6. Colabora en Hojas de cálculo

En esta sección, se incluye el siguiente contenido: 6.1 Comparte hojas de cálculo 6.2 Agrega comentarios y asigna tareas 6.3 Envía un correo electrónico a los colaboradores 6.4 Cambia a una versión anterior o asigna un nombre a una versión 6.5 Crea filtros y filtra las vistas 6.6 Protege contenido 6.7 Impide que otros usuarios compartan contenido, lo descarguen, lo impriman o lo copien 6.8 Establece una fecha de vencimiento para compartir 6.9 Consulta quién vio una hoja de cálculo

6.1 Comparte hojas de cálculo

Excel:  Compartir libro

Hojas de cálculo:  Compartir con personas específicas o mediante un vínculo

Excel 2013   Excel 2010

Comparte con personas específicas: Abra el archivo que desea compartir (un archivo propio o uno al que tenga acceso de edición). Haga clic en Compartir. Ingrese las direcciones de correo electrónico o los grupos con los que desea compartir el contenido. Elija el tipo de acceso que desea otorgarles a las personas: Puede editar, Puede comentar o Puede ver. Haga clic en Enviar. Comparte mediante un vínculo: Abra el archivo y haga clic en Compartir. En la esquina superior derecha, haga clic en Obtener vínculo para compartir. Junto a la opción Cualquier persona que tenga el vínculo, haga clic en la flecha hacia abajo y elija el nivel de acceso que desea asignarles a las personas. Copie y pegue el vínculo en un correo electrónico o donde quiera compartirlo. Para obtener más detalles, consulta Cómo compartir archivos de Google Drive.

6.2 Agrega comentarios y asigna tareas

Excel: Comentario

Hojas de cálculo: Agregar comentarios y asignar tareas

Excel 2013   Excel 2010

En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, seleccione el texto sobre el que desea comentar. Haga clic en Agregar comentario . Escriba su comentario en la casilla. (Opcional) Para dirigir su tarea o comentario a una persona específica, ingrese un signo más (+) seguido de la dirección de correo electrónico de esa persona. Puede agregar a todas las personas que desee. Cada una de ellas recibirá un correo electrónico con su comentario y un vínculo al archivo. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona específica, marque la casilla Asignar a. Haga clic en Comentar o Asignar.

6.3 Envía un correo electrónico a los colaboradores

Excel: Enviar como archivo adjunto

Hojas de cálculo: Enviar un correo electrónico a los colaboradores

Excel 2013 Excel 2010

Si deseas hacer un seguimiento de una conversación demasiado extensa para realizar comentarios, envía un correo electrónico a los colaboradores directamente desde Hojas de cálculo. Haga clic en ArchivoEnviar un correo electrónico a los colaboradores. (Opcional) Para quitar a un colaborador del correo electrónico, desmarque la casilla junto a su nombre. Agregue un asunto y un mensaje. (Opcional) Para enviarse una copia del correo electrónico, marque la casilla Enviar una copia. Haga clic en Enviar.

6.4 Cambia a una versión anterior o asigna un nombre a una versión

Si eres propietario de la hoja de cálculo o tienes acceso de edición a ella, puedes ver las versiones anteriores y restablecerlas.

Hojas de cálculo: Consulta versiones o restablece una:

1. Seleccione ArchivoHistorial de versionesVer el historial de versiones.
2. (Opcional) Para ver solo las versiones con nombre de la lista, haga clic en Mostrar solo las versiones con nombre.
3. Haga clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo.
   
   Debajo de la marca de tiempo, verá lo siguiente:

   • Los nombres de todas las personas que editaron el documento.
   • Un color junto al nombre de cada persona. Las modificaciones que hicieron aparecerán en ese color.

4. (Opcional) Para que la versión sea la versión activa, haga clic en Restablecer esta versión.

Asigna un nombre a una versión:

1. Seleccione ArchivoHistorial de versionesAsignar un nombre a la versión actual.
2. Ingrese un nombre y haga clic en Guardar.

6.5 Crea filtros y filtra las vistas

Excel: Filtrar datos

Hojas de cálculo: Filtros y vistas de filtros

Excel 2013   Excel 2010

Para filtrar datos en una hoja de cálculo, crea un filtro. Si deseas filtros que no afecten la vista de otras personas, crea vistas de filtros. Crea un filtro: Seleccione un rango de celdas. Haga clic en DatosCrear un filtro. Vaya a la parte superior del rango y haga clic en Filtrar para ver las opciones de filtro. Crea una vista de filtro: Haga clic en una celda que tenga datos. Haga clic en DatosVistas de filtroCrear vista de filtro nueva. En el encabezado de una columna, haga clic en una lista y seleccione los datos que desea filtrar. O bien, en el cuadro de búsqueda, ingrese texto para buscar los datos que desea filtrar. Haga clic en Aceptar. En el cuadro Nombre, ingrese un nombre para la vista de filtro. Haga clic en DatosVistas de filtro para abrir la vista de filtro en cualquier momento.  Para obtener más información, consulte Ordenar y filtrar datos y Crear una vista de filtro, asignarle un nombre y guardarla.

6.6 Protege contenido

Excel: Proteger una hoja o un libro

Hojas de cálculo: Hojas y rangos protegidos

Excel 2013   Excel 2010

Si tienes contenido sensible en una hoja de cálculo, puedes impedir que otras personas la actualicen. Abra la hoja y haga clic en Datos > Hojas y rangos protegidos. Haga clic en +Agregar hoja o rango. Haga clic en Rango para proteger un rango de contenido o en Hojapara proteger una hoja completa. Haga clic en Configurar permisos y decida si desea mostrar una advertencia o restringir quién puede editar el contenido. Haga clic en Listo. Para obtener más información, consulta Cómo proteger el contenido en una hoja de cálculo.

6.7 Impide que otros usuarios compartan contenido, lo descarguen, lo impriman o lo copien

Excel: Encriptar con contraseña	Hojas de cálculo: Limitar las opciones de uso compartido
Excel 2013   Excel 2010	Si tienes contenido sensible en una hoja de cálculo, puedes evitar que otras personas lo descarguen, impriman o copien. En la parte superior de la hoja de cálculo, haga clic en Compartir. En la parte inferior, haga clic en Configuración avanzada. Marque la casilla Inhabilitar las opciones de descarga, impresión y copia para comentaristas y lectores. Haga clic en Listo.

6.8 Establece una fecha de vencimiento para compartir

Hojas de cálculo: Establece fechas de vencimiento para compartir

Si trabajas con personas ajenas a tu organización, como clientes o agencias, tal vez quieras restringir el acceso de estos usuarios a ciertos archivos cuando completes proyectos.

Establece una fecha de vencimiento:

1. En la parte superior de la hoja de cálculo, haga clic en Compartir.
2. Comparta el archivo si aún no se compartió.
3. Haga clic en Configuración avanzada.
4. Coloque el cursor sobre el nombre de una persona y haga clic en Establecer vencimiento .
5. Cambie la fecha de vencimiento del acceso.

   Nota: No puede establecer la fecha de vencimiento para el día actual. Si necesita restringir el acceso de inmediato, simplemente deje de compartir el archivo.

6. Haga clic en Guardar cambios Listo .

6.9 Consulta quién vio una hoja de cálculo

Hojas de cálculo: Consulta quién vio una hoja de cálculo

En Hojas de cálculo, si tienes acceso de edición a un archivo, puedes ver lo siguiente:

• Con quién se comparte la hoja de cálculo
• Quién la vio
• Un gráfico de lectores a lo largo del tiempo

Para ver el panel de actividad, haga clic en Panel de actividad en la esquina superior derecha.

Si no quieres que tu historial de visualizaciones aparezca en el panel de actividad, puedes cambiar la configuración de privacidad.