Envoyer des demandes de signature et signer des documents avec la signature électronique

Avec la signature électronique, vous pouvez créer des documents à signer et envoyer des demandes de signature dans Google Docs et Google Drive. Pour répondre à une demande de signature électronique, les signataires peuvent facilement indiquer les informations demandées.

Éligibilité

La fonctionnalité de signature électronique pour Google Docs et les PDF est disponible pour les utilisateurs suivants :

• Workspace Individual
• Ces forfaits Workspace lorsque votre administrateur active la fonctionnalité :
  • Business Standard et Plus
  • Enterprise Starter, Standard et Plus
  • Enterprise Essentials et Enterprise Essentials Plus
  • Education Plus

Si vous n'avez pas d'abonnement Workspace, vous pouvez accéder à cette fonctionnalité dès aujourd'hui en souscrivant un forfait Workspace Individual.

Remarque : Si vous avez mis à niveau votre compte pour accéder à la fonctionnalité de signature électronique, son activation peut prendre quelques minutes. Patientez quelques minutes, puis actualisez la page pour réessayer.

Créer et envoyer un document pour signature électronique

Préparer un document à signer électroniquement

Important : Cette fonctionnalité n'est disponible que pour certains utilisateurs éligibles.

1. Ouvrez le panneau latéral de signature électronique.
   • Depuis un fichier PDF dans Google Drive :
     1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
     2. Importez un nouveau fichier PDF ou recherchez celui que vous souhaitez utiliser.
     3. Ouvrez le fichier PDF en lecture.
     4. En haut à droite, cliquez sur Menu eSignature.
   • Depuis Google Docs :
     1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
     2. Créez un document Google Docs ou ouvrez-en un existant.
     3. En haut, cliquez sur Outils Signature électronique.
2. Si vous envoyez la demande à plusieurs signataires, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez insérer le champ de signature électronique sous "Insérer des champs pour".
   • Pour mettre à jour la liste des signataires disponibles dans le menu déroulant, sélectionnez Gérer les signataires. La boîte de dialogue Gérer les signataires s'ouvre.
   • Dans la boîte de dialogue Gérer les signataires, vous pouvez ajouter jusqu'à 10 signataires et leur attribuer des libellés afin de les identifier dans le document.
3. Faites glisser l'un ou plusieurs des champs suivants pour les ajouter à votre document :
   • Signature
   • Initiales
   • Nom
   • Champ de texte
   • Date de signature
4. Pour savoir à qui le champ est attribué, cliquez dessus.
   • Pour modifier le signataire à qui le champ est attribué, utilisez le menu déroulant Attribué à dans le pop-up.
   • Pour mettre à jour la liste des signataires dans le document Google Docs et ouvrir la même boîte de dialogue que celle décrite ci-dessus, cliquez sur Gérer les signataires dans le menu déroulant.
   • Lorsque vous sélectionnez un "Champ de texte", vous pouvez ajouter une description et sélectionner la taille de la police dans le pop-up.
     • La description indique aux signataires ce que vous attendez dans ce champ, par exemple "Fonction" ou "Adresse e-mail".
     • La taille de police que vous définissez devient la taille de police de la valeur saisie par le signataire pour ce champ de texte.
5. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter tous les signataires et les champs de signature électronique qui leur sont attribués dans le document.

Conseils :

• Vous pouvez ajouter jusqu'à 200 champs de tout type par document.
• Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 signataires à une demande de signature électronique.
• Pour le signataire d'un document, le libellé du signataire n'est qu'un identifiant d'espace réservé. Il n'apparaîtra pas dans le PDF à signer qui sera généré plus tard.
• À ce stade, il n'est pas nécessaire d'utiliser les adresses e-mail des signataires comme libellés, car aucun e-mail n'a encore été envoyé. Vous le ferez plus tard dans la section "Envoyer une demande de signature électronique" ci-dessous. Les libellés d'espace réservé pour les signataires seront alors mis en correspondance avec les adresses e-mail.
• Pour différencier facilement les champs attribués à différents signataires, une couleur unique est associée à chaque signataire dans le document. Tous les champs attribués au même signataire sont affichés dans la même couleur.

Envoyer une demande de signature électronique

1. Une fois que vous avez ajouté tous les champs appropriés, cliquez sur Demander une signature à droite.
   • Les collaborateurs qui sont propriétaires du document ou qui sont autorisés à le modifier voient ce bouton. Sinon, le bouton ne s'affiche pas.
2. Saisissez le titre du fichier PDF généré.
3. Saisissez l'adresse e-mail de chaque signataire.
   • Vous pouvez également ajouter un message qui sera envoyé aux signataires dans l'e-mail de demande de signature électronique.
4. Pour envoyer des rappels périodiques aux signataires, activez l'option Rappels automatiques.
   • Lorsque cette option est activée, les signataires qui n'ont pas encore répondu à la demande reçoivent un e-mail de rappel trois jours (72 heures) après l'envoi de la demande initiale.
   • Des rappels supplémentaires sont envoyés tous les trois jours par la suite, pendant neuf jours maximum ou jusqu'à ce que le document soit signé.
5. Vous pouvez sélectionner les paramètres régionaux du journal d'audit dans la boîte de dialogue de la requête. Cette valeur détermine les paramètres régionaux dans lesquels le journal d'audit sera généré à la fin.
6. Lisez et acceptez les conditions d'utilisation si elles s'affichent dans la boîte de dialogue de la demande.
7. Cliquez sur Demander une signature.
   • Une fois votre demande créée :
     • Un PDF est créé à partir de votre document et partagé avec les signataires. Ils peuvent signer le formulaire, mais ne peuvent pas le modifier ni changer les personnes autorisées à y accéder.
     • Une notification par e-mail contenant un lien vers le document est envoyée aux signataires.
8. Vous trouverez un exemplaire en PDF du fichier envoyé dans le même dossier que votre document d'origine.
   • Important : L'exemplaire en PDF sera enregistré dans Mon Drive et non dans le dossier d'origine dans les deux cas suivants :
     • Si vous n'êtes pas éditeur du dossier dans lequel il est stocké.
     • Si les règles de partage du dossier d'origine empêchent les signataires d'accéder au fichier. En enregistrant le document dans "Mon Drive", vous vous assurez que tous les signataires peuvent le voir.

Conseils :

• Une fois que vous avez cliqué sur Demander une signature, le fichier PDF est verrouillé pour éviter toute modification avant que les signataires ne puissent répondre à la demande de signature électronique. Le fichier utilisé pour créer la demande de signature reste déverrouillé et n'est pas automatiquement partagé avec les signataires dans la demande de signature électronique.
• Pour afficher l'avancement d'une demande de signature électronique :
  • Ouvrez le fichier PDF concerné dans Drive ou via le lien figurant dans la notification par e-mail.
  • Cliquez sur Afficher les détails pour ouvrir le panneau latéral de droite et afficher les détails de la signature électronique.

Enregistrer un modèle de contrat

Pour enregistrer un fichier PDF avec des champs de signature électronique en tant que modèle, cliquez sur Enregistrer les modifications en haut à droite. Pour une utilisation ultérieure, Google Docs enregistre automatiquement les champs de signature électronique.

Modifier un document après son envoi

Vous ne pouvez plus modifier le fichier PDF une fois qu'une demande de signature électronique a été envoyée, car le fichier PDF est verrouillé. Vous pouvez toujours le déplacer dans votre Drive, par exemple, modifier son emplacement.

Pour modifier ou annuler une demande de signature électronique après son envoi, sélectionnez Annuler. Vous pouvez envoyer une nouvelle demande et un nouveau fichier PDF pour signature après avoir modifié le document Google Docs ou le fichier PDF source dans Google Drive. Pour cela, suivez la procédure décrite dans Créer et envoyer un document pour signature électronique.

Si la demande de signature électronique est active, vous ne pouvez pas déverrouiller le fichier PDF. Vous pouvez modifier le document Google Docs à tout moment, car il n'est pas verrouillé pour la demande de signature électronique.

Annuler une demande de signature électronique en attente

Si une demande de signature électronique est toujours en attente, vous pouvez l'annuler :

1. Ouvrez le fichier PDF correspondant à cette demande.
2. Cliquez sur Menu   Annuler.

Conseil : Si vous souhaitez supprimer le fichier PDF associé à la demande annulée, accédez à son dossier et supprimez-le. L'emplacement par défaut est "Mon Drive".

Consulter l'état d'une demande de signature électronique

1. Ouvrez le fichier PDF correspondant à cette demande.
2. Sélectionnez une action :
   • Cliquez sur Menu Signature électronique.
   • Cliquez sur Afficher les détails.
3. Le panneau latéral affiche les détails de la demande de signature électronique et son état.

Signer, refuser ou afficher les détails d'une demande de signature électronique

Signer une demande de signature électronique

1. Ouvrez le compte de messagerie auquel la demande de signature électronique a été envoyée.
2. Ouvrez la notification par e-mail.
3. Cliquez sur le lien intégré.
   • Si vous ouvrez le fichier PDF directement depuis Drive, cliquez sur Signer pour signer le document.
4. Votre document peut contenir des champs de texte à remplir, tels que "Fonction" ou "Adresse e-mail". Si c'est le cas, cliquez sur ces champs et saisissez-les.
5. Cliquez sur les champs de couleur et remplissez-les, vous devez signer ces champs.
   • Une boîte de dialogue s'affiche pour vous inviter à saisir votre nom complet et vos initiales. Une signature électronique est alors générée pour vous. Cliquez sur Adopter et signer.
     • Remarque : S'il existe plusieurs instances de ces champs, vous pouvez réutiliser ces informations dans l'ensemble du document.
   • Les champs attribués à d'autres signataires qui n'ont pas encore signé le document sont grisés.
   • Les signatures déjà fournies par d'autres signataires s'affichent dans le PDF.
6. Une fois que vous avez rempli tous les champs de signature obligatoires, cliquez sur Marquer comme terminé en haut de la page.
   • Une fois que vous avez cliqué sur "Marquer comme terminé", une boîte de dialogue affiche les informations suivantes :
     • Valeur exacte de l'adresse e-mail enregistrée pour vous et visible par les autres utilisateurs ayant accès aux fichiers PDF avec signature électronique une fois que vous aurez cliqué pour continuer.
     • Si vous possédez plusieurs adresses e-mail dans votre compte Google, celle saisie pour vous par le demandeur dans la boîte de dialogue de la demande s'affiche.
7. Lisez et acceptez les Conditions d'utilisation.
8. Cliquez sur Accepter et continuer.

Conseils :

• Si vous êtes le seul signataire : le demandeur et vous recevez un e-mail indiquant que la demande a bien été exécutée.
• Si la demande comporte plusieurs signataires : la demande n'est pas exécutée tant que tous les signataires n'ont pas signé. Une fois qu'ils l'ont fait, ils reçoivent, ainsi que le demandeur, un e-mail indiquant que la demande a bien été exécutée.

Refuser une demande de signature électronique

1. Sur un ordinateur, ouvrez le compte de messagerie auquel la demande de signature électronique a été envoyée.
2. Ouvrez la notification par e-mail.
3. Cliquez sur le lien intégré.
4. Cliquez sur Refuser.
   • Facultatif : Indiquez le motif du refus.
5. Cliquez sur Refuser.
   • Le demandeur reçoit un e-mail indiquant que la demande a été refusée.

Afficher les détails d'une demande de signature électronique

1. Sur un ordinateur, ouvrez le compte de messagerie auquel la demande de signature électronique a été envoyée.
2. Ouvrez la notification par e-mail.
3. Cliquez sur le lien intégré.
4. Cliquez sur Afficher les détails.

Demandes de signature électronique effectuées

Trouver le document finalisé

Une fois la demande de signature électronique traitée, toutes les parties peuvent accéder à des copies du document final.

• Pour les signataires : vous trouverez une copie personnelle du document PDF signé dans votre dossier "Mon Drive". Vous trouverez également un lien vers votre copie dans l'e-mail que vous avez reçu une fois le document rempli.
• Pour les demandeurs : vous trouverez la copie PDF finale dans le même dossier que le document d'origine. Vous trouverez également un lien dans l'e-mail que vous avez reçu une fois le document rempli.

  • Important : L'exemplaire en PDF sera enregistré dans Mon Drive et non dans le dossier d'origine dans les deux cas suivants :

    • Si vous n'êtes pas éditeur du dossier dans lequel il est stocké.

    • Si les règles de partage du dossier d'origine empêchent les signataires d'accéder au fichier. En enregistrant le document dans "Mon Drive", vous vous assurez que tous les signataires peuvent le voir.

Si vous ne trouvez pas le document final :

• Recherchez-le dans votre dossier "Mon Drive".
• Utilisez la recherche avancée .
  • Dans la barre de recherche, cliquez sur "Recherche avancée".
  • Dans la section "Approbations et signatures électroniques", sélectionnez une option :
    • En attente
    • Demandées par moi
• Cherchez dans votre dossier de spam.
• Contactez les autres parties concernées par la demande de signature électronique pour leur demander une copie.
• Envoyez des commentaires à propos de Gmail ou contactez l'assistance Google Drive.
• Pour vous assurer de recevoir les documents pour signature électronique :
  • Si vous possédez un compte Google Drive, vérifiez dans vos paramètres Drive que vous pouvez stocker de nouveaux contenus.
• Vérifiez dans les paramètres de votre messagerie que vous pouvez recevoir des e-mails de [e-mail].

Trouver le journal d'audit

Vous pouvez sélectionner les paramètres régionaux du journal d'audit dans la boîte de dialogue de la requête. Cette valeur détermine les paramètres régionaux dans lesquels le journal d'audit sera généré à la fin.

Remarque : Une fois que tous les signataires ont signé le document, un fichier .pdf final est généré. La fin du fichier .pdf contient une page de journal d'audit. La page est générée dans les paramètres régionaux que le demandeur a sélectionnés lorsqu'il a créé la demande de signature électronique. Cette page contient un journal de différents événements qui se sont produits au cours du cycle de vie de la demande de signature électronique, avec des codes temporels, par exemple :

• Signature électronique demandée
• Signature électronique effectuée
• Signature électronique terminée
• Informations permettant d'identifier le demandeur et les signataires, telles que leur adresse e-mail et leur nom

Envoyer des commentaires

Pour envoyer des commentaires à Google :

1. Ouvrez le fichier PDF de la demande de signature pour laquelle vous souhaitez envoyer des commentaires.
2. Cliquez sur Afficher les détails  Menu   Envoyer des commentaires sur cette fonctionnalité.

Vous pouvez également envoyer vos commentaires via le produit :

• Envoyer des commentaires sur Gmail
• Contacter l'assistance Google Drive