從 Excel 改用 Google 試算表

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本頁面提供下列資源說明：

共用試算表

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Excel：
共用活頁簿

試算表：
與特定使用者共用試算表或提供連結

 

在 2013 年版中共用活頁簿。

Excel 2013
 

2010 年版的選項 ([保護]、[允許]、[追蹤])。

Excel 2010

與特定使用者共用檔案：

  1. 開啟您要共用的檔案 (僅限您所擁有或具備編輯權限的檔案)。
  2. 按一下 [共用]。
  3. 輸入您要共用檔案的使用者或群組的電子郵件地址。
  4. 選擇您要授予使用者的存取權限：[編輯者]、[加註者] 或 [檢視者]。
  5. 按一下 [傳送]。


透過連結共用檔案：

  1. 開啟檔案，然後按一下 [共用]。
  2. 在「取得連結」下方，按一下 [複製連結]。
  3. (選用) 如要變更權限，請按一下 [變更]，然後選擇 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]。
  4. 複製檔案連結，然後將連結貼到電子郵件或任何您想讓他人得知該連結的地方。

詳情請參閱共用 Google 雲端硬碟中的檔案。

點選 [共用] 後即可在新開啟的視窗中新增使用者，然後按一下 [傳送]。

新增註解及指派工作

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Excel：
註解

試算表：
新增註解及指派工作

在 2013 年版中新增註解。

Excel 2013
 

2010 年版的 [新增註解]。

Excel 2010
 
  1. 在 Google 文件、試算表或簡報中，選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 。
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象，請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題，所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者，請勾選 [指派給] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]。

注意：如果檔案中的註解數量達到上限，您可以另外建立不含註解的檔案副本。

 

開啟「註解」方塊並輸入文字，並可選擇將工作指派給特定使用者。

傳送電子郵件給協作者

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Excel：
以附件傳送

試算表：
傳送電子郵件給協作者

以附件傳送檔案，每個人都會收到檢閱的複本。

Excel 2013


2010 年版的「儲存並傳送」功能選項。

Excel 2010

如要後續處理留言太長的會話群組，可以直接透過試算表傳送電子郵件給協作者。

  1. 依序按一下 [檔案] 接下來 [傳送電子郵件給協作者]。
  2. (選用) 如要從電子郵件中移除協作者，請取消勾選協作者名稱旁邊的方塊。
  3. 新增主旨和訊息。
  4. (選用) 如果想寄一份電子郵件副本給自己，請勾選 [傳送副本給自己] 方塊。
  5. 按一下 [傳送]。
依序選取 [檔案] > [傳送電子郵件給協作者]，系統隨即會顯示「傳送郵件」視窗，視窗右側會列出協作者清單。

 

切換至先前的版本或重新命名版本

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如果您是試算表的擁有者或具備編輯權限，可以查看及還原試算表的舊版本。

試算表：查看或還原版本：

  1. 依序選取 [檔案] 接下來 [版本記錄] 接下來 [查看版本記錄]。
  2. (選用) 如果您只想查看清單中的已命名版本，請點選 [僅顯示已命名的版本]。
  3. 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。

    時間戳記下方會顯示：
    • 所有編輯過文件的使用者名稱。
    • 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色，系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
  4. (選用) 如要將目前使用的版本還原為先前的版本，請點選 [還原這個版本]。
版本記錄包含日期和時間。


重新命名版本：

  1. 依序選取 [檔案] 接下來 [版本記錄] 接下來 [為現有的版本命名]。
  2. 輸入名稱後，按一下 [儲存]。

建立篩選器及篩選器檢視畫面

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Excel：
篩選資料

試算表：
篩選器及篩選器檢視畫面

 

2013 年版的 [進階篩選] 選項。

Excel 2013
 

2010 年版「篩選」功能之下的 [進階] 選項。

Excel 2010

如要在試算表中篩選資料，可以建立篩選器。如果您想篩選資料但不希望影響其他人的檢視畫面，可以建立篩選器檢視畫面。

如何建立篩選器：

  1. 選取儲存格範圍。
  2. 依序按一下 [資料] 接下來 [建立篩選器]。
  3. 前往範圍頂端並點選「篩選器」圖示 ，即可查看篩選器選項。

如何建立篩選器檢視畫面：

  1. 按一下含有資料的儲存格。
  2. 依序按一下 [資料] 接下來 [篩選器檢視畫面] 接下來 [建立新的篩選器檢視畫面]。
  3. 在欄標題中按一下清單，然後選取您要篩選的資料。或在搜尋框中輸入文字，搜尋您要篩選的資料。
  4. 點選 [確定]。
  5. 在「名稱」方塊輸入篩選器檢視畫面的名稱。
  6. 您隨時可以依序點選 [資料] 接下來 [篩選器檢視畫面]，開啟篩選器檢視畫面。

如需詳細資訊，請參閱排序及篩選資料與建立、命名及儲存篩選器檢視畫面。

選取 [資料] 之下的 [篩選器檢視畫面]，並在選單中找到 [建立新的篩選器檢視畫面]。

保護內容

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Excel：
保護工作表或活頁簿

試算表：
受保護的工作表和範圍

2013 年版受保護的工作表 (顯示鎖頭圖示)。

Excel 2013
 

2010 年版受保護的工作表 (顯示鎖頭圖示)。

Excel 2010

如果試算表中含有敏感內容，您可以限制更新試算表的對象。

  1. 開啟工作表，然後依序按一下 [資料] > [受保護的工作表和範圍]。
  2. 按一下 [新增工作表或範圍]。
  3. 按一下 [範圍] 以保護特定內容範圍，或點選 [工作表]以保護整個工作表。
  4. 按一下 [設定權限]，然後選擇是否要顯示警告，或限制可編輯內容的對象。
  5. 按一下 [完成]。

詳情請參閱保護試算表中的資料。

按一下 [資料]，然後點選 [受保護的工作表和範圍] 來設定權限。

限制共用、下載、列印及複製功能

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Excel：
透過密碼加密

試算表：
限制共用選項

 

在 2013 年版中設定權限。

Excel 2013
 

2010 年版的權限選項。

Excel 2010

如果試算表中含有敏感內容，您可以禁止使用者下載、列印或複製試算表。

  1. 按一下試算表頂端的 [共用]。
  2. 按一下彈出式視窗底部的 [進階]。
  3. 勾選 [禁止加註者與檢視者下載、列印及複製] 方塊。
  4. 按一下 [完成]。
對不同使用者套用不同權限設定的工作表。

設定檔案共用期限

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試算表：設定共用期限

與機構外部的人員 (例如客戶或機構) 共事時，您可能需要在專案完成後限制特定檔案的存取權。

設定到期日：

  1. 按一下試算表頂端的 [共用]。
  2. 如果該檔案尚未與他人共用，請設定共用檔案。
  3. 按一下 [進階]。
  4. 將滑鼠游標懸停在使用者名稱上，然後按一下「設定到期日」圖示 。
  5. 變更存取期限。
  6. 依序按一下 [儲存變更] 接下來 [完成]。

注意：您無法將到期日設為當天。如需立即限制存取權，只要取消共用檔案即可。


查看檢視過試算表的對象

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試算表：查看檢視過試算表的對象

在 Google 試算表中，如果您擁有試算表的編輯權限，可以查看以下資料：

  • 試算表共用對象
  • 檢視過試算表的對象
  • 指定時間內的檢視者人數圖表

如要查看活動資訊主頁，請按一下右上角的「活動資訊主頁」圖示 。

如果您不希望自己的檢視記錄顯示在「活動資訊主頁」中，可以變更隱私權設定。

在 Google 試算表選單中，依序選取 [資料] > [篩選器檢視畫面]，然後按一下 [建立新的篩選器檢視畫面]。

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