Allekirjoituspyyntöjen lähettäminen ja dokumenttien allekirjoittaminen sähköisellä allekirjoituksella

Sähköisellä allekirjoituksella voi luoda allekirjoitettavia dokumentteja ja lähettää allekirjoituspyyntöjä Google Docsissa Google Drivessa. Allekirjoittajat voivat viimeistellä allekirjoituspyynnön lisäämällä pyydetyt tiedot.

Edellytykset

Google Docsin ja PDF-tiedostojen sähköinen allekirjoitusominaisuus on saatavilla

• Workspace Individual ‑tileillä
• seuraavilla Workspace-tilauksilla, jos järjestelmänvalvoja on ottanut ominaisuuden käyttöön:
  • Business Standard ja Business Plus
  • Enterprise Starter, Enterprise Standard ja Enterprise Plus
  • Enterprise Essentials ja Enterprise Essentials Plus
  • Education Plus

Jos sinulla ei ole Workspace-tilausta, saat ominaisuuden käyttöön tilaamalla nyt. Tilaa Google Workspace Individual.

Vinkki: Jos päivit tilin sisältämään sähköisen allekirjoitusominaisuuden, voi mennä muutama minuutti, ennen kuin ominaisuus tulee täysin saataville. Odota muutama minuutti ja päivitä sivu.

Sähköisesti allekirjoitettavan dokumentin luominen ja lähettäminen

Sähköisesti allekirjoitettavan dokumentin valmistelu

Tärkeää: Ominaisuus on tiettyjen ehdot täyttävien käyttäjien saatavilla.

1. Avaa sähköisen allekirjoituksen sivupaneeli.
   • Jos teet tämän Google Driven PDF-tiedostosta:
     1. Siirry tietokoneella osoitteeseen drive.google.com.
     2. Lataa uusi PDF-tiedosto tai hae nykyinen tiedosto.
     3. Avaa PDF-tiedosto katselutilassa.
     4. Klikkaa oikeasta yläkulmasta Valikko Sähköinen allekirjoitus.
   • Jos teet tämän Google Docsista:
     1. Siirry tietokoneella osoitteeseen drive.google.com.
     2. Luo uusi Google-dokumentti tai avaa aiemmin luotu dokumentti.
     3. Klikkaa yläreunasta Työkalut Sähköinen allekirjoitus.
2. Jos allekirjoittajia on useita, valitse "Lisää kentät:" ‑kohdassa allekirjoittaja, jolle haluat lisätä allekirjoituskentän.
   • Jos haluat muuttaa avattavassa valikossa näkyviä allekirjoittajia, valitse Muokkaa allekirjoittajia ja avaa valintaikkuna.
   • Muokkaa allekirjoittajia ‑ikkunassa voit lisätä enintään 10 allekirjoittajaa ja lisätä heille tunnisteet, jotta allekirjoittajat on helppo erottaa toisistaan dokumentissa.
3. Vedä vähintään yksi seuraavista kentistä dokumenttiin:
   • Allekirjoitus
   • Nimikirjaimet
   • Nimi
   • Tekstikenttä
   • Allekirjoituspäivä
4. Näet kenelle kenttä on määritetty klikkaamalla kenttää.
   • Jos haluat muuttaa kentän allekirjoittajamääritystä, käytä ponnahdusikkunan avattavaa Määritetty käyttäjälle ‑valikkoa.
   • Jos haluat muuttaa Google-dokumentin allekirjoittajalistaa ja avata yllä mainitun valintaikkunan, klikkaa avattavasta valikosta Muokkaa allekirjoittajia.
   • Kun valitset tekstikentän, voit lisätä sille kuvauksen ja valita fonttikoon ponnahdusikkunassa.
     • Kuvaus kertoo allekirjoittajille lisätietoja tekstikentästä (esim. "Työnimike" tai "Sähköpostiosoite").
     • Valittu fonttikoko on käytössä myös allekirjoittajan lisäämässä tekstissä.
5. Jos haluat lisätä kaikki allekirjoittajat ja sähköisen allekirjoituksen kentät dokumentin allekirjoittajille, toista yllä mainitut vaiheet.

Vinkkejä:

• Voit lisätä dokumenttiin enintään 200 minkä tahansa tyypin kenttää.
• Voit lisätä sähköiseen allekirjoituspyyntöön enintään 10 allekirjoittajaa.
• Allekirjoittajan tunniste on vain paikkamerkki, eikä se sisälly myöhemmin luotuun allekirjoitettavaan PDF-tiedostoon.
• Allekirjoittajien sähköpostiosoitteita ei tarvitse käyttää allekirjoittajien tunnisteina tässä vaiheessa, koska sähköposteja ei vielä lähetetä. Tämä tapahtuu myöhemmin alla olevassa "Sähköisen allekirjoituspyynnön lähettäminen" ‑kohdassa, jossa allekirjoittajien paikkamerkkien tunnisteet mäpätään todellisiin sähköpostiosoitteisiin.
• Eri allekirjoittajille määritetyt kentät on helppo erottaa toisistaan, sillä jokaisella allekirjoittajalla on oma värinsä. Kaikki samalle allekirjoittajalle määritetyt kentät näkyvät samalla värillä.

Sähköisen allekirjoituksen pyynnön lähettäminen

1. Kun olet lisännyt kaikki tarvittavat kentät, klikkaa oikealta Pyydä allekirjoitusta.
   • Painike näkyy yhteiskäyttäjille, jotka omistavat asiakirjan tai joilla on muokkausoikeudet siihen. Muuten painike ei ole käytettävissä.
2. Lisää luodulle PDF-tiedostolle nimi.
3. Lisää kunkin allekirjoittajan sähköpostiosoite.
   • Voit myös lisätä viestin, joka liitetään allekirjoittajille sähköpostitse lähetettävään sähköiseen allekirjoituspyyntöön.
4. Jos haluat lähettää allekirjoittajille ajoittaisia muistutuksia, laita Automaattiset muistutukset päälle.
   • Kun asetus on käytössä, allekirjoittajat, jotka eivät ole allekirjoittaneet asiakirjaa, saavat muistutussähköpostin kolmen päivän (72 tunnin) kuluttua alkuperäisen pyynnön lähettämisestä.
   • Sen jälkeen muistutuksia lähetetään kolmen päivän välein yhdeksän päivän ajan tai kunnes asiakirja on allekirjoitettu.
5. Voit valita kirjausketjun kielen pyyntöikkunasta. Tämä määrittää kirjausketjun luomiskielen.
6. Lue ja hyväksy käyttöehdot, jos ne näkyvät pyynnön valintaikkunassa.
7. Klikkaa Pyydä allekirjoitusta.
   • Kun pyyntö on luotu:
     • Dokumentista luodaan PDF-tiedosto, joka jaetaan allekirjoittajille. He voivat allekirjoittaa lomakkeen, mutta eivät voi tehdä muita muokkauksia tai muuttaa tiedoston pääsyoikeuksia.
     • Allekirjoittajat saavat sähköposti-ilmoituksen, jossa on linkki asiakirjaan.
8. Lähetetyn tiedoston PDF-kopio on samassa kansiossa kuin alkuperäinen asiakirja.
   • Tärkeää: PDF-kopio tallennetaan alkuperäisen kansion sijaan Omaan Driveen seuraavissa tapauksissa:
     • Jos et ole sen kansion muokkaaja, johon se on tallennettu.
     • Jos alkuperäisen kansion jakamissäännöt estävät allekirjoittajia saamasta pääsyä tiedostoon. Omaan Driveen tallentaminen varmistaa, että kaikki allekirjoittajat näkevät asiakirjan.

Vinkkejä:

• Kun olet klikannut Pyydä allekirjoitusta, PDF-tiedosto lukittuu, eikä siihen voi tehdä muutoksia ennen kuin allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet. Allekirjoituspyynnön luomiseen käytettyä tiedostoa ei lukita, eikä sitä jaeta automaattisesti allekirjoittajille.
• Näin voit tarkastaa sähköisen allekirjoituspyynnön etenemisen:
  • Avaa pyyntöön liittyvä PDF-tiedosto Drivessa tai sähköposti-ilmoituksen linkin kautta.
  • Jos haluat avata oikean sivupaneelin ja tarkastella sähköisen allekirjoituksen tietoja, klikkaa PDF-tiedoston oikeasta yläkulmasta Näytä tiedot.

Sopimusmallin tallentaminen

Jos haluat tallentaa sähköisiä allekirjoituskenttiä sisältävän PDF-tiedoston malliksi, klikkaa oikeasta yläkulmasta Tallenna muutokset. Google Docs tallentaa sähköiset allekirjoituskentät automaattisesti jatkoa varten.

Muutosten lisääminen dokumenttiin sen lähettämisen jälkeen

PDF-tiedostoa ei voi enää muuttaa sähköisen allekirjoituspyynnön aloittamisen jälkeen, koska PDF-tiedosto lukittuu. Voit edelleen siirrellä tiedostoa Drivessa.

Jos haluat muuttaa sähköistä allekirjoituspyyntöä tai perua sen lähettämisen jälkeen, valitse Peru. Voit lähettää uuden pyynnön, kun olet tehnyt muutoksia dokumenttiin tai PDF-tiedostoon Google Drivessa, ja lähettää sitten uuden PDF-tiedoston allekirjoitettavaksi. Seuraa näitä ohjeita.

Jos sähköinen allekirjoituspyyntö on aktiivinen, PDF-tiedoston lukitusta ei voi avata. Voit kuitenkin tehdä muutoksia Google-dokumenttiin milloin tahansa, koska sitä ei lukita.

Odottavan sähköisen allekirjoituspyynnön peruminen

Jos sähköinen allekirjoituspyyntö on edelleen odotustilassa, voit perua sen näin:

1. Avaa pyynnön PDF-tiedosto.
2. Valitse Valikko   Peru.

Vinkki: Jos haluat poistaa perutun pyynnön PDF-kopion, siirry tiedoston kansioon ja poista kopio. Oletussijainti on Oma Drive.

Sähköisen allekirjoituspyynnön tilan tarkistaminen

1. Avaa pyynnön PDF-tiedosto.
2. Valitse toiminto:
   • Klikkaa Valikko Sähköinen allekirjoitus.
   • Valitse Näytä tiedot.
3. Sivupaneelista näet sähköisen allekirjoituspyynnön tiedot ja tilan.

Sähköisen allekirjoituspyynnön allekirjoittaminen, hylkääminen tai tietojen katsominen

Sähköisen allekirjoituspyynnön allekirjoittaminen

1. Avaa sähköpostitili, jolle sähköinen allekirjoituspyyntö on lähetetty.
2. Avaa sähköposti-ilmoitus.
3. Klikkaa upotettua linkkiä.
   • Jos avaat PDF-tiedoston suoraan Drivesta, allekirjoita dokumentti klikkaamalla Allekirjoita.
4. Dokumentissa voi olla täytettäviä tekstikenttiä, kuten "Työnimike" tai "Sähköposti". Jos sellaisia on, klikkaa kenttiä ja lisää tiedot.
5. Klikkaa ja lisää tiedot kaikkiin värillisiin kenttiin. Värilliset kentät edellyttävät sinun allekirjoitustasi.
   • Näkyviin tulee valintaikkuna, jossa sinua pyydetään lisäämään koko nimesi ja nimikirjaimesi. Näistä luodaan sähköinen allekirjoitus. Klikkaa "Ota käyttöön ja allekirjoita".
     • Vinkki: Jos kenttiä on useita, voit käyttää samoja tietoja koko dokumentissa.
   • Muille allekirjoittajille määritetyt kentät, joita ei ole vielä allekirjoitettu, näkyvät himmennettynä.
   • Muiden allekirjoittajien lisäämät allekirjoitukset näkyvät PDF-tiedostossa.
6. Kun kaikki vaaditut allekirjoituskentät on täytetty, klikkaa sivun yläreunasta Merkitse valmiiksi.
   • Kun olet klikannut "Merkitse valmiiksi", valintaikkunassa näkyy seuraavat tiedot:
     • Sähköpostiosoite, joka näkyy muille, joilla on pääsy sähköisen allekirjoituksen PDF-tiedostoon.
     • Jos Google-tilillä on useita sähköpostiosoitteita, käytetään pyynnön lähettäjän lisäämää sähköpostiosoitetta.
7. Lue ja hyväksy käyttöehdot.
8. Klikkaa Hyväksy ja jatka.

Vinkkejä:

• Jos olet ainoa allekirjoittaja, sinä ja pyynnön lähettäjä saatte sähköpostitse tiedon, kun allekirjoituspyyntö on valmis.
• Jos allekirjoittajia on useita, pyyntö ei ole valmis ennen kuin kaikki ovat allekirjoittaneet. Tämän jälkeen kaikki allekirjoittajat ja pyynnön lähettäjä saavat sähköpostitse tiedon, kun allekirjoituspyyntö on valmis.

Sähköisen allekirjoituspyynnön hylkääminen

1. Avaa tietokoneella sähköpostitili, jolle sähköinen allekirjoituspyyntö on lähetetty.
2. Avaa sähköposti-ilmoitus.
3. Klikkaa upotettua linkkiä.
4. Klikkaa Hylkää.
   • Valinnainen: Lisää hylkäyksen syy.
5. Klikkaa Hylkää.
   • Pyynnön tekijä saa sähköpostin, jossa kerrotaan, että pyyntö on hylätty.

Sähköisen allekirjoituspyynnön tietojen katsominen

1. Avaa tietokoneella sähköpostitili, jolle sähköinen allekirjoituspyyntö on lähetetty.
2. Avaa sähköposti-ilmoitus.
3. Klikkaa upotettua linkkiä.
4. Valitse Näytä tiedot.

Sähköiset allekirjoituspyynnöt

Etsi valmis dokumentti

Kun sähköinen allekirjoituspyyntö on valmis, kaikki osapuolet näkevät kopiot lopullisesta dokumentista.

• Allekirjoittajat: Allekirjoitetun PDF-dokumentin henkilökohtainen kopio löytyy Oma Drive ‐kansiosta. Näet linkin kopioon myös sähköpostissa, jonka sait dokumentin valmistuttua.
• Pyynnön tekijät: Lopullinen PDF-kopio löytyy samasta kansiosta, johon alkuperäinen dokumentti on tallennettu. Linkki löytyy myös sähköpostista, jonka sait dokumentin valmistuttua.

  • Tärkeää: PDF-kopio tallennetaan Omaan Driveen alkuperäisen kansion sijaan kahdessa tapauksessa:

    • Jos et ole sen kansion muokkaaja, johon se on tallennettu.

    • Jos alkuperäisen kansion jakamissäännöt estävät allekirjoittajia saamasta pääsyä tiedostoon. Omaan Driveen tallentaminen varmistaa, että kaikki allekirjoittajat näkevät dokumentin.

Jos et löydä lopullista dokumenttia:

• Hae Oma Drive ‐kansiosta.
• Käytä tarkennettua hakua
  • Valitse hakukentästä Tarkennettu haku.
  • Valitse Hyväksynnät ja sähköiset allekirjoitukset ‑osiosta haluamasi vaihtoehto:
    • Odottaa hyväksyntääni
    • Minun pyytämäni
• Tarkista roskapostikansio.
• Ota yhteyttä muihin sähköisen allekirjoituksen pyynnön osapuoliin ja pyydä kopio.
• Lähetä palautetta Gmailista tai ota yhteyttä Google Driven tukeen.
• Näin varmistat, että voit vastaanottaa sähköisesti allekirjoitettavia dokumentteja jatkossakin:
  • Jos sinulla on Google Drive ‐tili, tarkista Drive-asetukset, jotta voit tallentaa uutta sisältöä.
• Tarkista sähköpostiasetuksista, että voit vastaanottaa viestejä osoitteesta [e-mail].

Kirjausketjun hakeminen

Voit valita kirjausketjun kielen pyyntöikkunasta. Tämä määrittää kirjausketjun luomiskielen.

Vinkki: Kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet dokumentin, lopullinen PDF-tiedosto luodaan. PDF-tiedoston lopussa on kirjausketjusivu. Sivu luodaan pyytäjän allekirjoituspyynnön luontihetkellä valitsemalla kielellä. Sivulla näkyy sähköisen allekirjoituspyynnön tapahtumia aikaleimoineen. Esimerkkejä:

• Sähköistä allekirjoitusta pyydetty
• Sähköinen allekirjoitus tehty
• Sähköinen allekirjoitus valmis
• Pyynnön tekijän ja allekirjoittajien tunnistetiedot, kuten sähköpostiosoite ja nimi

Lähetä palautetta

Näin voit antaa palautetta Googlelle:

1. Avaa PDF-tiedosto, josta haluat antaa palautetta.
2. Klikkaa Näytä tiedot Valikko   Lähetä ominaisuuspalautetta.

Voit lähettää palautetta myös tuotteen kautta:

• Palautteen lähettäminen Gmailista
• Yhteyden ottaminen Google Drive ‑tukeen