Wysyłanie prośby o podpis i podpisywanie dokumentów za pomocą e-podpisu

Dzięki e-podpisowi możesz tworzyć dokumenty do podpisu i wysyłać prośby o podpis w Dokumentach Google i na Dysku Google. Aby wypełnić prośby o e-podpis, sygnatariusze mogą łatwo wpisać wymagane informacje.

Uprawnienia

Funkcja e-podpisu w Dokumentach Google i plikach PDF jest dostępna dla:

• kont Google Workspace Individual;
• tych abonamentów Workspace, gdy administrator włączy tę funkcję:
  • Business Standard i Business Plus;
  • Enterprise Starter, Business Standard i Business Plus;
  • Enterprise Essentials i Enterprise Essentials Plus;
  • użytkownicy Education Plus.

Jeśli nie masz subskrypcji Workspace, możesz uzyskać dostęp do tej funkcji już dziś. Korzystaj z abonamentu Google Workspace Individual

Wskazówka: jeśli przechodzisz na wyższą wersję, aby uzyskać dostęp do funkcji e-podpisu, może minąć kilka minut, zanim ta funkcja będzie w pełni dostępna. Odczekaj i odśwież stronę, aby spróbować ponownie.

Tworzenie i wysyłanie dokumentu do e-podpisu

Przygotowanie dokumentu z e-podpisem

Ważne: ta funkcja jest dostępna tylko dla niektórych kwalifikujących się użytkowników.

1. Otwórz panel boczny e-podpisu.
   • Jeśli zaczynasz od plików PDF na Dysku Google:
     1. Na komputerze otwórz drive.google.com.
     2. Prześlij nowy plik PDF lub znajdź istniejący plik, którego chcesz użyć.
     3. Otwórz plik PDF w trybie wyświetlania.
     4. W prawym górnym rogu kliknij Menu eSignature.
   • Jeśli zaczynasz od Dokumentów Google:
     1. Na komputerze otwórz drive.google.com.
     2. Utwórz nowy dokument Google lub otwórz istniejący.
     3. U góry kliknij Narzędzia E-podpis.
2. Jeśli masz wielu sygnatariuszy, w sekcji „Wstaw pola na potrzeby” wybierz sygnatariusza, dla którego chcesz wstawić pole e-podpisu.
   • Aby zaktualizować listę dostępnych sygnatariuszy w menu, wybierz Zarządzaj sygnatariuszami. Otworzy się okno Zarządzaj sygnatariuszami.
   • W oknie Zarządzaj sygnatariuszami możesz dodać maksymalnie 10 sygnatariuszy i przypisać każdemu z nich etykiety, aby móc ich identyfikować w dokumencie.
3. Aby dodać co najmniej jedno z tych pól do dokumentu, przeciągnij je:
   • Podpis
   • Inicjały
   • Nazwa
   • Pole tekstowe
   • Data podpisania
4. Aby zobaczyć, do kogo jest przypisane pole, kliknij je.
   • Aby zaktualizować przypisanie sygnatariusza do pola, użyj menu Przypisano do w wyskakującym okienku.
   • Aby zaktualizować listę sygnatariuszy w dokumencie Google i otworzyć to samo okno, w menu kliknij Zarządzaj sygnatariuszami.
   • Po wybraniu „Pola tekstowego” możesz dodać opis i wybrać rozmiar czcionki w wyskakującym okienku.
     • Opis informuje sygnatariuszy o oczekiwaniach dotyczących tego pola, np. „Stanowisko” lub „Adres e-mail”.
     • Ustawiony rozmiar czcionki staje się rozmiarem czcionki wartości wpisanej przez sygnatariusza w tym polu tekstowym.
5. Aby dodać do dokumentu wszystkich sygnatariuszy i pola e-podpisu dla sygnatariuszy, powtórz te czynności.

Wskazówki:

• Do każdego dokumentu możesz dodać maksymalnie 200 pól dowolnego typu.
• Do prośby o e-podpis możesz dodać maksymalnie 10 sygnatariuszy.
• Etykieta sygnatariusza w dokumencie jest tylko identyfikatorem zastępczym i nie będzie się znajdować w podpisanym pliku PDF, który zostanie wygenerowany później.
• Na tym etapie nie musisz używać adresów e-mail sygnatariuszy jako etykiet sygnatariuszy, ponieważ nie są jeszcze wysyłane żadne e-maile. Nastąpi to później w sekcji „Wysyłanie prośby o e-podpis” poniżej, w której etykiety zastępcze sygnatariuszy zostaną zmapowane na rzeczywiste adresy e-mail.
• Aby ułatwić odróżnianie pól przypisanych do różnych sygnatariuszy, do każdego sygnatariusza w dokumencie przypisywany jest inny kolor. Wszystkie pola przypisane do tej samej osoby są wyświetlane w tym samym kolorze.

Wysyłanie prośby o e-podpis

1. Po dodaniu wszystkich odpowiednich pól po prawej stronie kliknij Poproś o podpis.
   • Ten przycisk jest widoczny dla współpracowników, którzy są właścicielami dokumentu lub mają uprawnienia do jego edycji. W przeciwnym razie ten przycisk nie będzie dostępny.
2. Wpisz tytuł wygenerowanego pliku PDF.
3. Wpisz adres e-mail każdego podpisującego.
   • Możesz też dodać wiadomość, która zostanie wysłana do podpisujących w e-mailu z prośbą o e-podpis.
4. Aby wysyłać podpisującym okresowe przypomnienia, włącz Automatyczne przypomnienia.
   • Po włączeniu tej opcji podpisujący, którzy nie zrealizowali prośby, otrzymają e-maila z przypomnieniem 3 dni (72 godziny) po wysłaniu pierwszej prośby.
   • Dodatkowe przypomnienia są wysyłane co 3 dni przez maksymalnie 9 dni lub do momentu podpisania dokumentu.
5. W oknie prośby o podpis możesz wybrać język rejestru kontrolnego. Ta wartość określa język, w której rejestr kontrolny jest na końcu generowany.
6. Jeśli w oknie prośby wyświetlą się Warunki korzystania z usługi, przeczytaj je i zaakceptuj.
7. Kliknij Poproś o podpis.
   • Po utworzeniu prośby:
     • Z dokumentu zostanie utworzony plik PDF, który zostanie udostępniony sygnatariuszom. Sygnatariusze mogą podpisać formularz, ale nie mogą wprowadzać żadnych innych zmian ani zmienić osób, które mają dostęp do pliku.
     • Do sygnatariuszy wysyłany jest e-mail z powiadomieniem i linkiem do dokumentu.
8. Kopię PDF wysłanego pliku znajdziesz w tym samym folderze co oryginalny dokument.
   • Ważne: kopia PDF zostanie zapisana na Moim dysku zamiast w oryginalnym folderze w 2 przypadkach:
     • Jeśli nie jesteś edytującym w folderze, w którym plik jest przechowywany.
     • Jeśli reguły udostępniania oryginalnego folderu uniemożliwiają podpisującym dostęp do pliku. Zapisanie dokumentu na Moim dysku sprawi, że wszyscy podpisujący będą mogli go zobaczyć.

Wskazówki:

• Gdy klikniesz Poproś o podpis, plik PDF zostanie zablokowany, aby uniemożliwić wprowadzanie zmian przed zrealizowaniem prośby o e-podpis przez sygnatariuszy. Plik użyty do utworzenia prośby o podpis pozostaje odblokowany i nie jest automatycznie udostępniany sygnatariuszom w ramach prośby o e-podpis.
• Aby sprawdzić postępy dotyczące prośby o e-podpis:
  • Otwórz odpowiedni plik PDF na Dysku lub kliknij link w e-mailu z powiadomieniem.
  • Aby otworzyć panel boczny po prawej stronie i wyświetlić szczegóły e-podpisu, w prawym górnym rogu pliku PDF kliknij Wyświetl szczegóły.

Zapisywanie szablonu umowy

Aby zapisać plik PDF z polami e-podpisu jako szablon, w prawym górnym rogu kliknij Zapisz zmiany. Dokumenty Google automatycznie zapisują pola e-podpisu, aby można było z nich skorzystać w przyszłości.

Dodawanie zmian do dokumentu po jego wysłaniu

Po wysłaniu prośby o e-podpis nie można zaktualizować pliku PDF, ponieważ jest on zablokowany. Nadal możesz zarządzać nim na Dysku, na przykład zmieniać jego lokalizację.

Aby zmienić lub anulować prośbę o e-podpis po jej wysłaniu, kliknij Anuluj. Po dodaniu zmian do źródłowego dokumentu Google lub pliku PDF na Dysku Google możesz wysłać nową prośbę i nowy plik PDF do podpisania. Wykonaj czynności opisane w artykule na temat tworzenia i wysyłania dokumentu do e-podpisu.

Jeśli prośba o e-podpis jest aktywna, nie możesz odblokować pliku PDF. W dowolnym momencie możesz wprowadzić zmiany w dokumencie Google, ponieważ nie jest on zablokowany w ramach prośby o e-podpis.

Anulowanie oczekującej prośby o e-podpis

Jeśli prośba o e-podpis nadal oczekuje na rozpatrzenie i chcesz ją anulować:

1. Otwórz plik PDF z tą prośbą.
2. Kliknij Menu   Anuluj.

Wskazówka: jeśli chcesz usunąć kopię pliku PDF z anulowaną prośbą, przejdź do zawierającego ją folderu i ją usuń. Domyślna lokalizacja to Mój dysk.

Sprawdzanie stanu prośby o e-podpis

1. Otwórz plik PDF z tą prośbą.
2. Wybierz czynność:
   • Kliknij Menu E-podpis.
   • Kliknij Wyświetl szczegóły.
3. W panelu bocznym znajdziesz szczegóły prośby o e-podpis i jej stan.

Podpisywanie dokumentu w odpowiedzi na prośbę o e-podpis, odrzucanie jej oraz wyświetlanie jej szczegółów

Podpisywanie dokumentu w odpowiedzi na prośbę o e-podpis

1. Otwórz konto e-mail, na które wysłano prośbę o e-podpis.
2. Otwórz e-maila z powiadomieniem.
3. Kliknij link.
   • Jeśli otworzysz plik PDF bezpośrednio z Dysku, aby go podpisać, kliknij Podpisz.
4. Dokument może zawierać pola tekstowe, które trzeba wypełnić, np. „Stanowisko” lub „E-mail”. W takim przypadku należy kliknąć i wypełnić te pola.
5. Kliknij i wypełnij wszystkie kolorowe pola, które są oznaczone w ten sposób, ponieważ należy je podpisać.
   • Pojawi się okno z prośbą o podanie pełnego imienia i nazwiska oraz inicjałów. Zostanie wygenerowany podpis elektroniczny. Kliknij Zaimportuj i podpisz.
     • Wskazówka: jeśli masz wiele wystąpień tych pól, możesz ponownie użyć tych informacji w dokumencie.
   • Pola przypisane do innych sygnatariuszy, którzy jeszcze nie złożyli podpisu, są wyszarzone.
   • Wartości podpisu podane przez innych sygnatariuszy, którzy już złożyli podpis, znajdują się w pliku PDF.
6. Gdy wypełnisz wszystkie wymagane pola podpisu, u góry strony kliknij Oznacz jako ukończone.
   • Gdy klikniesz „Oznacz jako ukończone”, w oknie dialogowym wyświetlą się następujące informacje:
     • Gdy klikniesz, aby kontynuować, rejestrowana będzie dokładna wartość adresu e-mail, którą mogą wyświetlać inne osoby mające dostęp do plików PDF z e-podpisem.
     • Jeśli masz kilka adresów e-mail na koncie Google, używany jest adres e-mail wpisany przez użytkownika wysyłającego prośbę.
7. Przeczytaj i zaakceptuj Warunki korzystania z usługi.
8. Kliknij Zgadzam się, kontynuuj.

Wskazówki:

• Jeśli jesteś jedynym sygnatariuszem: Ty i osoba wysyłająca prośbę otrzymacie e-maila z informacją o zrealizowaniu prośby.
• Jeśli prośba ma wielu sygnatariuszy: prośba nie zostanie zrealizowana, dopóki nie podpiszą je wszyscy sygnatariusze. Wtedy wszyscy sygnatariusze i osoba wysyłająca prośbę otrzymają e-maila z informacją o zrealizowaniu prośby.

Odrzucanie prośby o e-podpis

1. Otwórz na komputerze konto e-mail, na które wysłano prośbę o e-podpis.
2. Otwórz e-maila z powiadomieniem.
3. Kliknij umieszczony w nim link.
4. Kliknij Odrzuć.
   • Osoba, która wysłała prośbę, otrzyma e-maila z informacją, że prośba została odrzucona.

Wyświetlanie szczegółów prośby o e-podpis

1. Otwórz na komputerze konto e-mail, na które wysłano prośbę o e-podpis.
2. Otwórz e-maila z powiadomieniem.
3. Kliknij umieszczony w nim link.
4. Kliknij Wyświetl szczegóły.

Wypełnianie próśb o e-podpis

Znajdowanie ostatecznej wersji dokumentu

Po wypełnieniu prośby o e-podpis wszystkie strony mogą znaleźć kopie ostatecznego dokumentu.

• Dla sygnatariuszy: osobistą kopię podpisanego dokumentu PDF znajdziesz w folderze Mój dysk. Link do kopii znajdziesz też w e-mailu, który otrzymasz po zakończeniu pracy nad dokumentem.
• Dla osób przesyłających prośby: ostateczną kopię PDF znajdziesz w tym samym folderze, w którym został zapisany oryginalny dokument. Link znajdziesz też w e-mailu, który otrzymasz po zakończeniu pracy nad dokumentem.

  • Ważne: kopia PDF zostanie zapisana na Moim dysku zamiast w oryginalnym folderze w 2 przypadkach:

    • Jeśli nie jesteś edytującym w folderze, w którym plik jest przechowywany.

    • Jeśli reguły udostępniania oryginalnego folderu uniemożliwiają sygnatariuszom dostęp do pliku. Zapisanie dokumentu na Moim dysku sprawi, że wszyscy sygnatariusze będą mogli go zobaczyć.

Jeśli nie możesz znaleźć ostatecznej wersji dokumentu:

• Wyszukaj w folderze Mój dysk.
• Użyj szukania zaawansowanego
  • Na pasku wyszukiwania kliknij Szukanie zaawansowane.
  • W sekcji „Zatwierdzenia i e-podpisy” wybierz jedną z tych opcji:
    • Czekają na zatwierdzenie
    • Zgłoszone przeze mnie
• Sprawdź folder ze spamem.
• Skontaktuj się z innymi osobami, których dotyczy prośba o e-podpis, aby uzyskać kopię.
• Prześlij opinię o Gmailu lub skontaktuj się z zespołem pomocy Dysku Google.
• Aby mieć pewność, że w przyszłości będziesz otrzymywać dokumenty z e-podpisem:
  • Jeśli masz konto Dysku Google, sprawdź ustawienia Dysku, aby móc przechowywać nowe treści.
• Sprawdź ustawienia poczty e-mail, aby mieć pewność, że możesz odbierać e-maile z adresu [e-mail].

Znajdowanie rejestru kontrolnego

W oknie prośby o podpis możesz wybrać język rejestru kontrolnego. Ta wartość określa język, w której rejestr kontrolny jest na końcu generowany.

Wskazówka: gdy wszyscy sygnatariusze podpiszą dokument, zostanie wygenerowany ostateczny plik PDF. Na końcu tego pliku znajduje się strona rejestru kontrolnego. Strona jest generowana w języku wybranym przez użytkownika wysyłającego prośbę o e-podpis. Ta strona zawiera dziennik różnych zdarzeń, które miały miejsce w ramach cyklu życia prośby o e-podpis, wraz z ich sygnaturami czasowymi, takimi jak:

• Wysłano prośbę o e-podpis
• Złożono e-podpis
• Ukończono e-podpis
• Informacje umożliwiające identyfikację użytkownika przesyłającego prośbę i sygnatariuszy, np. adres e-mail oraz imię i nazwisko.

Przesyłanie opinii

Aby przesłać opinię do Google:

1. Otwórz plik PDF z prośbą o podpis, o której chcesz przesłać opinię.
2. Kliknij Wyświetl szczegóły  Menu   Prześlij opinię o funkcji.

Możesz też przesłać opinię w usłudze:

• Wysyłanie opinii na temat Gmaila
• Kontakt z pomocą techniczną Dysku Google