Unterschriftsanfragen senden und Dokumente mit E‑Signatur unterzeichnen

Mit der E‑Signatur können Sie in Google Docs und Google Drive Dokumente für Signaturen erstellen und Signaturanfragen senden. Unterzeichner können dann die erforderlichen Informationen eingeben, um E‑Signatur-Anfragen abzuschließen.

Voraussetzungen

Die Funktion für die E‑Signatur in Google Docs und PDFs ist für folgende Nutzer verfügbar:

  • Workspace Individual-Konten
  • Folgende Workspace-Abos, wenn Ihr Administrator die Funktion aktiviert:
    • Business Standard und Plus
    • Enterprise Starter, Standard und Plus
    • Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus
    • Education Plus-Nutzer

Wenn Sie kein Workspace-Abo haben, können Sie noch heute Zugriff auf diese Funktion erhalten. Für ein Google Workspace Individual-Abo registrieren

Tipp:Wenn Sie ein Upgrade auf ein Konto mit Zugriff auf die E-Signatur-Funktion durchgeführt haben, kann es einige Minuten dauern, bis die Funktion vollständig verfügbar ist. Warten Sie einige Minuten und aktualisieren Sie die Seite, um es noch einmal zu versuchen.

Dokument für E‑Signatur erstellen und senden

E‑Signatur-Dokument vorbereiten

Wichtig: Diese Funktion ist für bestimmte berechtigte Nutzer verfügbar.

  1. Öffnen Sie die Seitenleiste für E‑Signaturen.
    • Wenn Sie mit PDF-Dateien in Google Drive beginnen:
      1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
      2. Laden Sie eine neue PDF-Datei hoch oder suchen Sie eine vorhandene Datei, die Sie verwenden möchten.
      3. Öffnen Sie die PDF-Datei im Ansichtsmodus.
      4. Klicken Sie rechts oben auf das Dreistrich-Menü Dreipunkt-Menü und dann eSignature.
    • Wenn Sie in Google Docs beginnen:
      1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
      2. Erstellen Sie ein neues Google-Dokument oder öffnen Sie ein vorhandenes.
      3. Klicken Sie oben auf Tools und dann E‑Signatur.
  2. Wenn Sie mehrere Unterzeichner haben, wählen Sie unter „Felder einfügen für“ den Unterzeichner aus, für den Sie ein E‑Signatur-Feld einfügen möchten.
    • Wenn Sie die Liste der verfügbaren Unterzeichner im Drop-down-Menü aktualisieren möchten, wählen Sie Unterzeichner verwalten aus. Das Dialogfeld Unterzeichner verwalten wird geöffnet.
    • Im Dialogfeld Unterzeichner verwalten können Sie bis zu 10 Unterzeichner hinzufügen und jedem Unterzeichner Labels zuweisen, damit er sie im Dokument erkennen kann.
  3. Sie können eines oder mehrere der folgenden Felder per Drag-and-drop in das Dokument einfügen:
    • Unterschrift
    • Initialen
    • Name
    • Textfeld
    • Datum der Signatur
  4. Wenn Sie sehen möchten, wem das Feld zugewiesen ist, klicken Sie auf das Feld.
    • Sie können die Zuweisung der Unterzeichner für das Feld auch über das Drop-down-Menü Zugewiesen an im Pop-up aktualisieren.
    • Wenn Sie die Liste der Unterzeichner im Google-Dokument aktualisieren und das gleiche Dialogfeld wie oben öffnen möchten, klicken Sie im Drop-down-Menü auf Unterzeichner verwalten.
    • Wenn Sie ein Textfeld auswählen, können Sie im Pop-up eine Beschreibung hinzufügen und die Schriftgröße auswählen.
      • In der Beschreibung wird den Unterzeichnern mitgeteilt, was in diesem Feld erwartet wird, z. B. „Stellenbezeichnung“ oder „E-Mail-Adresse“.
      • Die von Ihnen festgelegte Schriftgröße wird die Schriftgröße des Werts, den der Unterzeichner in dieses Textfeld eingibt.
  5. Wiederholen Sie die Schritte, um alle Unterzeichner und E-Signatur-Felder für Unterzeichner im Dokument hinzuzufügen.

Tipps:

  • Sie können maximal 200 Felder eines beliebigen Typs pro Dokument hinzufügen.
  • Sie können einer E‑Signatur-Anfrage bis zu 10 Unterzeichner hinzufügen.
  • Für einen Unterzeichner im Dokument ist das Unterzeichnerlabel nur eine Platzhalter-ID und nicht Teil des später generierten zu signierenden PDF-Dokuments.
  • Es ist derzeit nicht erforderlich, die E‑Mail-Adressen des Unterzeichners als Unterzeichnerlabels zu verwenden, da noch keine E‑Mails gesendet werden. Das erfolgt weiter unten im Abschnitt „E‑Signatur-Anfrage senden“. Dort werden die Platzhalterlabels für Unterzeichner den tatsächlichen E-Mail-Adressen zugeordnet.
  • Um Felder, die verschiedenen Unterzeichnern zugewiesen sind, leicht unterscheiden zu können, wird jedem Unterzeichner im Dokument eine eindeutige Farbe zugewiesen. Alle Felder, die demselben Unterzeichner zugewiesen sind, werden in derselben Farbe angezeigt.
E‑Signatur-Anfrage senden
  1. Nachdem Sie alle entsprechenden Felder hinzugefügt haben, klicken Sie rechts auf Unterschrift anfordern.
    • Diese Schaltfläche wird nur Mitbearbeitern angezeigt, die Eigentümer des Dokuments sind oder Bearbeitungszugriff haben. Andernfalls ist diese Schaltfläche nicht verfügbar.
  2. Geben Sie einen Titel für die generierte PDF-Datei ein.
  3. Geben Sie die E‑Mail-Adresse für jeden Unterzeichner ein.
    • Sie können der E‑Mail, die zur Anforderung der E‑Signatur an die Unterzeichner gesendet wird, auch eine Nachricht hinzufügen.
  4. Wenn Sie regelmäßige Erinnerungen an Unterzeichner senden möchten, aktivieren Sie Automatische Erinnerungen.
    • Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Unterzeichner, die die Anfrage noch nicht abgeschlossen haben, 3 Tage (72 Stunden) nach dem Senden der ursprünglichen Anfrage eine Erinnerungs-E‑Mail.
    • Danach werden alle 3 Tage weitere Erinnerungen gesendet, bis zu 9 Tage lang oder bis das Dokument unterzeichnet ist.
  5. Sie können die Sprache für den Audit-Trail im Anfragedialogfeld auswählen. Dieser Wert bestimmt die Sprache, in der der Audit-Trail am Ende erstellt wird.
  6. Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen, wenn sie im Anforderungsdialogfeld angezeigt werden.
  7. Klicken Sie auf Unterschrift anfordern.
    • Nachdem Ihre Anfrage erfolgreich erstellt wurde:
      • Aus Ihrem Dokument wird ein PDF erstellt und mit den Unterzeichnern geteilt. Sie können das Formular unterzeichnen, aber keine anderen Bearbeitungen vornehmen oder ändern, wer Zugriff auf die Datei hat.
      • Die Unterzeichner erhalten eine E‑Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Dokument.
  8. Eine PDF-Kopie der gesendeten Datei finden Sie im selben Ordner wie das Originaldokument.
    • Wichtig: Die PDF-Kopie wird in zwei Fällen im Ordner Meine Ablage anstelle des Originalordners gespeichert:
      • Sie sind kein Bearbeiter des Ordners, in dem die Datei gespeichert wird.
      • Wenn die Freigaberegeln des ursprünglichen Ordners verhindern würden, dass die Unterzeichner Zugriff auf die Datei haben. Wenn Sie das Dokument in „Meine Ablage“ speichern, können alle Unterzeichner es sehen.

Tipps:

  • Nachdem Sie auf Signatur anfordern geklickt haben, wird die PDF-Datei gesperrt, um Änderungen zu verhindern, bevor die Unterzeichner die E‑Signatur-Anfrage bearbeiten können. Die zum Erstellen der Signaturanfrage verwendete Datei bleibt entsperrt und wird nicht automatisch mit der E‑Signatur-Anfrage geteilt.
  • So sehen Sie sich den Fortschritt einer E‑Signatur-Anfrage an:
    • Öffnen Sie die entsprechende PDF-Datei in Google Drive oder klicken Sie auf den Link in der E‑Mail-Benachrichtigung.
    • Klicken Sie rechts oben in der PDF-Datei auf Details ansehen, um die rechte Seitenleiste zu öffnen und Details zur E‑Signatur aufzurufen.
Vertragsvorlage speichern

Wenn Sie eine PDF-Datei mit E‑Signatur-Feldern als Vorlage speichern möchten, klicken Sie oben rechts auf Änderungen speichern. Die E‑Signatur-Felder werden in Google Docs automatisch für die spätere Verwendung gespeichert.

Änderungen an einem Dokument nach dem Senden vornehmen

Sie können die PDF-Datei nicht mehr aktualisieren, sobald eine E‐Signatur-Anfrage dafür begonnen wurde, da die PDF-Datei gesperrt ist. Sie können sie aber weiterhin in Google Drive organisieren, z. B. den Speicherort ändern.

Wenn Sie die E‑Signatur-Anfrage ändern oder abbrechen möchten, nachdem eine Anfrage gesendet wurde, klicken Sie auf Abbrechen. Sie können eine neue Anfrage senden, nachdem Sie Änderungen an dem Google-Quelldokument oder der Quell-PDF in Google Drive hinzugefügt haben und eine neue PDF-Datei zur Unterschrift senden. Folgen Sie der Anleitung im Hilfeartikel Dokument für E-Signatur erstellen und senden.

Wenn die E‑Signatur-Anforderung aktiv ist, können Sie die PDF-Datei nicht entsperren. Sie können das Google-Dokument jederzeit ändern, weil es nicht im Rahmen der E‑Signatur gesperrt ist.

Ausstehende E‑Signatur-Anfrage stornieren
Wenn die E‑Signatur-Anfrage noch aussteht, können Sie sie so abbrechen:
  1. Öffnen Sie die PDF-Datei für diese Anfrage.
  2. Klicken Sie im Dreistrich-Menü Dreipunkt-Menü und dann Abbrechen.

Tipp: Wenn Sie die PDF-Kopie Ihrer abgebrochenen Anfrage löschen möchten, gehen Sie zum Ordner der Datei und löschen Sie die Kopie. Der Standardspeicherort ist „Meine Ablage“.

Status einer E‑Signatur-Anfrage prüfen
  1. Öffnen Sie die PDF-Datei für diese Anfrage.
  2. Aktion auswählen:
    • Klicken Sie im Dreistrich-Menü Dreipunkt-Menü und dann eSignature.
    • Klicken Sie auf Details ansehen.
  3. In der Seitenleiste finden Sie die Details der E‑Signatur-Anfrage und ihren Status.

Eine E‑Signatur-Anfrage unterschreiben, ablehnen oder Details dazu anzeigen

E‑Signatur-Anfrage unterzeichnen
  1. Öffnen Sie das E‑Mail-Konto, an das die E‑Signatur-Anfrage gesendet wurde.
  2. Öffnen Sie die E‑Mail-Benachrichtigung.
  3. Klicken Sie auf den eingebetteten Link.
    • Wenn Sie die PDF-Datei direkt in Google Drive öffnen, klicken Sie auf Signieren, um das Dokument zu unterzeichnen.
  4. Ihr Dokument enthält möglicherweise Textfelder, die Sie ausfüllen müssen, z. B. „Position“ oder „E-Mail-Adresse“. Klicken Sie in diesem Fall auf diese Felder und füllen Sie sie aus.
  5. Klicken Sie auf die farbigen Felder, die angeben, dass Sie diese Felder unterschreiben müssen, und füllen Sie sie aus.
    • Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Initialen eingeben müssen. Dadurch wird eine elektronische Signatur für Sie generiert. Klicken Sie auf „Übernehmen und unterschreiben“.
      • Tipp: Wenn diese Felder mehrfach vorhanden sind, können Sie diese Informationen im gesamten Dokument wiederverwenden.
    • Felder, die anderen Unterzeichnern zugewiesen wurden, die noch nicht unterzeichnet haben, sind ausgegraut.
    • Signaturwerte von anderen Unterzeichnern, die bereits unterzeichnet haben, sind in der PDF-Datei enthalten.
  6. Nachdem Sie alle erforderlichen Unterschriftsfelder ausgefüllt haben, klicken Sie oben auf der Seite auf Als erledigt markieren.
    • Nachdem Sie auf „Als abgeschlossen markieren“ geklickt haben, wird im Dialogfeld folgender Hinweis angezeigt:
      • Der genaue E-Mail-Wert, der für Sie aufgezeichnet wird. Er kann von anderen Personen mit Zugriff auf die E‑Signatur-PDFs eingesehen werden, sobald Sie klicken, um fortzufahren.
      • Wenn Ihr Google-Konto mehrere E-Mail-Adressen umfasst, wird die E-Mail-Adresse verwendet, die der Anfragende im Dialogfeld für die Anfrage für Sie eingegeben hat.
  7. Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen.
  8. Klicken Sie auf Zustimmen und fortfahren.

Tipps:

  • Wenn Sie der einzige Unterzeichner sind: Sie und der Antragsteller werden per E-Mail darüber informiert, dass die Anfrage abgeschlossen ist.
  • Wenn die Anfrage mehrere Unterzeichner hat: Die Anfrage ist erst abgeschlossen, wenn alle Unterzeichner unterschrieben haben. Daraufhin erhalten alle Unterzeichner und der Anforderer eine E‑Mail, dass die Anfrage abgeschlossen ist.
E‑Signatur-Anfrage ablehnen
  1. Öffnen Sie auf einem Computer das E‑Mail-Konto, an das die E‑Signatur-Anfrage gesendet wurde.
  2. Öffnen Sie die E‑Mail-Benachrichtigung.
  3. Klicken Sie auf den eingebetteten Link.
  4. Klicken Sie auf Ablehnen.
    • Optional: Geben Sie einen Grund für die Ablehnung an.
  5. Klicken Sie auf Ablehnen.
    • Der Antragsteller erhält eine E‑Mail, dass die Anfrage abgelehnt wurde.
Details zu einer E‑Signatur-Anfrage ansehen
  1. Öffnen Sie auf einem Computer das E‑Mail-Konto, an das die E‑Signatur-Anfrage gesendet wurde.
  2. Öffnen Sie die E‑Mail-Benachrichtigung.
  3. Klicken Sie auf den eingebetteten Link.
  4. Klicken Sie auf Details ansehen.

E-Signatur-Anfragen abschließen

Finalisiertes Dokument finden

Nachdem die E‑Signatur-Anfrage abgeschlossen ist, können alle Parteien Kopien des endgültigen Dokuments finden.

  • Für Unterzeichner: Eine persönliche Kopie des unterzeichneten PDF-Dokuments finden Sie im Ordner „Meine Ablage“. Sie finden auch einen Link zu Ihrer Kopie in der E‑Mail, die Sie nach Fertigstellung des Dokuments erhalten haben.
  • Für Antragsteller: Die endgültige PDF-Kopie finden Sie in demselben Ordner, in dem das Originaldokument gespeichert wurde. Einen Link finden Sie auch in der E-Mail, die Sie nach Abschluss des Dokuments erhalten haben.

    • Wichtig: Die PDF-Kopie wird in zwei Fällen in Meine Ablage anstelle des ursprünglichen Ordners gespeichert:

      • Sie sind kein Bearbeiter des Ordners, in dem die Datei gespeichert wird.

      • Wenn die Freigaberegeln des ursprünglichen Ordners verhindern würden, dass die Unterzeichner Zugriff auf die Datei haben. Wenn Sie das Dokument in „Meine Ablage“ speichern, können alle Unterzeichner es sehen.

Wenn Sie das endgültige Dokument nicht finden können:

  • Suchen Sie im Ordner „Meine Ablage“.
  • Nutzen Sie die erweiterte Suche
    • Klicken Sie in der Suchleiste auf „Erweiterte Suche“ .
    • Wählen Sie im Bereich „Genehmigungen und elektronische Unterschriften“ eine Option aus:
      • Meine Genehmigung ausstehend
      • Von mir angefragt
  • Sehen Sie in Ihrem Spamordner nach.
  • Bitten Sie andere Personen, die an der E-Signatur-Anfrage beteiligt sind, Ihnen eine Kopie zu schicken.
  • Feedback zu Gmail senden oder Google Drive-Support kontaktieren
  • So stellen Sie sicher, dass Sie zukünftige E‑Signatur-Dokumente erhalten können:
    • Wenn Sie ein Google Drive-Konto haben, überprüfen Sie in Ihren Drive-Einstellungen, dass Sie neue Inhalte speichern können.
  • Überprüfen Sie in Ihren E-Mail-Einstellungen, dass Sie E-Mails von esignature-noreply@google.com erhalten können.
Audit-Trail aufrufen

Sie können die Sprache für den Audit-Trail im Anfragedialogfeld auswählen. Dieser Wert bestimmt die Sprache, in der der Audit-Trail am Ende erstellt wird.

Tipp: Nachdem alle Unterzeichner das Dokument signiert haben, wird eine endgültige PDF-Datei erstellt. Am Ende der PDF-Datei befindet sich eine Seite mit einem Audit-Trail. Die Seite wird in der Sprache erstellt, die der Anfragende zu Beginn der E-Signatur-Anfrage ausgewählt hat. Diese Seite enthält ein Protokoll mit Zeitstempeln von verschiedenen Ereignissen, die während des Lebenszyklus der E-Signatur-Anfrage aufgetreten sind, wie z B.:

  • E‑Signatur angefordert
  • Per E-Signatur unterschrieben
  • E-Signatur abgeschlossen
  • Identifizierungsinformationen für den Anfragenden und die Unterzeichner, z. B. E-Mail-Adresse und Name

Feedback geben

So geben Sie Google Feedback:

  1. Öffnen Sie die PDF-Datei für die Signaturanfrage, für die Sie Feedback geben möchten.
  2. Klicken Sie auf Details ansehenund dann „Menü“ Dreipunkt-Menü und dann Feedback zur Funktion senden.

Sie können auch über das Produkt Feedback geben:

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