Send anmodninger om underskrift, og underskriv dokumenter med elektronisk underskrift

Med elektronisk underskrift kan du oprette dokumenter til underskrifter og sende anmodninger om underskrifter i Google Docs og Google Drev. Underskriverne kan nemt udfylde de nødvendige oplysninger for at fuldføre anmodninger om elektroniske underskrifter.

Kvalificering

Funktionen til elektronisk underskrift i Google Docs og PDF-filer er tilgængelig for:

• Workspace Individual-konti.
• Disse Workspace-abonnementer, når din administrator aktiverer funktionen:
  • Business Standard og Plus
  • Enterprise Starter, Standard og Plus
  • Enterprise Essentials og Enterprise Essentials Plus
  • Education Plus-brugere

Hvis du ikke har et Workspace-abonnement, kan du få adgang til denne funktion i dag. Tilmeld dig et Workspace Individual-abonnement.

Tip! Hvis du har opgraderet din konto for at få adgang til funktionen til elektronisk underskrift, kan der gå et par minutter, før funktionen er fuldt tilgængelig. Vent et par minutter, og opdater siden for at prøve igen.

Opret og send et dokument til elektronisk underskrift

Forbered et dokument til elektronisk underskrift

Vigtigt! Dette er tilgængeligt for visse kvalificerede brugere.

1. Åbn sidepanelet for elektronisk underskrift.
   • Hvis du starter via PDF-filer i Google Drev:
     1. Gå til drive.google.com på din computer.
     2. Upload en ny PDF-fil, eller find en eksisterende, du vil bruge.
     3. Åbn PDF-filen i visningstilstand.
     4. Øverst til højre skal du klikke på menuen elektronisk underskrift.
   • Hvis du starter i Google Docs:
     1. Gå til drive.google.com på din computer.
     2. Opret et nyt Google-dokument, eller åbn et eksisterende.
     3. Øverst skal du klikke på Værktøjer elektronisk underskrift.
2. Hvis du har flere underskrivere, skal du under "Indsæt felter til" vælge den specifikke underskriver, du vil indsætte et felt til elektronisk underskrift for.
   • Vælg Administrer underskrivere for at opdatere listen over tilgængelige underskrivere i rullemenuen. Dialogboksen Administrer underskrivere åbnes.
   • I dialogboksen Administrer underskrivere kan du tilføje op til 10 underskrivere og tildele etiketter til hver underskriver for at identificere underskriverne i dokumentet.
3. Træk et eller flere af følgende felter for at føje det til dit dokument:
   • Underskrift
   • Initialer
   • Navn
   • Tekstfelt
   • Dato for underskrift
4. Klik på feltet for at finde ud af, hvem feltet er tildelt.
   • Hvis du vil opdatere underskrivertildelingen for feltet, skal du bruge rullemenuen Tildelt til i pop op-vinduet.
   • Hvis du vil opdatere listen over underskrivere i Google-dokumentet og åbne den samme dialogboks som ovenfor, skal du klikke på Administrer underskrivere i rullemenuen.
   • Når du vælger et "tekstfelt", kan du tilføje en beskrivelse og vælge skriftstørrelsen i pop op-vinduet.
     • Beskrivelsen fortæller underskriverne, hvad du forventer i dette felt, f.eks. "Jobtitel" eller "Mailadresse".
     • Den skriftstørrelse, du angiver, bliver skriftstørrelsen for den værdi, underskriveren angiver i dette tekstfelt.
5. Hvis du vil føje alle underskrivere og alle felter til elektronisk underskrift for underskrivere til dokumentet, skal du gentage trinnene.

Tips!

• Du kan maksimalt tilføje 200 felter af en hvilken som helst type pr. dokument.
• Du kan føje op til 10 underskrivere til en anmodning om elektronisk underskrift.
• For en underskriver i dokumentet er underskriveretiketten blot et pladsholder-id og ikke en del af den PDF-fil med underskrifter, der genereres senere.
• Der er på nuværende tidspunkt ikke noget krav om at bruge underskriverens mailadresser som underskriveretiketter, da der endnu ikke er sendt nogen mails. Det sker senere i sektionen "Send en anmodning om elektronisk underskrift" nedenfor, hvor pladsholderetiketterne for underskrivere knyttes til faktiske mailadresser.
• For nemt at skelne mellem felter, der er tildelt forskellige underskrivere, tildeles hver underskriver i dokumentet en unik farve. Alle felter, der er tildelt den samme underskriver, vises med den samme farve.

Send en anmodning om elektronisk underskrift

1. Når du har tilføjet alle relevante felter, skal du klikke på Anmod om signatur til højre.
   • Samarbejdspartnere, der ejer eller har redigeringsadgang til dokumentet, kan finde denne knap. Ellers er denne knap ikke tilgængelig.
2. Angiv en titel på den genererede PDF-fil.
3. Angiv mailadressen for hver underskriver.
   • Du kan også tilføje en meddelelse, der sendes til underskriverne i mailen med anmodningen om elektronisk underskrift.
4. Hvis du vil sende regelmæssige påmindelser til underskrivere, skal du aktivere Automatiske påmindelser.
   • Når denne indstilling er aktiveret, modtager underskrivere, der ikke har fuldført anmodningen, en påmindelsesmail 3 dage (72 timer) efter, at den oprindelige anmodning blev sendt.
   • Derefter sendes der yderligere påmindelser hver 3. dag i op til 9 dage, eller indtil dokumentet er underskrevet.
5. Du kan vælge landestandarden for revisionssporet i dialogboksen med anmodningen. Denne værdi bestemmer det sprog, som revisionssporet genereres på til sidst.
6. Læs og acceptér servicevilkårene, hvis de vises i anmodningsdialogboksen.
7. Klik på Anmod om signatur.
   • Når din anmodning er oprettet:
     • Der oprettes en PDF-fil ud fra dit dokument, og den deles med underskriverne. De kan underskrive formularen, men kan ikke foretage andre redigeringer eller ændre, hvem der har adgang til filen.
     • Der sendes en mailnotifikation med et link til dokumentet til underskriverne.
8. Du kan finde en PDF-kopi af den sendte fil i den samme mappe som dit oprindelige dokument.
   • Vigtigt! PDF-kopien gemmes i Mit drev i stedet for den oprindelige mappe i to tilfælde:
     • Hvis du ikke er redaktør af den mappe, hvor den er gemt.
     • Hvis den oprindelige mappes delingsregler forhindrer underskriverne i at få adgang til filen. Når du gemmer i Mit drev, sikrer du, at alle underskrivere kan se dokumentet.

Tip!

• Når du har klikket på Anmod om underskrift, låses PDF-filen for at undgå ændringer, før underskriverne kan udføre anmodningen om elektronisk underskrift. Den fil, der bruges til at oprette anmodningen om underskrift, forbliver ulåst og deles ikke automatisk med underskriverne som en del af anmodningen om elektronisk underskrift.
• Sådan tjekker du status for en anmodning om elektronisk underskrift:
  • Åbn den pågældende PDF-fil i Drev eller via linket i mailnotifikationen.
  • Klik på Se oplysninger øverst til højre i PDF-filen for at åbne sidepanelet til højre og se oplysninger om elektronisk underskrift.

Gem en kontraktskabelon

Hvis du vil gemme en PDF-fil med felter til elektronisk underskrift som en skabelon, skal du klikke på Gem ændringer øverst til højre. Google Docs gemmer automatisk felterne til elektronisk underskrift til fremtidig brug.

Føj ændringer til et dokument, efter du har sendt det

Du kan ikke opdatere PDF-filen, når en anmodning om elektronisk underskrift starter for den, fordi PDF-filen er låst. Du kan stadig organisere det i Drev, f.eks. ændre filens lokation.

Hvis du vil ændre eller annullere anmodningen om elektronisk underskrift, efter en anmodning er sendt, skal du vælge Annuller. Du kan sende en ny anmodning, når du har tilføjet ændringer i kildedokumentet i Google Docs eller PDF-filen i Google Drev og sendt en ny PDF-fil til underskrift. Følg vejledningen i Opret og send et dokument til elektronisk underskrift.

Hvis anmodningen om elektronisk underskrift er aktiv, kan du ikke låse PDF-filen op. Du kan stadig til enhver tid tilføje ændringer i Google-dokumentet, da det ikke er låst som en del af anmodningen om elektronisk underskrift.

Annuller en afventende anmodning om elektronisk underskrift

Hvis anmodningen om elektronisk underskrift stadig afventer, kan du annullere anmodningen ved at gøre følgende:

1. Åbn PDF-filen for den pågældende anmodning.
2. Klik på menuen Annuller.

Tip! Hvis du vil slette PDF-kopien af din annullerede anmodning, skal du gå til filens mappe og slette den pågældende kopi. Standardlokationen er Mit drev.

Tjek status for anmodning om elektronisk underskrift

1. Åbn PDF-filen for den pågældende anmodning.
2. Vælg en handling:
   • Klik på menuen eSignature.
   • Klik på Se oplysninger.
3. I sidepanelet kan du se oplysninger om anmodningen om elektronisk underskrift og dens status.

Underskriv, afvis, eller se oplysninger om en anmodning om elektronisk underskrift

Underskriv en anmodning om elektronisk underskrift

1. Åbn den mailkonto, som anmodningen om elektronisk underskrift blev sendt til.
2. Åbn mailnotifikationen.
3. Klik på det indlejrede link.
   • Hvis du åbner PDF-filen direkte fra Drev, skal du klikke på Underskriv for at underskrive dokumentet.
4. Dit dokument indeholder muligvis tekstfelter, du skal udfylde, f.eks. "Jobtitel" eller "Mailadresse". Hvis det er tilfældet, skal du klikke på og udfylde disse felter.
5. Klik på og udfyld alle felter, der er markeret med en farve for at indikere, at du har mulighed for at underskrive dem.
   • Der vises en dialogboks, hvor du bliver bedt om at angive dit fulde navn og dine initialer. Dette genererer en elektronisk underskrift, du kan bruge. Klik på Anvend, og skriv under.
     • Tip! Hvis der er flere forekomster af disse felter, kan du genbruge disse oplysninger i hele dokumentet.
   • Felter, der er tildelt andre underskrivere, som endnu ikke har underskrevet, er nedtonede.
   • Underskriftværdier, der er angivet af andre underskrivere, som allerede har underskrevet, findes i PDF-filen.
6. Når du har udfyldt alle obligatoriske signaturfelter, skal du klikke på Markér som fuldført øverst på siden.
   • Når du har klikket på "Markér som fuldført", får du en meddelelse i dialogboksen, der viser:
     • Den nøjagtige mailværdi, der registreres for dig, og som kan ses af andre med adgang til PDF-filerne til elektronisk underskrift, når du klikker for at fortsætte.
     • Hvis du har flere mailadresser på din Google-konto, bruges den mailadresse, som anmoderen har angivet for dig i dialogboksen med anmodningen.
7. Læs og acceptér servicevilkårene.
8. Klik på Acceptér og fortsæt.

Tip!

• Hvis du er den eneste underskriver: Du og anmoderen får en mail om, at anmodningen er gennemført.
• Hvis anmodningen har flere underskrivere: Anmodningen er ikke færdig, før alle underskrivere har skrevet under, hvorefter alle underskrivere og anmoderen får en mail om, at anmodningen er gennemført.

Afvis en anmodning om elektronisk underskrift

1. Åbn den mailkonto, som anmodningen om elektronisk underskrift blev sendt til, på en computer.
2. Åbn mailnotifikationen.
3. Klik på det indlejrede link.
4. Klik på Afvis.
   • Anmoderen modtager en mail om, at anmodningen er blevet afvist.

Se oplysninger om en anmodning om elektronisk underskrift

1. Åbn den mailkonto, som anmodningen om elektronisk underskrift blev sendt til, på en computer.
2. Åbn mailnotifikationen.
3. Klik på det indlejrede link.
4. Klik på Se oplysninger.

Fuldfør anmodninger om elektronisk underskrift

Find det endelige dokument

Når anmodningen om elektronisk underskrift er fuldført, kan alle parter finde kopier af det endelige dokument.

• For underskrivere: Du kan finde en personlig kopi af det underskrevne PDF-dokument i mappen Mit drev. Du kan også finde et link til din kopi i den mail, du modtog, da dokumentet var færdigt.
• For anmodere: Du kan finde den endelige PDF-kopi i den samme mappe, hvor det oprindelige dokument blev gemt. Du kan også finde et link i den mail, du modtog, da dokumentet var færdigt.

  • Vigtigt! PDF-kopien gemmes i Mit drev i stedet for den oprindelige mappe i to tilfælde:

    • Hvis du ikke er redaktør af den mappe, hvor den er gemt.

    • Hvis den oprindelige mappes delingsregler forhindrer underskriverne i at få adgang til filen. Når du gemmer i Mit drev, sikrer du, at alle underskrivere kan se dokumentet.

Hvis du ikke kan finde det endelige dokument:

• Søg i mappen Mit drev.
• Brug avanceret søgning
  • Klik på avanceret søgning i søgefeltet.
  • Vælg en af følgende muligheder i sektionen "Godkendelser og elektroniske underskrifter":
    • Afventer min godkendelse
    • Anmodning fra mig
• Tjek din spammappe.
• Kontakt andre parter, der er involveret i anmodningen om elektronisk underskrift, for at få en kopi.
• Send feedback om Gmail, eller kontakt Google Drev-support.
• Sådan sikrer du, at du kan modtage dokumenter med elektronisk underskrift fremover:
  • Hvis du har en Google Drev-konto, skal du tjekke dine Drev-indstillinger, så du kan gemme nyt indhold.
• Tjek dine mailindstillinger, så du kan modtage mails fra [e-mail].

Find revisionsspor

Du kan vælge landestandarden for revisionssporet i dialogboksen med anmodningen. Denne værdi angiver den landestandard, som revisionssporet genererer i slutningen.

Tip! Når alle underskrivere har underskrevet dokumentet, genereres der en endelig .pdf-fil. I slutningen af .pdf-filen er der en side med revisionsspor. Siden genereres i den landestandard, som anmoderen valgte, da vedkommende startede anmodningen om elektronisk underskrift. Denne side indeholder en log over forskellige hændelser, der har fundet sted i løbet af livscyklussen for anmodningen om elektronisk underskrift med tidsstempler, f.eks.:

• Der er anmodet om elektronisk underskrift
• Den elektroniske underskrift er fuldført
• Fuldførelsen af elektronisk underskrift
• Personhenførbare oplysninger for anmoderen og underskriverne, f.eks. deres mailadresse og navn

Send feedback

Sådan giver du feedback til Google:

1. Åbn PDF-filen for den underskriftsanmodning, du vil give feedback om.
2. Klik på Se oplysninger Menu Send feedback om funktioner.

Du kan også sende feedback via produktet:

• Send feedback om Gmail
• Kontakt Google Drev-support