Как отправлять запросы на подпись и добавлять в документы электронную подпись

Благодаря электронным подписям вы можете создавать документы для подписания и отправлять запросы на подпись в Google Документах и на Google Диске. Для выполнения таких запросов подписантам потребуется лишь внести запрошенную информацию.

Требования

Функция электронной подписи для документов Google и PDF-файлов доступна следующим пользователям:

• с аккаунтами Workspace Individual;
• с любым из следующих тарифных планов Workspace (администратор должен включить эту функцию):
  • Business Standard или Business Plus;
  • Enterprise Starter, Enterprise Standard или Enterprise Plus;
  • Enterprise Essentials или Enterprise Essentials Plus;
  • Education Plus.

Если вы не соответствуете требованиям выше, но хотите получить доступ к функции электронной подписи, оформите подписку Google Workspace Individual.

Примечание. Если вы изменили тип аккаунта, чтобы получить доступ к электронной подписи, на полную активацию функции может потребоваться некоторое время. Подождите несколько минут и обновите страницу, а затем повторите попытку.

Как создать и отправить документ на электронную подпись

Как подготовить документ для электронной подписи

Важно! Эта функция доступна только пользователям определенных тарифных планов.

1. Откройте боковую панель электронной подписи.
   • Если вы хотите использовать PDF-файл на Google Диске:
     1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
     2. Загрузите новый PDF-файл или найдите существующий.
     3. Откройте PDF-файл в режиме просмотра.
     4. В правом верхнем углу экрана нажмите на меню Электронная подпись.
   • Если вы хотите использовать документ Google:
     1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
     2. Создайте новый документ Google или откройте существующий.
     3. Вверху нажмите Инструменты Электронная подпись.
2. Если у вас несколько подписантов, в разделе "Для кого вставить поля" выберите подписанта, для которого хотите добавить поле.
   • Чтобы обновить перечень подписантов, в раскрывающемся списке нажмите Управление подписантами. Откроется диалоговое окно.
   • В этом окне вы можете добавить до 10 подписантов и назначить каждому ярлык, чтобы их было удобнее различать в документе.
3. Перетащите в документ нужные поля:
   • подпись;
   • инициалы;
   • имя;
   • текстовое поле;
   • дата подписания.
4. Чтобы увидеть, кому назначено поле, нажмите на него.
   • Чтобы изменить назначение поля, выберите в этом окне раскрывающийся список Исполнитель.
   • Чтобы обновить перечень подписантов в документе Google, нажмите Управление подписантами.
   • Если вы выбрали "Текстовое поле", то можете добавить к нему описание и настроить размер шрифта.
     • Например, вы можете попросить подписанта указать в этом поле должность или адрес электронной почты.
     • Выбранный вами размер шрифта будет применен к значению, которое подписант введет в это текстовое поле.
5. Повторите эти действия для всех подписантов и полей, которые должны быть в документе.

Примечания

• В документ можно добавить не более 200 полей каждого типа.
• В запрос на электронную подпись можно добавить не более 10 подписывающих сторон.
• Ярлык подписывающей стороны в документе – это просто идентификатор-плейсхолдер, которого не будет в сгенерированном PDF-файле после подписания.
• На данном этапе в качестве ярлыков не обязательно использовать адреса электронной почты подписывающих сторон, так как электронные письма пока не отправляются. Это произойдет позже, как описано в разделе "Как отправить запрос на электронную подпись", когда ярлыки сопоставляются с настоящими адресами электронной почты.
• Поля подписывающих сторон различаются по цвету, при этом каждой из них назначается один цвет.

Как отправить запрос на электронную подпись

1. Когда вы заполните все нужные поля, нажмите Запросить подпись справа.
   • Эта кнопка доступна соавторам, которые являются владельцами документа или могут его редактировать. Другие пользователи ее не видят.
2. Введите название для PDF-файла, который будет сгенерирован.
3. Введите адреса электронной почты всех, кто должен подписать документ.
   • При желании добавьте для них сообщение: оно будет включено в письмо с запросом на электронную подпись.
4. Чтобы периодически напоминать сторонам о необходимости подписать документ, включите автоматические напоминания.
   • Если они включены, те, кто ещё не подписал документ, получат электронное письмо с напоминанием через три дня (72 часа) после отправки исходного запроса.
   • Затем напоминания будут отправляться раз в три дня ещё три раза или пока стороны не подпишут документ.
5. В диалоговом окне запроса можно выбрать язык, на котором будет сгенерирован журнал аудита.
6. Прочитайте и примите условия предоставления услуг в окне запроса.
7. Нажмите Запросить подпись.
   • После того как запрос будет создан:
     • Документ будет преобразован в PDF-файл и отправлен подписывающим лицам. Они смогут добавить электронную подпись, но у них не будет возможности отредактировать файл или изменить разрешения на доступ к нему.
     • Подписывающие лица получат уведомление по электронной почте со ссылкой на документ.
8. PDF-копия отправленного файла будет сохранена в той же папке, что и исходный документ.
   • Важно! В двух случаях PDF-копия сохраняется не в исходной папке, а в разделе Мой диск:
     • Если у вас нет прав на редактирование исходной папки.
     • Если настройки доступа, заданные для исходной папки, не позволяют подписывающим лицам получить доступ к файлу. В разделе "Мой диск" файлы будут им доступны.

Примечания

• Когда вы нажмете Запросить подпись, PDF-файл заблокируется. Это позволит избежать изменений в нем до того, как подписанты смогут выполнить запрос на электронную подпись. Файл, используемый для создания запроса на подпись, не блокируется и не передается подписантам автоматически как часть запроса на электронную подпись.
• Чтобы проверить статус запроса на электронную подпись, выполните следующие действия:
  • Откройте нужный PDF-файл на Диске или перейдите по ссылке в уведомлении по электронной почте.
  • Чтобы открыть боковую панель справа и посмотреть информацию об электронной подписи, в правом верхнем углу PDF-файла нажмите Подробнее.

Как сохранить шаблон договора

Чтобы сохранить PDF-файл с полями для электронных подписей в качестве шаблона, в правом верхнем углу нажмите Сохранить изменения. Эти поля будут автоматически сохранены в Google Документах для использования в будущем.

Как изменить документ после отправки

Отредактировать PDF-файл после начала выполнения запроса на электронную подпись нельзя, поскольку файл блокируется. Однако вы по-прежнему можете выполнять операции с файлом на Google Диске, например перенести его в другую папку.

Чтобы изменить или отменить запрос на электронную подпись после его отправки, нажмите Отменить. Вы можете отправить новый запрос после внесения изменений в исходный документ Google или PDF-файл на Google Диске. Инструкции можно найти в статье о создании и отправке документа на электронную подпись.

Если запрос на электронную подпись активен, вы не сможете разблокировать PDF-файл. При этом изменять документ Google можно в любое время, поскольку он не блокируется в рамках такого запроса.

Как отменить запрос на электронную подпись

Если запрос на электронную подпись активен, вы можете отменить его.

1. Откройте PDF-файл, связанный с запросом.
2. Нажмите на значок меню Отменить.

Совет. Если вы хотите удалить копию PDF-файла, связанного с отмененным запросом, найдите папку, где хранится файл. По умолчанию он находится в разделе "Мой диск".

Как посмотреть статус запроса на электронную подпись

1. Откройте PDF-файл, связанный с запросом.
2. Выберите действие:
   • Нажмите на значок меню Электронная подпись.
   • Нажмите Подробнее.
3. Сведения о запросе на электронную подпись и его статусе можно найти на боковой панели.

Как выполнить, отклонить или посмотреть запрос на электронную подпись

Как выполнить запрос на электронную подпись

1. Откройте аккаунт электронной почты, на который был отправлен запрос на электронную подпись.
2. Откройте уведомление.
3. Нажмите на встроенную ссылку.
   • Если вы открыли PDF-файл для подписания документа сразу на Диске, нажмите Подписать.
4. Если в документе есть текстовые поля, которые нужно заполнить, например "Должность" или "Адрес электронной почты", нажмите на них и введите данные.
5. Поля, которые назначены вам, выделены цветом. Нажмите на них, чтобы ввести данные.
   • В появившемся диалоговом окне с запросом введите полное имя и инициалы. Будет сгенерирована ваша электронная подпись. Нажмите "Добавить и использовать".
     • Примечание. Если в документе несколько одинаковых полей, введенные данные можно использовать повторно.
   • Поля, назначенные другим подписантам, которые ещё не поставили подпись, будут неактивны.
   • Подписи, предоставленные другими подписантами, указаны в PDF-файле.
6. Заполнив все обязательные поля, в верхней части страницы нажмите Отметить как завершенное.
   • После этого появится уведомление, в котором будет следующая информация:
     • Адрес электронной почты, который будет записан как ваш и виден другим пользователям с доступом к PDF-файлам с электронной подписью.
     • Если у вас есть несколько адресов электронной почты в одном аккаунте Google, будет показан адрес электронной почты, который ввел отправитель запроса.
7. Прочитайте и примите Условия использования.
8. Нажмите Принять и продолжить.

Примечания

• Если других подписантов нет: вы и отправитель запроса получите электронное письмо, что запрос выполнен.
• Если подписантов несколько: когда все подписанты поставят подписи, они и отправитель запроса получат электронное письмо о том, что запрос выполнен.

Как отклонить запрос на электронную подпись

1. На компьютере откройте аккаунт электронной почты, для которого был отправлен запрос на подпись.
2. Откройте уведомление.
3. Нажмите на встроенную ссылку.
4. Нажмите Отклонить.
   • Отправитель запроса получит электронное письмо о том, что запрос отклонен.

Как посмотреть сведения о запросе на электронную подпись

1. На компьютере откройте аккаунт электронной почты, для которого был отправлен запрос на подпись.
2. Откройте уведомление.
3. Нажмите на встроенную ссылку.
4. Нажмите Подробнее.

Как отметить запрос на электронную подпись как выполненный

Как найти подписанный документ

После того как запрос на электронную подпись будет выполнен, все стороны получат копию подписанного документа.

• У подписывающих лиц копия подписанного PDF-файла будет сохранена в папке "Мой диск". Ссылка на копию также будет в письме, которое они получат после подписания документа.
• У отправителей запроса копия подписанного PDF-файла будет в той же папке, где и исходный документ. Ссылка на копию также будет в письме, которое они получат после подписания документа.

  • Важно! В двух случаях PDF-копия сохраняется не в исходной папке, а в разделе Мой диск:

    • Если у вас нет прав на редактирование исходной папки.

    • Если настройки доступа, заданные для исходной папки, не позволяют подписывающим лицам получить доступ к файлу. В разделе "Мой диск" файлы будут им доступны.

Если вы не можете найти подписанный документ:

• Попробуйте поискать его в папке "Мой диск".
• Используйте расширенный поиск :
  • В поле поиска нажмите на значок расширенного поиска.
  • В разделе "Одобрения и электронные подписи" выберите нужный вариант:
    • Ожидают моего одобрения.
    • Мои запросы, ожидающие одобрения
• Проверьте папку со спамом.
• Запросите копию у других сторон, участвующих в подписании документа.
• Отправьте отзыв о Gmail или обратитесь в службу поддержки Google Диска.
• Чтобы вы могли получать документы, подписанные электронной подписью, сделайте следующее:
  • Если у вас есть аккаунт Google Диска, убедитесь, что вы можете сохранять файлы на Диске.
• Проверьте настройки электронной почты и убедитесь, что вы можете получать письма от отправителя [e-mail].

Как найти страницу с данными журнала аудита

В диалоговом окне запроса можно выбрать язык, на котором будет сгенерирован журнал аудита.

Примечание. Когда все подписанты подпишут документ, будет сгенерирован окончательный PDF-файл. В конце него будет страница с данными журнала аудита. Эта страница создается на языке, который выбрал отправитель запроса на электронную подпись. На этой странице будет представлен журнал событий жизненного цикла запроса, включающий, в том числе, следующие данные:

• время, когда был отправлен запрос на электронную подпись;
• время, когда была добавлена электронная подпись;
• время, когда запрос на добавление электронных подписей, был полностью выполнен;
• идентификационная информация об отправителе запроса и подписантах, например адрес электронной почты и имя.

Как отправить отзыв

Чтобы отправить отзыв в Google:

1. Откройте PDF-файл, связанный с запросом на электронную подпись, о котором вы хотите написать отзыв.
2. Нажмите Подробнее значок меню Отправить отзыв о функции.

Вы также можете отправить отзыв, используя интерфейс продукта.

• Как отправить отзыв о Gmail
• Как связаться со службой поддержки Google Диска