Quản lý tệp trong các không gian trên Gmail

Để sử dụng không gian và tệp trên Gmail, hãy bật Google Chat trong phần cài đặt của Gmail. Tìm hiểu cách bật hoặc tắt Chat trên Gmail. 

Xem và quản lý các tệp trong một không gian trên Gmail

Bạn có thể xem danh sách các tệp, đường liên kết và nội dung nghe nhìn được chia sẻ trong không gian, mở tệp và thêm tệp vào Drive. Nếu bạn xóa tin nhắn trò chuyện có tệp được chia sẻ thì tệp cũng sẽ bị xóa khỏi không gian.

Nếu bạn xoá tệp trong Drive, đường liên kết đến tệp vẫn tồn tại trong không gian cho đến khi bị xoá khỏi tin nhắn trò chuyện đã chia sẻ đường liên kết này. Khi bạn xoá tệp khỏi tin nhắn trò chuyện, đường liên kết đến tệp sẽ bị loại bỏ khỏi cuộc trò chuyện và thẻ Đã chia sẻ của không gian.

1. Mở Gmail.
2. Chọn không gian.
3. Ở trên cùng, hãy nhấp vào thẻ Tệp .
   • Mẹo: Nếu bạn không thấy thẻ Tệp, hãy mở rộng không gian ra toàn màn hình. Các tệp được sắp xếp theo ngày và sẽ hiển thị khi bạn bật tính năng nhật ký.
4. Để mở tệp, hãy nhấp vào tên tệp.
   • Đối với Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày: Tệp sẽ mở ra bên cạnh cuộc trò chuyện trong cửa sổ trò chuyện.
   • Đối với các tệp khác trên Google: Tệp sẽ mở ra trong thẻ trình duyệt mới. 
   • Đối với tất cả các loại tệp khác: Tệp mở ra dưới dạng bản xem trước toàn màn hình.

Mẹo:  Nếu tệp không được thêm vào Drive, hãy nhấp vào tên tệp để tải xuống. Tệp PDF và video sẽ mở trong thẻ trình duyệt mới.

Cộng tác trên tệp Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày hiện có trong một không gian

Trong một không gian, bạn có thể cùng các thành viên nhóm cộng tác trực tiếp trên tệp Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày dùng chung. Tài liệu hoặc bảng tính sẽ mở ra trong cửa sổ trò chuyện, bên cạnh cuộc trò chuyện. Ở cửa sổ đó, bạn có thể trò chuyện trong lúc cùng cộng tác trên tệp. Khi cộng tác với các thành viên nhóm, bạn có thể chỉnh sửa, định dạng, chia sẻ và đổi tên tệp mà không cần rời khỏi Gmail. Để thao tác với các nhận xét hoặc sử dụng các tính năng khác của Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, hãy mở tệp trong thẻ mới. 

1. Mở Gmail.
2. Chọn không gian và mở rộng không gian ra toàn màn hình nếu không gian chưa ở chế độ này.
   • Để mở tài liệu đã được chia sẻ, hãy trỏ vào tài liệu đó trong cuộc trò chuyện  nhấp vào biểu tượng Mở trong cuộc trò chuyện. Tài liệu sẽ mở ra ở bên phải và bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp tại đó mà không cần phải chuyển thẻ.
   • Để tạo tài liệu dùng chung trong một không gian, ở phần trả lời của thẻ "Cuộc trò chuyện", hãy nhấp vào biểu tượng Trình đơn tích hợp   Google Tài liệu .
   • Để đóng một tài liệu đã mở, ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Đóng .
3. Không bắt buộc: Để mở tài liệu trong một thẻ trình duyệt mới, ở trên cùng bên phải bản xem trước cuộc trò chuyện, hãy nhấp vào biểu tượng Mở trong thẻ mới .

Mẹo: Bạn cũng có thể cộng tác trên tệp hiện có của Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày trong tin nhắn trò chuyện trực tiếp.

Đính kèm tệp

Bạn có thể đính kèm các tệp có kích thước tối đa 200 MB ở những định dạng sau:

• .bmp
• .gif
• .jpg
• .png
• .wbmp
• .heic

Bạn có thể đính kèm tệp trong không gian theo một vài cách. Bạn có thể đính kèm tệp qua thẻ Trò chuyện hoặc thẻ Tệp của không gian.

Đính kèm tệp qua thẻ Trò chuyện

Ở thẻ Trò chuyện, bạn có thể đính kèm tệp từ máy tính hoặc từ Google Drive.

Đính kèm tệp từ máy tính

1. Click Upload .
2. Select the file you want to send  click Send .

Tip: The file is not added to Drive. Other participants get the file directly in the message.

Đính kèm tệp từ Google Drive

1. Nhấp vào biểu tượng Google Drive .
2. Chọn tệp bạn muốn gửi. Tệp này có thể là tệp trên Drive, tệp bạn tải lên từ máy tính hoặc tệp đã tải xuống.

Mẹo: Sau khi chọn tệp cần thêm vào không gian, bạn sẽ được yêu cầu chọn chế độ cài đặt về quyền truy cập cho các thành viên trong không gian. Nếu có thể chỉnh sửa tệp, bạn sẽ thấy tùy chọn cấp quyền Xem, Nhận xét hoặc Chỉnh sửa cho mọi người trong không gian. Nếu bạn cấp quyền truy cập cho mọi người trong không gian thì những người tham gia không gian sau này cũng sẽ có quyền truy cập.

3. Nhấp vào biểu tượng Gửi .

Đính kèm tệp qua thẻ Tệp

Bạn có thể thêm trực tiếp tệp vào thẻ Tệp của không gian.

1. Nhấp vào biểu tượng Thêm tệp .
2. Chọn tệp bạn muốn thêm vào không gian.

Mẹo: Khi gửi tệp, bạn sẽ nhận được thông báo nếu không gian hoặc người nào đó trong không gian không có quyền truy cập vào tệp. Nếu có thể chỉnh sửa tệp, bạn sẽ thấy tùy chọn cấp quyền Xem, Nhận xét hoặc Chỉnh sửa cho mọi người trong không gian. Nếu bạn cấp quyền truy cập cho mọi người trong không gian thì những người tham gia không gian sau này cũng sẽ có quyền truy cập.

3. Sau khi bạn chọn tệp cần thêm vào thẻ Tệp, tin nhắn nháp kèm theo tệp sẽ được tạo trong cửa sổ trò chuyện. Bạn có thể thêm tin nhắn kèm theo đường liên kết đến tài liệu trước khi gửi.
4. Nhấp vào biểu tượng Gửi .

Tệp bị chặn trong ứng dụng Chat

Có một số lý do khiến bạn có thể gặp lỗi khi tải nội dung lên trong Google Chat. Ứng dụng Chat chặn các tệp hoặc đường liên kết có thể phát tán vi-rút, chẳng hạn như các tệp thực thi. Để luôn kịp thời ngăn chặn phần mềm có hại, Chat thường xuyên cập nhật các loại tệp không được phép.

Bạn không thể đính kèm một số loại tệp nhất định. Những loại tệp này bao gồm:

• ADE, ADP, APK, BAT, CAB, CHM, CMD, COM, CPL, DLL, DMG, EXE, HTA, INS, ISP, JAR, JS, JSE, LIB, LNK, MDE, MSC, MSI, MSP, MST, NSH, PIF, SCR, SCT, SHB, SYS, VB, VBE, VBS, VXD, WSC, WSF và WSH.
  Danh sách này bao gồm cả tệp dạng nén, chẳng hạn như tệp GZ hoặc BZ2 hoặc các tệp nằm trong tệp lưu trữ, chẳng hạn như tệp ZIP hoặc TGZ.
• Tài liệu có macro độc hại.
• Các tệp lưu trữ được bảo vệ bằng mật khẩu có nội dung là một tệp lưu trữ.

Nếu tệp bị chặn không có trong danh sách trên và bạn chắc chắn tệp đó là an toàn, hãy tải tệp lên Drive rồi gửi tệp dưới dạng tệp đính kèm trên Drive.

Xoá tệp

1. Mở Gmail.
2. Chọn không gian.
3. Ở trên cùng, nhấp vào thẻ Tệp. Trong Gmail, bạn có thể phải mở rộng không gian ra toàn màn hình thì mới thấy thẻ Tệp.
4. Nhấp vào biểu tượng Xem tệp trong cuộc trò chuyện    cuộn đến tin nhắn trò chuyện có tệp được chia sẻ.
5. Bên cạnh tệp đó, hãy nhấp vào biểu tượng Thao tác khác  Xoá .

Mẹo:

• Nếu bạn xóa tệp trong Drive, đường liên kết đến tệp vẫn tồn tại trong không gian cho đến khi bị xóa khỏi tin nhắn trò chuyện đã chia sẻ đường liên kết này.
  • Nếu bạn không xóa đường liên kết khỏi cuộc trò chuyện, các thao tác trên Drive sẽ bị vô hiệu hóa đối với têp và đường liên kết đến tệp sẽ hiển thị thông báo "Tệp trong Thùng rác" khi bạn nhấp vào.
  • Nếu bạn không xóa đường liên kết khỏi cuộc trò chuyện và đã dọn sạch thùng rác trên Drive, đường liên kết đến tệp sẽ hiển thị thông báo "tệp đã bị xóa" khi bạn nhấp vào và tiêu đề tệp sẽ chuyển về tiêu đề ban đầu khi được chia sẻ lần đầu tiên.
• Khi bạn xoá tệp khỏi tin nhắn trò chuyện, đường liên kết đến tệp sẽ bị loại bỏ khỏi cuộc trò chuyện và thẻ Tệp của không gian. 

Sắp xếp và quản lý các tệp trong Google Drive

• Để thêm tệp vào Google Drive, hãy nhấp vào biểu tượng Thêm vào Drive .
• Nếu bạn có quyền di chuyển tệp trong Drive, hãy nhấp vào biểu tượng Di chuyển .
• Nếu bạn không có quyền di chuyển tệp trong Drive, hãy nhấp vào biểu tượng Thêm lối tắt vào Drive .
• Nếu bạn đã tạo lối tắt đến một tệp, hãy nhấp vào biểu tượng Thêm lối tắt khác vào Drive .

Mẹo: Để mở một tin nhắn trò chuyện có tệp được chia sẻ, hãy nhấp vào biểu tượng Xem trong cuộc trò chuyện .

Tìm hiểu thêm về cách quản lý lối tắt cho tệp trong Google Drive.