Envie pedidos de assinatura e assine documentos com a assinatura eletrónica

Com a assinatura eletrónica, pode criar documentos para assinaturas e enviar pedidos de assinatura no Google Docs e no Google Drive. Para concluir os pedidos de assinatura eletrónica, os signatários podem preencher facilmente as informações pedidas.

Elegibilidade

A funcionalidade de assinatura eletrónica para documentos do Google Docs e PDFs está disponível para:

• Contas do Workspace Individual.
• Os seguintes planos do Workspace nos quais o administrador ativa a funcionalidade:
  • Business Standard e Plus
  • Enterprise Starter, Standard e Plus
  • Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus
  • Utilizadores do Education Plus

Se não tiver um plano de subscrição do Workspace, pode receber acesso a esta funcionalidade hoje mesmo. Inscreva-se num plano do Google Workspace Individual.

Dica: se tiver atualizado a sua conta para aceder à funcionalidade de assinatura eletrónica, esta pode demorar alguns minutos a ficar totalmente disponível. Aguarde alguns minutos e atualize a página para tentar novamente.

Crie e envie um documento para assinatura eletrónica

Prepare um documento de assinatura eletrónica

Importante: esta opção está disponível para determinados utilizadores elegíveis.

1. Abra o painel lateral Assinatura eletrónica.
   • Se começar a partir de ficheiros PDF no Google Drive:
     1. No seu computador, aceda a drive.google.com.
     2. Carregue um novo ficheiro PDF ou encontre um ficheiro existente que queira usar.
     3. Abra o ficheiro PDF no modo de visualização.
     4. Na parte superior direita, clique em Menu eSignature.
   • Se começar a partir do Google Docs:
     1. No seu computador, aceda a drive.google.com.
     2. Crie um novo documento do Google Docs ou abra um já existente.
     3. Na parte superior, clique em Ferramentas Assinatura eletrónica.
2. Se tiver vários signatários, em "Inserir campos para", selecione o signatário específico para o qual quer inserir um campo de assinatura eletrónica.
   • Para atualizar a lista de signatários disponíveis no menu pendente, selecione Gerir signatários. Esta ação abre a caixa de diálogo Faça a gestão dos signatários.
   • Na caixa de diálogo Faça a gestão dos signatários, pode adicionar até 10 signatários e atribuir etiquetas a cada signatário para os identificar no documento.
3. Arraste um ou mais dos seguintes campos para os adicionar ao seu documento:
   • Assinatura
   • Iniciais
   • Nome
   • Campo de texto
   • Data da assinatura
4. Clique no campo para saber a quem está atribuído.
   • Para atualizar o signatário atribuído ao campo, use o menu pendente Atribuído a no pop-up.
   • Para atualizar a lista de signatários no documento do Google Docs e abrir a mesma caixa de diálogo indicada acima, clique em Gerir signatários no menu pendente.
   • Quando seleciona um "Campo de texto", pode adicionar uma descrição e selecionar o tamanho do tipo de letra no pop-up.
     • A descrição informa os signatários sobre aquilo que devem introduzir neste campo, como "Cargo" ou "Endereço de email".
     • O tamanho do tipo de letra que definir passa a aplicar-se ao valor que o signatário introduzir neste campo de texto.
5. Para adicionar todos os campos de assinatura eletrónica e signatários no documento, repita estes passos.

Dicas:

• Pode adicionar um máximo de 200 campos de qualquer tipo por documento.
• Pode adicionar até 10 signatários a um pedido de assinatura eletrónica.
• Para um signatário no documento, a etiqueta de signatário é apenas um identificador de marcador de posição e não faz parte do PDF assinado que é gerado posteriormente.
• De momento, não é necessário usar os endereços de email dos signatários como etiquetas de signatário, porque ainda não são enviados emails. Isso acontece mais tarde, na secção "Envie um pedido de assinatura eletrónica" abaixo, onde as etiquetas de marcadores de posição para os signatários são mapeadas para endereços de email reais.
• Para diferenciar facilmente os campos atribuídos a diferentes signatários, é atribuída uma cor única a cada signatário no documento. Todos os campos atribuídos ao mesmo signatário são apresentados na mesma cor.

Envie um pedido de assinatura eletrónica

1. Depois de adicionar todos os campos adequados, clique em Pedir assinatura à direita.
   • Os colaboradores que são proprietários do documento ou têm acesso de edição podem encontrar este botão. Caso contrário, este botão não está disponível.
2. Introduza um título para o ficheiro PDF gerado.
3. Introduza o endereço de email de cada signatário.
   • Também pode adicionar uma mensagem que vai ser enviada aos signatários no email de pedido de assinatura eletrónica.
4. Para enviar lembretes periódicos aos signatários, ative a opção Lembretes automáticos.
   • Quando esta opção está ativada, os signatários que não concluíram o pedido recebem um email de lembrete 3 dias (72 horas) após o envio do pedido inicial.
   • Após esse período, são enviados lembretes adicionais a cada 3 dias, durante um máximo de 9 dias, ou até o documento ser assinado.
5. Pode selecionar o idioma do registo de auditoria na caixa de diálogo do pedido. Este valor determina o idioma no qual o registo de auditoria é gerado no fim.
6. Reveja e aceite os Termos de Utilização, se forem apresentados na caixa de diálogo do pedido.
7. Clique em Pedir assinatura.
   • Depois de criar o pedido com êxito:
     • É criado um PDF a partir do seu documento e partilhado com os signatários. Os signatários podem assinar o formulário, mas não podem fazer outras edições nem alterar quem tem acesso ao ficheiro.
     • É enviada uma notificação por email com um link para o documento aos signatários.
8. Pode encontrar uma cópia em PDF do ficheiro enviado na mesma pasta do documento original.
   • Importante: a cópia em PDF vai ser guardada em O meu disco e não na pasta original em dois casos:
     • Se não for editor da pasta onde está armazenada.
     • Se as regras de partilha da pasta original impedirem que os signatários tenham acesso ao ficheiro. Guardar o documento em O meu disco garante que todos os signatários podem vê-lo.

Dicas:

• Depois de clicar em Pedir assinatura, o ficheiro PDF é bloqueado para evitar alterações antes de os signatários poderem concluir o pedido de assinatura eletrónica. O ficheiro usado para criar o pedido de assinatura permanece desbloqueado e não é partilhado automaticamente com os signatários como parte do pedido de assinatura eletrónica.
• Para verificar o progresso de um pedido de assinatura eletrónica:
  • Abra o respetivo ficheiro PDF no Drive ou através do link na notificação por email.
  • Para abrir o painel lateral do lado direito e ver os detalhes da assinatura eletrónica, clique em Ver detalhes na parte superior direita do PDF.

Guarde um modelo de contrato

Para guardar um ficheiro PDF com campos de assinatura eletrónica como um modelo, clique em Guardar alterações na parte superior direita. Para utilização futura, o Google Docs guarda automaticamente os campos de assinatura eletrónica.

Adicione alterações a um documento depois de o enviar

Não é possível atualizar o ficheiro PDF depois de iniciar um pedido de assinatura eletrónica, uma vez que o ficheiro PDF fica bloqueado. Continua a poder organizá-lo no Drive, por exemplo: alterar a respetiva localização.

Para alterar ou cancelar o pedido de assinatura eletrónica depois de ser enviado, selecione Cancelar. Pode enviar um novo pedido depois de adicionar alterações ao documento do Google Docs ou ficheiro PDF de origem no Google Drive, e enviar um novo ficheiro PDF para assinatura. Siga os passos no artigo Crie e envie um documento para assinatura eletrónica.

Se o pedido de assinatura eletrónica estiver ativo, não pode desbloquear o ficheiro PDF. Pode continuar a adicionar alterações ao documento do Google Docs em qualquer altura, uma vez que não está bloqueado como parte do pedido de assinatura eletrónica.

Cancele um pedido de assinatura eletrónica pendente

Para cancelar um pedido de assinatura eletrónica que ainda está pendente:

1. Abra o ficheiro PDF relativo a esse pedido.
2. Clique em Menu   Cancelar.

Dica: se quiser eliminar a cópia em PDF do seu pedido cancelado, aceda à pasta do ficheiro e elimine essa cópia. A localização predefinida é O meu disco.

Verifique o estado do pedido de assinatura eletrónica

1. Abra o ficheiro PDF relativo a esse pedido.
2. Selecione uma ação:
   • Clique em Menu Assinatura eletrónica.
   • Clique em Ver detalhes.
3. No painel lateral, encontra os detalhes do pedido de assinatura eletrónica e o respetivo estado.

Assine, rejeite ou veja os detalhes de um pedido de assinatura eletrónica

Assine um pedido de assinatura eletrónica

1. Abra a conta de email para a qual o pedido de assinatura eletrónica foi enviado.
2. Abra a notificação por email.
3. Clique no link incorporado.
   • Se abrir o ficheiro PDF diretamente a partir do Drive, clique em Assinar para assinar o documento.
4. O documento pode conter campos de texto para preencher, como "Cargo" ou "Email". Se for o caso, clique e preencha estes campos.
5. Clique e preencha os campos coloridos. A cor indica que os campos se destinam à sua assinatura.
   • É apresentada uma caixa de diálogo que pede para introduzir o seu nome completo e iniciais. Esta ação gera uma assinatura eletrónica para sua utilização. Clique em Usar e assinar.
     • Dica: se houver várias ocorrências destes campos, pode reutilizar as informações em causa ao longo do documento.
   • Os campos atribuídos a outros signatários que ainda não assinaram estão assinalados a cinzento.
   • Os valores de assinatura introduzidos por outros signatários que já assinaram estão no PDF.
6. Depois de preencher todos os campos de assinatura obrigatórios, clique em Marcar como concluída na parte superior da página.
   • Após clicar em "Marcar como concluída", recebe um aviso na caixa de diálogo a indicar:
     • O valor de email exato registado para si e visível para outras pessoas com acesso aos PDFs de assinatura eletrónica depois de clicar para continuar.
     • Caso tenha vários emails na sua Conta Google, é usado o email que o requerente introduziu para si na caixa de diálogo do pedido.
7. Reveja e aceite os Termos de Utilização.
8. Clique em Aceitar e continuar.

Dicas:

• Se for o único signatário: o signatário e o requerente recebem um email a indicar que o pedido está concluído.
• Se o pedido tiver vários signatários: o pedido apenas fica concluído quando todos os signatários assinarem. Nessa altura, todos os signatários e o requerente recebem um email a indicar que o pedido está concluído.

Rejeite um pedido de assinatura eletrónica

1. Num computador, abra a conta de email para a qual o pedido de assinatura eletrónica foi enviado.
2. Abra a notificação por email.
3. Clique no link incorporado.
4. Clique em Rejeitar.
   • Opcional: indique um motivo para a rejeição.
5. Clique em Rejeitar.
   • O requerente recebe um email a informar que o pedido foi rejeitado.

Veja os detalhes de um pedido de assinatura eletrónica

1. Num computador, abra a conta de email para a qual o pedido de assinatura eletrónica foi enviado.
2. Abra a notificação por email.
3. Clique no link incorporado.
4. Clique em Ver detalhes.

Conclua pedidos de assinatura eletrónica

Encontre o documento finalizado

Após a conclusão do pedido de assinatura eletrónica, todas as partes podem encontrar cópias do documento final.

• Para signatários: pode encontrar uma cópia pessoal do documento PDF assinado na pasta O meu disco. Também pode encontrar um link para a sua cópia no email que recebeu após a conclusão do documento.
• Para requerentes: pode encontrar a cópia final em PDF na mesma pasta onde o documento original foi guardado. Também pode encontrar um link no email que recebeu após a conclusão do documento.

  • Importante: a cópia em PDF vai ser guardada em O meu disco e não na pasta original em dois casos:

    • Se não for editor da pasta onde está armazenada.

    • Se as regras de partilha da pasta original impedirem que os signatários tenham acesso ao ficheiro. Guardar o documento em O meu disco garante que todos os signatários podem vê-lo.

Se não conseguir encontrar o documento final:

• Pesquise na pasta O meu disco.
• Use a pesquisa avançada
  • Na barra de pesquisa, clique em Pesquisa avançada.
  • Na secção "Aprovações e assinaturas eletrónicas", selecione uma opção:
    • A aguardar a minha aprovação
    • Pedida por mim
• Verifique a pasta Spam.
• Contacte as outras partes envolvidas no pedido de assinatura eletrónica para receber uma cópia.
• Envie feedback sobre o Gmail ou contacte o apoio técnico do Google Drive.
• Para se certificar de que pode receber documentos de assinatura eletrónica futuros:
  • Se tiver uma conta do Google Drive, verifique as definições do Drive para poder armazenar novo conteúdo.
• Verifique as suas definições de email para poder receber emails de [e-mail].

Encontre o registo de auditoria

Pode selecionar o local do registo de auditoria na caixa de diálogo do pedido. Este valor determina o local no qual o registo de auditoria é gerado no fim.

Dica: depois de todos os signatários assinarem o documento, é gerado um ficheiro .pdf final. O fim do ficheiro .pdf contém uma página de registo de auditoria. A página é gerada no local selecionado pelo requerente quando inicia o pedido de assinatura eletrónica. Esta página contém um registo de vários eventos que ocorreram durante o ciclo de vida do pedido de assinatura eletrónica com data/hora, como:

• Assinatura eletrónica pedida
• Assinatura eletrónica preenchida
• Conclusão da assinatura eletrónica
• Informações de identificação do requerente e dos signatários, como o respetivo email e nome

Envie feedback

Para enviar feedback à Google:

1. Abra o ficheiro PDF do pedido de assinatura sobre o qual quer enviar feedback.
2. Clique em Ver detalhes  Menu   Enviar feedback sobre a funcionalidade.

Também pode enviar feedback através do produto:

• Envie feedback sobre o Gmail
• Contacte o apoio técnico do Google Drive