Handtekeningverzoeken sturen en documenten ondertekenen met een e-handtekening

Met e-handtekeningen kun je documenten voor handtekeningen maken en handtekeningverzoeken sturen in Google Documenten en Google Drive. Ondertekenaars kunnen eenvoudig de gevraagde informatie invullen om e-handtekeningverzoeken af te ronden.

Criteria

De e-handtekeningfunctie voor Google Documenten en pdf's is beschikbaar voor:

• Workspace Individual-accounts.
• De volgende Workspace-abonnementen als je beheerder de functie aanzet:
  • Business Standard en Plus
  • Enterprise Starter, Standard en Plus
  • Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus
  • Education Plus-gebruikers

Als je geen Workspace-abonnement hebt, kun je deze functie vandaag nog gebruiken. Meld je aan voor een Workspace Individual-abonnement.

Tip: Als je je account hebt geüpgraded om toegang te krijgen tot de functie E-handtekeningen, kan het een paar minuten duren voordat de functie volledig beschikbaar is. Wacht een paar minuten en vernieuw de pagina om het opnieuw te proberen.

Een document maken en sturen voor e-handtekening

Een e-handtekeningdocument voorbereiden

Belangrijk: Deze optie is beschikbaar voor bepaalde in aanmerking komende gebruikers.

1. Open het zijvenster voor e-handtekeningen.
   • Als je begint vanuit pdf-bestanden in Google Drive:
     1. Ga op je computer naar drive.google.com.
     2. Upload een nieuw pdf-bestand of zoek een bestaand bestand dat je wilt gebruiken.
     3. Open het pdf-bestand in de weergavemodus.
     4. Klik rechtsboven op Menu eSignature.
   • Als je begint vanuit Google Documenten:
     1. Ga op je computer naar drive.google.com.
     2. Maak een nieuw Google-document of open een bestaand document.
     3. Klik bovenaan op Extra E-handtekening.
2. Als je meerdere ondertekenaars hebt, selecteer je onder 'Velden invoegen voor' de specifieke ondertekenaar waarvoor je een e-handtekeningveld wilt invoegen.
   • Selecteer Ondertekenaars beheren om de lijst met beschikbare ondertekenaars in het dropdownmenu te updaten. Het dialoogvenster Ondertekenaars beheren wordt geopend.
   • In het dialoogvenster Ondertekenaars beheren kun je maximaal 10 ondertekenaars toevoegen en labels aan hen toewijzen om ze te kunnen herkennen in het document.
3. Voeg een of meer van de volgende velden toe aan je document door ze te slepen:
   • Handtekening
   • Initialen
   • Naam
   • Tekstveld
   • Ondertekeningsdatum
4. Klik op het veld om te weten te komen aan wie het is toegewezen.
   • Gebruik het dropdownmenu Toegewezen aan in de pop-up om de toegewezen ondertekenaar voor het veld te updaten.
   • Als je de lijst met ondertekenaars in het Google-document wilt updaten en hetzelfde dialoogvenster als hierboven wilt openen, klik je in het dropdownmenu op Ondertekenaars beheren.
   • Als je een Tekstveld selecteert, kun je een beschrijving toevoegen en in de pop-up de lettergrootte selecteren.
     • De beschrijving laat ondertekenaars weten wat je in dit veld verwacht, zoals Functie of E-mailadres.
     • De lettergrootte die je instelt, wordt de lettergrootte van de waarde die de ondertekenaar invoert voor dit tekstveld.
5. Als je alle ondertekenaars en e-handtekeningvelden voor ondertekenaars aan het document wilt toevoegen, herhaal je deze stappen.

Tips:

• Je kunt per document maximaal 200 velden van elk type toevoegen.
• Je kunt maximaal 10 ondertekenaars toevoegen aan een e-handtekeningverzoek.
• Voor een ondertekenaar in het document is het ondertekenaarlabel slechts een tijdelijke aanduiding en geen deel van de ondertekende pdf die later wordt gemaakt.
• Het is op dit moment niet vereist om het e-mailadres van de ondertekenaar te gebruiken als label, omdat er nog geen e-mails worden gestuurd. Dat gebeurt later in het onderstaande gedeelte Een e-handtekeningverzoek sturen. In dat gedeelte worden de tijdelijke labels voor ondertekenaars toegewezen aan echte e-mailadressen.
• Aan elke ondertekenaar in het document wordt een unieke kleur toegewezen, zodat velden die aan verschillende ondertekenaars zijn toegewezen makkelijk van elkaar te onderscheiden zijn. Alle velden die aan dezelfde ondertekenaar zijn toegewezen, krijgen dezelfde kleur.

Een e-handtekeningverzoek sturen

1. Nadat u alle toepasselijke velden heeft toegevoegd, klikt u rechts op Handtekening aanvragen.
   • Deze knop is beschikbaar voor bijdragers die eigenaar zijn van het document of er bewerkingsrechten voor hebben. Voor anderen is deze knop niet beschikbaar.
2. Voer een titel in voor het gemaakte pdf-bestand.
3. Voer de e-mailadressen van alle ondertekenaars in.
   • Je kunt ook een bericht toevoegen dat naar de ondertekenaars wordt gestuurd in de e-mail met het e-handtekeningverzoek.
4. Zet Automatische herinneringen aan om periodieke herinneringen naar ondertekenaars te sturen.
   • Als deze optie aanstaat, krijgen ondertekenaars die het verzoek niet hebben afgerond 3 dagen (72 uur) nadat het eerste verzoek is gestuurd een herinneringsmail.
   • Daarna worden er elke 3 dagen extra herinneringen gestuurd, tot maximaal 9 dagen of totdat het document is ondertekend.
5. Je kunt de landinstelling van het audittrail selecteren in het dialoogvenster voor verzoeken. Deze waarde bepaalt in welk land het audittrail aan het eind wordt gemaakt.
6. Lees en accepteer de Servicevoorwaarden als die in het dialoogvenster voor verzoeken worden getoond.
7. Klik op Verzoeken om handtekening.
   • Nadat je verzoek is aangemaakt, gebeurt het volgende:
     • Er wordt een pdf van je document gemaakt en gedeeld met de ondertekenaars. Deze kunnen het formulier ondertekenen, maar kunnen geen andere bewerkingen aanbrengen of wijzigen wie toegang heeft tot het bestand.
     • De ondertekenaars krijgen een e-mailmelding met een link naar het document.
8. Je vindt een pdf-kopie van het gestuurde bestand in de map waarin ook je oorspronkelijke document staat.
   • Belangrijk: De pdf-kopie wordt in 2 gevallen opgeslagen in je Mijn Drive in plaats van in de oorspronkelijke map:
     • Als je geen bewerker bent van de map waarin het bestand is opgeslagen.
     • Als de deelregels van de oorspronkelijke map voorkomen dat de ondertekenaars toegang hebben tot het bestand. Door het op te slaan in Mijn Drive kunnen alle ondertekenaars het document zien.

Tips:

• Nadat je op Handtekening aanvragen hebt geklikt, wordt het pdf-bestand vergrendeld om te voorkomen dat het wordt gewijzigd voordat de ondertekenaars aan het e-handtekeningverzoek kunnen voldoen. Het bestand dat wordt gebruikt om het handtekeningverzoek te maken, blijft ontgrendeld en wordt niet automatisch gedeeld met de ondertekenaars als onderdeel van het e-handtekeningverzoek.
• De voortgang van een e-handtekeningverzoek checken:
  • Open het betreffende pdf-bestand in Drive of via de link in de e-mailmelding.
  • Als je het rechterzijvenster wilt openen om de e-handtekeninggegevens weer te geven, klik je rechtsboven in het pdf-bestand op Details weergeven.

Een contracttemplate opslaan

Als je een pdf-bestand met e-handtekeningvelden als template wilt opslaan, klik je rechtsboven op Wijzigingen opslaan. Google Documenten slaat de e-handtekeningvelden automatisch op voor toekomstig gebruik.

Wijzigingen toevoegen aan een document nadat je het hebt gestuurd

Je kunt het pdf-bestand niet updaten als er een e-handtekeningverzoek wordt gestart, omdat het pdf-bestand dan vergrendeld is. Je kunt het nog wel anders ordenen in je Drive, bijvoorbeeld door de locatie ervan te wijzigen.

Selecteer Annuleren als je het e-handtekeningverzoek wilt wijzigen of annuleren nadat er een verzoek is gestuurd. Je kunt een nieuw verzoek sturen nadat je in Google Drive wijzigingen in de bron (Google-document of pdf-bestand) hebt toegevoegd en een nieuw pdf-bestand hebt gestuurd ter ondertekening. Volg de stappen in Een document maken en sturen voor e-handtekening.

Als het e-handtekeningverzoek actief is, kun je het pdf-bestand niet ontgrendelen. Je kunt nog wel wijzigingen aanbrengen in het Google-document omdat dit niet is vergrendeld als onderdeel van het e-handtekeningverzoek.

Een e-handtekeningverzoek dat in behandeling is annuleren

Zo annuleer je een e-handtekeningverzoek dat in behandeling is:

1. Open het pdf-bestand van het verzoek.
2. Klik op Menu  Annuleren.

Tip: Als je de pdf-versie van het geannuleerde verzoek wilt verwijderen, ga je naar de map van het bestand en verwijder je die versie. De standaardlocatie is Mijn Drive.

De status van een e-handtekeningverzoek controleren

1. Open het pdf-bestand van het verzoek.
2. Selecteer een actie:
   • Klik op Menu E-handtekening.
   • Klik op Details bekijken.
3. In het zijvenster staan de gegevens en status van het e-handtekeningverzoek.

Een e-handtekeningverzoek ondertekenen, afwijzen of details erover bekijken

Een e-handtekeningverzoek ondertekenen

1. Open het e-mailaccount waarnaar het e-handtekeningverzoek is gestuurd.
2. Open de e-mailmelding.
3. Klik op de ingesloten link.
   • Als je het pdf-bestand rechtstreeks vanuit Drive opent, klik je op Ondertekenen om het document te ondertekenen.
4. Je document kan tekstvelden bevatten die je moet invullen, zoals Functie of E-mail. Als dat het geval is, klik je op de betreffende velden en vul je deze in.
5. Klik op de gekleurde velden. Een gekleurd veld betekent dat je dit veld kunt ondertekenen.
   • Er verschijnt een dialoogvenster voor je handtekening. Je hebt 2 opties om je elektronische handtekening te maken:
     • Type: Voer je volledige naam in. Het systeem maakt automatisch een handtekening voor je in een standaardstijl. Je kunt ook je initialen invoeren.
     • Tekenen: Gebruik je muis, trackpad of touchscreen om je handtekening te tekenen. Je kunt ook je initialen tekenen.
   • Nadat je de handtekening hebt gemaakt, klik je op Gebruiken en ondertekenen.
   • Tip:
     • Als er meerdere velden voor een handtekening of initiaal zijn, kun je dezelfde handtekening hergebruiken in het hele document.
     • Als je geen handtekening kunt tekenen, update je je webbrowser.
   • Velden die zijn toegewezen aan andere ondertekenaars die nog niet hebben ondertekend, worden grijs weergegeven.
   • Handtekeningwaarden die zijn verstrekt door andere ondertekenaars die al hebben ondertekend, staan in de pdf.
6. Nadat je alle vereiste handtekeningvelden hebt ingevuld, klik je bovenaan de pagina op Markeren als afgerond.
   • Nadat je op Markeren als afgerond hebt geklikt, wordt er in het dialoogvenster een melding getoond met het volgende:
     • De exacte e-mailwaarde die voor je wordt geregistreerd en die zichtbaar is voor anderen met toegang tot de e-handtekening-pdf's nadat je hebt geklikt om door te gaan.
     • Als je meerdere e-mailadressen in je Google-account hebt, wordt het e-mailadres gebruikt dat de aanvrager voor je heeft ingevoerd in het dialoogvenster met verzoeken.
7. Neem de Servicevoorwaarden door en accepteer ze.
8. Klik op Akkoord en doorgaan.

Tips:

• Als je de enige ondertekenaar bent: Jij en de aanvrager krijgen een e-mail waarin staat dat het verzoek is afgerond.
• Als het verzoek meerdere ondertekenaars omvat: Het verzoek is pas afgerond als alle ondertekenaars hebben ondertekend. Op dat moment krijgen alle ondertekenaars en de aanvrager een e-mail dat het verzoek is afgerond.

Een e-handtekeningverzoek afwijzen

1. Open op een computer het e-mailaccount waar het e-handtekeningverzoek naartoe is gestuurd.
2. Open de e-mailmelding.
3. Klik op de ingesloten link.
4. Klik op Afwijzen.
   • De aanvrager krijgt een e-mail met de mededeling dat het verzoek is afgewezen.

Details van een e-handtekeningverzoek bekijken

1. Open op een computer het e-mailaccount waar het e-handtekeningverzoek naartoe is gestuurd.
2. Open de e-mailmelding.
3. Klik op de ingesloten link.
4. Klik op Details bekijken.

E-handtekeningverzoeken afronden

Het definitieve document vinden

Nadat het e-handtekeningverzoek is afgerond, kunnen alle partijen kopieën van het definitieve document vinden.

• Voor ondertekenaars: Je vindt een persoonlijke kopie van het ondertekende pdf-document in de map Mijn Drive. Je vindt ook een link naar je exemplaar in de e-mail die je hebt gekregen nadat het ondertekenen van het document is afgerond.
• Voor aanvragers: Je vindt de uiteindelijke pdf-kopie in de map waarin ook het oorspronkelijke document is opgeslagen. U vindt ook een link in de e-mail die u heeft gekregen nadat het document is ondertekend.

  • Belangrijk: De pdf-kopie wordt in 2 gevallen opgeslagen in je Mijn Drive in plaats van in de oorspronkelijke map:

    • Als je geen bewerker bent van de map waarin het bestand is opgeslagen.

    • Als de deelregels van de oorspronkelijke map voorkomen dat de ondertekenaars toegang hebben tot het bestand. Door het op te slaan in Mijn Drive kunnen alle ondertekenaars het document zien.

Als u het definitieve document niet kunt vinden:

• Zoek in de map Mijn Drive.
• Gebruik Geavanceerd zoeken
  • Klik in de zoekbalk op Geavanceerd zoeken.
  • Selecteer een optie in het gedeelte Goedkeuringen en e-handtekeningen:
    • Wachten op mijn goedkeuring
    • Aangevraagd door mij
• Kijk in je spammap.
• Neem contact op met andere partijen die betrokken zijn bij het e-handtekeningverzoek om een kopie te krijgen.
• Stuur feedback over Gmail of neem contact op met Google Drive-support.
• Zo zorgt u dat u in de toekomst e-handtekeningdocumenten kunt ontvangen:
  • Als u een Google Drive-account heeft, controleert u uw Drive-instellingen om te zien of u nieuwe content kunt opslaan.
• Controleer uw e-mailinstellingen om te zien of u e-mails kunt ontvangen van [e-mail].

Audittrail zoeken

Je kunt de landinstelling van het audittrail selecteren in het dialoogvenster voor verzoeken. Deze waarde bepaalt in welk land het audittrail aan het eind wordt gemaakt.

Tip: Nadat alle ondertekenaars het document hebben ondertekend, wordt er een definitieve pdf gemaakt. Het einde van het pdf-bestand bevat een pagina met het audittrail. De pagina wordt gemaakt met de landinstelling die de aanvrager selecteerde toen die het e-handtekeningverzoek maakte. Deze pagina bevat een logboek met tijdstempels van verschillende gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden tijdens de levenscyclus van een e-handtekeningverzoek, zoals:

• E-handtekening aangevraagd
• Ondertekend met e-handtekening
• E-handtekening afgerond
• Gegevens van de aanvrager en de ondertekenaars, zoals hun e-mailadres en naam

Feedback sturen

Zo geef je feedback aan Google:

1. Open het pdf-bestand voor het handtekeningverzoek waarvoor je feedback wilt geven.
2. Klik op Details bekijken  Menu   Feedback over functies sturen.

Je kunt ook feedback sturen via het product.

• Opmerkingen over Gmail verzenden
• Contact opnemen met Google Workspace-support