียบในไดรฟ์ได้ เช่น เปลี่ยนตำแหน่ง
หากต้องการเปลี่ยนหรือยกเลิกคำขอใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หลังจากส่งคำขอแล้ว ให้เลือกยกเลิก คุณสามารถส่งคำขอใหม่ได้หลังจากที่เพิ่มการเปลี่ยนแปลงลงในไฟล์เอกสารใน Google เอกสารหรือไฟล์ PDF ต้นฉบับใน Google ไดรฟ์ และส่งไฟล์ PDF ใหม่เพื่อขอลายเซ็น ทำตามขั้นตอนในหัวข้อสร้างและส่งเอกสารสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
หากคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยังทำงานอยู่ คุณจะปลดล็อกไฟล์ PDF ไม่ได้ คุณยังคงเพิ่มการเปลี่ยนแปลงลงในเอกสารใน Google เอกสารได้ทุกเมื่อเนื่องจากเอกสารไม่ได้ถูกล็อกไว้เป็นส่วนหนึ่งของคําขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
- เปิดไฟล์ PDF สำหรับคำขอนั้น
- คลิกเมนู
ยกเลิก
เคล็ดลับ: หากต้องการลบสำเนา PDF ของคำขอที่ยกเลิก ให้ไปที่โฟลเดอร์ของไฟล์แล้วลบสำเนาดังกล่าว ตำแหน่งเริ่มต้นคือไดรฟ์ของฉัน
- เปิดไฟล์ PDF สำหรับคำขอนั้น
- เลือกการดำเนินการ
- คลิกเมนู
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
- คลิกดูรายละเอียด
- คลิกเมนู
- ในแผงด้านข้าง คุณจะเห็นรายละเอียดของคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และสถานะของคำขอ
เซ็น ปฏิเสธ หรือดูรายละเอียดคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
เซ็นคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์- เปิดบัญชีอีเมลที่ได้ส่งคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไปให้
- เปิดการแจ้งเตือนทางอีเมล
- คลิกลิงก์ที่ฝัง
- หากเปิดไฟล์ PDF จากไดรฟ์โดยตรง ให้คลิกลงนามเพื่อลงนามในเอกสาร
- เอกสารอาจมีช่องข้อความให้คุณกรอกข้อมูล เช่น "ตำแหน่งงาน" หรือ "อีเมล" ซึ่งหากเป็นเช่นนั้น ให้คลิกและกรอกข้อมูลในช่องดังกล่าว
- คลิกช่องที่มีสีเพื่อระบุว่าช่องดังกล่าวเป็นช่องที่คุณลงนาม
- กล่องโต้ตอบสำหรับลายเซ็นจะปรากฏขึ้น คุณจะมีตัวเลือก 2 รายการในการสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ดังนี้
- พิมพ์: ป้อนชื่อและนามสกุลของคุณ ระบบจะสร้างลายเซ็นให้คุณโดยอัตโนมัติในรูปแบบมาตรฐาน นอกจากนี้ คุณยังป้อนชื่อย่อได้ด้วย
- วาด: ใช้เมาส์ แทร็กแพด หรือหน้าจอสัมผัสเพื่อวาดลายเซ็นจริง นอกจากนี้ คุณยังวาดชื่อย่อได้ด้วย
- หลังจากสร้างลายเซ็นแล้ว ให้คลิกนำไปใช้และลงนาม
- เคล็ดลับ:
- หากมีช่องลายเซ็นหรือช่องชื่อย่อหลายช่อง คุณสามารถใช้ลายเซ็นเดียวกันนี้ซ้ำได้ทั่วทั้งเอกสาร
- หากวาดลายเซ็นไม่ได้ ให้ลองอัปเดตเว็บเบราว์เซอร์
- ช่องที่กำหนดให้กับผู้เซ็นรายอื่นที่ยังไม่ได้ลงนามจะปรากฏเป็นสีเทา
- ค่าลายเซ็นที่ได้รับจากผู้เซ็นรายอื่นที่ลงนามแล้วจะปรากฏใน PDF
- กล่องโต้ตอบสำหรับลายเซ็นจะปรากฏขึ้น คุณจะมีตัวเลือก 2 รายการในการสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ดังนี้
- หลังจากกรอกช่องลายเซ็นที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว ให้คลิกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์ที่ด้านบนของหน้า
- หลังจากคลิก "ทำเครื่องหมายว่าเสร็จแล้ว" คุณจะได้รับการแจ้งเตือนในกล่องโต้ตอบที่แสดงข้อมูลต่อไปนี้
- ระบบจะบันทึกค่าอีเมลตามที่ระบุหลังจากที่คุณคลิกเพื่อดำเนินการต่อ ซึ่งผู้อื่นที่มีสิทธิ์เข้าถึง PDF ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะดูข้อมูลดังกล่าวได้
- ในกรณีที่คุณมีอีเมลหลายฉบับในบัญชี Google ระบบจะใช้อีเมลที่ผู้ขอป้อนให้คุณในกล่องโต้ตอบสำหรับคำขอ
- หลังจากคลิก "ทำเครื่องหมายว่าเสร็จแล้ว" คุณจะได้รับการแจ้งเตือนในกล่องโต้ตอบที่แสดงข้อมูลต่อไปนี้
- อ่านและยอมรับข้อกำหนดในการให้บริการ
- คลิกยอมรับและดำเนินการต่อ
เคล็ดลับ
- หากคุณเป็นผู้เซ็นเพียงคนเดียว คุณและผู้ขอจะได้รับอีเมลแจ้งว่าคำขอเสร็จสมบูรณ์แล้ว
- หากคำขอมีผู้เซ็นหลายคน: คำขอจะไม่สมบูรณ์จนกว่าผู้เซ็นทุกคนจะลงนามแล้ว ซึ่งหากครบแล้วผู้เซ็นและผู้ขอทุกคนจะได้รับอีเมลว่าคำขอเสร็จสมบูรณ์แล้ว
- เปิดบัญชีอีเมลที่ได้ส่งคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไปให้ในคอมพิวเตอร์
- เปิดการแจ้งเตือนทางอีเมล
- คลิกลิงก์ที่ฝัง
- คลิกปฏิเสธ
- ผู้ขอจะได้รับอีเมลว่าคำขอถูกปฏิเสธ
- เปิดบัญชีอีเมลที่ได้ส่งคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไปให้ในคอมพิวเตอร์
- เปิดการแจ้งเตือนทางอีเมล
- คลิกลิงก์ที่ฝัง
- คลิกดูรายละเอียด
ส่งคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ให้เสร็จสมบูรณ์
ค้นหาเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์แล้วหลังจากคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เสร็จสมบูรณ์แล้ว ทุกฝ่ายจะดูสำเนาเอกสารฉบับสุดท้ายได้
- สำหรับผู้เซ็น: คุณจะเห็นสำเนาส่วนตัวของเอกสาร PDF ที่ลงนามแล้วได้ในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของฉัน นอกจากนี้ คุณยังจะได้รับลิงก์ไปยังสำเนาในอีเมลเมื่อดำเนินการกับเอกสารเสร็จสมบูรณ์ด้วย
- สำหรับผู้ขอ: คุณจะเห็นสำเนา PDF สุดท้ายในโฟลเดอร์เดียวกับที่บันทึกเอกสารต้นฉบับ นอกจากนี้ คุณยังจะได้รับลิงก์ในอีเมลเมื่อดำเนินการกับเอกสารเสร็จสมบูรณ์ด้วย
-
สำคัญ: ระบบจะบันทึกสำเนา PDF ไว้ในไดรฟ์ของฉันแทนโฟลเดอร์ต้นฉบับใน 2 กรณีต่อไปนี้
-
หากคุณไม่ใช่เอดิเตอร์ของโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์
-
หากกฎการแชร์ของโฟลเดอร์ต้นฉบับป้องกันไม่ให้ผู้เซ็นเข้าถึงไฟล์ การบันทึกลงในไดรฟ์ของฉันจะช่วยให้ผู้เซ็นทุกคนดูเอกสารได้
-
-
หากไม่พบเอกสารสุดท้าย ให้ทำดังนี้
- ค้นหาในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของฉัน
- ใช้การค้นหาขั้นสูง
- คลิกการค้นหาขั้นสูง ในแถบค้นหา
- ในส่วน "การอนุมัติและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์" ให้เลือกตัวเลือกต่อไปนี้
- รอการอนุมัติของฉัน
- ส่งคำขอโดยฉัน
- ตรวจสอบโฟลเดอร์จดหมายขยะ
- ติดต่อฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อขอรับสำเนา
- ส่งความคิดเห็นเกี่ยวกับ Gmail หรือติดต่อทีมสนับสนุนของ Google ไดรฟ์
- หากต้องการให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับเอกสารที่ต้องใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในอนาคต ให้ทำดังนี้
- หากมีบัญชี Google ไดรฟ์ ให้ตรวจสอบการตั้งค่าไดรฟ์เพื่อให้จัดเก็บเนื้อหาใหม่ได้
- ตรวจสอบการตั้งค่าอีเมลเพื่อให้คุณรับอีเมลจาก esignature-noreply@google.com ได้
คุณเลือกภาษาของบันทึกการตรวจสอบได้ในกล่องโต้ตอบคำขอ ค่านี้จะกำหนดภาษาที่ระบบจะสร้างบันทึกการตรวจสอบในตอนท้าย
เคล็ดลับ: หลังจากผู้เซ็นทุกคนลงลายเซ็นในเอกสารแล้ว ระบบจะสร้างไฟล์ .pdf ฉบับสุดท้าย และที่ท้ายไฟล์ .pdf จะมีหน้าบันทึกการตรวจสอบ ระบบจะสร้างหน้าในภาษาที่ผู้ขอเลือกไว้เมื่อเริ่มคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยหน้านี้จะมีบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นตลอดวงจรคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์พร้อมการประทับเวลา เช่น
- ส่งคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แล้ว
- ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แล้ว
- ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เสร็จสิ้นแล้ว
- ข้อมูลระบุตัวตนของผู้ขอและผู้เซ็น เช่น อีเมลและชื่อ
ส่งความคิดเห็น
วิธีส่งความคิดเห็นให้ Google
- เปิดไฟล์ PDF สำหรับคำขอลายเซ็นที่คุณต้องการใช้ส่งความคิดเห็น
- คลิกดูรายละเอียด
เมนู
ส่งความคิดเห็นเกี่ยวกับฟีเจอร์
นอกจากนี้ คุณยังส่งความคิดเห็นผ่านผลิตภัณฑ์ได้ด้วย โดยทำดังนี้