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Sur cette page

• Partager des feuilles de calcul
• Ajouter des commentaires et attribuer des tâches
• Envoyer un e-mail aux collaborateurs
• Accéder à une précédente version ou nommer une version
• Création de filtres et affichage de vues filtrées
• Protéger le contenu
• Limiter le partage, le téléchargement, l'impression ou la copie
• Définir une date d'expiration pour le partage
• Voir qui a consulté une feuille de calcul

Partager des feuilles de calcul

Excel :  Partager le classeur

Sheets :  Partager avec des personnes en particulier ou partager un lien vers un fichier

Excel 2013   Excel 2010

Partager avec des personnes en particulier : Ouvrez le fichier que vous voulez partager (dont vous êtes le propriétaire ou que vous êtes autorisé à modifier). Cliquez sur Partager. Saisissez les adresses e-mail ou les groupes avec lesquels vous souhaitez partager le fichier. Choisissez le type d'accès que vous souhaitez accorder aux utilisateurs : Éditeur, Commentateur ou Lecteur. Cliquez sur Envoyer. Partager un lien vers un fichier : Ouvrez le fichier, puis cliquez sur Partager. Sous "Obtenir le lien", cliquez sur Copier le lien. (Facultatif) Pour modifier les autorisations, cliquez sur Modifier, puis sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur. Copiez et collez le lien dans un e-mail, ou à l'endroit où vous souhaitez le partager. Pour plus d'informations, consultez l'article Partager des fichiers via Google Drive.

Ajouter des commentaires et attribuer des tâches

Excel : Commenter

Sheets : Ajouter des commentaires et attribuer des tâches

Excel 2013   Excel 2010

Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter. Cliquez sur Ajouter un commentaire . Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer. Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

Envoyer un e-mail aux collaborateurs

Excel : Envoyer en pièce jointe

Sheets : Envoyer un e-mail aux collaborateurs

Excel 2013 Excel 2010

Pour poursuivre une conversation trop longue pour tenir dans des commentaires, envoyez un e-mail aux collaborateurs directement depuis Sheets. Cliquez sur Fichier  Envoyer un e-mail aux collaborateurs. (Facultatif) Pour supprimer un collaborateur de l'e-mail, décochez son nom. Ajoutez un objet et un message. (Facultatif) Pour envoyer une copie de l'e-mail à votre propre adresse, cochez l'option Envoyer une copie. Cliquez sur Envoyer.

Accéder à une précédente version ou nommer une version

Si vous êtes le propriétaire de la feuille de calcul ou que vous disposez d'un accès en écriture, vous pouvez afficher les versions précédentes et les restaurer.

Sheets : afficher ou restaurer des versions

1. Sélectionnez Fichier  Historique des versions  Afficher l'historique des versions.
2. (Facultatif) Si vous souhaitez voir uniquement les versions nommées dans la liste, cliquez sur Afficher uniquement les versions ayant un nom.
3. Cliquez sur un horodatage pour afficher une version précédente du fichier.
   
   Sous chaque horodatage figurent les éléments suivants :

   • Le nom de toutes les personnes qui ont modifié le document
   • Une couleur, à côté du nom de chaque personne, permettant d'identifier les modifications apportées par celle-ci

4. (Facultatif) Pour réactiver une version précédente, cliquez sur Restaurer cette version.

Nommer une version

1. Sélectionner Fichier  Historique des versions  Nommer la version actuelle.
2. Attribuez un nom, puis cliquez sur Enregistrer.

Créer des filtres et filtrer les vues

Excel : Filtre les données

Sheets : Filtres et affichage de vues filtrées

Excel 2013   Excel 2010

Pour filtrer les données d'une feuille de calcul, créez un filtre. Si vous souhaitez créer des filtres qui n'affectent pas l'affichage de la feuille chez les autres utilisateurs, créez des vues filtrées. Créer un filtre : Sélectionnez une plage de cellules. Cliquez sur Données  Créer un filtre. Accédez au haut de la plage, puis cliquez sur Filtrer  pour afficher les options de filtrage. Créer une vue filtrée : Cliquez sur une cellule contenant des données. Cliquez sur Données  Vues filtrées  Créer une vue filtrée. Dans un en-tête de colonne, cliquez sur une liste et sélectionnez les données à filtrer. Dans le champ de recherche, vous pouvez également saisir du texte pour rechercher les données que vous souhaitez filtrer. Cliquez sur OK. Dans le champ Nom, saisissez le nom de votre vue filtrée. Cliquez sur Données  Vues filtrées pour ouvrir votre vue filtrée à n'importe quel moment.  Pour en savoir plus, consultez l'article Trier et filtrer les données, et la section Créer, nommer et enregistrer une vue filtrée.

Protéger le contenu

Excel : Protéger une feuille ou un classeur

Sheets : Feuilles et plages protégées

Excel 2013   Excel 2010

Si vous avez saisi un contenu sensible dans une feuille de calcul, vous pouvez empêcher sa modification par d'autres personnes. Ouvrez la feuille, puis cliquez sur Données > Feuilles et plages protégées. Cliquez sur + Ajouter une feuille ou une plage. Cliquez sur Plage pour protéger une plage de contenu, ou sur Feuille pour protéger une feuille entière. Cliquez sur Définir les autorisations et choisissez d'afficher un avertissement ou de restreindre les utilisateurs autorisés à modifier le contenu. Cliquez sur OK. Pour plus d'informations, consultez l'article Protéger le contenu d'une feuille de calcul.

Limiter le partage, le téléchargement, l'impression ou la copie

Excel : Chiffrer avec un mot de passe

Sheets : Limiter les options de partage

Excel 2013   Excel 2010

Si vous avez saisi un contenu sensible dans une feuille de calcul, vous pouvez empêcher certains utilisateurs de le télécharger, de l'imprimer ou de le copier. En haut de la feuille de calcul, cliquez sur Partager. Au bas de l'écran, cliquez sur Paramètres avancés. Cochez l'option Désactiver les options permettant aux commentateurs et aux lecteurs de télécharger, d'imprimer et de copier l'élément. Cliquez sur OK.

Définir une date d'expiration pour le partage

Sheets : définir les dates d'expiration du partage

Si vous travaillez sur des projets avec des personnes externes à votre organisation, comme des clients ou des agences, il peut être préférable de restreindre leur accès à certains fichiers une fois les projets terminés.

Définir une date d'expiration :

1. En haut de la feuille de calcul, cliquez sur Partager.
2. Si le fichier n'est pas déjà partagé, partagez-le.
3. Cliquez sur Avancé.
4. Passez la souris sur le nom de la personne souhaitée, puis cliquez sur Définir un délai d'expiration .
5. Modifiez la date d'expiration relative à l'accès.

   Remarque : Vous ne pouvez pas fixer le délai d'expiration à la date du jour. Pour restreindre un accès immédiatement, annulez le partage du fichier.

6. Cliquez sur Enregistrer les modifications  OK.

Voir qui a consulté une feuille de calcul

Sheets : voir qui a consulté une feuille de calcul

Si vous disposez d'un accès en écriture à une feuille de calcul dans Sheets, vous pouvez voir :

• les personnes avec lesquelles elle est partagée ;
• les personnes qui l'ont consultée ;
• le graphique des consultations sur une période donnée.

Pour afficher le tableau de bord des activités, cliquez sur Tableau de bord des activités  en haut à droite.

Si vous ne souhaitez pas que votre historique de consultation s'affiche dans le tableau de bord des activités, vous pouvez modifier les paramètres de confidentialité.

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