ניהול הקבצים שלכם בחללים משותפים ב-Gmail

כדי להשתמש במרחבים משותפים ובקבצים ב-Gmail, צריך להפעיל את Google Chat בהגדרות Gmail. איך מפעילים או משביתים את Chat ב-Gmail 

הצגה וניהול של קבצים בחלל משותף ב-Gmail

אתם יכולים להציג רשימה של הקבצים, הקישורים, התמונות והסרטונים ששותפו במרחב, לפתוח קבצים ולהוסיף קבצים ל-Drive. אם תמחקו הודעת צ'אט שבה שיתפתם קובץ, הקובץ יימחק גם מהמרחב.

אם תמחקו קובץ ב-Drive, הקישור לקובץ יישאר במרחב עד שתמחקו אותו מהודעת הצ'אט שבה הוא שותף. כשתמחקו את הקובץ מהודעת הצ'אט, הקישור לקובץ יוסר מהצ'אט ומכרטיסיית הקבצים ששותפו במרחב.

1. פותחים את Gmail.
2. בוחרים את החלל המשותף.
3. למעלה, לוחצים על הכרטיסייה קבצים.
   • טיפ: אם הכרטיסייה 'קבצים' לא מוצגת, צריך להרחיב את החלל המשותף למסך מלא. הקבצים ממוינים לפי תאריך ומוצגים רק אם התכונה 'היסטוריה' פועלת.
4. כדי לפתוח קובץ, לוחצים על שמו.
   • קובצי ‎Google Docs, ‏Sheets, ו-Slides: הקובץ נפתח ליד השיחה בחלון הצ'אט.
   • קובצי Google אחרים: הקובץ נפתח בכרטיסייה חדשה בדפדפן. 
   • כל שאר סוגי הקבצים: הקובץ נפתח כתצוגה מקדימה במסך מלא.

טיפ: אם קובץ מסוים לא נוסף ל-Drive, לוחצים על שם הקובץ כדי להוריד אותו. קובצי PDF וקובצי וידאו נפתחים בכרטיסייה חדשה בדפדפן.

עריכה משותפת של קבצים קיימים של Google Docs, ‏Sheets ו-Slides בחלל משותף

אתם יכולים לעבוד יחד עם חברי צוות אחרים על קבצים משותפים ב-Google Docs, ב-Sheets וב-Slides ישירות בחלל המשותף. המסמך או הגיליון האלקטרוני ייפתחו בחלון הצ'אט, ליד השיחה, ותוכלו להתכתב בצ'אט בזמן שתעבדו על הקובץ ביחד. כשאתם עובדים יחד עם חברי צוות שלכם, אתם יכולים לערוך, לעצב, לשתף את הקבצים ולשנות את השמות שלהם מבלי לצאת מ-Gmail. כדי לעבוד עם תגובות או להשתמש בתכונות אחרות של Docs, ‏Sheets או ‏Slides, פותחים את הקובץ בכרטיסייה חדשה. 

1. פותחים את Gmail.
2. בוחרים את החלל המשותף ומרחיבים אותו למסך מלא, אם הוא לא מוצג כבר במסך מלא.
   • כדי לפתוח מסמך שכבר שותף, מצביעים עליו בצ'אט לוחצים על 'פתיחה בצ'אט' . המסמך ייפתח משמאל ותוכלו לערוך אותו ישירות בלי לעבור בין כרטיסיות.
   • כדי ליצור מסמך משותף בתוך מרחב משותף: באזור של כתיבת התשובה בכרטיסייה 'שיחה', לוחצים על תפריט השילוב   Google Docs .
   • כדי לסגור מסמך פתוח, לוחצים על סמל הסגירה שבפינה השמאלית העליונה.
3. אופציונלי: כדי לפתוח את המסמך בכרטיסייה חדשה בדפדפן, לוחצים על סמל הפתיחה בכרטיסייה חדשה שבפינה השמאלית העליונה של התצוגה המקדימה של השיחה.

טיפ: אתם יכולים לעבוד יחד על קבצים קיימים ב-Google Docs, ב-Sheets וב-Slides גם בצ'אטים אישיים.

צירוף קובץ

ניתן לצרף קבצים בגודל של עד 200MB בפורמטים הבאים:

• ‎.bmp
• ‎.gif
• ‎.jpg
• ‎.png
• ‎.wbmp
• ‎.heic

אתם יכולים לצרף קובץ בחלל משותף בכמה דרכים שונות. אפשר לצרף קבצים בכרטיסייה 'צ'אט' או בכרטיסייה 'קבצים' של חלל משותף מסוים.

צירוף קובץ מהכרטיסייה 'צ'אט'

בכרטיסייה 'צ'אט', אתם יכולים לצרף קובץ מהמחשב או מ-Google Drive.

צירוף קובץ מהמחשב

1. Click Upload .
2. Select the file you want to send  click Send .

Tip: The file is not added to Drive. Other participants get the file directly in the message.

צירוף קובץ מ-Google Drive

1. לוחצים על Google Drive‏ .
2. בוחרים את הקובץ שרוצים לשלוח. הקובץ יכול להיות קובץ ב-Drive או קובץ שאתם מעלים משולחן העבודה או מההורדות שלכם.

טיפ: אחרי שבוחרים את הקובץ להוספה לחלל המשותף, תתבקשו לבחור את הגדרות הגישה למשתתפים שבחלל המשותף. אם אתם יכולים לערוך את הקובץ, תוצג לכם אפשרות להעניק לכל מי שבחלל המשותף הרשאה להציג את הקובץ, להגיב עליו או לערוך אותו. אם תעניקו הרשאת גישה לכל מי שבחלל המשותף, היא תחול על אנשים שיצטרפו לחלל המשותף מאוחר יותר.

3. לוחצים על סמל השליחה .

צירוף קובץ מהכרטיסייה 'קבצים'

אפשר להוסיף קבצים ישירות לכרטיסיית הקבצים של המרחב המשותף.

1. לוחצים על סמל הוספת הקובץ .
2. בוחרים את הקובץ שרוצים להוסיף לחלל המשותף.

טיפ: כשתשלחו את הקובץ, תקבלו התראה אם לחלל המשותף או למישהו בחלל המשותף אין גישה. אם אתם יכולים לערוך את הקובץ, תוצג לכם אפשרות להעניק לכל מי שבחלל המשותף הרשאה להציג את הקובץ, להגיב עליו או לערוך אותו. אם תעניקו הרשאת גישה לכל מי שבחלל המשותף, היא תחול גם על אנשים שיצטרפו לחלל המשותף מאוחר יותר.

3. אחרי שבוחרים קובץ להוספה לכרטיסייה 'קבצים', נוצרת הודעת טיוטה עם הקובץ בחלון הצ'אט. אתם יכולים להוסיף הודעה עם הקישור למסמך לפני השליחה.
4. לוחצים על סמל השליחה .

קבצים חסומים ב-Chat

יכול להיות שלא הצלחתם להעלות קבצים ב-Google Chat מכמה סיבות. אנחנו חוסמים ב-Chat קבצים או קישורים שעלולים להפיץ וירוסים, כמו קובצי הפעלה. כדי למנוע הפצה של תוכנות מזיקות, אנחנו כל הזמן מעדכנים את סוגי הקבצים שאי אפשר להעלות ב-Chat.

בין השאר, אי אפשר לצרף את סוגי הקבצים הבאים:

• ADE, ‏ADP, ‏APK, ‏BAT, ‏CAB, ‏CHM‏, CMD,‏ COM‏, CPL‏, DLL‏, DMG‏, EXE‏, HTA‏, INS,‏ ISP, ‏JAR‏, JS, ‏JSE,‏ LIB, ‏LNK‏, MDE‏, MSC‏, MSI,‏ MSP‏, MST,‏ NSH,‏ PIF,‏ SCR‏, SCT‏, SHB‏, SYS‏, VB, ‏VBE‏, VBS‏, VXD‏, WSC‏, WSF‏ ו-WSH.
  אי אפשר לצרף גם קבצים בפורמט דחוס, כמו GZ או BZ2, או קבצים שנמצאים בארכיונים, כמו ZIP או TGZ.
• מסמכים עם קובצי מאקרו זדוניים.
• קובצי ארכיון שמוגנים באמצעות סיסמה והתוכן שלהם הוא קובץ ארכיון.

אם הקובץ שנחסם הוא לא מאחד מהסוגים שמופיעים במאמר הזה, ואתם משוכנעים שבטוח להעלות אותו, תוכלו להעלות אותו ל-Drive ואז לצרף אותו כקובץ מ-Drive.

איך מסירים קובץ?

1. פותחים את Gmail.
2. בוחרים את המרחב המשותף.
3. למעלה, לוחצים על הכרטיסייה 'קבצים'. ב-Gmail, ייתכן שתצטרכו להרחיב את החלל המשותף למסך מלא כדי לראות את הכרטיסייה 'קבצים'.
4. לוחצים על הסמל 'הצגה בצ'אט'    גוללים להודעת הצ'אט שבה הקובץ שותף.
5. לצד הקובץ, לוחצים על סמל הפעולות הנוספות  מחיקה .

טיפים:

• אם תמחקו קובץ ב-Drive, הקישור לקובץ יישאר בחלל המשותף עד שתמחקו אותו מהודעת הצ'אט שבה הוא שותף.
  • אם לא תמחקו אותו מהצ'אט, לא יהיה אפשר לבצע בקובץ פעולות ב-Drive. כמו כן, בלחיצה על הקישור לקובץ תופיע ההודעה "הקובץ הועבר לאשפה".
  • אם לא תמחקו אותו מהצ'אט, ותרוקנו את האשפה ב-Drive, בלחיצה על הקישור לקובץ תוצג ההודעה "הקובץ נמחק". כמו כן, שם הקובץ ישתנה לשם המקורי שהיה לו כשהוא שותף לראשונה.
• כשתמחקו את הקובץ מהודעת הצ'אט, הקישור לקובץ יוסר מהצ'אט ומכרטיסיית הקבצים של המרחב המשותף. 

ארגון וניהול הקבצים ב-Google Drive

• כדי להוסיף קובץ ל-Google Drive, לוחצים על 'הוספה ל-Drive' .
• אם יש לכם הרשאה להעביר קובץ ב-Drive, לוחצים על סמל ההעברה .
• אם אין לכם הרשאה להעביר קובץ ב-Drive, לוחצים על 'הוספת קיצור דרך ל-Drive' .
• אם כבר יצרתם קיצור דרך לקובץ, לוחצים על 'הוספת קיצור דרך נוסף ל-Drive' .

טיפ: כדי לפתוח הודעת צ'אט עם קובץ משותף, לוחצים על 'הצגה בצ'אט' .

מידע נוסף על ניהול קיצורי דרך לקבצים ב-Google Drive