开始在 Google 云端硬盘、文档、表格和幻灯片中处理加密文件

只要是上传到云端硬盘或在 Google 文档、表格和幻灯片中创建的文件，无论文件是在传输过程中还是处于存储状态，系统都会采用 AES256 位加密技术对这些文件进行加密处理。为增强机密性，贵组织可允许用户使用 Workspace 客户端加密功能来加密 Google 云端硬盘、文档、表格和幻灯片文件。和普通文件相比，加密文件会有一些限制。您还可以将任意类型的云端硬盘文件（如 PDF 和 Office 文件）作为加密云端硬盘文件上传。

重要提示：

对于管理员：您可以使用 Drive API 为组织批量导入加密文件。如需了解详情，请参阅管理员知识库中的将客户端加密的数据迁移到云端硬盘指南。
如需使用 Workspace 客户端加密功能来加密云端硬盘、文档、表格和幻灯片文件：
- 您必须拥有 Workspace 账号。
- 您的管理员必须启用客户端加密功能。
- 您必须验证自己的身份。

了解加密

加密是为保护数据而对信息进行编码的过程。如果用户要创建或复制加密文件，则必须验证身份，且管理员必须为他们启用 Workspace 客户端加密功能。在加密文件中，文件的任何共享对象都可以使用该文件专属的加密密钥访问文件。通常情况下，Google 会对传输中的内容和静态内容进行加密，但如果使用客户端加密功能，就相当于为您的网域增加了一层额外保障。

有关加密功能的须知事项

您的网域管理员可以控制哪些群组和个人能够使用加密功能。如果您想将文件移动到已开启加密功能的位置，或为新位置开启此功能，请与您的管理员联系。
管理员还可以选择通过应用内提示建议用户使用客户端加密功能在云端硬盘、文档、表格和幻灯片中创建新文件。请根据需要咨询您的管理员，确保了解对组织的期望。
客户端加密功能可为贵组织额外增加一层安全保障。您的文件在不同客户端之间传输时会经过端到端加密。Google 无法解密您的文件。注意事项：
- 您计算机上获得足够权限的应用（例如 Chrome 扩展程序）或许可以查看和泄露加密的文件。
- 加密功能并不能防止其他人查看您的屏幕。
您需要重新登录以打开客户端加密文件的频率由您的管理员决定。如果您经常需要登录，请与您的管理员联系。

了解加密文件的不同之处

加密文件旁边会显示锁形图标。
加密文件一次仅允许一位用户进行编辑。了解如何协同处理加密文件。
在加密文件中，除非您的设备处于空闲状态或执行其他操作（例如共享文件或尝试退出文件），否则自动保存会每 30 秒进行一次。
- 如果您尝试退出未保存的文件，系统会发出警告。为避免未保存的更改丢失，请点击取消。
自动保存功能有 3 种状态：
- 待保存：系统等待触发自动保存的条件出现或 30 秒的计时器计时结束。
- 正在保存：系统正在保存。您可以继续编辑文件。
- 已保存到云端硬盘：您尚未做出任何更改。您的版本为最新版本。
您可以按照多种不同步骤来创建加密文件。了解如何创建或复制加密文件。
为访问加密的文件，您的管理员可能会要求您登录两次额外的单点登录 (SSO) 服务：一次是登录贵组织的身份提供方服务，一次是登录 Google 云端硬盘、文档、表格和幻灯片。
您可以在 Google 文档或表格中打印内容，而无法在 Google 幻灯片中打印。
加密文档和幻灯片的拼写检查支持美式英语、英式英语、法语、德语、意大利语和西班牙语。
表格不支持拼写检查。
您可以将 Google 表格文件导出至 Excel 文件。点击文件下载。
加密文件的版本记录最多可保留 100 个版本。超过 100 个版本后，系统会自动移除不太重要的版本。目前尚不支持已命名的版本。
加密的文档、表格和幻灯片的大小上限为 100 MB。已加密的云端硬盘文件没有任何限制。
文档中的图片数量上限为 3,000 张。
单张图片的大小上限为 1 MB。
下载文件夹不会影响客户端加密文件。

了解加密文件不支持哪些功能

对于加密的文件，您无法执行以下操作：

以编辑模式打开 Microsoft Office 以用于文档或幻灯片
为 Drive 文件添加评论
通过移动应用编辑 Google 文档、表格或幻灯片
在 Google 表格中使用可进行外部调用的函数
将 Microsoft Office 文件导入至 Google 文档或幻灯片
使用特定工具，包括：
- 语法检查
- 翻译和比较文档
- 语音输入
- 插件
下载文档或幻灯片
对文档、表格或幻灯片使用文件预览功能

创建或复制加密的文件

重要提示：如要创建或复制加密文件，您需要：

登录工作或学校账号
让您的管理员启用客户端加密功能
验证您的账号是否可以创建文件

创建新的加密文件

如要创建加密文档、电子表格或演示文稿，请选择以下方式之一：

通过 Google 云端硬盘：

前往 drive.google.com。
点击左上角的“新建”图标。
将光标指向 Google 文档、表格或幻灯片旁边的箭头点击空白加密文档/电子表格/演示文稿。
在“新建加密文档”窗口中，点击创建。

通过 Google 文档、表格或幻灯片：

打开一个 Google 文档、表格或幻灯片。
点击顶部的文件。
将鼠标指向“新建”图标点击新建加密文档/电子表格/演示文稿。
在“新建加密文档”窗口中，点击创建。

提示：

如果您的管理员默认启用客户端加密功能，则“新建/空白加密文档/电子表格/演示文稿”会作为推荐选项显示在“文件”“新建”菜单下面。
如果您在共享文件夹中创建加密文件，那么加密文件将具有与该文件夹相同的访问权限。
如果空白加密文档/电子表格/演示文稿或新建加密文档/电子表格/演示文稿选项不可用，请执行以下操作：
- 确认您已登录工作或学校账号。
- 检查您的管理员是否已启用客户端加密功能。
- 确认您已验证自己的身份。详细了解如何通过身份提供方使用加密功能。

上传新的加密文件

前往 drive.google.com。
点击左上角的“新建”图标。
将光标指向“上传文件”旁边的箭头，然后点击加密并上传文件。

提示：

如果您的管理员默认启用客户端加密功能，则“加密并上传”会作为推荐选项显示在“新建+”菜单中。
如果您在共享文件夹中上传加密文件，那么加密文件将具有与该文件夹相同的访问权限。
如果加密并上传文件选项不可用，请执行以下操作：
- 确认您已登录 Workspace 账号。
- 检查您的管理员是否已启用客户端加密功能。
- 确认您已验证自己的身份。详细了解如何通过身份提供方使用加密功能。

复制加密文件

通过 Google 文档、表格或幻灯片：

打开加密的 Google 文档、表格或幻灯片文件。
点击左上方的文件制作副本。

通过 Google 云端硬盘：

右键点击加密文件。
如果加密文件：
- 是 Google 文档、表格或幻灯片文件：选择制作副本。
- 不是 Google 文档、表格或幻灯片文件：选择制作副本 制作副本。

提示：如果您想制作不额外加密的副本，请移除文档的额外加密。

为文档加密

通过 Google 文档、表格或幻灯片：

打开 Google 文档、表格或幻灯片文件。
点击顶部的文件 制作副本。
- 如果文件是 Google 幻灯片，请点击整份演示文稿。
选择添加额外加密措施。

通过 Google 云端硬盘：

重要提示：您无法对 Google Workspace 编辑者文件进行额外加密。

右键点击相关文件。
选择制作副本 创建加密的副本。

提示：

如果您在 Google 文档、表格或幻灯片中找不到“添加额外加密”复选框，或在 Drive 中找不到“创建加密的副本”菜单项，请执行以下操作：
- 确认您已登录工作或学校账号。
- 检查您的管理员是否允许使用客户端加密功能。
- 确认您是“我的云端硬盘”中文档的所有者或相应共享云端硬盘的管理员。
- 验证您的身份。了解如何与身份提供方关联。

重要提示：额外加密不支持的功能会变为静态或被移除。

变为静态的功能：
- 核对清单
- 嵌入式绘图、图表和表格
- 链接的表单
- 外部数据函数（如 GOOGLEFINANCE）
- 关联工作表
- WordArt
从文档中移除的功能：
- “电子签名”字段
- 受保护的范围
- Apps 脚本和插件

移除文档的额外加密

通过 Google 文档、表格或幻灯片：

打开 Google 文档、表格或幻灯片文件。
点击顶部的文件 制作副本。
- 如果文件是 Google 幻灯片，请点击整份演示文稿。
选择移除额外加密措施。

通过 Google 云端硬盘：

重要提示：您无法移除 Google Workspace 编辑者文件的额外加密。

右键点击加密文件。
选择制作副本 创建解密的副本。

提示：

如果您在 Google 文档、表格或幻灯片中找不到“移除额外加密”选项，或在 Drive 中找不到“创建解密的副本”菜单选项，请执行以下操作：
- 确认您已登录工作或学校账号。
- 检查您的管理员是否允许使用客户端加密功能。
- 确认您是“我的云端硬盘”中文档的所有者或相应共享云端硬盘的管理员。
- 验证您的身份。了解如何与身份提供方关联。