6. Colabore no Sheets

Neste capítulo: 6.1 Partilhe folhas de cálculo 6.2 Adicione comentários e atribua tarefas 6.3 Envie emails aos colaboradores 6.4 Mude para uma versão anterior ou atribua um nome a uma versão 6.5 Crie filtros e vistas de filtro 6.6 Proteja conteúdos 6.7 Limite partilhas, transferências, impressões ou cópias 6.8 Defina uma data de validade para partilhas 6.9 Saiba quem visualizou uma folha de cálculo

6.1 Partilhe folhas de cálculo

Excel:  Partilhe um livro

Sheets:  Partilhe com pessoas específicas ou através de um link

Excel 2013   Excel 2010

Partilhe com pessoas específicas: Abra o ficheiro que pretende partilhar (aquele do qual é proprietário ou ao qual tem acesso de edição). Clique em Partilhar. Introduza os endereços de email ou os grupos com os quais pretende efetuar a partilha. Escolha o tipo de acesso que pretende conceder às pessoas: Pode editar, Pode comentar ou Pode ver. Clique em Enviar. Partilhe através de um link: Abra o ficheiro e clique em Partilhar. No canto superior direito, clique em Obter link partilhável. Junto a Qualquer pessoa com o link, clique na Seta para baixo  e selecione o nível de acesso que pretende conceder às pessoas. Copie e cole o link num email ou em qualquer local onde pretenda partilhá-lo. Para obter mais detalhes, consulte Partilhe ficheiros do Google Drive.

6.2 Adicione comentários e atribua tarefas

Excel: Comente

Sheets: Adicione comentários e atribua tarefas

Excel 2013   Excel 2010

No Docs, no Sheets ou no Slides, selecione o texto que pretende comentar. Clique em Adicionar comentário . Introduza o seu comentário na caixa. (Opcional) Para direcionar a tarefa ou o comentário para uma pessoa específica, introduza um sinal de mais (+) seguido do endereço de email da mesma. Pode adicionar todas as pessoas que pretender. Cada pessoa irá receber um email com o seu comentário e um link para o ficheiro. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, selecione a caixa Atribuir a. Clique em Comentar ou Atribuir a.

6.3 Envie emails aos colaboradores

Excel: Envie como um anexo

Sheets: Envie emails aos colaboradores

Excel 2013 Excel 2010

Para acompanhar uma conversa demasiado longa para comentários, envie emails aos colaboradores diretamente do Sheets. Clique em FicheiroEnviar email aos colaboradores. (Opcional) Para remover um colaborador do email, desselecione a caixa junto ao respetivo nome. Adicione um assunto e uma mensagem. (Opcional) Para enviar uma cópia do email a si mesmo, selecione a caixa Enviar uma cópia. Clique em Enviar.

6.4 Mude para uma versão anterior ou atribua um nome a uma versão

Se for o proprietário da folha de cálculo ou tiver acesso de edição à mesma, pode ver as versões anteriores e restaurá-las.

Sheets – veja versões ou restaure uma versão:

1. Selecione FicheiroHistórico de versõesVer o histórico de versões.
2. (Opcional) Para ver apenas as versões com nome na lista, clique em Mostrar apenas as versões com nome.
3. Clique numa data/hora para ver uma versão anterior do ficheiro.
   
   Por baixo da data/hora, irá ver:

   • Os nomes de todas as pessoas que editaram o documento.
   • Uma cor junto ao nome de cada pessoa. As edições que efetuaram são apresentadas nessa cor.

4. (Opcional) Para tornar essa versão na versão ativa, clique em Restaurar esta versão.

Atribua um nome a uma versão:

1. Selecione FicheiroHistórico de versõesAtribuir um nome à versão atual.
2. Introduza um nome e clique em Guardar.

6.5 Crie filtros e vistas de filtro

Excel: Filtros de dados

Sheets: Filtros e vistas de filtro

Excel 2013   Excel 2010

Para filtrar os dados numa folha de cálculo, crie um filtro. Se pretender filtros que não afetam a vista de outras pessoas, crie vistas de filtro. Crie um filtro: Selecione um intervalo de células. Clique em DadosCriar um filtro. Aceda à parte superior do intervalo e clique em Filtrar  para ver as opções de filtro. Crie uma vista de filtro: Clique numa célula com dados. Clique em DadosFiltrar vistasCriar nova vista de filtro. Num cabeçalho de coluna, clique numa lista e selecione os dados que pretende filtrar. Em alternativa, na caixa de pesquisa, introduza texto para pesquisar os dados que pretende filtrar. Clique em OK. Na caixa Nome, introduza um nome para a vista de filtro. Clique em DadosFiltrar vistas para abrir a vista de filtro em qualquer altura.  Para obter mais informações, consulte o artigo Ordenar e filtrar os seus dados e Criar, atribuir um nome e guardar uma vista de filtro.

6.6 Proteja conteúdos

Excel: Proteja uma página ou um livro

Sheets: Páginas e intervalos protegidos

Excel 2013   Excel 2010

Se tiver conteúdos sensíveis numa folha de cálculo, pode impedir que as pessoas a atualizem. Abra a página e clique em Dados > Páginas e intervalos protegidos. Clique em +Adicionar uma página ou um intervalo. Clique em Intervalo para proteger um intervalo de conteúdo ou em Página para proteger uma página inteira. Clique em Definir autorizações e escolha se pretende mostrar um aviso ou restringir quem pode editar o conteúdo. Clique em Concluído. Para obter detalhes, consulte Proteja conteúdos numa folha de cálculo.

6.7 Limite partilhas, transferências, impressões ou cópias

Excel: Encripte com uma palavra-passe	Sheets: Limite as opções de partilha
Excel 2013   Excel 2010	Se tiver conteúdos sensíveis numa folha de cálculo, pode impedir que as pessoas a transfiram, imprimam ou copiem. Na parte superior da folha de cálculo, clique em Partilhar. Na parte inferior, clique em Avançadas. Selecione a caixa Desativar as opções de transferir, imprimir e copiar para comentadores e leitores. Clique em Concluído.

6.8 Defina uma data de validade para partilhas

Sheets: defina expirações de partilha

Quando estiver a trabalhar com pessoas fora da sua entidade, como clientes ou agências, é recomendável restringir o acesso das mesmas a determinados ficheiros quando os projetos estiverem concluídos.

Defina uma data de validade:

1. Na parte superior da folha de cálculo, clique em Partilhar.
2. Se o ficheiro ainda não estiver partilhado, partilhe-o.
3. Clique em Avançadas.
4. Coloque o cursor do rato sobre o nome de uma pessoa e clique em Definir prazo de validade .
5. Altere a data de validade de acesso.

   Nota: não pode definir a data de validade para o dia atual. Se necessitar de restringir o acesso imediatamente, cancele simplesmente a partilha do ficheiro.

6. Clique em Guardar alteraçõesConcluído.

6.9 Saiba quem visualizou uma folha de cálculo

Sheets: saiba quem visualizou uma folha de cálculo

No Sheets, se tiver acesso de edição a uma folha de cálculo, pode ver:

• Com quem a mesma é partilhada
• Quem a visualizou
• Um gráfico de leitores ao longo do tempo

Para ver o painel de controlo de atividade, na parte superior direita, clique em Painel de controlo de atividade .

Se não pretender que o seu histórico de visualizações seja apresentado no Painel de controlo de atividade, pode alterar as definições de privacidade.